Je kunt tegelijkertijd batch-items aan een inkooporder toevoegen en de items aanmaken in Lightspeed Retail. In plaats van de items één voor één aan te maken, kun je Lightspeed Retail automatisch de items laten aanmaken wanneer je je voorraad inkoopt. Je kunt ook catalogusitems en items die al zijn aangemaakt in Lightspeed Retail importeren.
Het importeren van items omvat het volgende:
- Je spreadsheet-importbestand voorbereiden.
- Het importbestand uploaden in een inkooporder in Lightspeed Retail.
Wat kan ik importeren?
Nieuwe items: nieuwe items zijn items die nog niet zijn aangemaakt in je voorraad. Deze items kunnen bijvoorbeeld afkomstig zijn uit een vorige database met items. Nadat ze zijn geïmporteerd, worden de items tegelijkertijd toegevoegd aan de inkooporder en aangemaakt in je Lightspeed Retail-systeem.
Catalogusitems: als je leverancierscatalogi gebruikt, kun je catalogusitems importeren in een inkooporder. Als het item zich niet in je voorraad bevindt, wordt het item aangemaakt op basis van de gegevens in de catalogus. Het enige dat je nodig hebt is een correct artikelnummer leverancier in het importbestand en de gekoppelde leverancier moet geselecteerd zijn in de inkooporder.
Bestaande items: bestaande items zijn items die zich al in je voorraad bevinden. Nadat ze zijn geïmporteerd, worden de items toegevoegd aan je inkooporder. Aangezien de items zich al in je systeem bevinden, worden ze niet opnieuw aangemaakt. Je kunt de iteminformatie echter bijwerken met de nieuwe geïmporteerde informatie.
OPMERKINGEN:
- Lightspeed Retail bepaalt of een item bestaat in je systeem op basis van de waarden van het item in je importbestand. Zie de onderstaande sectie Items vergelijken voor meer informatie.
- Het importbestand moet een CSV-bestand zijn dat is ingedeeld volgens de specificaties van Lightspeed.
- Een importbestand kan elke combinatie bevatten van nieuwe items, catalogusitems en bestaande items.
- Omdat een inkooporder betrekking heeft op één specifieke leverancier, moet je afzonderlijke item-importbestanden aanmaken voor elk van je leveranciers. Als je hetzelfde item inkoopt bij meerdere leveranciers, kun je het item toevoegen aan zoveel importbestanden voor specifieke leveranciers als nodig voor gebruik in afzonderlijke inkooporders.
- Items die zich op dit moment niet in je Lightspeed Retail-systeem bevinden, worden automatisch aangemaakt wanneer ze worden geïmporteerd.
- Voor items die al zijn aangemaakt in Lightspeed Retail kun je de bestaande iteminformatie bijwerken met de nieuwe geïmporteerde informatie.
Items vergelijken
Wanneer je een importbestand uploadt in een inkooporder, vergelijkt Lightspeed Retail de geïmporteerde items met items die zich al in je systeem bevinden. Voor elk item in je importbestand scant Lightspeed Retail de waarden in deze order op overeenkomstige waarden:
- Systeem-ID
- Artikelnummer leverancier
- UPC-code
- EAN-code
- Aangepaste SKU
- SKU merk
Als er een overeenkomstig item wordt gevonden, wordt er geen nieuw item aangemaakt. Als de optie Bestaande items bijwerken is geselecteerd wanneer het bestand wordt geïmporteerd, worden niet-overeenkomende waarden van de bestaande items bijgewerkt met de nieuwe waarden in het importbestand.
Raadpleeg de onderstaande sectie 1. Het importbestand voorbereiden voor een beschrijving van de kolommen in het importbestand, waar ook in staat waar de waarden worden geïmporteerd.
Belangrijk: Lightspeed Retail zoekt niet naar een overeenkomstig item voor bestaande items op basis van de productbeschrijving. Daarom wordt er, als er in het importbestand geen overeenkomstig item wordt gevonden voor een bestaand item en de itembeschrijving al bestaat in je voorraad, een nieuw item aangemaakt met dezelfde itemnaam.
1. Het importbestand voorbereiden
Je kunt elke spreadsheetsoftware gebruiken om het importbestand aan te maken. Het bestand moet echter zijn opgeslagen als een CSV-bestand. Wanneer je een nieuw item aan Lightspeed Retail toevoegt door het te importeren vanuit een inkooporder, wordt de standaard leverancier van het item ingesteld op de leverancier die is geselecteerd voor de inkooporder. Aangezien een inkooporder één bepaalde leverancier betreft, moet je een afzonderlijk importbestand voor items aanmaken voor elk van je leveranciers. Een importbestand kan maximaal 500 items bevatten.
OPMERKING: Lightspeed Retail zoekt niet naar een overeenkomstig item voor bestaande items op basis van de productbeschrijving. Als er geen overeenkomstig item wordt gevonden voor een item in het importbestand en de itembeschrijving al bestaat in je voorraad, wordt er een nieuw item aangemaakt met dezelfde itemnaam.
Zo bereid je het importbestand voor
- Deel je spreadsheetbestand in zoals aangegeven in de voorbeeldbestanden.
- Je importbestand moet hetzelfde aantal kolommen bevatten en de kolommen moeten in dezelfde volgorde staan als in het voorbeeld-importbestand. Verander de volgorde van de kolommen niet, verwijder geen kolommen en voeg ook geen extra kolommen toe aan het importbestand. Het importbestand bevat de volgende kolommen:
| Orderaantal | Orderaantal van de items voor de inkooporder. Geïmporteerd in het veld Orderaantal van het item in de inkooporder. |
| Eenheidsprijs (als meerdere valuta is uitgeschakeld) | Inkoopprijs die je aan je leverancier betaalt voor het item. Geïmporteerd in de waarde Eenheidsprijs van het item in de sectie Voorraad van het item. |
| Systeem-ID | Het systeem-ID-nummer van het item in Lightspeed Retail. Laat dit veld leeg wanneer je nieuwe items importeert. Lightspeed Retail wijst automatisch een systeem-ID toe aan nieuwe items. |
| Artikelnummer leverancier | Het onderdeelnummer van de leverancier voor het item. Geïmporteerd in het veld Artikelnummer leverancier van het item in de inkooporder en de sectie Artikelnummer leverancier van het item. Als er geen artikelnummer leverancier is voor het item voor de geselecteerde leverancier van de inkooporder, wordt het nieuwe artikelnummer leverancier toegevoegd aan de sectie Artikelnummer leverancier van het item. Dit gebeurt automatisch, of je er nu wel of niet voor kiest om bestaande items bij te werken tijdens het importeren van het bestand. |
| Leveranciersprijs (als meerdere valuta is ingeschakeld) | De prijs die je aan je leverancier betaalt voor een item in de valuta van je leverancier. Geïmporteerd in de waarde Leveranciersprijs in de sectie Voorraad van het item. |
| UPC | (Universele productcode van 12 cijfers van het item) barcode. Geïmporteerd in de waarde UPC van het item in de sectie Gegevens van het item. |
| EAN | Internationaal artikelnummer en barcode van 13 cijfers van het item. Geïmporteerd in de waarde EAN van het item in de sectie Gegevens van het item. |
| Aangepaste SKU | Alleen voor internationaal gebruik in winkels. Sommige winkels gebruiken dit veld voor de barcodes of itemnummers van hun oude POS. Geïmporteerd in de waarde Aangepaste SKU van het item in de sectie Gegevens van het item. |
| SKU merk | Het SKU merk-identificatienummer voor het item. Geïmporteerd in de waarde SKU merk van het item in de sectie Gegevens van het item. |
| Beschrijving | Itembeschrijving (naam). Elke itembeschrijving moet uniek zijn. Geïmporteerd in het veld Itembeschrijving in de sectie Gegevens van het item. |
| Verkoopprijs | De verkoopprijs die je rekent voor het item. Geïmporteerd in de waarde Verkoopprijs van het item in de sectie Gegevens van het item. |
Zo verifieer je de gegevens
Nadat je je te importeren spreadsheet hebt aangemaakt, scan je het document op eventuele onjuiste gegevens die ervoor kunnen zorgen dat de gegevensimport mislukt.
- Bewerk speciale tekens, zoals ☺↨♪♫♀♂¶▓, zodat ze de juiste gegevens weergeven.
- Wis cellen waar n.v.t. in staat, zodat ze een leeg veld hebben.
- Wijzig cellen met formulegetallen zoals 4.001E+11 (meestal UPC- of EAN-waarden), zodat er gewone gehele getallen staan, zoals 40010000000. Als je Excel gebruikt:
- Selecteer de kolom met de formulegetallen.
- Klik op Indelen > Cellen.
- Wijzig de Categorie naar Getal, stel de cijfers na de komma in op 0 en klik vervolgens op OK.
2. Het importbestand uploaden
Nadat je de te uploaden spreadsheet hebt voorbereid en de gegevens hebt geverifieerd, ben je klaar om het importbestand te uploaden in een inkooporder in Lightspeed Retail.
Zo importeer je items
OPMERKING: er kan slechts één importbestand met een inkooporder per keer en per winkel worden geïmporteerd.
- Bereid je importbestand voor volgens de specificaties van Lightspeed. Raadpleeg de bovenstaande sectie 1. Het importbestand voorbereiden.
- Klik in Lightspeed Retail vanuit het hoofdmenu op Voorraad > Nieuwe inkooporder.
- Als je een multistoreaccount hebt, selecteer je de winkel waarvoor je de inkooporder aanmaakt. Het verzendadres dat op de inkooporder verschijnt is gekoppeld aan de geselecteerde winkel.
- Selecteer de leverancier. Als de leverancier niet op de lijst staat, kun je deze toevoegen door op Nieuwe leverancier te klikken.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
- Klik in het linker menu op Importeren.
- Selecteer Bestaande items bijwerken als je items in je voorraad wilt bijwerken met de nieuwe waarden in het importbestand.
OPMERKING: selecteer deze instelling voordat je het bestand uploadt als je wilt dat deze in werking treedt. Als je meer dan één bestand uploadt, kun je deze optie per bestand in- of uitschakelen.
- Klik op CSV-bestand uploaden en selecteer het CSV-importbestand.
- Zorg dat de kolomtitels van je CSV-importbestand overeenkomen met het juiste itemveld in Lightspeed Retail.
- Voer het e-mailadres in waar een e-mailnotificatie naartoe wordt verzonden wanneer de import voltooid is.
- Klik ter bevestiging op Items naar inkooporder importeren.
OPMERKING: items worden aangemaakt of bijgewerkt wanneer het CSV-bestand is geïmporteerd.
- De geüploade items verschijnen in de weergave inkooporder. Klik op Order en Check-In om de inkooporder te verzenden en in te checken.
- Bewerk waar nodig de itemgegevens voor nieuwe items die zijn toegevoegd aan je Lightspeed Retail-account.
Voorbeeld-importbestanden
Hieronder staan twee voorbeeld-importbestanden met inkooporders: één met eenheidsprijs en één met leveranciersprijs. Gebruik het bestand met leveranciersprijs als je meerdere valuta hebt ingeschakeld op je account.