Je kunt tegelijkertijd batch-items toevoegen aan een inkooporder en de items aanmaken in Lightspeed Retail. Je kunt ook bestaande items en catalogusitems importeren met een importbestand.

Het importbestand moet een CSV-bestand zijn dat is ingedeeld volgens de specificaties van Lightspeed.

Nieuwe en bestaande items importeren

Nieuwe items

Nieuwe items zijn items die nog niet zijn aangemaakt in je voorraad. Nadat ze zijn geïmporteerd, worden de items tegelijkertijd toegevoegd aan de inkooporder en automatisch aangemaakt in je Lightspeed Retail-systeem.

Bestaande items

Bestaande items zijn items die zich al in je voorraad bevinden. Nadat ze zijn geïmporteerd, worden de items toegevoegd aan je inkooporder. Je kunt de bestaande iteminformatie bijwerken met de nieuwe geïmporteerde informatie.

Lightspeed Retail bepaalt of een item bestaat in je systeem op basis van de waarden van het item in je importbestand. Zie de onderstaande sectie Items vergelijken voor meer informatie.

Items vergelijken

Wanneer je een importbestand uploadt in een inkooporder, vergelijkt Lightspeed Retail de geïmporteerde items met items die zich al in je systeem bevinden. Voor elk item in je importbestand scant Lightspeed Retail de waarden in deze order op overeenkomstige waarden:

1. System ID (Systeem-ID)
2. Vendor ID (Artikelnummer leverancier)
3. UPC
4. EAN
5. Custom SKU (Aangepaste SKU)
6. Manufacturer SKU (SKU merk)

Als er een overeenkomstig item wordt gevonden, maakt Lightspeed Retail geen nieuw item aan. Als de optie Bestaande items bijwerken is geselecteerd wanneer het bestand wordt geïmporteerd, worden niet-overeenkomende waarden bijgewerkt met de nieuwe waarden in het importbestand.

Lightspeed Retail zoekt niet naar een overeenkomstig item voor bestaande items op basis van de productbeschrijving. Als er geen overeenkomstig item wordt gevonden voor een bestaand item in het importbestand, wordt er een nieuw item aangemaakt met dezelfde itemnaam, zelfs als de itembeschrijving al bestaat in je voorraad.

Items uit een leverancierscatalogus importeren

Als je leverancierscatalogi gebruikt, kun je catalogusitems importeren in een inkooporder. Als het item zich niet in je voorraad bevindt, wordt het item aangemaakt op basis van de gegevens in de catalogus. Het enige dat je nodig hebt is een correct artikelnummer leverancier in het importbestand en de gekoppelde leverancier moet geselecteerd zijn in de inkooporder.

Omdat een inkooporder betrekking heeft op één specifieke leverancier, moet je afzonderlijke item-importbestanden aanmaken voor elk van je leveranciers. Als je hetzelfde item inkoopt bij meerdere leveranciers, kun je het item toevoegen aan zoveel importbestanden voor specifieke leveranciers als nodig voor gebruik in afzonderlijke inkooporders.

Het importbestand voorbereiden

Wanneer je een nieuw item aan Lightspeed Retail toevoegt door het te importeren vanuit een inkooporder, wordt de standaard leverancier van het item ingesteld op de leverancier die is geselecteerd voor de inkooporder. Aangezien een inkooporder één bepaalde leverancier betreft, moet je een afzonderlijk importbestand voor items aanmaken voor elk van je leveranciers.

Een importbestand kan maximaal 500 items bevatten.

1. Download het sjabloon voor importbestanden of gebruik een CSV-bestand met exact dezelfde indeling als het sjabloon.
2. Open het sjabloon voor importbestanden in Excel of Google Spreadsheets.

Om importfouten te voorkomen, moet je de kolommen in het sjabloon niet bewerken, toevoegen, verwijderen of de volgorde ervan wijzigen.

Het importbestand bevat de volgende kolommen:

*Afhankelijk van je instellingen voor Meerdere valuta bevat je sjabloon een waarde Unit Cost (Eenheidsprijs) of Vendor Cost (Leveranciersprijs).

Het importbestand verifiëren

Scan het document op eventuele verkeerde gegevens waardoor de gegevensimport kan mislukken.

• Verwijder speciale tekens als ☺↨♪♫♀♂¶▓ en vervang ze door de juiste gegevens.
• Wis cellen waar n.v.t. in staat, zodat ze een leeg veld hebben.
• Wijzig cellen met formulegetallen zoals 4.001E+11 (meestal UPC- of EAN-waarden), zodat het in plaats daarvan gewone integere getallen zijn zoals 40010000000.
  • Selecteer om dit te doen in Excel de kolom met de formulegetallen. Klik op Opmaak > Cellen opmaken. Verander de categorie in Getal, stel de optie voor aantal decimalen in op 0 en klik op OK.
  • Selecteer om dit te doen in Google Spreadsheets de kolom met de formulegetallen. Klik op Opmaak > Getal > Getal.
• Zorg dat je spreadsheet een CSV-bestand is.

Het importbestand uploaden

Nadat je het importbestand hebt voorbereid en de gegevens hebt geverifieerd, ben je klaar om het bestand te uploaden in een inkooporder in Lightspeed Retail.

Er kan slechts één importbestand voor inkooporders per keer en per winkel worden geïmporteerd.

1. Ga naar Voorraad > Nieuwe inkooporder.

   

2. Selecteer de leverancier.
   1. Als je een multistoreaccount hebt, selecteer je de winkel waarvoor je de inkooporder aanmaakt in het vervolgkeuzemenu Locatie. Het verzendadres dat op de inkooporder verschijnt, is gekoppeld aan de geselecteerde winkel.

      

3. Klik op Wijzigingen opslaan.
4. Klik op Importeren.

   

5. Selecteer Bestaande items bijwerken als je items in je voorraad wilt bijwerken met de nieuwe waarden in het importbestand.

   

6. Klik op CSV-bestand uploaden en selecteer het bestand.
7. Zorg dat de kolomtitels van je importbestand overeenkomen met het juiste productveld in Lightspeed Retail.

   

8. Klik ter bevestiging op Items naar inkooporder importeren.
9. Wacht totdat de import voltooid is. Dit kan een paar minuten duren. Je kunt de pagina verlaten; dit heeft geen gevolgen voor de import.

   

10. De status van de taak zal veranderen.
    1. Als de upload is geslaagd, ben je klaar. De geüploade items verschijnen op het scherm Inkooporder.

       

    2. Als de upload niet is geslaagd, wordt op de pagina aangegeven wat het probleem is. Corrigeer alle fouten die op de pagina worden vermeld en upload het bestand opnieuw.

       

    Mogelijk moet je de pagina verversen om het resultaat van de upload te kunnen zien.

11. Klik op de naam van de order.

    

12. Klik op Besteld om de status van de inkooporder te wijzigen.

    

Wat nu?

Attachments

• Retail (R-Series) purchase order product import template - multicurrency enabled.csv96 bytes
• Retail (R-Series) purchase order product import template - multicurrency disabled.csv93 bytes