Inkooporders worden gebruikt om items (opnieuw) te bestellen bij een externe leverancier. Ze zorgen voor gecentraliseerde inkoopworkflows en het bijhouden van een overzicht van bestelde producten bij verschillende leveranciers, zodat je voorraadaantal accuraat blijven.

Om producten te bestellen voeg je de gewenste items toe aan de inkooporder. Je kunt handmatig naar items zoeken, items toevoegen via handmatig opnieuw bestellen, speciale orderitems toevoegen of items importeren.

Handmatig items toevoegen

1. Navigeer naar Voorraad > Inkooporders en selecteer de inkooporder waaraan je items wilt toevoegen.
2. Om items te zoeken in alle beschikbare catalogi vink je in het gedeelte Items toevoegen het selectievakje In alle catalogi zoeken aan.

   Om enkel te zoeken in items die zijn gekoppeld aan de door jou geselecteerde leverancier vink je het selectievakje uit en gebruik je het vervolgkeuzemenu Filters om categorieën en merken te selecteren.

   

3. Voer een product of trefwoord in het zoekveld in voor de relevante items.

   

4. Klik op Item toevoegen. Als je klikt op Item toevoegen met een leeg zoekveld worden alle items in alle winkels weergegeven.
5. Als er slechts één item overeenkomt met je zoekopdracht, wordt dit automatisch toegevoegd aan je inkooporder. Als meerdere items overeenkomen met je zoekopdracht selecteer je het item dat je wilt toevoegen. Als je meerdere items wilt selecteren vink je de vakjes voor elk item aan en vervolgens + Geselecteerde toevoegen.

   

6. De items die je hebt geselecteerd, worden toegevoegd aan de inkooporder. Optioneel kun je wijzigingen aanbrengen, zoals het orderaantal en de prijs in het gedeelte Items.
7. Sla de wijzigingen op.

De items zijn nu handmatig toegevoegd en bijgewerkt op je inkooporder.

Items toevoegen door handmatig opnieuw te bestellen

Als je eerder herbestellingspunten en herbestellingsniveaus hebt ingesteld voor de huidige geselecteerde winkel, kun je de items die hun herbestellingspunten voor de geselecteerde leverancier hebben bereikt toevoegen aan je inkooporder.

Items moeten aan het volgende voldoen:

• Items moeten hun herbestellingspunt hebben bereikt in de winkel die momenteel geselecteerd is.
• Items moeten een Artikelnummer leverancier van de leverancier van de inkooporder hebben of de Standaardleverancier van de items moet zijn ingesteld op de leverancier van de inkooporder.
• De hoeveelheid van de items die op voorraad is en de nabestelde hoeveelheid moeten minder dan of gelijk aan het herbestellingspunt voor het item zijn.

Items toevoegen door handmatig opnieuw te bestellen:

1. Navigeer naar Voorraad > Inkooporders.
2. Selecteer de inkooporder waaraan je items wilt toevoegen.
3. Vink in het gedeelte Items toevoegen het selectievakje Items toevoegen door handmatig opnieuw te bestellen aan om te bestellen op basis van je minimale en maximale voorraadaantallen.

   

4. (Optioneel) Gebruik onder Filters het categorievervolgkeuzemenu om Alle categorieën te selecteren of selecteer items uit een specifieke categorie. Je kunt ook het merkvervolgkeuzemenu gebruiken om Alle merken te selecteren of items van een specifiek merk selecteren.
5. Klik op IO genereren > OK.

Je items worden toegevoegd aan de inkooporder. Als er geen items zijn om toe te voegen, wordt er een foutmelding weergegeven.

Je kunt ook items toevoegen met vraagvoorspellingsberekeningen als je toegang hebt tot Lightspeed Analytics en de vraagvoorspellingsfunctie.

Speciale order-items toevoegen

Als er al een speciaal orderitem bestaat voor de huidige geselecteerde winkel, kun je deze toevoegen aan je inkooporder als deze nog niet is verzonden. Speciale orderitems toevoegen aan een bestaande, nog niet verzonden inkooporder:

1. Navigeer naar Voorraad > Inkooporders.
2. Selecteer de inkooporder waaraan je items wilt toevoegen.
3. Voeg op het tabblad Speciale orders je individuele items toe aan de inkooporder door het vakje naast het item dat je wilt toevoegen aan te vinken of selecteer alle items en voeg deze toe door het vakje naast de knop + Geselecteerde toevoegen aan IO onderaan de lijst aan te vinken.
   Als je een item toevoegt dat nog niet op de inkooporder staat, wordt het item toegevoegd en komt de totale hoeveelheid overeen met de hoeveelheid van het speciale orderitem.

   

4. Klik op + Geselecteerde toevoegen aan IO.

   

Er wordt een bevestigingsbanner weergegeven en de status van het speciale orderitem verandert automatisch in Besteld. De geselecteerde speciale orders worden nu weergegeven onder Speciale orders in aankoop.

Klik op het prullenbakpictogram om een speciaal orderitem permanent te verwijderen. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Om een speciaal orderitem van een inkooporder te verwijderen zonder het te verwijderen, klik je op Verwijderen in de itemregel op de pagina Speciale bestellingen in aankoop. Als het item ook bestaat in de inkooporder, wordt de hoeveelheid afgetrokken van het totale orderaantal.

Keer terug naar het hoofdscherm van je inkooporder door in de tabbladen aan de linkerzijde op Order te klikken.

Items importeren in een inkooporder

Om tegelijk items aan een inkooporder toe te voegen en items in Lightspeed Retail aan te maken, kun je items importeren in een inkooporder.

Itemhoeveelheden aanpassen

Klik op de pagina Order van de inkooporder onder Items in het veld Orderaantal om de hoeveelheid aan te passen.

• Aantal op voorraad: hoeveel van de items je momenteel in je winkel hebt.
• Qty On Order (Aantal besteld): hoeveel items er al besteld of nabesteld zijn op bestaande inkooporders voor dezelfde winkellocatie. Om in deze kolom te worden opgenomen, moet de status van de bestaande inkooporders zijn ingesteld op Besteld of Check-In.

Als je de hoeveelheid hebt gewijzigd, klik je buiten het veld om de wijziging van het orderaantal op te slaan.

Als je QuickBooks gebruikt, worden de bedragen voor Shipping (Verzending) en Overig onder Kosten geëxporteerd naar QuickBooks. Het bedrag voor Korting % wordt toegepast op de inkoopprijs per stuk van het item en meegenomen in de totale kosten van de inkooporder.

Wat nu?