Om producten te bestellen, moet je eerst een inkooporder (IO) aanmaken en daaraan vervolgens items toevoegen.

Inkooporders worden gebruikt om items bij een externe leverancier te bestellen. Hoermee worden inkoopworkflows gecentraliseerd en wordt geregistreerd welke voorraad je bij verschillende leveranciers hebt besteld.

Je kunt producten op vier manieren aan een IO toevoegen:

• Handmatig zoeken naar items: voeg items afzonderlijk toe. Dit is handig als je een kleinere IO hebt of een paar items aan een bestaande IO moet toevoegen. Wil je een grotere batch items toevoegen, importeer dan een spreadsheet.
• Items toevoegen door ze handmatig opnieuw bestellen: voeg voorraad toe aan de IO met behulp van herbestellingsingspunten en -niveaus.
• Speciale order-items toevoegen: voeg een item voor een speciale order toe aan een IO die nog niet is verzonden.
• Items in een inkooporder importeren met een spreadsheet: voeg items in bulk toe aan een IO. Hiermee kun je ook items toevoegen aan Retail POS terwijl je een inkooporder aanmaakt.

Handmatig items toevoegen aan een inkooporder

Er moet een inkooporder zijn aangemaakt voordat je items eraan kunt toevoegen.

1. Maak een inkooporder aan of ga naar Voorraad > Inkooporders om een bestaande IO te selecteren.
2. Scroll in de IO omlaag naar Items.

3. Zoek naar het item met het veld Zoeken naar een product. Je kunt het selectievakje Alle catalogi zoeken aan- of uitvinken om bij alle leveranciers naar het item te zoeken. Om items van een geselecteerde leverancier te zoeken, schakel je het selectievakje uit en gebruik je de vervolgkeuzelijsten om te filteren op categorieën en merken.

   

4. Klik op item toevoegen. Als het veld leeg is, worden door te klikken op Items toevoegen alle items in alle winkels weergegeven.

   • Als er maar één item aan je zoekopdracht voldoet, wordt het item automatisch toegevoegd aan je inkooporder.
   • Als meerdere items aan je zoekopdracht voldoen, selecteer je het item dat je wilt toevoegen.
   • Om meerdere items te selecteren, vink je de selectievakjes voor elk item aan en klik je vervolgens op + Geselecteerde toevoegen.

   

5. Zodra je klaar bent met het toevoegen van items, verzend je de IO naar de leverancier.

Zodra een item is toegevoegd aan een IO, kun je het orderaantal, de prijs, de eenheidsprijs en het artikelnummer van de leverancier aanpassen onder de vermelding van het item in het gedeelte Items.

Items toevoegen aan een inkooporder door handmatig opnieuw te bestellen

Als je herbestellingspunten en -niveaus hebt ingesteld voor de huidig geselecteerde winkel, kun je aande IO items toevoegen waarvoor het herbestellingspunt voor de geselecteerde leverancier is bereikt. Hiervoor moeten items aan de volgende vereisten voldoen:

• Items moeten hun herbestellingspunt hebben bereikt in de winkel die momenteel geselecteerd is.
• Items moeten een Artikelnummer leverancier van de leverancier van de inkooporder hebben of de Standaardleverancier van de items moet zijn ingesteld op de leverancier van de inkooporder.
• De hoeveelheid van de items die op voorraad is en de nabestelde hoeveelheid moeten minder dan of gelijk aan het herbestellingspunt voor het item zijn.

Een inkooporder moet zijn aangemaakt voordat je items eraan kunt toevoegen. Ga als volgt te werk om items toe te voegen door ze handmatig opnieuw te bestellen:

1. Maak een inkooporder aan of ga naar Voorraad > Inkooporders om een bestaande IO te selecteren.

2. Vink in het gedeelte Items toevoegen het selectievakje Items toevoegen door handmatig opnieuw te bestellen.

   

   Ga indien nodig naar Filters en gebruik het vervolgkeuzemenu Categorieën om Alle categorieën of items uit een specifieke categorie te selecteren, of gebruik het vervolgkeuzemenu Merken om Alle merken of items van een specifiek merk te selecteren.

3. Klik op IO genereren > OK. Je items worden toegevoegd aan de inkooporder. Als er geen items zijn om toe te voegen, wordt er een foutmelding weergegeven.
4. Zodra je klaar bent met het toevoegen van items, verzend je de IO naar de leverancier.

Als je toegang hebt tot Lightspeed Analytics en de functie voor vraagvoorspelling, kun je ook items toevoegen met behulp van berekende vraagvoorspellingen.

Speciale order-items toevoegen

Als er al een speciaal orderitem bestaat voor de huidige geselecteerde winkel, kun je deze toevoegen aan je inkooporder als deze nog niet is verzonden. Speciale orderitems toevoegen aan een bestaande, nog niet verzonden inkooporder:

1. Maak een inkooporder aan of ga naar Voorraad > Inkooporders om een bestaande IO te selecteren.

2. Voeg op het tabblad Speciale orders je individuele items toe aan de inkooporder door het vakje naast het item dat je wilt toevoegen aan te vinken of selecteer alle items en voeg deze toe door het vakje naast de knop + Geselecteerde toevoegen aan IO onderaan de lijst aan te vinken.

   

3. Klik op + Geselecteerde toevoegen aan IO.

   

Op het tabblad Speciale orders verandert de status van het item in Besteld en verschijnt het onder Speciale orders in aankoop.

Om een speciaal orderitem van een inkooporder te verwijderen zonder het te verwijderen, klik je op Verwijderen in de itemregel op de pagina Speciale bestellingen in aankoop. Als het item ook bestaat in de inkooporder, wordt de hoeveelheid afgetrokken van het totale orderaantal.

Klik op het prullenbakpictogram om een speciaal orderitem permanent te verwijderen. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Zodra je klaar bent met het toevoegen van items, verzend je de IO naar de leverancier.

Items in een inkooporder importeren met een spreadsheet

Je kunt items in bulk toevoegen aan een inkooporder met behulp van een CSV- of XLSX-spreadsheet. Dit kunnen items zijn die je eerder hebt besteld, of nieuwe items die je tegelijkertijd wilt toevoegen aan Retail POS en wilt bestellen.

Retail POS gaat na of een item al bestaat door de itemwaarden te controleren. Voor elk item in het importbestand controleert Retail POS op er sprake is van een overeenkomende:

• System ID (Systeem-ID)
• Artikelnummer leverancier
• UPC
• EAN
• Custom SKU (Aangepaste SKU)
• Manufacturer SKU (SKU merk)

Als er een overeenkomstig item wordt gevonden, maakt Retail POS geen nieuw item aan. Als de optie Bestaande items bijwerken is geselecteerd wanneer het bestand wordt geïmporteerd, worden niet-overeenkomende waarden bijgewerkt met de nieuwe waarden in het importbestand.

Je moet voor elke leverancier afzonderlijke importbestanden aanmaken. Als je hetzelfde item bij meerdere leveranciers koopt, kun je dat item toevoegen aan net zoveel leveranciersspecifieke importbestanden als nodig is.

Items uit een leverancierscatalogus importeren

Als je leverancierscatalogi gebruikt, kun je catalogusitems importeren in een inkooporder. Als het item niet in je voorraad staat, wordt het item aangemaakt op basis van de gegevens in de catalogus.

Voor een import met behulp van een leverancierscatalogus moet je een leverancier selecteren voor de inkooporder en vervolgens zorgen dat voor elk item het juiste Artikelnummer leverancier wordt gebruikt in het importbestand. Artikelnummer leverancier is het onderdeelnummer van de leverancier voor het item.

Ga als volgt te werk om een leverancier voor de inkooporder te kiezen. Ga naar het tabblad Order.

1. Scrol naar beneden naar Gegevens.
2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Leverancier een bestaande leverancier, of typ de naam van een nieuwe leverancier en klik op Leverancier toevoegen.
3. Klik op Wijzigingen opslaan.

Het importbestand voorbereiden

Wanneer je een nieuw item aan Lightspeed Retail toevoegt door het te importeren vanuit een inkooporder, wordt de standaard leverancier van het item ingesteld op de leverancier die is geselecteerd voor de inkooporder. Aangezien een inkooporder één bepaalde leverancier betreft, moet je een afzonderlijk importbestand voor items aanmaken voor elk van je leveranciers.

Een importbestand kan maximaal 500 items bevatten.

1. Download het sjabloon voor importbestanden of gebruik een CSV-bestand met exact dezelfde indeling als het sjabloon:
   • Sjabloon voor productimport voor inkooporders voor winkels met meerdere valuta's
   • Sjabloon voor productimport voor inkooporders voor winkels met één valuta
2. Open het sjabloon voor importbestanden in Excel of Google Spreadsheets.

Om importfouten te voorkomen, moet je de kolommen in het sjabloon niet bewerken, toevoegen, verwijderen of de volgorde ervan wijzigen.

Het importbestand uploaden

Controleer vordat je je importspreadsheet uploadt, of er gegevens zijn waardoor de gegevensimport mogelijk mislukt. In de onderstaande stappen gaan we ervan uit dat je Excel gebruikt om je spreadsheet te bewerken.

• Verwijder speciale tekens om problemen met de weergave van gegevens te voorkomen.
• Corrigeer rijen die doorlopen in andere kolommen.
• Wis cellen met 'n.v.t.' zodat het veld leeg is.
• Wijzig cellen met formulegetallen zoals 4.001E+11 (meestal UPC- of EAN-waarden), zodat het in plaats daarvan gewone integere getallen zijn zoals 40010000000.
• Verwijder regeleinden uit cellen of regels.
  1. Markeer alle gegevens in de spreadsheet.
  2. Druk op Ctrl+F of op Zoeken.
  3. Klik op het tabblad Vervangen.
  4. In het vak Zoeken houd je Alt ingedrukt en typ je 0010. Je ziet geen wijzigingen, maar er is een teken toegevoegd. Typ niets in het vak Vervangen.
  5. Klik op Alles vervangen.
• Voeg een ontbrekende 0 toe aan UPC-nummers. Sommige spreadsheetsoftware verwijdert de voorloopnul van UPC-nummers. Om dit te corrigeren, voeg je "0" (een nul tussen aanhalingstekens) toe aan het begin van een UPC-nummer. Meestal zijn UPC's 12 cijfers lang, dus je kunt je spreadsheet sorteren op de UPC's en alle nummers corrigeren die 11 cijfers of minder zijn. Dit is niet altijd het geval met UPC's, dus controleer de barcode van je product.

Nadat je het importbestand hebt voorbereid en de gegevens hebt geverifieerd, ben je klaar om het bestand te uploaden in een inkooporder in Lightspeed Retail.

Er kan slechts één importbestand voor inkooporders per keer en per winkel worden geïmporteerd.

1. Ga naar Voorraad > Nieuwe inkooporder.

   

2. Kies een optie in de vervolgkeuzelijst Leverancier.
3. Als je een multistoreaccount hebt, selecteer je de winkel waarvoor je de inkooporder aanmaakt in het vervolgkeuzemenu Locatie. Het verzendadres dat op de inkooporder verschijnt, is gekoppeld aan de geselecteerde winkel.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

5. Klik op Importeren.

   

6. Selecteer Bestaande items bijwerken als je items in je voorraad wilt bijwerken met de nieuwe waarden in het importbestand.

   

7. Klik op CSV-bestand uploaden en selecteer het bestand.

8. Onder Kolommen toewijzen, zorg dat de kolomtitels van je importbestand overeenkomen met het juiste productveld in Retail POS.

   

9. Klik ter bevestiging op Items importeren naar inkooporder. Het kan enkele minuten duren voordat de import is voltooid. Je kunt de pagina gerust verlaten.

Wanneer de order is voltooid, verandert de status van de taak. Mogelijk moet je de pagina vernieuwen om het resultaat van de upload te kunnen zien.

• Als de upload is geslaagd, worden de geüploade items weergegeven in het inkooporderscherm.

  

• Als de upload niet is geslaagd, wordt op de pagina aangegeven wat het probleem is. Corrigeer alle fouten die op de pagina worden vermeld en upload het bestand opnieuw.

  

Zodra je klaar bent met het toevoegen van items, verzend je de IO naar de leverancier.

Itemhoeveelheden aanpassen

Als je het aantal van een item in een order wilt wijzigen, ga je vanuit de inkooporder als volgt te werk:

1. Navigeer naar het tabblad Order.
2. Klik onder Items in het veld Orderaantal.
3. Voer het aantal items in dat je in de order wilt opnemen. De update wordt automatisch opgeslagen.

In de IO staan ook het aantal op voorraad en het bestelde aantal voor een item.

• Aantal op voorraad: hoeveel van de items je momenteel in je winkel hebt.

• Besteld aantal: hoeveel items er zijn besteld of nabesteld in bestaande inkooporders voor dezelfde winkellocatie. Items worden alleen in deze kolom opgenomen als de statuswaarde van de bestaande inkooporders Besteld of Inchecken is.

  

Als je QuickBooks gebruikt, worden de bedragen voor Shipping (Verzending) en Overig onder Kosten geëxporteerd naar QuickBooks. Het bedrag voor Korting % wordt toegepast op de inkoopprijs per stuk van het item en meegenomen in de totale kosten van de inkooporder.

Wat nu?

Attachments

• Retail (R-Series) purchase order product import template - multicurrency enabled.csv96 bytes
• Retail (R-Series) purchase order product import template - multicurrency disabled.csv93 bytes