Retour leveranciers zijn de meest praktische manier om items uit je voorraad te verwijderen. Ze stellen je namelijk in staat om de reden bij te houden waarom je items terugstuurt naar je leveranciers (bv. omdat een item beschadigd is). Hoorde het item dat je wilt retourneren oorspronkelijk bij een inkooporder (Purchase Order, PO), dan wordt de retour leverancier ook rechtstreeks gekoppeld aan de meest recente PO waaruit het item afkomstig is. Zo krijg je beter inzicht in het verloop van je inventaris. Zodra een retour leveranciers is VERZONDEN of AFGESLOTEN, worden de geretourneerde items eveneens bijgehouden in het rapport Geretourneerd. Dit rapport kun je te allen tijde raadplegen voor een analyse van je geretourneerde inventaris.
Retour leveranciers zijn ook een uitstekende manier om items af te schrijven voor je bedrijf. Door retour leveranciers voor je bedrijf aan te maken, in plaats van handmatig de beschikbare hoeveelheid van je items aan te passen, breng je de inventaris nauwkeuriger in kaart. Je kunt er bijvoorbeeld de redenen voor het verwijderen van bepaalde items mee vastleggen. Dit maakt het ook mogelijk om het rapport Geretourneerd te raadplegen als je op een later moment de geretourneerde inventaris wilt opmaken. Voeg eerst een leverancier toe voor je bedrijf, voordat je een retour leveranciers voor je bedrijf aanmaakt. Volg vervolgens de stappen in dit help-artikel op dezelfde manier als je zou doen bij een reguliere retour leveranciers.
Om een item naar een leverancier te retourneren, moet je weten hoe je:
- Een retour leverancier aanmaakt
- Een retour leverancier bewerkt
- Items aan een retour leverancier toevoegt
- Een retour leverancier verstuurt
- Een retour leverancier afsluit
Voordat je begint
Aangezien het nauwkeurig bijhouden van de inventaris van cruciaal belang is voor een Retail-account, is het belangrijk om te begrijpen welke werknemersmachtigingen betrekking hebben op retouren leveranciers.
Beperken tot shop-machtiging
De machtiging Beperken tot shop kun je instellen onder Instellingen > Werknemersinstellingen in de sectie Details van de werknemersaccount. Als je een specifieke shop selecteert in het keuzemenu Beperken tot shop, kan de werknemer alleen nog voor die shop retouren leveranciers aanmaken, bekijken en bewerken.
Raadpleeg het artikel over werknemers toevoegen voor meer informatie over werknemersaccounts.
Machtigingen werknemersrol
Bij het instellen van een werknemersrol onder Instellingen > Werknemersrollen zijn er zes machtigingen die van invloed zijn op je retouren leveranciers.
Deze machtiging is simpelweg een vereiste om de andere drie machtigingen die met de retour leverancier te maken hebben te ontgrendelen:
| Machtiging |
Beschrijving |
| Voorraad - Basis |
Heeft toegang tot de Voorraad vanuit het hoofdmenu. |
De volgende drie machtigingen hebben betrekking op retouren leveranciers:
| Machtiging |
Beschrijving |
| Voorraad - Retouren leverancier |
Kan retouren leveranciers aanmaken en bewerken vanuit Voorraad > Retour leverancier. |
| Voorraad - Leveranciers |
Kan leveranciers aanmaken en bewerken vanuit Voorraad > Leveranciers Kan eveneens de leveranciersgegevens bewerken vanuit een retour leveranciers. |
| Voorraad - Redenen retour leverancier |
Kan de redenen voor een retour leveranciers aanmaken en bewerken vanuit Voorraad > Redenen retour leverancier. |
Deze machtiging is optioneel en is alleen toegankelijk voor eigenaren en managers:
| Machtiging |
Beschrijving |
| Voorraad - Itemkosten |
Kan de kosten van items bekijken, bewerken en exporteren. |
Om de nieuwe machtigingen in te laten gaan, moeten je werknemers zich afmelden en opnieuw aanmelden. Raadpleeg het artikel Werknemersrollen toevoegen voor meer informatie over werknemersrollen.
1. Een retour leverancier aanmaken
Als je een inkooporder hebt ontvangen en je een aantal items naar de leverancier moet retourneren met een speciale reden (bv. omdat ze defect zijn), maak je eerst een retour leveranciers aan.
- Klik in het hoofdmenu op Inventaris > Retourzending leverancier > + Nieuwe retourzending leverancier
- Selecteer de leverancier waaraan je items wilt retourneren.
- Selecteer de shop waarvoor je items wilt retourneren.
- Klik op Retourzending leverancier aanmaken.
Je hebt nu officieel een leveranciersretour aangemaakt. Lightspeed Retail maakt vervolgens een uniek nummer aan voor de retour leveranciers, verandert de status ervan naar OPEN en plaatst de naam van werknemer die de retour heeft aangemaakt onder AANGEMAAKT DOOR. Klik rechts naast het nummer van je retour retour leveranciers op Bewerken als je de shop of de leverancier van je retourzending wilt aanpassen.
2. Edit a vendor return
Vervolgens is het verstandig om de gegevens van de leverancier te controleren, aangezien deze op de uitgeprinte pakbon komen te staan. Om de gegevens van de leverancier te bewerken:
- Klik rechtsboven het gedeelte met leveranciersgegevens op Details bewerken.
- Bewerk de gegevens van de leverancier. De volgende velden worden weergegeven in de retour leveranciers en op de pakbon:
- Naam van de leverancier
- Accountnummer
- Voornaam
- Achternaam
- Telefoonnummer
- Mobiel nummer
- Land
- Adres
- Adres 2
- Stad
- Provincie
- Postcode
- E-mailadres 1
- E-mailadres 2
- Opmerkingen
- Klik op Wijzigingen opslaan
- Klik in het pad bovenaan het scherm op het nummer van de retour leveranciers.
- Als je andere gedeelten van je retour leveranciers duidelijker in beeld wilt brengen, kun je op Details verbergen klikken.
Direct onder de gegevens van de leverancier kun je nog een ander gedeelte van je retour leveranciers bewerken. Dit gedeelte is bedoeld voor aanvullende informatie in de velden Referentie en Opmerkingen. Onder KOSTENOVERZICHT kun je eveneens de Verzendkosten en Overige kosten invoeren die je hebt gemaakt voor de items die je retourneert. Alles wat je in deze velden invoert, verschijnt ook op de uitgeprinte pakbon van je retour leveranciers.
3. Items aan een retour leverancier toevoegen
Nu je de gegevens en aanvullende informatie van de leverancier hebt ingevoerd, is het tijd om items aan je retour leveranciers toe te voegen. Ga hiervoor naar Items toevoegen en voer je items in of scan ze in het veld Item zoeken. Je kunt ook op de knop Items toevoegen klikken om items in je inventaris te zoeken of op bepaalde items te filteren.
Items die je hebt toegevoegd aan je retourzending, worden onder Items weergegeven in een lijst met de volgende kolomkoppen:
- #
- Item
- Inkooporder
- Reden
- Artikelnummer leverancier
- Voorraad
- Retouraantal
- Kosten
- Subtotaal
Je kunt de lijst rangschikken door bovenaan op de kolomkoppen te klikken of de resultaten afbakenen door items in te voeren of te scannen in het veld Zoeken. De lijst geeft een maximum van 50 items weer per pagina met resultaten. Met de pijltjestoetsen boven- en onderaan de lijst kun je door de pagina's met resultaten bladeren. Als u items uit de lijst wilt verwijderen, klikt u in de linkerbovenhoek op hun respectievelijke selectievakjes en klikt u op Verwijderen. U kunt ook het selectievakje in de kolomkop aanklikken en op Verwijderen klikken om al uw items te verwijderen.
Rechtsboven aan de rechterkant van de retourzending, onder MEER ACTIONS, kunt u op Print Packing Slip klikken als u deze bij uw zending moet voegen.
Voor meer informatie over elke kolom in het Items gebied, zie de lijst hieronder.
#
In de kolom # worden je items weergegeven in de volgorde waarin ze aan de retour leveranciers zijn toegevoegd.
Inkooporder
Als een item oorspronkelijk deel uitmaakte van een inkooporder, wordt het in de lijst automatisch gekoppeld aan de meest recente inkooporder waarin het is ontvangen. Als je klikt op het inkooporder-nummer heb je keuze uit drie opties: de inkooporder weergeven, een andere inkooporder selecteren of de inkooporder verwijderen.
Klik op het potloodpictogram en selecteer een inkooporder uit de beschikbare resultaten als een item in de lijst niet automatisch is gekoppeld aan een inkooporder-nummer. Je kunt in de resultaten alleen kiezen uit inkooporder's die gekoppeld zijn aan de leverancier en het item.
Reden
Selecteer de reden voor de retour leveranciers in het keuzemenu van de kolom Reden om vast te leggen waarom je een item retourneert. Om het je gemakkelijk te maken, kun je onder Voorraad > Retour leverancier kiezen uit een aantal veel voorkomende reden voor een retour leveranciers:
- Geen
- Defect
- Beschadigd
- Garantie
- Incorrecte verzending
- Verkeerde hoeveelheid
- Product niet meer nodig
- Overig
Raadpleeg het artikel Redenen maken voor retouren leveranciers als de reden voor je retour leveranciers er niet tussen staat en je een aangepaste reden wilt opgeven.
Artikelnummer leverancier
Als er een artikelnummer leverancier voorkomt in de details van een item, wordt deze in de retour leveranciers automatisch ingevoerd in het veld artikelnummer leverancier. Komt er geen artikelnummer leverancier voor in de details van een item, dan kun je deze ter plekke invoeren in het veld artikelnummer leverancier. Dit zorgt ervoor dat het artikelnummer leverancier voor het item en de leverancier eveneens wordt opgeslagen in de details van het item.
Voorraad
In de kolom Voorraad wordt de huidige beschikbare hoeveelheid (quantity on-hand, QOH) van de items in je retour leveranciers weergegeven. Beschik je over meerdere shops, dan is het belangrijk om te weten dat de kolom Voorraad is gebaseerd op de QOH van de shop die in je retour leveranciers is geselecteerd.
Retouraantal
Voor elk item dat je wilt retourneren kun je de hoeveelheid invoeren of scannen in het bijbehorende veld Retouraantal. Is de hoeveelheid die je invoert in het veld Retouraantal echter hoger dan de hoeveelheid in de Voorraad, dan wordt het item door Lightspeed Retail rood gemarkeerd en verschijnt er de waarschuwing Boven retour. Als dit het geval is, kun je de retour leveranciers niet versturen. Controleer de hoeveelheid van het item en pas deze onder Voorraad aan naar een waarde die hoger is dan de hoeveelheid onder Retouraantal. Door deze afwijking direct te verhelpen verbeter je de nauwkeurigheid van je inventaris op de lange termijn.
Kosten
De kosten per eenheid zijn mogelijk automatisch voor u ingevoerd, afhankelijk van de volgende scenario's:
- Maakten je items oorspronkelijk deel uit van een PO en waren de bijbehorende velden met Kosten ingevuld, dan worden deze ook automatisch ingevuld in de corresponderende velden met Kosten in je retour leveranciers.
- Maakten je items oorspronkelijk geen deel uit van een PO en zijn er in de details Standaard kosten ingevuld, dan worden deze ook automatisch ingevuld in de corresponderende velden met Kosten in je retour leveranciers.
- Maakten je items oorspronkelijk geen deel uit van een PO en zijn er in de details geen Standaard kosten ingevuld, dan kun je deze ter plekke alsnog invoeren in de corresponderende velden met Kosten. Dit zorgt er echter niet voor dat de Kosten die je invoert ook worden opgeslagen als Standaard kosten in de details van het item.
Subtotaal
Het Subtotaal van een item wordt berekend door de Kosten te vermenigvuldigen met het Retouraantal. Vervolgens worden de Subtotalen van al je items opgeteld onder het KOSTENOVERZICHT. Hieraan kun je vervolgens de Retourwaarde van je retour leveranciers aflezen.
4. Een retour leverancier versturen
Zodra je alle items die je wilt retourneren hebt toegevoegd en eventuele Boven retour-waarschuwingen hebt verholpen, ben je klaar om je retour leveranciers te verzenden. Dit doe je als volgt:
- Klik rechtsboven in de retour leveranciers op de knop Verzenden naar leverancier.
- Lees de informatie in het bericht en klik op Verzenden.
Je retour leveranciers is nu officieel verstuurd. De status wordt nu door Lightspeed Retail aangepast naar VERZONDEN en onder VERZENDDATUM wordt automatisch de huidige datum geselecteerd. Klik op de huidige datum en selecteer een andere datum in de kalender als je de VERZENDDATUM wilt aanpassen.
Klik rechtsboven in de retour leveranciers onder MEER ACTIES op Pakbon afdrukken als je deze wilt toevoegen aan je verzending. Klik op Opnieuw openen als je wijzigingen wilt aanbrengen in de items die je hebt toegevoegd aan de retour leveranciers of de velden onder KOSTENOVERZICHT.
5. Een retour leverancier afsluiten
Zodra de leverancier je retour leveranciers heeft ontvangen, kun je deze markeren als afgesloten. Klik hiervoor rechtsboven in je retour leveranciers op Markeren als afgesloten.
Je hebt je retour leverancier nu officieel afgesloten. De status wordt nu door Lightspeed Retail aangepast naar AFGESLOTEN en onder AFSLUITINGSDATUM wordt automatisch de huidige datum geselecteerd. Klik op de huidige datum en selecteer een andere datum in de kalender als je de AFSLUITINGSDATUM wilt aanpassen.
Klik rechtsboven in je retour leveranciers op Meer acties > Opnieuw openen als je wijzigingen wilt aanbrengen in de items die je hebt toegevoegd aan de retour leveranciers of de velden onder KOSTENOVERZICHT. Om je lijst met retouren leveranciers opgeruimd te houden, raden we aan om te klikken op Meer acties > Archiveren.
Je kunt retouren leveranciers te allen tijde uit het archief tevoorschijn halen door rechtsboven in de retour leveranciers te klikken op Deze record uit het archief halen.
Klik ten slotte rechtsboven in het gedeelte Items op Exporteren als je de lijst met items in je retour leveranciers wilt exporteren voor zakelijke doeleinden.
