Gebruik inventariseringen om je voorraad te reconciliëren, verlies te bepalen en je inventariseringen te corrigeren. Je kunt volledige of gedeeltelijke tellingen uitvoeren.

Een inventarisering kan niet geïmporteerd of samengevoegd worden met een andere telling.

Een inventarisering aanmaken

1. Klik vanuit het hoofdmenu op Voorraad > Inventarisatie voorraad > + Nieuwe inventarisatie voorraad.

2. Geef je telling een naam. We raden je aan om de naam te baseren op bijvoorbeeld de situatie en de tijd van het jaar: Telling herfst 2010.

3. Als je een multistoreaccount hebt, kies dan je winkel.

   Zodra je items toevoegt aan je inventarisering, kun je de winkel die je hebt geselecteerd niet meer wijzigen.

4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Je items tellen

Je kunt je items op drie manieren tellen en invoeren:

Een barcodescanner gebruiken

Dit is ideaal voor kleinere inventariseringen of wanneer items gemakkelijk toegankelijk zijn in de buurt van een apparaat waarop Lightspeed Retail draait, zodat ze kunnen worden gescand met een barcodescanner.

1. Klik op het zoekveld Items invoeren of scannen en zorg ervoor dat je cursor knippert.
2. Gebruik de barcodescanner om elk item dat je wilt tellen te scannen.

   Je kunt hetzelfde item meerdere keren scannen om de getelde hoeveelheid te verhogen. Als je een grote hoeveelheid van hetzelfde item wilt tellen, klik je in de rij van het betreffende item op het veld onder Telling en voer je een waarde in van 1 tot 99. Voor waarden groter dan 99 scan je het item opnieuw en ga je verder met het toepassen van de gewenste waarden.

Afdrukken gebruiken

Afdrukken zijn ideaal voor middelgrote tot grote tellingen en stellen je in staat om een lijst te printen van alle items die geteld moeten worden. Deze kun je aan personeel geven om hoeveelheden op de afdruk te noteren en vervolgens in Lightspeed Retail in te voeren.

1. Klik op de pagina Inventarisatie voorraad op Itemlijst printen.
2. Selecteer een soorteeroptie uit de lijsten Sorteren op item-ID of Sorteren op beschrijving.
3. Print de gegenereerde lijst en noteer de hoeveelheid van elk item in het vakje Count (Aantal).
4. Als alle artikelen op de afdruk zijn geteld, ga je terug naar Lightspeed Retail. Voer elke item-ID op de afdruk in het ID-veld en de bijbehorende hoeveelheid in het veld Telling in en klik vervolgens op Telling invoeren.

Een spreadsheet importeren

Een spreadsheet importeren is ideaal voor grote inventariseringen. Items kunnen geteld en de hoeveelheden geformatteerd worden in een spreadsheet (CSV of XLSX) die door Lightspeed Retail wordt herkend en automatisch aan de telling wordt toegevoegd.

1. Maak een CSV- of XLSX-spreadsheet en noem twee kolommen ID en Telling.
2. Voer in de kolom ID de systeem-ID, UPC, EAN, aangepaste SKU of SKU merk in die is gekoppeld aan het getelde item in Lightspeed Retail.

   Als je niet zeker weet wat je moet invoeren in de kolom ID, kun je alle itemdetails zien die zijn vastgelegd voor item(s) door te navigeren naar Voorraad > Item zoeken en waar nodig de filters te gebruiken om een tellijst samen te stellen. Klik vervolgens op Exporteren om een spreadsheet te downloaden met itemdetails voor alle geselecteerde items. Dit kan dan worden gebruikt om een nieuwe importspreadsheet te maken voor de inventarisering.

3. Voer in de kolom Telling de getelde hoeveelheid van dat item in.
4. Sla de spreadsheet op als CSV- of XLSX-bestand.
5. Klik op de pagina Voorraadtelling in Lightspeed Retail op Bestand selecteren en selecteer de spreadsheet die je hebt gemaakt, of sleep het bestand naar het veld Items importeren.
6. Wanneer het bestand is geüpload en het bericht Bestand is geüpload wordt weergegeven, klik je op Kolommen indelen.
7. Zorg ervoor dat je bestand en Lightspeed kolommen correct zijn ingedeeld
   
   • Systeem-ID naar Systeem-ID
   • Telling naar Telling
8. Klik op Bestand verifiëren. Lightspeed Retail controleert het importbestand op fouten en geeft een Importoverzicht weer als het importeren is gelukt.

   Als het importbestand fouten bevat, wordt het bericht Dit bestand bevat X items met fouten weergegeven. Klik op Dit bestand downloaden om de fouten te herstellen en importeer het vervolgens opnieuw.

9. Klik op Importeren.

De telling controleren en reconciliëren

Volg deze stappen om na een inventarisering je fysieke voorraad nauwkeurig af te stemmen op de systeemgegevens. Tijdens de reconciliatie biedt een voortgangsbalk een visuele indicatie van de voortgang in real time.

1. Klik binnen in het scherm "Inventarisatie voorraad" in het linkermenu op Gemist.

2. Deze lijst geeft de niet getelde inventarisitems weer. Sommige items zijn misschien nooit geteld en andere zijn misschien niet geteld omdat ze ontbreken. Items in deze lijst hebben geen inventarisaanpassingen. Als je een gedeeltelijke telling doet van een paar geselecteerde items, zullen er altijd items in deze lijst staan.

3. Je kunt alle items in deze lijst op nul zetten door naar beneden te scrollen, het selectievakje te kiezen om alle items te selecteren en op de knop Geselecteerde items op nul zetten te klikken. Dit zet de voorraadniveaus van items op nul wanneer je de voorraad gaat afstemmen. Afstemmen doe je wanneer je je voorraadgegevens wijzigt zodat ze overeenkomen met je actuele telling. Wees voorzichtig wanneer je deze functie uitvoert, want hierdoor worden je inventarislijsten voor alle getelde items aangepast.

4. Als je zeker weet dat de lijst klopt, reconcilieer je je voorraad. Klik op de pagina "Inventarisatie voorraad" in het linkermenu op Doorvoeren.

5. Als je zeker weet dat je tellingen kloppen, klik je op de knop Voorraad op basis van telling doorvoeren.

6. Klik na de reconciliatie in het linkermenu op Voorraadderving om te zien hoeveel voorraad verloren is gegaan.

Inventariseringen meten afwijkingen in voorraadniveaus. Verkopen of toegevoegde voorraden veranderen je tekorten niet. Als je bijvoorbeeld ontdekt dat 2 hoeden tekortkomt, is je aanpassing -2 voor de hoeveelheid hoeden die je op voorraad hebt. Dat verandert niet als je items verkoopt of inkooporders ontvangt. De hoeveelheid op voorraad heeft nog steeds twee items minder.

Voorraadwijzigingen tijdens een telling

Als er items geel gemarkeerd zijn met een knop Voorraadaantal gewijzigd nadat je de telling hebt voltooid, geeft dit aan dat de voorraad is gewijzigd nadat je de telling voor het item hebt ingevoerd. Dit kan elke soort verandering zijn, zoals een nieuwe verkoop, inkooporder, verplaatsing of handmatige aanpassing, dus onderzoek wat de reden is als je niet zeker weet waarom het voorraadaantal is veranderd.

Als je een telling doet voor meerdere winkels, is de wijziging van toepassing op de winkel waarvoor je de telling doet.