De migratie van je vorige POS-systeem naar Lightspeed Retail kan een paar dagen duren. In die tijd blijf je verkopen in je oude verkooppunt (POS) voordat je live gaat met Retail POS. Wanneer het tijd is om over te schakelen, is je voorraadaantal (QOH) niet langer nauwkeurig in Retail POS. Voordat de migratie kan worden voltooid, moet het voorraadaantal (QOH) nauwkeurig zijn.

Een inventarisering voltooien in je vorige POS

Voorraadgegevens migreren uit je vorige verkooppunt:

1. Zorg ervoor dat je huidige voorraadaantal (QOH) nauwkeurig is door een inventarisering uit te voeren in je vorige POS. Als je geen inventarisering kunt uitvoeren in je vorige POS, kun je dit doen in Lightspeed Retail POS nadat je je items hebt geïmporteerd.

2. Ga live met een voorraadaantal van 0 voor al je items.

   Zodra je verkopen begint te verwerken met je Lightspeed Retail-account, zal de voorraad negatief worden. Binnen de eerste maand van het gebruik van Lightspeed Retail POS kun je een inventarisering plannen om dit te corrigeren.

Voorraadgegevens vanuit je vorige POS exporteren en opmaken

Nadat het voorraadaantal nauwkeurig is, exporteer je de voorraadgegevens uit je vorige POS en maak je het importbestand op zodat het compatibel is met Retail POS.

Als je van plan bent om tussen het exporteren van voorraadgegevens uit je vorige POS en het live gaan met Retail POS verkopen te verwerken, moet je het voorraadaantal uitsluiten bij het opmaken indelen van je voorraadbestand.

Je voorraadbestand importeren in Retail POS

Voltooi de stappen om je voorraadbestand te importeren in Retail POS.

Als je na het exporteren geen verkopen verwerkt: als je niet van plan bent om verkopen te verwerken tussen het moment dat je de voorraadgegevens exporteert uit je vorige POS en de livegang met Retail POS, kun je meteen live gaan met Lightspeed.

Als je na het exporteren nog verkopen gaat verwerken: als je van plan bent om verkopen te verwerken tussen het exporteren van voorraadgegevens uit je vorige POS en het live gaan met Retail POS, vergeet dan niet om het voorraadaantal uit te sluiten. In dat geval moet je de onderstaande aanvullende stappen volgen.

Voorraadaantal bijwerken in Retail POS voordat je live gaat

De eenvoudigste manier om je voorraadaantal bij te werken voordat je live gaat, is door het importeren van een inkooporder. Als je deze methode gebruikt, moet je voorraad starten met een hoeveelheid van 0 voor alle items, dus het is het beste om geen voorraadaantallen mee te nemen bij het importeren van je voorraad. Als je dit al gedaan hebt, kun je een inventarisering gebruiken om je voorraad op nul te zetten en vervolgens doorgaan met deze methode.

Je voorraadaantal bijwerken:

1. Exporteer de voorraadgegevens van je vorige POS op de dag voordat je live gaat met Retail POS.
2. Maak het resulterende bestand zo op dat het alleen de volgende drie kolommen bevat:
   • Een unieke identificator, zoals:
     • Artikelnummer leverancier
     • UPC
     • EAN
     • Aangepaste SKU
     • SKU-merk
   • Orderaantal
   • Eenheidsprijs

Nadat je het bestand hebt geëxporteerd, moet je het importeren in een inkooporder:

1. Ga naar Voorraad > Inkooporders.

   

2. Klik op + Nieuwe inkooporder.

   

3. Voeg in de vervolgkeuzelijst Leverancier een fictieve leveranciersnaam toe (bv. "Lightspeed-livegang").

   

4. Optioneel kun je een opmerking met het initiële voorraadaantal invoeren voor je administratie.
5. Klik op Wijzigingen opslaan. Je wordt naar de hoofdpagina van deze inkooporder gebracht.

6. Klik op Importeren.

   

7. Klik op CSV-bestand uploaden en selecteer het importbestand.

   

8. Controleer onder Kolommen toewijzen of de kolomkoppen correct zijn toegewezen.

   

9. Voer optioneel een e-mailadres in waarop je een melding wilt ontvangen wanneer het importeren is voltooid.
10. Klik op Items naar inkooporder importeren.
11. Wacht totdat de import voltooid is. Dit kan een paar minuten duren. Je kunt de pagina verlaten; dit heeft geen gevolgen voor de import.

12. De status van de taak zal veranderen.

    • Als de upload is geslaagd, worden de geüploade artikelen weergegeven in het inkooporderscherm. Klik op de naam van de order om door te gaan.

      

    • Als de upload niet is geslaagd, wordt op de pagina aangegeven wat het probleem is. Corrigeer alle fouten die op de pagina worden vermeld en upload het bestand opnieuw.

      

    Mogelijk moet je de pagina vernieuwen om het resultaat van de upload te kunnen zien.

13. Klik op Order.

    

14. Controleer onder Items de kolommen ITEM, ORDERAANTAL en KOSTEN. Bewerk deze zo nodig.

    

15. Zodra deze kolommen correct zijn, klik je op Besteld.

    

16. Klik op Aanmelden.

    

17. Klik op Alle items ontvangen.

    

18. Klik op Ontvangen items toevoegen aan voorraad.

19. Klik op Items toevoegen om te bevestigen. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

    

20. Klik op Voltooid.

    

Het voorraadaantal van je items in de Lightspeed Retail POS-voorraad zou nu nauwkeurig moeten zijn. Bevestig dit door de voorraad te controleren in Voorraad > Item zoeken.

Je bent nu klaar om live te gaan met Retail POS.

Wat nu?