Lightspeed Retail vous permet d’ajouter un lot d’articles à un bon de commande et de créer des articles de façon simultanée. Confiez la création automatique des articles à Lightspeed Retail au lieu de procéder individuellement à mesure que vous achetez des stocks. Vous avez également la possibilité d’importer des articles de catalogue et des articles déjà créés dans Lightspeed Retail.
L’importation d’articles se compose des étapes suivantes :
- Préparer le fichier d’importation de type tableur
- Téléverser le fichier d’importation vers un bon de commande dans Lightspeed Retail
Que pouvez-vous importer ?
Nouveaux articles : Les nouveaux articles désignent les articles qui n’existent toujours pas dans vos stocks. Ils peuvent notamment provenir d’une ancienne base de données. Une fois importés, les articles sont simultanément ajoutés au bon de commande et créés dans votre système Lightspeed Retail.
Articles de catalogue : Le cas échéant, vous pouvez importer des articles du catalogue d’un fournisseur dans un bon de commande. Si un article ne figure pas dans vos stocks, le système le crée en fonction des renseignements contenus dans le catalogue. Vous n’avez qu’à préciser l’identifiant du fournisseur dans le fichier d’importation et sélectionner le fournisseur associé dans le bon de commande.
Articles existants : Les articles existants désignent les articles qui figurent déjà dans vos stocks. Une fois importés, les articles sont ajoutés à votre bon de commande, mais ne sont pas recréés. Vous pouvez toutefois mettre à jour les articles pour inclure les nouveaux renseignements importés.
REMARQUES :
- Lightspeed Retail détermine si un article existe dans votre système en fonction des données de l’article dans votre fichier d’importation. Pour en savoir plus, consulter la section Correspondance des articles.
- Le fichier d’importation doit être au format CSV et correspondre aux spécifications de Lightspeed.
- Un fichier d’importation peut contenir de nouveaux articles, des articles de catalogue et des articles existants.
- Comme un bon de commande se rapporte à un fournisseur en particulier, vous devez créer des fichiers d’importation d’articles distincts pour chacun de vos fournisseurs. Si vous achetez le même article auprès de plusieurs fournisseurs, vous pouvez ajouter l’article à autant de fichiers d’importation que nécessaire pour utilisation dans des bons de commande distincts.
- Les articles qui ne figurent pas encore dans votre système Lightspeed Retail sont automatiquement créés lorsqu’ils sont importés.
- Vous pouvez mettre à jour les articles déjà créés dans Lightspeed Retail pour inclure les nouveaux renseignements importés.
Correspondance des articles
Lorsque vous téléversez un fichier d’importation dans un bon de commande, Lightspeed Retail recherche des correspondances entre les articles importés et les articles qui se trouvent déjà dans votre système. Pour chaque article de votre fichier d’importation, Lightspeed Retail analyse les données suivantes dans l’ordre :
- Identifiant du système
- Identifiant de fournisseur
- CUP
- EAN
- UGS personnalisée
- UGS du fabricant
En cas de correspondance, le système ne crée aucun article. Si vous avez coché la case Mettre à jour les articles existants avant d’importer le fichier, les données sans correspondance des articles existants sont mises à jour selon les nouvelles données du fichier d’importation.
Pour obtenir une description des colonnes du fichier d’importation et connaître le champ de destination des données importées, consultez la section 1 (Préparer le fichier d’importation) ci-dessous.
Important : Lightspeed Retail ne tente pas de trouver une correspondance parmi les descriptions des articles existants. Pour cette raison, si aucune correspondance n’est établie dans le fichier d’importation et que la description de l’article existe déjà dans vos stocks, le système crée un nouvel article sous le même nom.
1. Préparer le fichier d’importation
Vous pouvez créer un fichier d’importation à l’aide de n’importe quel tableur, mais vous devez l’enregistrer au format CSV. Lorsque vous ajoutez un article à Lightspeed Retail grâce à un bon de commande, le fournisseur par défaut de l’article est défini comme étant celui que vous avez sélectionné pour le bon de commande. Comme un bon de commande se rapporte à un fournisseur en particulier, vous devez créer un fichier d’importation d’articles distinct pour chacun de vos fournisseurs. Un fichier d’importation peut contenir un maximum de 500 articles.
Important : Lightspeed Retail ne tente pas de trouver une correspondance parmi les descriptions des articles existants. Pour cette raison, si aucune correspondance n’est établie dans le fichier d’importation et que la description de l’article existe déjà dans vos stocks, le système crée un nouvel article sous le même nom.
Préparation du fichier d’importation
- Formatez votre fichier comme indiqué ici.
- Veuillez respecter le nombre de colonnes et l’ordre des colonnes indiqués dans l’exemple. Assurez-vous de ne pas réorganiser, supprimer ou ajouter de colonnes. Le fichier d’importation doit contenir les colonnes suivantes :
| Order Qty (quantité commandée) | Le nombre d’articles commandés dans le bon de commande. Cette donnée est importée dans le champ Qté de cette comm de l’article dans le bon de commande. |
| Unit Cost (coût unitaire) (si la fonctionnalité Multidevise est désactivée) | Le coût que vous payez à votre fournisseur pour l’article. Cette donnée est importée dans le champ Coût unitaire de l’article dans la section Stock. |
| System ID (identifiant du système) | L’identifiant du système Lightspeed Retail pour l’article. Laissez ce champ vide lorsque vous importez de nouveaux articles. Lightspeed Retail leur attribue automatiquement un identifiant. |
| Identifiant de fournisseur | Le numéro de pièce fourni par le fournisseur pour l’article en question. Il est importé dans le champ Identifiant de fournisseur du bon de commande et dans la section Identifiant de fournisseur des détails de l’article. Si aucun identifiant de fournisseur n’est associé à l’article du fournisseur dans le bon de commande sélectionné, le nouvel identifiant de fournisseur est ajouté à la section correspondante dans les détails de l’article. Cela se produit que vous choisissiez ou non de mettre à jour les articles existants lors de l’importation du fichier. |
| Vendor Cost (coût du fournisseur) (si la fonctionnalité Multidevise est activée) | Le coût payé à votre fournisseur dans la devise de ce dernier pour un article. Il est importé dans le champ Coût du fournisseur dans la section Stock de l’article en question. |
| UPC (CUP) | Le code à barres universel à 12 chiffres de l’article. Il est importé dans le champ CUP et la section Détails de l’article. |
| EAN | Le code à barres international à 13 chiffres de l’article. Il est importé dans le champ EAN et dans la section Détails de l’article. |
| Custom SKU (UGS personnalisée) | Pour usage interne seulement. Certaines boutiques utilisent ce champ pour leurs anciens codes à barres ou numéros d’article. Cette donnée est importée dans le champ UGS personnalisée et dans la section Détails de l’article. |
| Manufacturer SKU (UGS du fabricant) | Le numéro d’identification du fabricant pour l’article. Il est importé dans le champ UGS du fabricant et dans la section Détails de l’article. |
| Description | La description de l’article (nom). Chaque description d’article doit être unique. Elle est importée dans le champ Description de l’article et dans la section Détails de l’article. |
| Price (prix) | Le prix de détail que vous demandez pour l’article. Il est importé dans le champ Prix de l’article et dans la section Détails de l’article. |
Vérification des données
Une fois votre fichier d’importation créé, vérifiez si le document contient des erreurs qui pourraient entraîner l’échec de l’importation.
- Modifiez les caractères spéciaux, comme ☺↨♪♫♀♂¶▓, pour que les données s’affichent correctement.
- Effacez les cellules contenant la mention N/A (S. O.) pour laisser les champs vides.
- Modifiez les cellules comportant des nombres en notation scientifique, comme 4.001E+11 (habituellement des valeurs CUP ou EAN), afin qu’elles indiquent des nombres entiers, par exemple 40010000000. Si vous utilisez Excel :
- Sélectionnez la colonne comportant les données scientifiques.
- Sélectionnez Format de cellule.
- Sélectionnez Nombre dans la section Catégorie, puis définissez le nombre de décimales à 0. Cliquez sur OK.
2. Téléverser le fichier d’importation
Une fois que vous avez préparé la feuille de calcul et vérifié les données, vous pouvez téléverser le fichier d’importation dans un bon de commande dans Lightspeed Retail.
Importation des articles
REMARQUE : Un seul fichier d’importation de bon de commande peut être importé à la fois par boutique.
- Préparez votre fichier d’importation selon les spécifications de Lightspeed. Consultez la section 1. Préparer le fichier d’importation.
- Accédez au menu principal dans Lightspeed Retail, puis cliquez sur Stocks > Nouvelle commande.
- Si votre compte regroupe plusieurs boutiques, sélectionnez la boutique pour laquelle vous créez le bon de commande. L’adresse d’expédition qui figure sur le bon de commande est liée à la boutique sélectionnée.
- Sélectionnez le fournisseur. S’il ne se trouve pas dans la liste, cliquez sur Nouveau fournisseur pour l’ajouter.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Cliquez sur Importer dans le menu de gauche.
- Si vous souhaitez mettre à jour tous les articles de vos stocks selon les nouvelles données du fichier d’importation, cochez la case Mettre à jour les articles existants.
REMARQUE : Pour que ce paramètre fonctionne, vous devez le cocher avant de téléverser le fichier. Si vous téléversez plusieurs fichiers, vous pouvez activer cette option pour un fichier et la désactiver pour un autre.
- Cliquez sur Téléverser un fichier CSV et sélectionnez votre fichier d’importation au format CSV.
- Faites correspondre les en-têtes de colonne de votre fichier d’importation au format CSV aux champs de produit appropriés dans Lightspeed Retail.
- Saisissez l’adresse courriel à laquelle sera envoyée une notification une fois l’importation terminée.
- Cliquez sur Importer les articles dans le bon de commande.
REMARQUE : Les articles sont créés ou mis à jour une fois que le fichier CSV est importé.
- Les articles téléversés s’affichent à l’écran du bon de commande. Commandez ou réceptionnez les articles du bon de commande.
- Pour tout nouvel article ajouté à votre compte Lightspeed Retail, modifiez la section Détails au besoin.
Exemples de fichiers d’importation
Vous trouverez ci-dessous deux exemples de fichiers d’importation de bons de commande, l’un avec le coût unitaire et l’autre avec le coût du fournisseur. Si vous avez activé la fonctionnalité Multidevise dans votre compte, utilisez le fichier avec le coût du fournisseur.