Voordat je begint met verkopen, bepaal je welke boekhoudmethode je gaat gebruiken om de kosten van verkochte goederen (KVVG) bij te houden. Dit is noodzakelijk voor de boekhouding, prijsbepaling van items en het meten van de winstgevendheid van je bedrijf. Retail POS biedt twee methoden voor het volgen van voorraadkosten: gemiddelde kosten en first in, first out (FIFO). De juiste kostprijsberekeningsmethode hangt af van je dagelijkse werkzaamheden, middelen en wat je verkoopt.

Begrijpen van belangrijke voorraadtermen

Retail POS gebruikt een paar belangrijke termen bij het volgen van de kosten van items. Het begrijpen van deze concepten kan helpen bij het kiezen van de juiste boekhoudmethode voor jouw behoeften.

• Item: Een product, zoals gestreept kindershirt.
• Eenheid: Een individuele item-instantie, zoals een enkele gestreept kindershirt, M. Elke eenheid heeft bijbehorende kosten, afhankelijk van de gekozen boekhoudmethode.
• Voorraad: Wordt doorgaans gebruikt als een overkoepelende term die je volledige voorraad omvat, inclusief alles wat in de winkel beschikbaar is, gereserveerde voorraad, enz. Het kan ook verwijzen naar beschikbare eenheden van een item, zoals een voorraad van 200 gestreepte kindershirts of het Voorraadaantal (QOH) van een item.
• Voorraadpartij: Een enkele ontvangst van eenheden. Bijvoorbeeld, je ontving 200 eenheden van gestreepte kindershirts en ontving later nog eens 150. Hoewel hetzelfde item tegen dezelfde kosten werd ontvangen, worden de eenheden in twee voorraadpartijen gegroepeerd omdat ze afzonderlijk werden ontvangen. Voorraadpartijen worden over het algemeen gebruikt met de FIFO-boekhoudmethode.
• Kosten van verkochte goederen (KVVG): De directe kosten die gemoeid zijn met de aankoop of het maken van de items die je verkoopt.

Begrijpen van gemiddelde kosten en FIFO-boekhoudmethoden

Retail POS biedt twee methoden voor het volgen van kosten: gemiddelde kosten en first in, first out (FIFO). Welke boekhoudmethode je kiest, hangt af van de aard van je bedrijf en je boekhoudvoorkeuren.

Gemiddelde kosten

• Standaard boekhoudmethode in Retail POS.
• Berekent een enkele waarde voor elk item op basis van een voortschrijdend gemiddelde. Elke keer dat er eenheden van een leverancier worden ontvangen, wordt de gemiddelde kostprijs herberekend door de kosten van de nieuw ontvangen eenheden toe te voegen aan de huidige totale kosten van alle voorraadeenheden, en vervolgens te delen door de resulterende hoeveelheid. Deze berekening omvat beschikbare, gereserveerde en wordt verwerkt eenheden. De meeste voorraadbewegingen die de hoeveelheid verminderen, zoals verkopen, veranderen de gemiddelde kostprijs niet.
• Berekeningen worden op accountniveau uitgevoerd, zodat alle locaties dezelfde gemiddelden delen.
• Wanneer eenheden worden verkocht, wordt de huidige gemiddelde kostprijs gebruikt als de kosten van verkochte goederen (KVVG) voor die verkoopregels.
• Verwijdert de noodzaak om individuele eenheden en partijen bij te houden.
• Biedt minder details dan FIFO.

Het volgen van de gemiddelde kosten is nuttig als je:

• Grote aantallen identieke en fysiek gemengde items verkoopt, zoals hardware of kantoorvoorraden.
• Frequente maar kleine prijsfluctuaties ervaart.
• De middelen die aan het registreren worden besteed minimaliseren.
• Producten niet in een vaste fysieke volgorde hoeft te verkopen, zoals je zou doen als je goederen verkoopt die verlopen.

First In, First Out (FIFO)

• Houdt de exacte kosten van eenheden bij door voorraadontvangsten te combineren in partijen die elk een vaste kostprijs hebben.
• Wanneer een verkoop wordt gedaan, verwijdert Retail POS eerst eenheden uit de oudste partij op de huidige locatie, totdat de partij leeg is. De partij wordt dan als gesloten beschouwd en uit de wachtrij verwijderd. Vervolgens worden eenheden uit de volgende oudste partij verwijderd totdat de verkoophoeveelheid is voltooid.
  • KVVG voor de verkoopregel is de totale kosten van alle eenheden die uit partijen zijn verwijderd om aan de gevraagde hoeveelheid te voldoen. De eenheidsprijs van de verkoopregel wordt uitgedrukt als het gemiddelde van de partijkosten van elke eenheid.
  • Zodra het voorraadaantal van de partij nul bereikt, wordt de partij als gesloten beschouwd.
• Maakt het berekenen van de exacte KVVG eenvoudiger, maar het bijhouden van voorraadpartijen veel complexer. Retail POS houdt deze informatie automatisch voor je bij.

Volgen van FIFO is nuttig als je:

• Bederfelijke goederen verkoopt, zoals voedsel, of producten met een korte levenscyclus, zoals seizoenskleding.
• Artikelen van hoge waarde verkoopt, zoals elektronica of luxe goederen, waarbij het noodzakelijk is om de winstgevendheid van elke verkochte eenheid te waarborgen.
• Actief bent in een omgeving met hoge inflatie, waarin FIFO ervoor zorgt dat de KVVG is gebaseerd op oudere, goedkopere voorraad.

Telkens wanneer een locatie voorraad ontvangt, groepeert Retail POS de ontvangen eenheden in een voorraadpartij. Elke partij houdt kosten- en eenheidsaantaldetails bij:

• Kosten/Eenheid: Kosten per eenheid in de partij.
• Hoeveelheid In: Hoeveel eenheden zijn aan deze partij toegevoegd.
• Aantal op voorraad: Hoeveel eenheden er in deze partij blijven.
• Hoeveelheid Uit: Hoeveel eenheden zijn uit deze partij verwijderd.
• Aanpassingen: Aantal eenheden handmatig verwijderd, inclusief verkopen of eenheden gereserveerd voor speciale orders en reserveringen.

Het terugbetalen of annuleren van een verkoop, het retourneren van een overdracht, het heropenen van een leveranciersretour of het annuleren van een reservering herstelt de voorraad naar de oorspronkelijke partij. Als de partij was gesloten, zal deze heropend worden. Verminderde reserveringsaantallen of gedeeltelijke terugbetalingen sturen eenheden eerst naar de nieuwste partij, zodat de oudste eenheden nog steeds als verkocht worden beschouwd.

Instellen van de FIFO-boekhoudmethode

Wijzigen van de standaard boekhoudmethode naar FIFO

Standaard gebruikt Retail POS de gemiddelde kostenmethode. Om dit in je account te wijzigen naar FIFO:

1. Navigeer naar Instellingen > Algemene opties.
2. Scroll naar beneden naar Boekhouding.

3. Kies in de vervolgkeuzelijst Kostenmethode voor First in First Out-kosten (FIFO).

   

4. Klik op Wijzigingen opslaan.

FIFO-voorraadaanpassingen bekijken

Elke wijziging aan een partij creëert een nieuwe voorraadaanpassing. Je kunt de acties die voorraadaanpassingen veroorzaakten bekijken in de tabel Voorraadpartijwijzigingen.

1. Navigeer naar Voorraad > Item zoeken.
2. Zoek het item met behulp van item zoeken en klik erop.

3. Klik op Geschiedenis en scrollen naar beneden naar de tabel Voorraadpartijwijzigingen.

   

4. Klik op Voorraad ID van een partij om toegang te krijgen tot de details, inclusief de acties die de voorraadaanpassing hebben veroorzaakt.

Wat nu?