Met master-orders en transfers kun je inkooporders voor verschillende leveranciers en winkels vanaf één centrale plek beheren.

Master-orders worden verzonden naar de locatie van de winkel die de master-order heeft geplaatst. Master-orders worden gebruikt door bedrijven met een magazijn of distributiecentrum waarin de fysieke voorraden voor de winkels zijn opgeslagen en draagt de items over naar de individuele winkels. Single-Shop-bedrijven kunnen master-orders gebruiken om het beheer van hun inkooporders voor meerdere leveranciers te vereenvoudigen.

Master-orders en transfers begrijpen

Om bij het master-orderscherm te komen, ga je naar Voorraad > Master-order.

• • In het onderdeel Master voeg je items toe aan de master-order en wijs je de items in de lijst toe aan inkooporders. De items die in het onderdeel Master in de lijst staan, zijn toegevoegd aan de master-order maar nog niet toegewezen aan een inkooporder.

    

  • In het onderdeel Inkooporders staat de lijst met open en nog niet bestelde inkooporders die aan de geselecteerde winkel zijn toegewezen. Inkooporders die uit een master-order komen worden automatisch toegewezen aan de geselecteerde winkel.

    

  • In het onderdeel Transfers staat de lijst met items waarvoor nog geen transferverzoek naar de geselecteerde winkel is gestuurd. Daar staat ook de huidige voorraad van je winkel en het aantal aangevraagde items.

    

Items toevoegen aan een master-order

Je kunt items handmatig toevoegen aan een master-order, op basis van herorderingspunten of met transferverzoeken (alleen van toepassing op accounts met meerdere winkels).

Handmatig items toevoegen

1. Ga naar Voorraad > Master-order.
2. Klik in het veld Item zoeken.

   

3. Typ de naam van je item.
4. Als je zoekopdracht maar één overeenkomst oplevert, wordt het item automatisch toegevoegd.
   Als er meerdere overeenkomsten zijn, klik je op Selecteren naast het gewenste item. Om meerdere items in één keer toe te voegen, vink je het selectievakje naast elk item aan en klik je op + Geselecteerde toevoegen.

   

Klik op + Item toevoegen om de volledige lijst van items te zien.

Items op basis van herorderingspunten toevoegen

Als je eerder herorderingspunten en een voorraadniveau voor items hebt ingesteld, kun je items toevoegen die hun herorderingspunt hebben bereikt.

1. Ga naar Voorraad > Master-order.
2. Klik op + Herorderingen toevoegen.

   

3. Klik op OK.

Alleen items uit een specifieke categorie toevoegen:

1. Klik op + Alles.
2. Selecteer je categorie.

   

3. Klik op OK.
4. Klik op + Herorderingen toevoegen.
5. Klik op OK.

Alleen de items die het herorderingspunt van de geselecteerde winkel hebben bereikt worden toegevoegd. Items die het herorderingspunt van andere winkels hebben bereikt worden niet toegevoegd.

Items met transferverzoeken toevoegen

Als jouw winkel transferverzoeken krijgt van je filialen, kun je de items van de transferverzoeken toevoegen aan een master-order.

1. Ga naar Voorraad > Master-order.
2. Klik op het vervolgkeuzemenu onder Transferverzoeken toevoegen en selecteer je transfer.

   

3. Klik op + Transfer toevoegen.
4. Klik op OK.

Nadat je een item aan de master-order hebt toegevoegd, kun je de totale prijs, het orderaantal en/of de leverancier aanpassen.

Items aan inkooporders toewijzen

Nadat je items aan een master-order hebt toegevoegd, kun je ze toewijzen aan nieuwe of bestaande inkooporders. Items worden toegewezen aan inkooporders op basis van de leverancier van het item.

1. Ga naar Voorraad > Master-order.
2. Selecteer hoe je items wilt toewijzen in het vervolgkeuzemenu Toewijzing:

   

   • Gebruik bestaande inkooporders: Wijs items toe aan bestaande inkooporders voor dezelfde leverancier. Als er geen bestaande inkooporders voor een leverancier zijn, worden de items van die leverancier niet toegewezen aan een inkooporder.
   • Maak nieuwe inkooporders aan: Wijs items aan nieuwe inkooporders toe op basis van leverancier.
   • Een specifieke order: Selecteer een specifieke inkooporder om items met dezelfde leverancier toe te wijzen aan de inkooporder.
3. Selecteer de leverancier in het vervolgkeuzemenu Leverancier of laat deze op Alle leveranciers staan.

   

4. Klik op Items aan inkooporders toewijzen.
5. Klik op OK.

Een gecentraliseerde inkoopworkflow gebruiken

Door gecentraliseerd inkopen te doen, kun je de inkopen van al je winkels beheren. Zo kun je dubbele orders voorkomen, betere afspraken maken met leveranciers over kortingen op bulkinkopen, voorraadtransport en beheerkosten verminderen, transacties organiseren en je relatie met leveranciers verbeteren.

Voorbeeld van een gecentraliseerde inkoopworkflow met een master-order en transfers

Bedrijfsnaam: Sarahs dierenspeciaalzaak
Hoofdkantoor met magazijn: Boston, Massachusetts (Sarah Hayes)
Drie winkelfilialen: Cambridge, Massachusetts (Amir Singh); Quincy, Massachusetts (Cecil Dawson), Provincetown, Massachusetts (Mei Liu)

1. Op 1 juni maken Amir, Cecil en Mei een transfer aan om voorraad aan te vragen bij het hoofdkantoor in Boston (Sarah). De aanvragen bevatten items van speciale orders, items die hun herorderingspunt hebben bereikt en andere items. Alle items moeten op 12 juni geleverd zijn.
2. Sarah maakt een master-order aan om de transferverzoeken te verwerken en de voorraad van het magazijn aan te vullen.
   1. Ze voegt alle items van de drie open transferverzoeken toe aan de master-order.
   2. Ze voegt de items van het magazijn die hun herorderingspunt hebben bereikt toe aan de master-order.
   3. Ze wijst de items in de master-order toe aan nieuwe inkooporders. De master-order bevat uitsluitend items van twee leveranciers (Pet Food Experts en PetEdge), waardoor automatisch twee inkooporders worden aangemaakt, één voor Pet Food Experts en één voor PetEdge.
3. Sarah dient op 2 juni via e-mail de twee inkooporders in bij de leveranciers en vraagt een leverdatum aan van 9 juni.
4. Sarah ontvangt de zending van PetEdge op 7 juni en de zending van Pet Food Experts op 8 juni. Ze voegt de ontvangen items toe aan de voorraad van het magazijn.
5. Op 9 juni draagt Sarah de voorraad over aan Amir, Cecil en Mei met behulp van de open transferverzoeken en verzendt ze de items naar de filialen in Cambridge, Quincy en Provincetown.
6. Amir, Cecil en Mei ontvangen de items op 10 juni en voegen ze toe aan hun voorraad met behulp van de transferverzoeken die ze zelf hadden aangemaakt.

Voorbeeld van een gecentraliseerde inkoopworkflow met inkooporders

Bedrijfsnaam: Brooklyn kledij
Centrale inkoper: Morgan Conway
Drie winkelfilialen: Brooklyn, New York (Morgan Conway); Bronx, New York (Gloria Rodriguez); Manhattan, New York (Jayden Williams)

1. Op 20 juli gaat Morgan na welke items en hoeveel daarvan moeten worden ingekocht voor elke winkel. Ze vraagt dit na bij Gloria en Jayden en stelt de winkelrapporten op op basis van de Herorderingslijst, Activa en Item (Gegroepeerde verkooptotalen). De items moeten op 10 augustus geleverd zijn.
2. Morgan maakt een inkooporder aan voor elke winkel. De items worden allemaal besteld bij dezelfde leverancier, FashionGo. Als een winkel items van meer dan één leverancier nodig heeft, dan is er per leverancier een aparte inkooporder nodig. Aan elke inkooporder voegt Morgan het volgende toe:
   1. Items die hun herorderingspunt hebben bereikt.
   2. Andere benodigde items.
3. Morgan dient op 2 augustus via e-mail de inkooporder in bij FashionGo en geeft een leverdatum aan van 7 augustus.
4. Morgan, Gloria en Jayden ontvangen op 5 augustus de items in hun winkels en voegen de items toe aan hun voorraad met behulp van de inkooporders die Morgan had aangemaakt.

Wat nu?