Je hebt Lightspeed Retail, Lightspeed Accounting en je eigen boekhoudsoftware met elkaar verbonden. Je hebt een boekingsmethode voor jouw verkopen geselecteerd en de algemene instellingen geconfigureerd. Je bent nu klaar om je gegevens te synchroniseren. Hiervoor moet je echter wel instellen waar de informatie uit Lightspeed Accounting terecht moet komen in jouw boekhoudsoftware. Voordat je gegevens kunt synchroniseren, moet je eerst je rekeningen in Lightspeed Accounting indelen.

Je gegevens indelen is een van de belangrijkste stappen van de configuratie van Lightspeed Accounting. De manier waarop je dit doet is volledig afhankelijk van jouw bedrijf, want elk bedrijf heeft unieke categorieën, voorraden en rekeningstelsels in Lightspeed Retail. Het is belangrijk om in nauwe samenwerking met je accountant te bepalen waar je jouw gegevens wilt indelen, aangezien ons supportteam je hierbij niet kan helpen. We kunnen wel uitleggen welke gegevens ingedeeld kunnen worden en bij welke soort rekening of item die gegevens ingedeeld worden in je boekhoudsoftware.

Als je Lightspeed Accounting voor een multistoreaccount configureert, is gedurende het hele proces de kolom Klasse zichtbaar. Klasse wordt gebruikt om te bepalen uit welke winkellocatie de gegevens afkomstig zijn als je alle winkels bij hetzelfde bedrijf indeelt in je boekhoudsoftware.

Boekingsmethode

• Boekingsmethode logboekpost

  Als je de boekingsmethode logboekpost hebt geselecteerd, worden je activiteiten in Lightspeed Retail doorgestuurd naar je boekhoudsoftware als een logboekpost. Je deelt je categorieën in bij de general ledger (grootboek)-rekeningen en maakt rapporten van je activiteiten met het Profit and Loss (Winst en verlies)-rapport. De onderdelen die ingedeeld moeten worden zijn:

  • Verkoop
  • Discounts (Kortingen), Returns (Retourzendingen), Offsets (Verrekeningen)
  • Andere kosten
  • Betalingen
  • Kassalade
  • Voorraad & KVVG (optioneel)

  Bij het rekeningtype debiteuren kan niets worden ingedeeld, want deze zijn niet compatibel met Lightspeed Accounting. We raden het rekeningtype other current assets (andere vlottende activa) aan in plaats van debiteuren.

• Boekingsmethode Summary Sales Receipt (kassabonoverzicht)

  Als je de boekingsmethode Summary Sales Receipt (kassabonoverzicht) hebt geselecteerd, worden je verkopen in Lightspeed Retail gekopieerd naar je boekhoudsoftware. Je deelt je Lightspeed Retail-categorieën in bij de corresponderende items in je boekhoudsoftware en je maakt rapporten van je activiteiten met het verkooprapport.

  De onderdelen die ingedeeld moeten worden zijn:

  • Verkoop
  • Discounts (Kortingen), Returns (Retourzendingen), Offsets (Verrekeningen)
  • Andere kosten
  • Btw
  • Betalingen
  • Kassalade
  • Voorraad & KVVG (optioneel)

• Boekingsmethode Itemized Sales Receipt (gespecificeerde kassabon)

  Als je de boekingsmethode Itemized Sales Receipt (gespecificeerde kassabon) hebt geselecteerd, worden je verkopen in Lightspeed Retail gekopieerd naar je boekhoudsoftware. Je deelt de individuele Lightspeed Retail-items in bij de corresponderende items in je boekhoudsoftware en je maakt rapporten van je activiteiten met het verkooprapport.

  De onderdelen die ingedeeld moeten worden zijn:

  • Verkoop
  • Discounts (Kortingen), Returns (Retourzendingen), Offsets (Verrekeningen)
  • Andere kosten
  • Btw
  • Betalingen
  • Kassalade
  • Voorraad & KVVG (optioneel)

Aanbevolen indelingen

Hieronder volgen suggesties voor hoe je jouw rekeningtypes kunt indelen. Let echter wel: we zijn niet bevoegd om winkeliers te helpen met de configuratie van hun specifieke rekeningstelsels. Voor aanvullende indelingen is mogelijk meer expertise nodig dan wij kunnen bieden en we kunnen in dergelijke gevallen geen specifiek advies geven over je rekeningstelsels. Als je twijfelt of specifieke vragen hebt, raden we je aan een gecertificeerde accountant (CPA) te raadplegen voor professioneel boekhoudkundig advies afgestemd op jouw unieke bedrijfsvereisten.

We raden aan de onderdelen in de lijst in te delen bij de genoemde rekeningtypes van Lightspeed Accounting:

• Sales (Verkoop): Income (Inkomsten), Revenue (Opbrengst), Sales (Verkoop)
• Discounts (Kortingen): Income (Inkomsten), Revenue (Opbrengst), Sales (Verkoop)
• Sales tax (Btw): Liability (Passiva)
• Gift cards sold (Verkochte cadeaubonnen): Liability (Passiva)
• Payments (Betalingen):Current (Huidig), Current Asset (Vlottende activa)
• Cash over/short (Contant overschot/tekort): Expense (Kosten), Current Asset (Vlottende activa)
• Paid out (Uitbetalingen): Expense (Kosten)
• Inventory (Voorraad): Inventory (Voorraad), Current Asset (Vlottende activa)
• Cost of goods sold (Kosten van verkochte goederen): Kosten van verkochte goederen, Expense (Kosten)
• Credit account (Kredietaccount): Asset (Activa), Liability (Passiva)
• Purchase orders (Inkooporders): Other Expenses (Andere kosten)
• Tips (Fooien): Liability (Passiva)

Verkoop

• In dit onderdeel ga je jouw Lightspeed Retail-itemcategorieën indelen bij de general ledger (grootboek)-rekeningen van je boekhoudsoftware, gewoonlijk die van het type Inkomsten.

  

  Je Lightspeed Retail-verkoopcategorieën kunnen bij individuele rekeningen worden ingedeeld, zodat je jouw verkoopgegevens bijhoudt op de manier die jij wilt. Je kunt ook de indeling All Sales (Alle verkopen) instellen. Zo creëer je een standaardrekening die een vangnet vormt voor alle categorieën die niet zijn ingedeeld. Dat is handig als je een nieuwe categorie hebt aangemaakt en deze nog niet hebt ingedeeld voorafgaand aan de dagelijkse synchronisatie. Verkopen in de nieuwe categorie vertragen de synchronisatie dan niet, maar worden standaard ingedeeld bij All Sales (Alle verkopen). Als een categorie wel aan een specifieke indeling is toegewezen, wordt deze niet ingedeeld bij All Sales (Alle verkopen).

  

• In dit onderdeel ga je jouw Lightspeed Retail-itemcategorieën indelen bij de corresponderende items die je hebt aangemaakt in je boekhoudsoftware. Je verkooptotalen per categorie in Lightspeed Retail worden toegevoegd aan een summary sales receipt (kassabonoverzicht) in je boekhoudsoftware. Hierbij wordt elke categorie in Lightspeed Retail vertegenwoordigd door een corresponderend item in je boekhoudsoftware.

  

  Je kunt ook de indeling All Sales (Alle verkopen) instellen. Zo creëer je een standaarditem dat een vangnet vormt voor alle categorieën die niet zijn ingedeeld. Dat is handig als je een nieuwe categorie hebt aangemaakt en deze nog niet hebt ingedeeld voorafgaand aan de dagelijkse synchronisatie. Verkopen in de nieuwe categorie vertragen de synchronisatie dan niet, maar worden standaard ingedeeld bij All Sales (Alle verkopen). Als een categorie wel aan een specifieke indeling is toegewezen, wordt deze niet ingedeeld bij All Sales (Alle verkopen).

  

  Als je de boekhoudsoftware Xero gebruikt, worden jouw verkoopgegevens weergegeven in een Summary Invoice (factuuroverzicht). Dit lijkt op een kassabon, maar je deelt je Lightspeed-itemcategorieën in bij rekeningen en niet bij items.

• In dit onderdeel ga je jouw Lightspeed Retail-items indelen bij de corresponderende items die je hebt aangemaakt in je boekhoudsoftware. Je verkooptotalen per item in Lightspeed Retail worden toegevoegd aan een summary sales receipt (kassabonoverzicht) in je boekhoudsoftware. Hierbij wordt elk item in Lightspeed Retail vertegenwoordigd door een corresponderend item in je boekhoudsoftware.

  

  Je kunt ook de indeling All Sales (Alle verkopen) instellen. Zo creëer je een standaarditem dat een vangnet vormt voor alle items in Lightspeed die niet zijn ingedeeld. Dat is handig als je een nieuw item hebt aangemaakt en dat nog niet hebt ingedeeld voorafgaand aan de dagelijkse synchronisatie. Verkopen van het nieuwe item vertragen de synchronisatie dan niet, maar worden standaard ingedeeld bij All Sales (Alle verkopen). Als een item wel aan een specifieke indeling is toegewezen, wordt het niet ingedeeld bij All Sales (Alle verkopen).

  

  Summary Invoice (Factuuroverzicht). Dit lijkt op een kassabon, maar je deelt je Lightspeed-items in bij rekeningen en niet bij items.

Discounts (Kortingen), Returns (Retourzendingen), Offsets (Verrekeningen)

• In dit onderdeel ga je de kortingen indelen die je hebt ingesteld in Lightspeed Retail onder Instellingen > Kortingen. Wanneer een korting wordt toegepast op een verkoop, wordt het bedrag dat van de prijs is afgetrokken bijgehouden in je boekhoudsoftware op basis van de indelingen die je hier hebt gemaakt.

  

  Net als bij het onderdeel Verkoop heb je hier de optie om een standaardrekening voor All Discounts (Alle kortingen) in te stellen. Alle individuele kortingen die niet zijn ingedeeld gaan bij de synchronisatie naar de rekening voor All Discounts (Alle kortingen). Alle kortingen die wel individueel zijn ingedeeld, gaan bij de synchronisatie niet naar de standaardrekening, maar naar de rekening waaraan ze zijn toegewezen.

• In dit onderdeel ga je de kortingen indelen die je hebt ingesteld in Lightspeed Retail onder Instellingen > Kortingen. Wanneer een korting wordt toegepast op een verkoop, wordt het bedrag dat van de prijs is afgetrokken bijgehouden in je boekhoudsoftware op basis van de indelingen die je hier hebt gemaakt. Je deelt de Lightspeed-kortingen in bij de corresponderende kortingsitems in je boekhoudsoftware.

  

  Net als bij het onderdeel Verkoop heb je hier de optie om een standaarditem voor All Discounts (Alle kortingen) in te stellen. Alle individuele kortingen die niet zijn ingedeeld gaan bij de synchronisatie naar het item voor All Discounts (Alle kortingen). Alle kortingen die wel individueel zijn ingedeeld, gaan bij de synchronisatie niet naar het standaarditem, maar naar het item waaraan ze zijn toegewezen.

• In dit onderdeel ga je de kortingen indelen die je hebt ingesteld in Lightspeed Retail onder Instellingen > Kortingen. Wanneer een korting wordt toegepast op een verkoop, wordt het bedrag dat van de prijs is afgetrokken bijgehouden in je boekhoudsoftware op basis van de indelingen die je hier hebt gemaakt. Je deelt de Lightspeed-kortingen in bij de corresponderende kortingsitems in je boekhoudsoftware.

  

  Net als bij het onderdeel Verkoop heb je hier de optie om een standaarditem voor All Discounts (Alle kortingen) in te stellen. Alle individuele kortingen die niet zijn ingedeeld gaan bij de synchronisatie naar het item voor All Discounts (Alle kortingen). Alle kortingen die wel individueel zijn ingedeeld, gaan bij de synchronisatie niet naar het standaarditem, maar naar het item waaraan ze zijn toegewezen.

Andere kosten

In dit onderdeel ga je de btw en btw-klassen indelen die je in Lightspeed Retail hebt ingesteld onder Instellingen > BTW-klassen. Hier kun je niet alleen de belastingen maar ook de daaraan gekoppelde leverancier indelen bij een rekening (de leverancier is optioneel en is gewoonlijk de instantie waar je jouw belastingen aan betaalt).

Je kunt hier ook de indeling Credit Account (Kredietaccount) instellen. Deze vertegenwoordigt transacties waarbij een betaling naar de kredietaccount van een klant is gestuurd zonder dat de klant iets anders heeft gekocht. De meeste activiteiten rondom de kredietaccount zijn echter ingedeeld bij het onderdeel Payments (Betalingen).

Het rekeningtype Accounts Receivable (debiteuren) is niet compatibel met Lightspeed Accounting. We raden in plaats daarvan het type Other Current Asset (andere vlottende activa) aan.

Betalingen

In dit onderdeel ga je de verschillende betaalmethoden indelen die je in Lightspeed Retail kunt vinden onder Instellingen > Betaalmethoden. Hoewel de meeste betaalmethoden individueel worden ingedeeld, heb je de optie om alle kaartbetalingen samen te voegen tot één bedrag. Om dit te doen, klik je in Lightspeed Accounting op Toggle All Credit (Al het tegoed inschakelen)  en stel je indeling All Credit Cards (Alle creditcards) in.

De verschillende types kaartbetalingen staan in de lijst met de titel Creditcards (betaalkaarten staan hier ook in), met (Credit) naast de naam van de betaalmethode. Dit geeft aan dat ze bij All Credit Cards (Alle creditcards) worden ingedeeld.

In tegenstelling tot de opties All Sales (Alle verkopen) of All Discounts (Alle kortingen), worden in All Credit Cards (Alle creditcards) de bedragen van alle creditcardbetaalmethoden samengevoegd tot één enkel totaalbedrag. Als je wilt zien welke bedragen bij elk kaarttype stuk voor stuk in rekening zijn gebracht, moet je deze kaarttypes individueel indelen.

Je hebt ook de optie om aan elke betaalmethode in dit onderdeel een leverancier toe te wijzen. Als je bijvoorbeeld alle betaalmethoden indeelt bij Undeposited Funds (Niet aanbetaalde bedragen), verschijnt de naam van de leverancier op het scherm Make Deposit (Aanbetaling uitvoeren). Dit kan helpen om de betalingen per methode te categoriseren, zelfs als ze allemaal naar dezelfde rekening gaan.

Btw

Als je de optie Track Sales Tax in Accounting Software (Omzetbelasting bijhouden in boekhoudsoftware) op Aan hebt gezet in het onderdeel General Settings (Algemene instellingen), heb je toegang tot het onderdeel Taxes (Belastingen). De btw en btw-klassen die je in Lightspeed Retail hebt ingesteld onder Instellingen > BTW op verkopen  en Instellingen > BTW-klassen  ga je indelen bij de corresponderende Taxes (Belastingen) die je in je boekhoudsoftware hebt ingesteld.

Als de optie Track Sales Tax in Accounting Software (Omzetbelasting bijhouden in boekhoudsoftware)  op Uit staat in de General Settings (Algemene instellingen), worden je belastingen ingedeeld bij Other Charges (Andere kosten).

Kassalade

In dit onderdeel ga je de geldstromen van jouw kassalade indelen.

Aan het begin van de dag heb je een bepaald geldbedrag in de kassalade, wat gedurende de dag natuurlijk verandert. Je neemt contante betalingen aan, geeft wisselgeld terug en haalt misschien geld uit de lade voor kleine zakelijke uitgaven. In dit onderdeel worden al deze veranderingen bijgehouden:

• Uitbetalingen:
  • Wanneer de knop Uitbetalen/Afromen  in het Verkoopmenu in Lightspeed Retail wordt gebruikt om bij te houden dat er geld uit de lade is gehaald, geldt dit als een Uitbetaling.
• Cash Over/Short (Contant overschot/-tekort):
  • Wanneer je de kassa afsluit in Lightspeed Retail, tel je het geldbedrag in de lade en voer je dit in. Cash Over/Short (Contant overschot/tekort)  geeft weer hoeveel het getelde bedrag afwijkt van het theoretische bedrag dat op basis van de berekeningen van Lightspeed in de lade zou moeten zitten (contante betalingen +/- geld erbij en geld eruit, inclusief het startbedrag).
• Cash Deposit (Contante aanbetaling):
  • De Cash Deposit (Contante aanbetaling) wordt berekend door de Uitbetalingen af te trekken van de Cash Payments (Contante betalingen) en het Cash Over/Short (Contant overschot/tekort) op te tellen of af te trekken:  
    
    Cash Deposit (Contante aanbetaling) = Cash Payments (Contante betalingen) - Payouts (Uitbetalingen) +/- Cash Over/Short (Contant overschot/tekort)
    
    De uitkomst hiervan is het bedrag dat fysiek aanwezig is en op je rekening gestort kan worden.
• Cash in Drawer (Geld in lade):
  • In het onwaarschijnlijke geval dat de Cash Deposit (Contante aanbetaling) negatief is, wordt het bedrag in plaats daarvan weergegeven als Cash in Drawer (Geld in lade).

Voorraad & KVVG

Als je in de General Settings (Algemene instellingen) hebt gekozen voor Book Inventory/COGS (Voorraad/KVVG bijhouden), ga je in dit onderdeel jouw voorraad en de kosten van verkochte goederen indelen. Wanneer een inkooporder wordt aangemaakt in Lightspeed Retail, wordt de waarde van de items in de order bijgehouden in de Inventory Account (Voorraadrekening) die je hier instelt. Wanneer een item wordt verkocht, wordt de waarde van dat item afgetrokken van de juiste Inventory Account (Voorraadrekening) en overgezet naar de KVVG-rekening die je hier met een logboekpost hebt ingesteld.

Net als bij Sales (Verkoop) en Discounts (Kortingen), Returns (Retourzendingen), Offsets (Verrekeningen), kun je een standaardrekening instellen voor zowel de KVVG als je voorraad. Dit doe je door in dit onderdeel de optie ALL (ALLE) in te stellen. Elke categorie die niet is ingedeeld wordt bij synchronisatie ingedeeld bij de rekeningen die zijn toegewezen aan de optie ALL (ALLE).

Als er bepaalde itemcategorieën zijn die je niet wilt bijhouden, kun je voor die categorieën het selectievakje Ignore (Negeren) aanvinken. De categorieën waarvoor je Ignore (Negeren) hebt aangevinkt worden niet gesynchroniseerd in de voorraad en KVVG.

Voorbeeldweergave

In dit onderdeel kun je een voorbeeldweergave bekijken van hoe jouw indelingen eruitzien zodra je ze activeert. Als je tevreden bent met de indelingen, kun je onderaan het menu op Activate (Activeren) klikken. Zodra je ze hebt geactiveerd, worden elke ochtend de boekhoudgegevens van de activiteiten van de vorige dag automatisch gesynchroniseerd.

Als je na een of twee dagen aanpassingen wilt doen aan je indelingen en wilt wijzigen hoe je gegevens bijgehouden worden, kun je hier terugkeren en je indelingen bewerken. Je kunt echter alleen wijzigen hoe je gegevens in de toekomst gesynchroniseerd worden. Het is niet mogelijk om met terugwerkende kracht iets aan te passen dat al gesynchroniseerd is. Dat kun je alleen handmatig doen in je boekhoudsoftware. Daarom raden we je aan om na de activatie alles gedurende de eerste paar dagen scherp in de gaten te houden om te controleren of je gegevens zo zijn ingedeeld als jij wilt.

Zodra je jouw indelingen helemaal naar wens hebt ingesteld, is de configuratie van Lightspeed Accounting voltooid en kun je gaan genieten van een probleemloze boekhouding.

Toegang tot Lightspeed Accounting

Nu alles is ingesteld en klaar is om gesynchroniseerd te worden, wil je misschien anderen van jouw organisatie toegang geven tot Lightspeed Accounting. Je kunt volledige of beperkte toegang verlenen aan anderen door gebruikers te beheren.