In Lightspeed Accounting kun je gegevens opnieuw laden, opnieuw genereren of ontbrekende gegevens laden om je financiële gegevens te herstellen, bij te werken of aan te vullen.

• Gegevens opnieuw laden: Als je Retail POS-verkopen zijn gewijzigd, kun je de bestaande verkoopgegevens opnieuw ophalen en vervangen. Dit is handig wanneer verkoopcijfers zijn gewijzigd, bijvoorbeeld als een locatie een transactie wil corrigeren, annuleren of opnieuw afsluiten na de oorspronkelijke lading.
• Boekhouding opnieuw genereren: Past je boekhoudconfiguratie opnieuw toe op de bestaande verkoopgegevens als je boekhoudconfiguraties zijn gewijzigd. Dit is alleen van toepassing op boekingen waarbij de uitvoer is gewijzigd, zonder iets opnieuw op te halen uit Lightspeed Retail POS. Dit is handig wanneer je je boekhoudinstallatie wijzigt en wilt dat eerdere datums overeenkomen met de nieuwe configuratie, of wanneer je wilt controleren of oude invoer moet worden bijgewerkt.
• Ontbrekende gegevens laden: Haalt verkoopgegevens op voor winkel-datumcombinaties als je gegevens niet volledig zijn geladen. Je kunt ook veilig een breed datumbereik uitvoeren met de bulktool. De tool slaat gegevens die al aanwezig zijn over.

Gebruik alleen de knoppen voor het opnieuw laden van verkopen bij het oplossen van problemen. Deze zijn hiervoor bedoeld en maken geen deel uit van je normale workflow.

De knoppen voor het opnieuw laden van verkopen mogen alleen worden gebruikt als gegevens niet kunnen worden geboekt of als ze voor specifieke datums voor Verkopen, Betalingen, KVVG of Inkooporders zijn gewijzigd en je de boeking voor die dag moet bijwerken.

Je kunt slechts één datum tegelijk opnieuw laden. Alleen historische datums na de eerste dag van je Lightspeed Accounting-abonnement kunnen opnieuw worden geladen. Problemen moeten worden opgelost voordat je opnieuw laadt of genereert.

De indeling en winkelverbinding controleren

De toewijzing moet zijn voltooid voordat je gegevens opnieuw laadt. Bevestig verder dat je winkel als Verbonden wordt weergegeven onder Instellingen > Winkels > Details bekijken.

Lightspeed Accounting-gegevens opnieuw laden

De knoppen voor het opnieuw laden van verkopen mogen alleen worden gebruikt als gegevens niet kunnen worden geboekt of als ze voor specifieke datums voor Verkopen, Betalingen, KVVG of Inkooporders zijn gewijzigd en je de boeking voor die dag moet bijwerken.

Je moet je gegevens misschien opnieuw laden als:

• de verkoop- of andere Retail POS-gegevens zijn veranderd (verkoop geannuleerd, itemcategorieën enz.);
• de toewijzing van Lightspeed Accounting is bijgewerkt;
• de Retail POS-rapporten niet overeenkomen met de cijfers in Lightspeed Accounting voor dezelfde dag (bijv. verkopen, KVVG, belasting, betalingen).

Zo laad je je gegevens opnieuw:

1. Ga in Lightspeed Accounting naar Reports (Rapporten) > Sales Totals (Verkooptotalen).

   

2. Stel de datum in en klik op Refresh(Verversen).

   

3. Open onder Verkooptotalen de datum die je wilt verversen.

   

4. Ga naar het tabblad Accounting en klik op Herladen (pijlpictogram voor verversen) om gegevens uit Retail POS naar Lightspeed Accounting over te zetten. Hierdoor worden de gegevens aan een boekingswachtrij toegevoegd en binnen 30 minuten automatisch geboekt.

   

Gegevens opnieuw genereren

Je kunt gegevens opnieuw genereren om boekingsproblemen op te lossen of onjuiste informatie te corrigeren, door eerder mislukte boekingen als gevolg van een foutieve indeling bij te werken. Je kunt gegevens opnieuw genereren wanneer de grootboekrekeninginformatie onjuist is, is bijgewerkt of is gewijzigd in je boekhoudsoftware, of wanneer verkoopgegevens of inkooporders fouten vertonen.

1. Ga in Lightspeed Accounting naar Reports (Rapporten) > Sales Totals (Verkooptotalen).

   

2. Stel de datum in en klik op Refresh(Verversen).

   

3. Open onder Verkooptotalen de datum die je opnieuw wilt genereren.

4. Klik op het rekenmachine-pictogram. Hiermee worden je gegevens automatisch toegevoegd aan een boekingswachtrij en binnen ongeveer 30 minuten verwerkt.

   

Het gebruik van de POS-laadplanner in bulk

De POS-laadplanner in bulk is beperkt tot supergebruikerstypen. Gebruikers met toegang kunnen hiaten in de Retail POS-gegevens vinden en oplossen en Retail POS-ladingen in bulk opnieuw uitvoeren voor meerdere winkels en datums. Je krijgt toegang tot de POS-laadplanner via Instellingen > POS-laadplanner.

De pagina voor de POS-laadplanner in bulk heeft drie tabbladen:

• Nieuwe taak: Maak en plaats een nieuwe taak in de wachtrij.
• Actieve taken: Krijg toegang tot taken die in behandeling of in uitvoering zijn. Klik op Verversen om de informatie bij te werken.
• Voltooide taken: Open en controleer voltooide taken.

Een nieuwe taak maken en instellen

Wil je een nieuwe taak maken, dan moet je zoeken naar de gewenste combinatie van winkel en gegevens en vervolgens de taak instellen en in de wachtrij plaatsen.

De combinatie van winkel en gegevens zoeken

Begin door te zoeken naar de combinatie van een winkel en gegevens:

1. Selecteer in de sectie Winkels zoeken het datumbereik.

   

2. Klik op het vervolgkeuzemenu Winkels en selecteer de winkels die je wilt toevoegen. Je kunt ook winkelnamen zoeken om de lijst te verfijnen.
3. In het gedeelte Filteren op maak je een keuze uit:
   • Ontbrekende verkopen: Combinaties van winkel en datum zonder geladen verkoopgegevens.
   • Opnieuw laden: Combinaties van winkel en datum die gegevens bevatten en opnieuw kunnen worden opgehaald.
   • Boekingsstatus: Filter resultaten op hun boekingsstatus. Dit is handig voor het opnieuw proberen van mislukte of gedeeltelijke berichten.
4. Klik op Zoeken.
5. In de sectie Zoekresultaten toont de kop het totale aantal (bijvoorbeeld: 10 resultaten, 0 geselecteerd). De tabel vermeldt elke overeenkomende combinatie van winkel en datum met de verkoopdatum, boekingsstatus en netto-omzet.
6. (Optioneel) Je kunt de lijst verder verfijnen zonder de zoekopdracht opnieuw uit te voeren door aanvullende filters te gebruiken:
   • Filteren op winkelnaam: Voer een winkelnaam in het veld in om de zichtbare rijen te filteren.
   • Selecteer statussen: Filter op een of meer boekingsstatussen.

Als er geen overeenkomsten zijn, verschijnt er een bericht waarin staat dat er geen ontbrekende verkopen zijn voor het geselecteerde datumbereik.

De taak instellen

Nadat je de zoekopdracht voor de combinatie van winkel en gegevens hebt voltooid, kun je de taak configureren met behulp van de secties boven de zoekresultaten:

• Taaktype: Selecteer Ontbrekende laden, Opnieuw laden of Accounting opnieuw genereren.
• Taaknaam: Wordt automatisch ingevuld op basis van je selectie. Je kunt de namen eventueel bewerken.
• Gegevensbron: Vink het selectievakje aan om te kiezen welke gegevens je wilt gebruiken. Verkoop is meestal standaard aangevinkt. Afhankelijk van je ingeschakelde instellingen kunnen aanvullende bronnen worden weergegeven, zoals Voorraad of Inkooporder.
• Melden bij voltooiing: Vink deze optie aan om een e-mail te ontvangen wanneer de taak is voltooid. Het e-mailadres naast het selectievakje ontvangt de notificatie.

Nadat je minstens één rij hebt geselecteerd, wordt de knop Wachtrij groen. Klik op Wachtrij om de taak aan de wachtrij toe te voegen.

Een actieve taak beheren

Het tabblad Actieve taken toont alle taken die in de wachtrij staan of in uitvoering zijn, inclusief:

• Taaknaam: De tag en naam voor het taaktype.
• Winkels en vermeldingen: Hoeveel winkels en rijen met winkelgegevens er in de taak staan.
• Van/tot: Het datumbereik
• Gestart: Wanneer de taak is begonnen.
• Status: Deze optie heeft de status in behandeling totdat deze begint. De status is actief wanneer deze begint.
• Voortgang: Een voortgangsbalk die wordt opgevuld naarmate de taak wordt uitgevoerd.

Gebruik de knop Vernieuwen om de nieuwste updates van de taak op te halen. De informatie wordt niet automatisch bijgewerkt, dus je moet dit handmatig verversen om toegang te krijgen tot wijzigingen in de voortgang, status of voltooiing.

Als je een taak verder wilt filteren op status per item, klik je op de rij om de details uit te vouwen. Je krijgt dan de details per winkel en datum, inclusief de items die zijn afgerond, nog worden uitgevoerd of zijn mislukt.

Elke winkel in de taak heeft een eigen sectie. Binnen elke sectie bevat één rij per verkoopdatum het volgende:

• Verkoopdatum: De datum waarvoor de invoer is.
• POS: De integratie die de invoer heeft uitgevoerd.
• Gestart/voltooid op: Tijdstempels voor de invoer. Lege streepjes geven aan dat de invoer die fase nog niet heeft bereikt.
• Status: In behandeling, Actief, Voltooid of Mislukt.
• Opmerkingen: Context voor de invoer. Opties zijn geen opmerking voor geslaagde invoer en een foutmelding die wordt weergegeven voor problemen met de invoer.

Dit is handig wanneer een taak gedeeltelijk is geslaagd en je problemen moet oplossen. De bovenste rij kan bijvoorbeeld de status Actief weergeven, terwijl één specifieke winkel-datum is mislukt. Ga naar de mislukte rij. In de kolom Opmerkingen worden de foutmelding en het type weergegeven. Je kunt deze opties gebruiken om problemen op te oplossen. De andere items blijven doorgaan. Eén storing stopt de taak niet.

Onvoltooide taken annuleren

Je kunt de selectievakjes aanvinken naast onvoltooide taken die je wilt stoppen. Klik op Geselecteerde annuleren. Taken die al zijn voltooid, blijven bewaard. Alles wat nog in behandeling was of werd uitgevoerd voor de taak, wordt geannuleerd.

Voltooide taken bekijken

Ga naar het tabblad Voltooide taken om eerdere uitvoeringen te bekijken. Je kunt hier bevestigen of een backfill heeft gewerkt, de parameters van een taak als referentie kopiëren of de resultaten delen.

Wat nu?