Ondanks dat je alle aanbevolen preventieve stappen onderneemt, kan er nog steeds een terugboeking van je worden gevraagd. Als dat gebeurt, wordt er contact met je opgenomen en word je hiervan in kennis gesteld door ons supportteam van Lightspeed Payments. Dit team bespreekt samen met jou de opties.

Een terugboeking betwisten

Als er een terugboeking van je wordt gevraagd, betekent dat niet dat je geen verhaalsrecht hebt. We raden je aan contact op te nemen met je klant om de kwestie te bespreken in een poging de situatie persoonlijk op te lossen zonder tussenkomst van de banken en het creditcardnetwerk. Als je tot een overeenkomst kunt komen met je klant, vraag je de klant om je een e-mail te sturen met de bevestiging van de overeenkomst.

Als dit niet lukt, kun je de terugboeking betwisten (en dit raden we in veel gevallen ook aan). Je krijgt de mogelijkheid om bewijs te verstrekken om de rechtvaardiging van de transactie te ondersteunen. Als het bewijs overtuigend genoeg is, kun je het geschil winnen en kan de terugboeking worden herroepen.

Het soort bewijs dat je dient te verstrekken is afhankelijk van de reden dat de terugboeking werd aangevraagd. Een van jou gevraagde terugboeking valt waarschijnlijk onder een van de volgende redeneringscodes die worden gebruikt door de creditcardnetwerken:

• Autorisatie: er was een autorisatie vereist, maar die werd niet verkregen of een autorisatieverzoek ontving het antwoord Afwijzing of Ophaling en de transactie werd toch voltooid.
• Klantengeschil: terugboekingen die geïnitieerd werden door de kaarthouder met betrekking tot het product, de service of eigenaarskwestie (bijvoorbeeld: verzonden goederen werden niet ontvangen).
• Fraude: frauduleuze transacties.
• Verwerkingsfouten: geschillen waaronder Dubbele afschrijving, Onjuist afschrijvingsbedrag en andere, vergelijkbare situaties.

Het supportteam van Lightspeed Payments begeleidt je bij het kiezen van het soort bewijs om te leveren onder jouw specifieke omstandigheden door aanbevelingen te doen, maar veelvoorkomende voorbeelden zijn onder andere:

• Transactiedetails, die je doorgaans in het rapport Transactiestatus vindt, waaronder:
  • Betaald bedrag
  • Tijd
  • Geautoriseerd bedrag
  • Invoermethode (bijv. Doorgehaald)
  • Kaartmerk
  • Naam kaarthouder
  • Verborgen PAN
  • Digitale handtekening van de klant
• Bewijs dat de betwiste transactie al is terugbetaald.
• Bewijs dat je beleid en algemene voorwaarden kenbaar zijn gemaakt aan de klant.

Elk bewijs dat je verzamelt om de terugbetaling te betwisten moet worden ingediend vóór de gespecificeerde deadline, anders verlies je automatisch het geschil. Je dient het bewijs in bij het supportteam van Lightspeed Payments, dat het bewijs vervolgens namens jou verzendt naar de betreffende partijen.

Als de terugboeking succesvol is herroepen, worden de betwiste bedragen aan jou teruggegeven en de terugboeking wordt jouw terugboekingspercentage niet aangerekend.

Een terugboeking accepteren

Hoewel het betwisten van een terugboeking een goed idee is op het moment dat je overtuigend bewijs hebt om in te dienen, kan er ook een terugboeking van je worden gevraagd die je moeilijk kunt aanvechten. Je kunt ook beslissen dat het betwiste bedrag de tijd en moeite die het kost om het aan te vechten niet waard is. Als dat het geval is en je terugboekingspercentage is gezond, kun je ervoor kiezen de terugboeking te accepteren en de kosten van de betwiste bedragen op te vangen. Om dit te doen, informeer je simpelweg de supportmedewerker van Lightspeed Payments dat je de terugboeking niet wilt betwisten en de medewerker brengt vervolgens de betrokken partijen op de hoogte van jouw beslissing.