✅Nouvelle version – Ces instructions ne s’appliquent qu’à la nouvelle version de carte-cadeau de Lightspeed.

Lightspeed Retail vous permet d’importer des clients et des stocks à l’aide d’un tableur que vous ou votre ancien système de point de vente avez généré. Pour obtenir plus de renseignements sur le sujet, veuillez consulter notre page d’aide en cliquant ici. Vous ne pouvez importer vos cartes-cadeaux, dépôts de client ou soldes de client impayés (dettes) dans votre nouveau compte Lightspeed. Toutefois, veuillez lire ce qui suit pour savoir comment introduire ces données dans Retail.

Historique, y compris l’historique des ventes

Retail peut seulement fournir un historique des ventes et des stocks à partir du premier jour de l’activation du compte. Les historiques des ventes et d’achats de votre ancien compte ne peuvent être importés dans votre nouveau compte.

Si votre historique des ventes renferme une importante quantité d’information, nous vous conseillons d’exporter ces données à partir de votre ancien système de point de vente vers un format qui n’a pas besoin de ce système pour afficher l’information stockée, comme un tableur par exemple. Si vous ne pouvez procéder ainsi, il vaudrait la peine de retourner dans vos anciens rapports et de faire des captures d’écran que vous pourrez conserver après la fermeture de l’ancien compte.

Comptes clients et cartes-cadeaux

Plusieurs systèmes de point de vente sont en mesure de conserver les comptes de crédit de vos clients ainsi que les cartes-cadeaux. Vous devrez exporter toutes ces données pour les avoir dans vos dossiers. Ces éléments ne peuvent pas être importés dans le nouveau compte, mais il existe tout de même une façon d’utiliser ces comptes en créant un mode de paiement personnalisé afin de payer les dépôts qui s’y trouvent.

Migration des comptes clients ayant un crédit de magasin

Lorsque la liste de votre client a été importée, vous pouvez commencer à entrer les dépôts ou restants de crédit de magasin du client.

1. Rendez-vous dans Paramètres > Types de paiements.
2. Cliquez sur Nouveau mode de paiement dans le haut à droite de l’écran.
   
3. Nommez ce mode de paiement Migration de compte. Ne vous souciez pas de ce qui apparaît sous Remboursement par ou de la nécessité d’avoir un client pour vous servir de ce mode de paiement puisque ce dernier sera seulement utilisé dans le but précis dont il est question ici.
4. Amorcez une nouvelle vente et associez le client à la vente. Pour ce faire, tapez le nom du client. Dans le cas où vous avez importé toute l’information concernant le client, tapez son courriel ou son numéro de téléphone dans le champ Rechercher des clients.
   
5. Cliquez sur le bouton vert Paiement pour afficher la fenêtre de paiement.
6. Cliquez sur le bouton Ajouter un dépôt. Dans le champ Saisir le montant du dépôt, entrez le montant qui se trouve dans le compte du client. Dans la liste déroulante Saisir le mode de paiement du dépôt, sélectionnez le mode de paiement Migration de compte.
   
7. Cliquez sur OK. Le mode de paiement Migration de compte servira automatiquement à « payer » le montant du dépôt.
8. Cliquez sur le bouton vert Terminer la vente. Les fonds seront alors ajoutés au compte du client. Ainsi, lorsque le client se présentera en magasin, vous pourrez l’associer à la vente et  les fonds seront automatiquement retirés de son compte au moment de payer. Le client devra alors payer le solde restant de la vente, s’il y a lieu.

Cartes-cadeaux

La procédure à suivre pour les cartes-cadeaux est similaire à celle pour la création de comptes clients. Pour faire en sorte que vos cartes-cadeaux existantes puissent être réclamées dans Lightspeed, nous allons créer de nouvelles cartes-cadeaux dont les soldes correspondront aux cartes-cadeaux émises dans votre ancien système de point de vente. Nous utiliserons le type de paiement Migration de compte pour ajouter des fonds à la carte ; si vous ne l’avez pas encore configuré, suivez les instructions ici.

Lorsque vous créez des cartes-cadeaux, vous devez noter deux choses. Premièrement, vous devez numériser les cartes-cadeaux dans Lightspeed Retail à l’aide d’un lecteur de code à barres ou les saisir manuellement ; il n’est pas possible de faire glisser les cartes-cadeaux. Deuxièmement, les cartes-cadeaux doivent être composées de 8 à 32 caractères. Par conséquent, si les cartes-cadeaux que vous importez contiennent moins de 8 caractères, vous devrez ajouter des lettres ou des chiffres supplémentaires afin de respecter le nombre minimal de caractères requis. Par exemple, si une carte-cadeau a pour numéro 1234, vous pourriez ajouter un préfixe à quatre chiffres (p. ex. 1000) et saisir le numéro 10001234.

Pour créer des cartes-cadeaux :

1. Cliquez sur Nouvelle vente, puis sur Carte-cadeau.
   (Remarque : Si vous ne voyez pas le bouton Carte-cadeau sur votre caisse, vous devrez configurer vos paramètres de cartes-cadeaux.)
   
2. Saisissez le montant en dollars que vous désirez ajouter à la carte-cadeau dans le champ Montant personnalisé.
   
3. Numérisez votre ancienne carte-cadeau ou saisissez manuellement son numéro dans le champ Code de la carte-cadeau. Vous pouvez également envoyer une version électronique de la carte-cadeau au titulaire en saisissant son adresse courriel, si vous la connaissez, dans le champ Courriel du destinataire.
4. Cliquez sur Ajouter à la vente.
5. Cliquez sur Paiement
6. Cliquez sur Max. à côté du type de paiement Migration de compte.
   
7. Cliquez sur Terminer la vente pour conclure la transaction et verser les fonds sur la carte-cadeau.

Félicitations ! La carte-cadeau est désormais active et peut être réclamée en suivant les étapes décrites dans l’article Paiement avec une carte-cadeau. Pour vérifier l’activation de la carte, allez dans Clients > Cartes-cadeaux, et vous devriez voir que la carte cadeau est active.

Si vous voulez créer toutes vos cartes-cadeaux simultanément, il suffit de répéter les étapes ci-dessus plusieurs fois en une seule transaction.

Dettes et montants impayés par le client

Vous avez peut-être attribué une ligne de crédit à un client qui pourrait l’avoir utilisée pour effectuer des achats à crédit. Les étapes qui suivent vous expliquent comment ajouter les montants impayés au compte du client.

1. Rendez-vous dans le profil du client en le recherchant dans Clients > Clients, et cliquez sur Compte du côté gauche de l’écran pour ouvrir l’onglet Compte. Si le client n’a pas de compte, cliquez sur Créer un compte maintenant pour lui en ouvrir un.
   
2. Dans le champ Limite de crédit, tapez le montant auquel vous souhaitez établir sa limite de crédit, puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Le client ne pourra dépenser plus que ce montant. Si vous ne savez pas quelle valeur entrer, sachez que celle-ci devrait être plus élevée ou égale au montant de la dette du client. N’hésitez pas à indiquer l’adresse de facturation de ce dernier si vous souhaitez lui envoyer une facture de la part de Retail.
   
3. Amorcez une nouvelle vente à laquelle vous associez le client, puis cliquez sur le bouton Divers pour ajouter des frais divers.
   
4. Nommez ces frais Anciens frais pour vos dossiers, puis tapez le montant que le client vous doit dans la case Prix.
5. Vous pouvez laisser la case Coût à 0 $ à moins que vous ayez en main le coût de revient de tous les anciens achats du client.
6. Enfin, assurez-vous de décocher la case Taxe. Le client a déjà payé des taxes sur ses achats; il ne faut pas les lui faire payer deux fois.
   
7. Cliquez sur Enregistrer. Vous verrez alors les frais s’afficher sur la caisse.
8. Cliquez sur le bouton vert Paiement.
9. Cliquez sur le bouton Max à côté du mode de paiement Compte, puis appuyez sur Terminer la vente.
   
10. Les frais seront ainsi portés au compte du client pour que celui-ci puisse les payer plus tard dans la fenêtre de paiement à l’aide du bouton Effectuer le paiement.