Éléments qui ne peuvent pas être importés et solutions de rechange

Lightspeed Retail vous permet d’importer des clients et des stocks à l’aide d’un tableur que vous ou votre ancien système de point de vente avez généré. Pour obtenir plus de renseignements sur le sujet, veuillez consulter notre page d’aide en cliquant ici. Vous ne pouvez importer vos cartes-cadeaux, dépôts de client ou soldes de client impayés (dettes) dans votre nouveau compte Lightspeed. Toutefois, veuillez lire ce qui suit pour savoir comment introduire ces données dans Retail. 

Historique, y compris l’historique des ventes

Retail peut seulement fournir un historique des ventes et des stocks à partir du premier jour de l’activation du compte. Les historiques des ventes et d’achats de votre ancien compte ne peuvent être importés dans votre nouveau compte. 

Si votre historique des ventes renferme une importante quantité d’information, nous vous conseillons d’exporter ces données à partir de votre ancien système de point de vente vers un format qui n’a pas besoin de ce système pour afficher l’information stockée, comme un tableur par exemple. Si vous ne pouvez procéder ainsi, il vaudrait la peine de retourner dans vos anciens rapports et de faire des captures d’écran que vous pourrez conserver après la fermeture de l’ancien compte. 

Comptes clients et cartes-cadeaux

Plusieurs systèmes de point de vente sont en mesure de conserver les comptes de crédit de vos clients ainsi que les cartes-cadeaux. Vous devrez exporter toutes ces données pour les avoir dans vos dossiers. Ces éléments ne peuvent pas être importés dans le nouveau compte, mais il existe tout de même une façon d’utiliser ces comptes en créant un mode de paiement personnalisé afin de payer les dépôts qui s’y trouvent. 

Migration des comptes clients ayant un crédit de magasin 

Lorsque la liste de votre client a été importée, vous pouvez commencer à entrer les dépôts ou restants de crédit de magasin du client. 

  • Rendez-vous dans Paramètres > Modes de paiement et cliquez sur Nouveau mode de paiement dans le haut à droite de l’écran.

  • Nommez ce mode de paiement Migration de compte. Ne vous souciez pas de ce qui apparaît sous Remboursement par ou de la nécessité d’avoir un client pour vous servir de ce mode de paiement puisque ce dernier sera seulement utilisé dans le but précis dont il est question ici. 
  • Amorcez une nouvelle vente et associez le client à la vente. Pour ce faire, tapez le nom du client. Dans le cas où vous avez importé toute l’information concernant le client, tapez son courriel ou son numéro de téléphone dans le champ Rechercher des clients.

  • Cliquez sur le bouton vert Paiement pour afficher la fenêtre de paiement
  • Cliquez sur le bouton Ajouter un dépôt. Dans le champ Saisir le montant du dépôt, entrez le montant qui se trouve dans le compte du client. Dans la liste déroulante Saisir le mode de paiement du dépôt, sélectionnez le mode de paiement Migration de compte.

  • Cliquez sur OK. Le mode de paiement Migration de compte servira automatiquement à « payer » le montant du dépôt. 
  • Cliquez sur le bouton vert Terminer la vente. Les fonds seront alors ajoutés au compte du client. Ainsi, lorsque le client se présentera en magasin, vous pourrez l’associer à la vente et  les fonds seront automatiquement retirés de son compte au moment de payer. Le client devra alors payer le solde restant de la vente, s’il y a lieu. 

Cartes-cadeaux

La marche à suivre dans le cas des cartes-cadeaux est plutôt semblable. 

Dans Lightspeed Retail, vous pouvez numériser le code à barres d’une carte-cadeau ou entrer son numéro manuellement. La carte ne peut toutefois pas être glissée. De plus, les cartes-cadeaux comportent idéalement douze chiffres débutant par 23. Ainsi, la forme 230000000001 serait acceptable. Si vous avez des anciennes cartes-cadeaux qui ont une configuration de numéros différente, vous pouvez simplement modifier le numéro pour qu’il corresponde au format actuel. Par exemple, dans le cas d’une carte-cadeau ayant pour numéro 1001, vous pouvez modifier ce dernier pour 230000001001. 

Afin que ce numéro devienne un code à barres, quelques étapes supplémentaires sont à considérer. Les codes à barres sont créés idéalement selon le format du code EAN 13, ce qui correspond au numéro à douze chiffres ci-dessus en y ajoutant un treizième chiffre de contrôle. Ce chiffre est une valeur déterminée à partir du code à douze chiffres et peut être trouvé à l’aide d’un calcul. Si vous entrez un numéro de carte-cadeau à douze chiffres, vous devrez imprimer un code à barres avec le code EAN 13 dessus. Dans l’exemple mentionné plus haut, le numéro à imprimer serait 2300000010015.

Si vous entrez le numéro de carte-cadeau 230000001001 dans Retail, vous pourrez ensuite imprimer le code à barres 2300000010015. Lorsque vous numériserez ce code à barres dans le futur, Retail saura qu’il correspond au numéro 230000001001.

  • Tout d’abord, assurez-vous que le module de cartes-cadeaux est activé dans votre compte. Si vous ne voyez pas de bouton Carte-cadeau dans la caisse, vous devrez probablement aller activer le module. Pour ce faire, rendez-vous dans Paramètres > Premiers pas, cliquez sur l’onglet Modules facultatifs, puis cliquez sur le bouton Prochaine étape après avoir sélectionné le module de cartes-cadeaux. 

  • Ensuite, amorcez une nouvelle vente et appuyez sur le bouton Carte-cadeau.

  • Dans cette fenêtre, tapez le montant qui devrait se trouver dans le compte dans la case Montant, puis numérisez l’ancienne carte-cadeau ou entrez le numéro débutant par 23 suivi de plusieurs zéros dans la case Numérisation de carte. Si le numéro de carte-cadeau était 1001, entrez 230000001001.
  • Cliquez sur Créer une carte-cadeau. Le crédit de carte-cadeau sera ainsi ajouté à la caisse. 

  • Cliquez sur le bouton vert Paiement, puis sur le bouton Max à côté de Migration de compte pour payer la totalité de la carte-cadeau avec le mode de paiement Migration de compte.

  • Cliquez sur Terminer la vente pour conclure la transaction et verser les fonds sur la carte-cadeau.

Vous pouvez désormais laisser le client payer avec sa carte-cadeau en appuyant sur le bouton Carte-cadeau dans la fenêtre de paiement et en entrant le numéro de sa nouvelle carte-cadeau dans la case prévue à cet effet. 

Si vous avez plusieurs cartes-cadeaux, vous pouvez effectuer les étapes ci-dessus à plusieurs reprises dans une même transaction pour créer toutes vos cartes-cadeaux en une seule fois. Vous pouvez aussi procéder par lots lorsque vous avez du temps ou encore effectuer ces étapes juste avant que le client tente de payer avec sa carte-cadeau.

Dettes et montants impayés par le client 

Vous avez peut-être attribué une ligne de crédit à un client qui pourrait l’avoir utilisée pour effectuer des achats à crédit. Les étapes qui suivent vous expliquent comment ajouter les montants impayés au compte du client. 

  • Rendez-vous dans le profil du client en le recherchant dans Clients > Clients, et cliquez sur Compte du côté gauche de l’écran pour ouvrir l’onglet Compte. Si le client n’a pas de compte, cliquez sur Créer un compte maintenant pour lui en ouvrir un.

     

  • Dans le champ Limite de crédit, tapez le montant auquel vous souhaitez établir sa limite de crédit, puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Le client ne pourra dépenser plus que ce montant. Si vous ne savez pas quelle valeur entrer, sachez que celle-ci devrait être plus élevée ou égale au montant de la dette du client. N’hésitez pas à indiquer l’adresse de facturation de ce dernier si vous souhaitez lui envoyer une facture de la part de Retail.

  • Amorcez une nouvelle vente à laquelle vous associez le client, puis cliquez sur le bouton Divers pour ajouter des frais divers

  • Nommez ces frais Anciens frais pour vos dossiers, puis tapez le montant que le client vous doit dans la case Prix.
  • Vous pouvez laisser la case Coût à 0 $ à moins que vous ayez en main le coût de revient de tous les anciens achats du client. 
  • Enfin, assurez-vous de décocher la case Taxe. Le client a déjà payé des taxes sur ses achats; il ne faut pas les lui faire payer deux fois. 

  • Cliquez sur Enregistrer. Vous verrez alors les frais s’afficher sur la caisse. 
  • Cliquez sur le bouton vert Paiement.
  • Cliquez sur le bouton Max à côté du mode de paiement Compte, puis appuyez sur Terminer la vente.

  • Les frais seront ainsi portés au compte du client pour que celui-ci puisse les payer plus tard dans la fenêtre de paiement à l’aide du bouton Effectuer le paiement.
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