Les retours au fournisseur vous permettent de retirer des articles de vos stocks et de compiler les raisons pour lesquelles vous renvoyez des articles à vos fournisseurs (comme des articles endommagés). Dans le cas où certaines quantités d’un article à retourner sont liées à un bon de commande, le dernier bon de commande dans lequel figurait cet article sera associé automatiquement au retour au fournisseur. Vous pouvez ainsi mieux connaître les ajouts à vos stocks et les retraits. Une fois que le retour au fournisseur est ENVOYÉ ou FERMÉ, les articles retournés sont également compilés dans le rapport Retourné pour vous permettre d’analyser à votre guise les données relatives aux stocks retournés.
Les retours aux fournisseurs servent à passer des articles de votre boutique en pertes et profits. Plutôt que d’ajuster manuellement la quantité en stock de vos articles, la création de retours au fournisseur vous permet d’enrichir les données relatives aux stocks en compilant les raisons pour lesquelles vous réduisez la quantité de certains articles. De cette manière, vous pourrez mettre à profit le contenu du rapport Retourné lorsque vous devrez analyser les articles retournés à leur fournisseur. Pour créer un retour au fournisseur, vous devez d’abord ajouter un fournisseur à votre boutique. Par la suite, vous n’aurez qu’à suivre les étapes de cet article pour effectuer n’importe quel retour au fournisseur.
Pour retourner des articles à un fournisseur, vous devez savoir comment :
- Créer un retour au fournisseur
- Modifier un retour au fournisseur
- Ajouter des articles à un retour au fournisseur
- Envoyer un retour au fournisseur
- Fermer un retour au fournisseur
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Avant de commencer
Il est primordial de maintenir un dénombrement exact des stocks dans Lightspeed Retail. C’est pourquoi vous devez bien comprendre les autorisations accordées aux employés en ce qui concerne les retours au fournisseur.
Autorisation Limiter à la boutique
Vous pouvez configurer l’autorisation Limiter à la boutique à partir de Paramètres > Configuration du personnel, dans la section Détails d’un compte d’employé. Si vous sélectionnez une boutique en particulier dans le menu déroulant du paramètre Limiter à la boutique, l’employé peut seulement créer, afficher et modifier des retours aux fournisseurs pour la boutique choisie.
Pour en savoir plus sur les comptes d’employé, consultez l’article Création de comptes d’employé.
Autorisations des rôles du personnel
La configuration des rôles d’employé dans Paramètres > Rôles du personnel comprend six autorisations concernant les retours au fournisseur.
Pour débloquer trois autorisations liées aux retours au fournisseur, vous devez d’abord accorder l’autorisation suivante :
Autorisation Description
Stocks – Base L’utilisateur peut accéder à la section Stocks du menu principal.
Les trois autorisations suivantes sont liées aux retours au fournisseur :
Autorisation Description
Stocks – Retours au fournisseur L’utilisateur peut créer et modifier des retours au fournisseur depuis Stocks > Retour au fournisseur.
Stocks – Fournisseurs L’utilisateur peut créer et modifier des fournisseurs depuis Stocks > Fournisseurs, en plus de modifier les détails d’un fournisseur depuis un retour au fournisseur.
Stocks – Raisons de retour aux fournisseurs L’utilisateur peut créer et modifier les raisons justifiant un retour au fournisseur depuis Stocks > Raisons du retour au fournisseur.
L’autorisation facultative suivante est généralement activée seulement pour les gestionnaires et les propriétaires :
Autorisation Description
Stocks – Coût du produit L’utilisateur peut afficher, modifier et exporter le coût des articles.
Pour que les modifications apportées aux autorisations s’appliquent, vos employés doivent simplement se déconnecter et se reconnecter. Pour en savoir plus sur les rôles du personnel, consultez l’article Ajout de rôles d’employé.
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1. Créer un retour au fournisseur
Si vous avez reçu les articles d’un bon de commande et devez en retourner quelques-uns à votre fournisseur pour quelconque raison (p. ex., en cas de défectuosité), commencez par créer un retour au fournisseur.
- Accédez au menu principal, puis cliquez sur Stocks > Retour au fournisseur > + Nouveau retour au fournisseur.
- Sélectionnez le fournisseur auquel vous voulez retourner des articles.
- Sélectionnez la boutique depuis laquelle vous voulez retourner des articles.
- Cliquez sur Créer un retour au fournisseur.
Vous avez maintenant créé un retour au fournisseur. Ce faisant, Lightspeed Retail lui attribue un numéro de retour au fournisseur unique, définit son état à EN COURS et inscrit le nom de l’employé qui l’a créé sous CRÉÉ PAR. Si vous devez modifier la boutique ou le fournisseur associé au retour au fournisseur, cliquez sur Modifier à droite du numéro de retour au fournisseur.
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2. Modifier un retour au fournisseur
Vous devez ensuite passer en revue les coordonnées de votre fournisseur, car elles s’afficheront sur le bordereau d’expédition si vous l’imprimez. Suivez les étapes suivantes pour modifier les coordonnées de votre fournisseur :
- Cliquez sur Modifier les coordonnées dans le coin supérieur droit des coordonnées du fournisseur.
- Modifiez les coordonnées du fournisseur. Les champs suivants s’afficheront dans le retour au fournisseur et sur le bordereau d’expédition :
- Nom du fournisseur
- Numéro de compte
- Prénom
- Nom
- Téléphone
- Téléphone cellulaire
- Pays
- Adresse
- Adresse 2
- Ville
- Province
- Code postal
- Courriel 1
- Courriel 2
- Commentaires
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Pour revenir à l’écran du retour au fournisseur, cliquez sur le numéro du retour au fournisseur dans le menu de navigation en haut de l’écran.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur Masquer les coordonnées à droite du nom du fournisseur pour vous concentrer sur les autres sections de votre retour au fournisseur.
Vous pouvez également apporter des modifications à la section en bas des coordonnées de votre fournisseur dans le retour au fournisseur. Ajoutez des renseignements supplémentaires dans les champs Numéro de référence et Commentaires. Sous RÉCAPITULATIF DES COÛTS, saisissez les coûts Expéditions et Autre occasionnés pour les articles que vous retournez. Tout ce que vous saisissez dans ces champs apparaîtra aussi sur le bordereau d’expédition du retour au fournisseur si vous l’imprimez.
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3. Ajouter des articles à un retour au fournisseur
Après avoir entré les coordonnées de votre fournisseur et des renseignements supplémentaires, ajoutez des articles à votre retour au fournisseur. Pour ce faire, saisissez ou numérisez le code à barres des articles dans le champ Recherche d’articles de la section Ajouter des articles. Il est également possible de cliquer sur le bouton Ajouter un article pour rechercher ou filtrer des articles dans vos stocks.
Une fois que vous avez ajouté les articles à retourner, ils figurent dans une liste sous Articles avec les en-têtes suivants :
- #
- Article
- Bon de commande
- Raison
- Identifiant de fournisseur
- Stock
- Qté retournée
- Coût
- Sous-total
Si vous êtes au Royaume-Uni, vous verrez aussi le taux de TVA et le montant de la TVA du bon de commande associé, ou le taux de taxe par défaut si aucun bon de commande n’est associé.
Le coût de l’article provient du bon de commande associé à l’article reçu. Si l’article n’est pas lié à un bon de commande spécifique dans la colonne Bon de commande, le coût du fournisseur par défaut est utilisé. Si un coût du fournisseur par défaut n’a pas été défini pour cet article, le coût par défaut de l’article sera utilisé. Dans tous ces cas, vous pouvez modifier le coût manuellement.
Vous pouvez trier les articles de la liste en cliquant sur les en-têtes de colonne ci-dessus ou les réduire en saisissant ou en numérisant des articles dans le champ Rechercher. La liste présente un maximum de 50 articles par page de résultats. Utilisez les flèches en haut et en bas de la liste pour faire défiler les pages de résultats. Si vous devez supprimer des articles de la liste, cliquez sur les cases à cocher correspondantes à gauche et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez également cliquer sur la case à cocher située dans l’en-tête de la colonne et cliquer sur Supprimer pour supprimer tous les articles.
Sous Actions supplémentaires dans le coin supérieur droit du retour au fournisseur, cliquez sur Imprimer le bordereau d’expédition si vous devez l’inclure à votre expédition.
Pour en savoir plus sur les différentes colonnes de la section Articles, reportez-vous à la liste ci-dessous.
#
La colonne # liste vos articles dans l’ordre où vous les avez ajoutés au retour au fournisseur.
Bon de commande
Si un article reçu était associé à un bon de commande, le dernier bon de commande dans lequel figurait cet article est automatiquement lié à l’article dans la liste. Pour afficher un bon de commande, en supprimer un ou en sélectionner un autre, cliquez sur le numéro du bon de commande et sélectionnez l’une de ces trois options.
Si un article de la liste n’est pas automatiquement lié à un bon de commande, cliquez sur l’icône de crayon et sélectionnez un bon de commande à partir des résultats affichés. Les résultats ne présentent que les bons de commande associés au fournisseur et à l’article.
Remarque : Le fait d’associer un bon de commande à un article dans un retour au fournisseur ne retire pas les quantités du bon de commande une fois le retour au fournisseur envoyé.Raison
Pour indiquer la raison justifiant le retour d’un article, sélectionnez une raison de retour au fournisseur dans le menu déroulant de la colonne Raison. Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé des raisons de retour au fournisseur courantes dans Stocks > Retour au fournisseur que vous pouvez sélectionner :
- Aucun(e)
- Défectueux
- Endommagé
- Garantie
- Expédition incorrecte
- Mauvaise quantité
- Produit n’est plus nécessaire
- Autre réponse
Si la raison du retour au fournisseur que vous souhaitez utiliser ne figure pas dans la liste, consultez l’article Création des raisons de retour aux fournisseurs pour découvrir comment en créer de nouvelles.
Identifiant de fournisseur
Si les détails d’un article comprennent un identifiant de fournisseur, il est automatiquement indiqué dans le champ Identifiant de fournisseur du retour au fournisseur. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez le saisir manuellement dans le champ Identifiant de fournisseur du retour au fournisseur. L’identifiant du fournisseur de l’article et du fournisseur sera alors enregistré dans les détails de l’article.
Stock
La colonne Stock affiche la quantité actuellement en stock des articles de votre retour au fournisseur. Si vous avez plus d’une boutique, veuillez noter que la colonne Stock affiche la quantité en stock des articles de la boutique sélectionnée dans le retour au fournisseur.
Qté retournée
Saisissez ou numérisez la quantité que vous voulez retourner pour chaque article dans le champ Qté retournée. Si la quantité que vous entrez dans le champ Qté retournée d’un article est supérieure à la quantité dans le champ Stock, Lightspeed Retail surlignera l’article en rouge et affichera l’avertissement Qté retournée supérieure aux stocks. Vous ne pourrez plus envoyer votre retour au fournisseur. Vous devrez donc examiner et corriger la quantité en stock de l’article pour qu’elle soit supérieure à sa quantité de retour. L’envoi sera alors possible. En corrigeant immédiatement le problème, vous contribuerez également à l’exactitude de vos stocks à long terme.
Coût
Saisissez le coût unitaire des articles que vous retournez dans le champ Coût. Le coût unitaire peut avoir été saisi automatiquement pour vous selon les scénarios suivants :
- Si vos articles reçus sont associés à un bon de commande et qu’un coût figurait dans leur champ Coût respectif, ce coût est automatiquement saisi dans leur champ Coût respectif du retour au fournisseur.
- Si vos articles reçus ne sont pas associés à un bon de commande et qu’un coût par défaut figure dans leurs détails, ce coût est automatiquement saisi dans leur champ Coût respectif du retour au fournisseur.
- Si vos articles reçus ne sont pas associés à un bon de commande et qu’aucun coût par défaut ne figure dans leurs détails, il est possible d’en saisir un dans leur champ Coût respectif. Cependant, ce coût ne sera pas enregistré en tant que coût par défaut dans les détails de l’article en question.
Sous-total
Le sous-total d’un article est le produit de son coût et de sa quantité retournée. Le sous-total de tous vos articles figure sous RÉCAPITULATIF DES COÛTS et est représenté par la valeur du retour au fournisseur.
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4. Envoyer un retour au fournisseur
Une fois que vous avez ajouté tous les articles à retourner et que vous avez corrigé tous les avertissements Qté retournée supérieure aux stocks, il est temps d’envoyer votre retour au fournisseur. Pour ce faire :
- Cliquez sur le bouton Envoyer au fournisseur dans le coin supérieur droit du retour au fournisseur.
- Après avoir pris connaissance du message qui s’affiche, cliquez sur Envoyer.
Votre retour au fournisseur est maintenant envoyé. Lightspeed Retail définit alors son état à ENVOYÉ et inscrit automatiquement la date actuelle sous DATE D’ENVOI. Pour modifier la date sous DATE D’ENVOI, cliquez sur la date actuelle et utilisez le calendrier pour choisir une date différente.
Remarque : Si Lightspeed Accounting est intégré à votre compte Lightspeed Retail, les données du retour au fournisseur se synchroniseront après l’envoi. Si vous exportez manuellement vos données depuis Lightspeed Retail et que vous les importez dans QuickBooks Desktop, les données du retour au fournisseur figureront dans les exportations créées à partir de Rapports > Exportations vers QuickBooks une fois que le retour au fournisseur est envoyé ou fermé. L’état déclencheur dépend de votre sélection dans le menu déroulant Exporter les retours au fournisseur quand sous Rapports > Paramètres et options QuickBooks.
Dans le coin supérieur droit du retour au fournisseur, sous Actions supplémentaires, cliquez sur Rouvrir si vous devez apporter des modifications aux articles du retour au fournisseur ou aux champs de la section RÉCAPITULATIF DES COÛTS.
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5. Fermer un retour au fournisseur
Une fois que le fournisseur a reçu votre retour, marquez-le comme fermé. Pour ce faire, cliquez sur Marquer comme fermé dans le coin supérieur droit du retour au fournisseur.
Votre retour au fournisseur est maintenant fermé. Lightspeed Retail définit alors son état à FERMÉ et inscrit automatiquement la date actuelle sous DATE DE FERMETURE. Pour modifier la date sous DATE DE FERMETURE, cliquez sur la date actuelle et utilisez le calendrier pour choisir une date différente.
Si vous devez apporter des modifications aux articles du retour au fournisseur ou aux champs de la section RÉCAPITULATIF DES COÛTS, cliquez sur Actions supplémentaires > Rouvrir dans le coin supérieur droit du retour au fournisseur. Pour alléger votre liste de retours au fournisseur, nous vous recommandons également de cliquer sur Actions supplémentaires > Archiver.
Si vous devez le désarchiver, il vous suffit de cliquer sur Désarchiver ce retour au fournisseur en haut du retour au fournisseur.
Enfin, si vous devez exporter la liste des articles de votre retour au fournisseur pour vos dossiers, cliquez sur Exporter en haut à droite de la section Articles.
