Les retours au fournisseur vous aident à retirer des articles de vos stocks et à tenir un registre des raisons pour lesquelles vous renvoyez des articles à vos fournisseurs (par exemple, s’ils sont endommagés).

En créant des retours au fournisseur au lieu d’ajuster manuellement la quantité en stock de vos articles, vous enrichissez vos données relatives aux stocks en enregistrant les raisons pour lesquelles vous avez retiré des quantités de certains articles. À l’avenir, vous pourrez utiliser le rapport Retourné lorsque vous aurez besoin d’analyser vos retours de stocks.

Si les quantités d’un article que vous souhaitez retourner ont été réceptionnées à l’origine depuis un bon de commande, le dernier bon de commande sur lequel l’article a été réceptionné est également ajouté au retour au fournisseur.

Autorisations du personnel pour les retours au fournisseur

La précision des stocks est cruciale pour les comptes Retail POS. Il est donc important de comprendre les autorisations du personnel et de définir les autorisations pertinentes pour les retours au fournisseur.

Autorisations de configuration du personnel

Vous pouvez configurer l’autorisation d’accès Boutiques à partir de Paramètres > Configuration du personnel, dans la section Détails du compte d’un employé. L’employé peut créer, voir et modifier les retours au fournisseur de toutes les boutiques ou des boutiques sélectionnées.

Autorisations des rôles du personnel

Lorsque vous configurez les rôles du personnel à partir de Paramètres > Rôles du personnel, les autorisations suivantes concernent les retours au fournisseur :

• Stocks – Base : Peut accéder aux stocks depuis le menu principal.
• Stocks – Retours au fournisseur : Peut créer et modifier des retours au fournisseur depuis la section Stocks > Retour au fournisseur.
• Stocks – Fournisseurs : Peut créer et modifier des fournisseurs depuis la section Stocks > Fournisseurs. Peut également modifier les renseignements du fournisseur à partir d’un retour au fournisseur.
• Stocks – Raisons de retour aux fournisseurs : Peut créer et modifier des raisons de retour au fournisseur depuis la section Stocks > Raisons du retour au fournisseur.
• Stocks – Coût du produit : Peut afficher, modifier et exporter le coût des produits. Cette autorisation est facultative et est généralement activée pour les gestionnaires et les propriétaires.

Créer un retour au fournisseur

Si vous avez reçu les articles d’un bon de commande et devez en retourner quelques-uns à votre fournisseur pour quelconque raison, commencez par créer un retour au fournisseur.

1. Accédez à Stocks > Retour au fournisseur, puis cliquez sur + Nouveau retour au fournisseur.

   

2. Sélectionnez le fournisseur auquel retourner des articles et la boutique pour laquelle effectuer le retour.

   

3. Cliquez sur Créer un retour au fournisseur.

Votre retour au fournisseur est créé et indique l’état EN COURS. Un numéro de retour au fournisseur unique lui est attribué. Le nom de l’employé qui l’a créé apparaît sous CRÉÉ PAR.

Modifier un retour au fournisseur

Vérifiez les coordonnées de votre fournisseur, car elles s’afficheront sur le bordereau d’expédition si vous l’imprimez. Pour modifier un retour au fournisseur, suivez les instructions ci-dessous :

1. Sous l’état du retour, cliquez sur Modifier les coordonnées.

   

2. Si nécessaire, modifiez les coordonnées du fournisseur. Les champs suivants s’affichent dans le retour au fournisseur et sur son bordereau d’expédition :
   • Nom du fournisseur
   • Numéro de compte
   • Prénom et nom de famille
   • Téléphone/téléphone cellulaire
   • Pays, adresse, adresse 2, ville, province, code postal
   • Courriel 1/courriel 2
   • Commentaires

   

3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Pour revenir à votre retour au fournisseur, cliquez sur le bouton retour de votre navigateur.
5. Sous les coordonnées de votre fournisseur, vous pouvez saisir des renseignements supplémentaires dans les champs Numéro de référence et Commentaires.
6. Dans la section Récapitulatif des coûts, vous pouvez saisir les coûts d’expédition et les autres coûts engendrés par les articles que vous renvoyez.

   

   Ces champs, ainsi que la description de l’article et le numéro de série (le cas échéant), s’afficheront également sur le bordereau d’expédition du retour au fournisseur si vous l’imprimez.

   

Ajouter des articles à un retour au fournisseur

Pour ajouter des articles à votre retour au fournisseur, suivez les instructions ci-dessous :

1. Sous Ajouter des articles, saisissez le nom de vos articles dans la barre de recherche d’articles, ou cliquez sur le bouton Ajouter un article pour rechercher des articles dans vos stocks ou appliquer des filtres.
2. Cliquez sur Sélectionner ou cochez plusieurs articles, puis cliquez sur + Ajouter la sélection.

   

   Une fois que vous avez ajouté les articles à retourner, ils figurent dans une liste sous Articles avec les en-têtes suivants :

   • # (liste des articles dans l’ordre où vous les avez ajoutés au retour au fournisseur)
   • NS (numéro de série, le cas échéant)
   • Item (article)
   • Bon de commande
   • Raison
   • Identifiant du fournisseur
   • Stock (quantité actuellement en stock en fonction de la boutique sélectionnée dans votre retour au fournisseur)
   • Qté retournée
   • Coût
   • Sous-total (Coût × Qté retournée)

     Dans la section Récapitulatif des coûts, le sous-total de tous vos articles est additionné pour vous donner la valeur du retour du retour au fournisseur.

   • [Royaume-Uni uniquement] Taux de TVA et Montant de la TVA (à partir du bon de commande, ou taux de taxe par défaut)

   

3. Pour supprimer les numéros de série des articles en stock possédant un numéro de série dans les retours au fournisseur, cliquez sur NS et saisissez un numéro de série dans le champ Add serial number (ajouter un numéro de série) ou cliquez sur l’icône de corbeille pour le supprimer.

   

   Si un article du retour au fournisseur possède un numéro de série, ce numéro sera déplacé vers la section Anciens numéros de série de l’article, et sera accompagné de l’identifiant du retour au fournisseur associé. Vous trouverez cette section en accédant à Stocks > (article) > onglet Numéros de série. Cela permet d’améliorer le suivi des numéros de série au fil des mouvements de stock.

4. Si un article a été réceptionné à l’origine depuis un bon de commande, le dernier bon de commande depuis lequel l’article a été réceptionné est automatiquement associé à l’article dans la colonne Bon de commande. Vous pouvez visualiser le bon de commande, sélectionner un autre bon de commande ou supprimer le bon de commande.

   

   Si un bon de commande n’est pas automatiquement associé à un article, cliquez sur Sélectionner ou sur l’icône de crayon et sélectionnez un bon de commande dans la liste des résultats. Les résultats ne présentent que les bons de commande associés au fournisseur et à l’article.

   Le fait d’associer un bon de commande à un article dans un retour au fournisseur ne retire pas les quantités du bon de commande une fois le retour au fournisseur envoyé.

5. Pour enregistrer la raison pour laquelle vous retournez un article, sélectionnez une raison dans la liste déroulante de la colonne Raison :
   • Aucun(e)
   • Défectueux
   • Endommagé
   • Garantie
   • Expédition incorrecte
   • Mauvaise quantité
   • Produit n’est plus nécessaire
   • Autre réponse

   

   Si la raison du retour au fournisseur que vous souhaitez utiliser ne figure pas dans la liste, vous pouvez créer une raison de retour au fournisseur personnalisée.

6. Si un identifiant du fournisseur est associé aux détails d’un article, il sera automatiquement saisi dans le champ Identifiant de fournisseur. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez le saisir dans le champ Identifiant de fournisseur et il sera également enregistré dans les détails de l’article.

7. Saisissez ou numérisez la quantité de chaque article que vous souhaitez retourner dans la colonne Qté retournée.

   Si la quantité retournée est supérieure à la quantité en stock, vous recevrez un avertissement Qté retournée supérieure aux stocks et ne pourrez pas envoyer votre retour au fournisseur. Vous devrez vérifier et corriger la quantité en stock.

8. Le coût de l’article provient du bon de commande depuis lequel l’article a été réceptionné. Si l’article n’est pas associé à un bon de commande spécifique dans la colonne Bon de commande, le coût du fournisseur par défaut ou le coût de l’article par défaut est utilisé. Dans tous ces cas, vous pouvez modifier le coût manuellement.

   

   La modification du coût dans le champ Coût ne sera pas enregistrée en tant que coût par défaut dans les détails de l’article.

9. Si vous souhaitez supprimer des articles de la liste, cochez les cases correspondantes et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez également cocher la case dans l’en-tête du tableau et cliquer sur Supprimer pour supprimer tous vos articles.

   

10. Sous Actions supplémentaires dans le coin supérieur droit du retour au fournisseur, cliquez sur Imprimer le bordereau d’expédition si vous devez l’inclure à votre expédition.

    

Envoyer un retour au fournisseur

Une fois que vous avez ajouté tous les articles à retourner et que vous avez corrigé tous les avertissements Qté retournée supérieure aux stocks, il est temps d’envoyer le retour au fournisseur.

1. Cliquez sur le bouton Envoyer au fournisseur dans le coin supérieur droit du retour au fournisseur.
2. Cliquez sur Envoyer.

Votre retour au fournisseur indique désormais l’état Envoyé. La date du jour est ajoutée au champ Date d’envoi. Vous pouvez cliquer sur l’icône de calendrier pour sélectionner une autre date.

Les données de retour au fournisseur des marchands possédant un compte Lightspeed Accounting seront synchronisées une fois le retour envoyé. Si vous exportez manuellement vos données vers QuickBooks Desktop, les données de vos retours au fournisseur sont incluses dans les exportations que vous créez depuis Rapports > Exportations vers QuickBooks. Ces exportations seront créées soit après l’envoi du retour au fournisseur, soit après sa fermeture, en fonction de votre configuration sous Exporter les retours au fournisseur > Rapports > Paramètres et options QuickBooks.

Fermer un retour au fournisseur

Une fois que le fournisseur a reçu votre retour, cliquez sur Marquer comme fermé(e) dans le coin supérieur droit du retour au fournisseur.

Votre retour au fournisseur indique désormais l’état Fermé. La date du jour est ajoutée au champ Date de fermeture. Vous pouvez cliquer sur l’icône de calendrier pour sélectionner une autre date.

Gérer les retours au fournisseur

Si vous devez apporter des modifications aux articles que vous avez ajoutés à un retour au fournisseur, cliquez sur Actions supplémentaires > Rouvrir dans le coin supérieur droit du retour au fournisseur.

Pour alléger votre liste de retours au fournisseur, nous vous recommandons d’archiver les retours fermés en cliquant sur Actions supplémentaires > Archiver.

Si vous devez le désarchiver, il vous suffit de cliquer sur Désarchiver ce retour au fournisseur en haut du retour au fournisseur.

Pour exporter la liste des articles de votre retour au fournisseur, cliquez sur Exporter.

Prochaines étapes