Importation d'articles dans un bon de commande

Vous pouvez simultanément ajouter des articles en lots à un bon de commande et créer des articles dans Lightspeed Retail. Au lieu de créer des articles un par un, vous pouvez laisser Lightspeed Retail les créer automatiquement à mesure que vous achetez vos stocks. Vous pouvez aussi importer des articles de catalogue et des articles déjà créés dans Lightspeed Retail.

L'importation d'articles comprend ce qui suit :

  1. Préparation de votre fichier d'importation en format de feuille de calcul.
  2. Téléversement du fichier d'importation dans un bon de commande dans Lightspeed Retail.

Que puis-je importer?

Nouveaux articles : Il s'agit d'articles qui ne sont pas encore créés dans vos stocks. Par exemple, ces articles peuvent provenir d'une ancienne base de données. Après leur importation, les articles sont simultanément ajoutés au bon de commande et créés dans votre système Lightspeed Retail.

Articles de catalogue : Si vous utilisez des catalogues de fournisseurs, vous pouvez importer des articles de catalogues dans un bon de commande. Si l'article ne fait pas partie de vos stocks, il est créé en fonction de l'information dans le catalogue. Vous avez seulement besoin d'un identifiant de fournisseur exact dans le fichier d'importation et du fournisseur associé dans le bon de commande.

Articles existants : Il s'agit d'articles faisant déjà partie de vos stocks. Après leur importation, les articles sont ajoutés à votre bon de commande. Comme ils font déjà partie de vos stocks, ils ne sont pas recréés. Cependant, vous pouvez mettre à jour l'information sur l'article avec celle nouvellement importée.

REMARQUES

  • Lightspeed Retail détermine si un article existe dans votre système en fonction des valeurs de l'article dans votre fichier d'importation. Pour plus d'informations, consulter la section Correspondance avec des articles.
  • Le fichier d'importation doit être en format .csv conforme aux exigences de Lightspeed.
  • Un fichier d'importation peut contenir toute combinaison d'articles nouveaux et existants, et provenant de catalogues.
  • Comme un bon de commande se rapporte à un fournisseur en particulier, vous devriez créer des fichiers d'importation d'articles distincts pour chacun de vos fournisseurs. Si vous achetez le même article auprès de différents fournisseurs, vous pouvez ajouter l'article à autant de fichiers d'importation de fournisseurs que nécessaire pour utilisation dans des bons de commande distincts.
  • Les articles ne figurant pas actuellement dans votre système Lightspeed Retail sont automatiquement créés lors de leur importation.
  • Pour les articles déjà créés dans Lightspeed Retail, vous pouvez mettre à jour l'information sur l'article avec celle nouvellement importée.

Correspondance avec les articles

Lors du téléversement d'un fichier d'importation dans un bon de commande, Lightspeed Retail fait correspondre les articles importés à ceux déjà dans votre système. Pour chaque article de votre fichier d'importation, Lightspeed Retail scanne les valeurs dans cet ordre pour trouver une correspondance :

  1. System ID
  2. Vendor ID
  3. UPC code
  4. EAN code
  5. Custom SKU
  6. Manufacturer SKU

Si une correspondance est trouvée pour un article, le système ne crée pas de nouvel article. Si l'option Update Existing Items est sélectionnée lors de l'importation du fichier, les valeurs non correspondantes sont mises à jour avec les nouvelles valeurs du fichier d'importation des articles existants.

Pour obtenir une description des colonnes du fichier d'importation, notamment de l'endroit où les valeurs sont importées, consultez 1. Préparation du fichier d'importation.

Important : Lightspeed Retail ne recherche pas de correspondance avec des articles existants en fonction de la description du produit. Pour cette raison, si aucune correspondance n'est trouvée pour un article existant dans le fichier d'importation et que la description de l'article existe déjà dans vos stocks, le système crée un nouvel article avec le même nom d'article.

1. Préparation du fichier d'importation

Vous pouvez utiliser tout logiciel de feuilles de calcul pour créer un fichier d'importation; cependant, ce fichier doit être enregistré en format .csv. Lorsqu'un nouvel article est ajouté à Lightspeed Retail au moyen d'une importation de bons de commande, le fournisseur par défaut de l'article est le fournisseur sélectionné pour le bon de commande. Comme un bon de commande se rapporte à un fournisseur en particulier, vous devriez créer un fichier d'importation d'articles distinct pour chacun de vos fournisseurs. Un fichier d'importation peut compter un maximum de 500 articles.

IMPORTANT : Lightspeed Retail ne recherche pas de correspondance avec des articles existants en fonction de la description du produit. Si aucune correspondance n'est trouvée pour un article existant dans le fichier d'importation et que le champ Description de l'article existe déjà dans vos stocks, le système crée un nouvel article avec le même nom d'article.

Pour préparer le fichier d'importation

  1. Formatez votre feuille de calcul comme indiqué dans ce fichier à titre d'exemple.

  2. IMPORTANT : Votre fichier d'importation doit contenir le même nombre de colonnes, et les colonnes doivent être dans le même ordre, comme dans le fichier d'importation montré en exemple. Ne réorganisez et ne supprimez pas de colonnes, et n'ajoutez pas de colonnes dans le fichier d'importation. Le fichier d'importation doit contenir les colonnes suivantes :
Order Qty Quantité de la commande d'articles pour le bon de commande. Importée dans le champ Order Qty de l'article dans le bon de commande.
Unit Cost Quantité de la commande d'articles pour le bon de commande. Importée dans le champ Order Qty de l'article dans le bon de commande.
System ID Numéro d'identifiant du système Lightspeed Retail pour l'article. Lors de l'importation de nouveaux articles, laissez ce champ en blanc. Lightspeed Retail attribue automatiquement un identifiant système aux nouveaux articles.
Vendor ID Le numéro de pièce du fournisseur pour l'article. Importé dans le champ Vendor ID de l'article dans le bon de commande et la liste Vendor ID de l'article dans ses paramètres. S'il n'y a pas d'identifiant de fournisseur pour l'article du fournisseur dans le bon de commande sélectionné, le nouvel identifiant de fournisseur est ajouté à la liste Vendor ID de l'article. Cela se produit que vous choisissiez ou non de mettre à jour les articles existants lors de l'importation du fichier.
UPC Le numéro du code à barres de 12 chiffres du code UPC. Importé dans la valeur de l'UPC de l'article et dans l'information sur l'article.
EAN Le numéro du code à barres de 13 chiffres du code EAN. Importé dans la valeur du code EAN de l'article et dans l'information sur l'article.
Custom SKU Réservé à l'usage de la boutique. Certaines boutiques utilisent ce champ pour leurs anciens numéros d'articles ou de codes à barres de PDV. Importé dans la valeur du champ Custom SKU de l'article et dans l'information sur l'article.
Manufacturer SKU Le numéro d'identification SKU du fabricant pour l'article. Importé dans la valeur du champ Manufacturer SKU de l'article et dans l'information sur l'article.
Description Description de l'article (nom). Chaque description d'article doit être unique. Importée dans le champ Description de l'article et dans l'information sur l'article.
Price Prix de détail demandé pour l'article. Importé dans la valeur Price de l'article et dans l'information sur l'article.

Pour vérifier les données

Après la création de votre feuille de calcul d'importation, vérifiez si le document contient des erreurs, ce qui pourrait causer l'échec de l'importation.

  • Modifiez les caractères spéciaux, comme ☺↨♪♫♀♂¶▓, afin qu'ils affichent les bonnes données.
  • Supprimez les cellules avec N/A afin qu'elles correspondent à un champ laissé en blanc.
  • Changez les cellules comportant des données scientifiques, comme 4.001E+11 (habituellement des valeurs UPC ou EAN), afin que des nombres entiers y soient indiqués, par exemple 40010000000. Si vous utilisez Excel :
    1. Sélectionnez la colonne comportant les données scientifiques.
    2. Cliquez sur Format > Cellules.
    3. Changez Catégorie à Nombre, réglez les options de places de décimale à 0, puis cliquez sur OK.

2. Téléversement du fichier d'importation

Après avoir préparé la feuille de calcul à télécharger et vérifié les données, vous êtes prêt à téléverser le fichier d'importation dans un bon de commande dans Lightspeed Retail.

Pour importer des articles

REMARQUE : Un seul fichier d'importation dans un bon de commande peut être téléchargé à la fois par boutique.

  1. Préparez votre fichier d'importation selon les exigences de Lightspeed. Consultez la section 1. Préparation du fichier d'importation.
  2. Dans Lightspeed Retail, dans le menu principal, cliquez sur Stocks > Nouvelle commande.
  3. Si vous avez un compte multienseigne, sélectionnez la boutique pour laquelle vous créez le bon de commande. L'adresse d'expédition qui figure sur le bon de commande est liée à la boutique sélectionnée.
  4. Sélectionnez le fournisseur. S'il ne se trouve pas dans la liste, vous pouvez l'y ajouter en cliquant sur Nouveau fournisseur.
  5. Enregistrez les modifications.
  6. Dans le menu de gauche, cliquez sur Importer.
  7. Si vous souhaitez mettre à jour tout article de vos stocks avec les nouvelles valeurs du fichier d'importation, sélectionnez Mettre à jour les articles existants.

    REMARQUE : Pour que ce paramètre fonctionne, vous devez le sélectionner avant le téléversement du fichier. Si vous téléversez plusieurs fichiers, vous pouvez activer cette option pour un fichier et la désactiver pour un autre.

  8. Cliquez sur Téléverser un fichier CSV et sélectionnez le fichier d'importation en format .csv.
  9. Faites correspondre les en-têtes de votre fichier d'importation en format .csv aux champs de produit appropriés dans Lightspeed Retail.
  10. Entrez l'adresse courriel à laquelle sera envoyée une notification une fois l'importation terminée.
  11. Cliquez sur Importer les articles dans le bon de commande pour confirmer.

    IMPORTANT : Les articles sont créés ou mis à jour une fois que le fichier .csv est importé.

  12. Les articles téléversés figurent dans l'écran du bon de commande. Organisez et vérifiez le bon de commande.
  13. Pour tout nouvel article ajouté à votre compte Lightspeed Retail, modifiez l'information sur l'article au besoin.
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