Met de e-facturering van Peppol kun je gestructureerde zakelijke facturen via het Peppol-netwerk verzenden in plaats van alleen PDF-bestanden via e-mail of per post te versturen.

Je account voor e-facturering instellen

Aan de slag

• Houd de juridische gegevens van je bedrijf bij de hand, inclusief je bedrijfsnaam, btw-nummer, zakelijk e-mailadres en straatadres.
• Als je wilt dat bankgegevens op je e-facturen worden weergegeven, zoek je de banknaam, IBAN en BIC/SWIFT op.
• Je klant moet zijn ingeschakeld als B2B-klant met de vereiste B2B-gegevens opgeslagen voordat je een e-factuur kunt versturen voor hun verkoop.

E-facturering instellen:

1. Navigeer in Retail POS naar Klanten > Peppol E-facturering.

2. Klik op Registreren voor Peppol E-facturering.

   

3. Voer je bedrijfsgegevens en btw-informatie in:

   • Locatie
   • Wettelijke bedrijfsnaam
   • Btw-nummer
   • Straat en huisnummer
   • Postcode
   • Plaats
   • Graafschap
   • E-mailadres

   

4. Klik op Volgende.

5. Voer je bankgegevens in:

   • Naam bank
   • IBAN
   • BIC/SWIFT

   

6. Klik op Registreren voor Peppol E-facturering.

Je ziet een banner om te bevestigen dat je registratie is verzonden ter beoordeling. De ID van Peppol voor e-facturering krijgt de status Goedkeuring in behandeling.

Wat gebeurt er na de registratie?

Als je aanvraag wordt goedgekeurd: Je ontvangt een e-mail en de ID van Peppol voor e-facturering geeft het unieke identificatienummer voor je account weer.

Als je registratie wordt afgewezen: Er verschijnt een foutmelding dat je registratie niet kon worden voltooid. Je kunt de installatie opnieuw openen en je gegevens opnieuw indienen.

Het tabblad Configuratie geeft verschillende statussen weer, afhankelijk van de status van je registratie:

• Niet geregistreerd: Je bent nog niet begonnen met registreren.
• Goedkeuring in behandeling: Je registratie is verzonden en wordt gecontroleerd.
• Afgewezen: We kunnen je registratie niet voltooien en je moet je aanvraag opnieuw indienen.
• Actief: Je kunt nu e-facturen via je account versturen.

Ik heb geen toegang tot de pagina voor e-facturering van Peppol

De sectie voor e-facturering van Peppol is alleen beschikbaar als de functie voor jouw account is ingeschakeld. Je moet de registratie voltooien, verzenden en goedkeuring ontvangen om toegang te krijgen.

• Als je de registratie hebt ingediend, kan je aanvraag nog de status In behandeling hebben.
• Als je registratie is afgewezen, moet je de aanvraag opnieuw indienen.

Mijn registratie is nog in behandeling

Nadat je je registratie hebt verzonden, geeft je account de status Goedkeuring in behandeling weer totdat de beoordeling is voltooid. De registratie zal worden goedgekeurd of afgewezen. Als je registratie wordt afgewezen, moet je de aanvraag opnieuw indienen.

Ik zie de knop E-factuur versturen niet

De knop E-factuur versturen wordt alleen weergegeven bij geschikte B2B-verkopen wanneer de eigenaar actief is en de klant een geldige routing heeft voor e-facturering.

Een bestaande klant inschakelen als B2B-klant

Voordat je een e-factuur voor een verkoop kunt versturen, moet je de klant inschakelen als B2B-klant en de vereiste gegevens opslaan. Als een klant als B2B is gemarkeerd, zijn het btw-nummer en e-mailadres verplicht. Als deze gegevens ontbreken of als de indeling van het e-mailadres ongeldig is, kan de klantrecord pas worden opgeslagen als de informatie is gecorrigeerd.

Een bestaande klant inschakelen als B2B-klant:

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Selecteer de klant die je als B2B-klant wilt inschakelen. Gebruik de filters om je zoekopdracht te verfijnen.
3. Voer in het gedeelte E-factureringsgegevens Peppol de bedrijfsnaam van de klant in.
4. Vink het vakje Peppol E-facturering – B2B-klant aan.
5. Voer het btw-nummer van de klant in.
6. Voer in de sectie Overig het e-mailadres van de klant in.
7. Klik op Wijzigingen opslaan.

Een nieuwe B2B-klant maken

Een nieuwe B2B-klant maken:

1. Ga naar Klanten > Peppol E-facturering.
2. Klikken op het tabblad B2B-klanten.
3. Klik op Klant toevoegen.
4. Voer in de sectie Biografisch de voor- en achternaam van de klant in.
5. Voer in de sectie E-factureringsgegevens Peppol de bedrijfsnaam van de klant in.
6. Vink het vakje Peppol E-facturering – B2B-klant aan.
7. Voer het btw-nummer van de klant in.
8. Voer in de sectie Overig het e-mailadres van de klant in.
9. Klik op Wijzigingen opslaan.

Ik kan een B2B-klant niet opslaan

Als een klant is ingeschakeld als B2B-klant, moet zijn of haar informatie een geldig btw-nummer en e-mailadres bevatten.

Een e-factuur verzenden

Zodra je account actief is en de klant is ingesteld als een B2B-klant, zal Retail POS de acties voor e-facturen weergeven bij geschikte verkopen.

Een e-factuur handmatig verzenden

1. Ga naar Klanten > Peppol E-facturering.
2. Klik op het tabblad  e-facturen.
3. Ga naar de klant waarnaar je een e-factuur wilt versturen.
4. Als de status van de e-factuur Niet verzonden is, klik je op E-factuur verzenden.

Automatisch e-facturen verzenden

Zodra je account actief is, kun je ook e-facturen automatisch versturen:

1. Ga naar Klanten > Peppol E-facturering.
2. Klik op het tabblad Configuratie.

3. Schakel in de sectie Factuurvoorkeuren de optie E-facturen automatisch verzenden in.

   

Je stuurt na een verkoop automatisch e-facturen naar B2B-klanten.

Statussen van e-facturen volgen

Retail POS gebruikt de volgende e-factuurstatussen voor klanten:

• Niet verzonden
• Verzonden
• Geleverd
• Mislukt

Je kunt de statussen van je e-facturen op twee manieren volgen:

• Via het tabblad E-facturen: Ga naar Klanten > E-facturering Peppol en klik op het tabblad E-facturen. Op het tabblad E-facturen kun je factuurregels controleren met kolommen die de transactie-ID, klant, datum, status, totaal en beschikbare acties tonen. Je kunt de lijst ook sorteren en filteren op status of datumbereik, of zoeken op klant of transactie-ID.
• In de sectie E-facturering: Je krijgt toegang tot deze sectie op de pagina met transactiegegevens voor een individuele verkoop.

Gegevens levering downloaden

1. Ga naar Klanten > Peppol E-facturering.
2. Klik op het tabblad e-facturen.
3. Zoek de transactie of klant waarvan je de gegevens wilt downloaden. Gebruik de filters om je zoekopdracht te verfijnen.
4. Als de status van de e-factuur Geleverd is, wordt de knop Downloaden weergegeven.

5. Klik op Downloaden om het UBL XML-bestand naar je computer te downloaden.

   

De gegevens van je e-facturering bijwerken

Als je Peppol-account voor e-facturering al actief is, kun je de accountgegevens bijwerken.

1. Ga naar Klanten > Peppol E-facturering.
2. Klik op het tabblad Configuratie.

3. Klik op Informatie bijwerken.

   

4. Werk in de configuratiewizard de gegevens waar nodig bij en klik dan op Volgende.
5. Werk je bankgegevens bij en klik vervolgens op Account bijwerken.

Je ziet een banner om te bevestigen dat je accountgegevens zijn bijgewerkt.