Ouvrir et fermer votre caisse au début et à la fin de chaque journée de travail constitue un élément important des procédures quotidiennes. En enregistrant le début et la fin de chaque journée, il est plus facile de détecter les écarts, de visualiser clairement les revenus de chaque journée et de maintenir l’exactitude des rapports. Parallèlement à l’enregistrement des mouvements d’espèces tout au long de la journée, ces procédures réduisent le risque d’erreurs ou de vols.

Tous les rôles utilisateurs peuvent ouvrir et fermer des caisses et effectuer des mouvements d’espèces. Ces autorisations sont définies par défaut et ne peuvent pas être retirées des rôles utilisateurs.

Ouvrir une caisse

Avant de commencer votre journée de travail, vous devez ouvrir votre caisse et ajouter un fonds de caisse si votre entreprise utilise des espèces.

• Ouvrir une caisse sur un ordinateur de bureau

  Pour commencer à traiter des ventes dans Retail POS, vous devez ouvrir votre caisse. Pour ce faire, comptez votre fonds de caisse et saisissez son montant dans Retail POS. À la fin de la journée, fermez votre caisse pour vérifier s’il y a un déficit ou un surplus d’argent dans votre tiroir-caisse (espèces et autres types de paiements). De plus, si vous avez configuré une imprimante de reçus, une copie papier Cash Drawer Adjustment (ajustement du fonds de caisse) s’imprime automatiquement lorsque vous ouvrez ou fermez votre caisse.

  1. Accédez à Ventes.

     

  2. Sélectionnez votre caisse.
  3. Saisissez une quantité pour chaque coupure.

     Vous pouvez également saisir le montant total du fonds de caisse dans le champ Extra.

     

  4. Cliquez sur Soumettre le dénombrement.

  Votre caisse est maintenant ouverte. Vous pouvez Imprimer le reçu, Continuer la vente (si une vente est en cours) ou commencer une Nouvelle vente.

  

  Si vous avez configuré votre imprimante de reçus, une copie papier Cash Drawer Adjustment (ajustement du fonds de caisse) s’imprime automatiquement. Si vous avez connecté votre tiroir-caisse à votre imprimante de reçus à l’aide d’un câble, votre tiroir-caisse s’ouvrira également.

  Vous pouvez ouvrir physiquement votre tiroir-caisse depuis Retail POS à tout moment. Pour cela, accédez à Ventes, cliquez sur Ouvrir la caisse, Fermer la caisse, Encaissement ou Décaissement / Dépôt, puis sur Ouvrir le tiroir-caisse.

• Ouvrir une caisse sur un iPad

  1. Appuyez sur Ouvrir la caisse à l’écran Profil.

     

  2. Saisissez une quantité pour chaque coupure.
     Vous pouvez également saisir le montant total du fonds de caisse dans le champ Montant du fonds de caisse.

     

  3. Vous pouvez également saisir des renseignements supplémentaires dans le champ Commentaires. Les informations saisies s’affichent dans la colonne DESCRIPTION du rapport Encaissements/Décaissements.

     Si vous disposez d’une imprimante de reçus, ces commentaires apparaîtront également sur le document Cash Drawer Adjustment (.ajustement du fonds de caisse).

  4. Appuyez sur Terminé.

  Pour ouvrir physiquement le tiroir-caisse, appuyez sur Ouvrir le tiroir-caisse dans le haut de la fenêtre modale Ouverture de la caisse.

Ajouter et retirer des espèces

Tout au long de la journée, il se peut que vous deviez ajouter des espèces au tiroir-caisse ou en retirer. Il est important d’enregistrer les mouvements d’espèces afin d’éviter les erreurs de dénombrement ou les vols. Si nécessaire, vous pouvez laisser un commentaire sur la raison du mouvement d’espèces.

Lorsque vous devez retirer de l’argent de la caisse, effectuez un décaissement pour que le montant de votre caisse corresponde à celui attendu à la fin de la journée. La caisse doit déjà être ouverte pour que vous puissiez effectuer un décaissement.

Effectuer un décaissement

Les décaissements sont réalisés lorsque vous devez retirer une somme d’argent de la caisse.

1. Accédez à Ventes > Décaissement / Dépôt.

   

2. Saisissez une quantité pour chaque coupure.

   Vous pouvez également saisir le montant total à retirer dans le champ Extra.

   

3. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez le type de paiement à retirer de la caisse.
4. Vous pouvez également saisir le motif du décaissement dans le champ Commentaire.
5. Cliquez sur Retirer.
6. Retirez le montant de la caisse.

Vous pouvez Imprimer le reçu, Continuer la vente (si une vente est en cours) ou commencer une Nouvelle vente.

Effectuer un encaissement

Effectuez un encaissement pour ajouter de l’argent à la caisse hors ouverture de la caisse.

1. Accédez à Ventes > Encaissement.

   

2. Saisissez une quantité pour chaque coupure.

   Vous pouvez également saisir le montant total à ajouter dans le champ Extra.

   

3. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez le type de paiement à ajouter à la caisse.
4. Vous pouvez également saisir le motif de l’encaissement dans le champ Commentaire.
5. Cliquez sur Ajouter.
6. Ajoutez le montant à la caisse.

Vous pouvez Imprimer le reçu, Continuer la vente (si une vente est en cours) ou commencer une Nouvelle vente.

Ajuster les paiements

Si vous disposez des droits d’accès nécessaires, vous pouvez changer de type de paiement et modifier les dénombrements de fermeture même après les avoir soumis à la fin de la journée. Cela permet de corriger les erreurs de saisie commises au cours de la journée, par exemple lorsqu’un utilisateur sélectionne accidentellement le mauvais type de paiement reçu.

Changer de type de paiement

1. Accédez à Paramètres > Ajuster les paiements. Les paiements reçus au cours de la journée sont affichés.

   

2. Filtrez par date ou par type de paiement. Cliquez sur Avancé pour filtrer par boutique.

   

3. Cliquez sur Rechercher.
4. Modifiez le type de paiement à l’aide du menu déroulant Type.

   

Vous pouvez imprimer ou exporter cette page.

Modifier les dénombrements de fermeture

1. Accédez à Rapports.
2. Dans la section Caisses, cliquez sur Dénombrements de fermeture.

   

3. Les dénombrements de fermeture de la journée sont affichés.

   

4. Filtrez par date. Cliquez sur Avancé pour filtrer par caisse, type de paiement, boutique, ou pour inclure les types de paiement archivés.
5. Cliquez sur Rechercher.
6. Saisissez le montant correct dans la colonne Dénombré.

Vous pouvez imprimer ou exporter cette page.

Fermer une caisse

En fermant votre caisse à la fin de la journée, vous pouvez faire le total de vos paiements en dénombrant physiquement les espèces et en imprimant les reçus de cartes de crédit, puis en les comparant aux ventes et aux paiements enregistrés dans Retail POS.

Il est conseillé de fermer chaque caisse à la fin de chaque journée. Cela vous permet de consulter les informations de paiement au jour le jour. Si vous laissez votre caisse ouverte plusieurs jours d’affilée, il sera plus difficile de repérer certains paiements ou problèmes ultérieurement.

• Fermer une caisse sur un ordinateur de bureau

  1. Accédez à Ventes > Fermer la caisse.

     

     Si vous souhaitez fermer une caisse différente de celle qui est actuellement sélectionnée dans Retail POS, accédez d’abord à Ventes > Changer de caisse.

  2. Dans la colonne Total restant figure le montant que vous devriez saisir dans votre dénombrement de fermeture pour chaque type de paiement.

     

  3. Saisissez une quantité pour chaque coupure. Vous pouvez également saisir le montant total de votre fonds de caisse dans le champ Extra.
  4. Vérifiez le dénombrement de fermeture de tous les autres types de paiement et corrigez-les si nécessaire.

     Le montant figurant dans le champ Dénombrement de fermeture correspond par défaut au montant figurant dans le champ Total restant.

  5. Vous pouvez également saisir des renseignements supplémentaires dans le champ Commentaires. Ces informations apparaîtront dans le champ Commentaires de votre dénombrement de fermeture dans le rapport Dénombrements de fermeture.
  6. Cliquez sur Soumettre les dénombrements.
  7. Vérifiez vos dénombrements de fermeture.

     

  8. Si aucun dénombrement ne fait état d’un écart (positif ou négatif), cliquez sur Enregistrer les dénombrements.

     Sinon, cliquez sur Recompter et répétez les étapes précédentes.

     Si vous constatez des écarts dans un dénombrement de fermeture, accédez à la section Paramètres > Ajuster les paiements pour corriger les erreurs de saisie commises au cours de la journée. Vous pouvez également accéder à Rapports > Dénombrements de fermeture pour modifier les dénombrements de fermeture après les avoir enregistrés.

  Votre caisse est maintenant fermée dans Retail POS. Vous pouvez Imprimer le reçu ou accéder à une autre caisse.

• Fermer une caisse sur iPad

  Vous devez fermer la caisse qui est actuellement attribuée à votre iPad. Vous pouvez vous assurer qu’il s’agit de la bonne caisse à partir de l’écran Profil. Pour changer de caisse, accédez à l’écran Profil sous Appareils. Appuyez sur Caisse attribuée et sélectionnez la caisse.

  1. Depuis l’écran Profil, appuyez sur Fermeture de la caisse.

     

     La fenêtre modale Fermeture de la caisse s’affiche, où vous verrez un montant prévu pour chaque type de paiement. Par défaut, le montant de la différence correspond au montant prévu. Après avoir saisi un montant dans le champ Compté, le champ Différence est mis à jour pour vous aider à relever les erreurs potentielles.

  2. Saisissez une quantité pour chaque coupure.

     Vous pouvez également saisir le montant total du fonds de caisse dans le champ Montant du fonds de caisse.

     

  3. Pour les autres types de paiements, saisissez le montant total de chaque type de paiement dans le champ Montant compté correspondant.
  4. Vous pouvez également saisir des renseignements supplémentaires dans le champ Commentaires. Ces informations apparaîtront dans le champ Commentaires de votre dénombrement de fermeture dans le rapport Dénombrements de fermeture.
     Si vous disposez d’une imprimante de reçus, ces commentaires apparaîtront également sur le document Cash Drawer Adjustment (ajustement du fonds de caisse).
  5. Appuyez sur Terminé.

  Pour ouvrir physiquement le tiroir-caisse, appuyez sur Ouvrir le tiroir-caisse dans le haut de la fenêtre modale Dénombrement de fermeture.

Prochaines étapes