Je kunt een groep items (artikelen) die tot dezelfde partij horen aan een inkooporder toevoegen en deze items tegelijkertijd in Lightspeed Retail maken. In plaats van de items één-voor-één te maken, kun je in Lightspeed Retail de items automatisch laten maken wanneer je je voorraad aanschaft. Je kunt ook catalogusitems importeren en items die al eerder in Lightspeed Retail zijn gemaakt.
Het importeren van items omvat:
- Een spreadsheetbestand voor het importeren voorbereiden.
- Het importbestand in een inkooporder in Lightspeed Retail importeren.
Wat kan ik importeren?
Nieuwe items: Nieuwe items zijn items waarvoor nog geen records zijn gemaakt in je voorraad. Dit zijn bijvoorbeeld items uit een bestaande database met items. Na het importeren worden deze items tegelijkertijd toegevoegd aan de inkooporder en er worden records voor ze gemaakt in je Lightspeed Retail-systeem.
Catalogusitems: Als je gebruik maakt van leveranciercatalogi, kun je de catalogusitems importeren in een inkooporder. Als het item nog niet in je voorraad bestaat, wordt het gemaakt op basis van de gegevens in de catalogus. Alles wat je nodig hebt is de juiste vermelding van artikelnummer leverancier in het importbestand en je moet de bijbehorende leverancier hebben geselecteerd in de inkooporder.
Bestaande items: Bestaande items zijn items die al in je voorraad voorkomen. Na het importeren worden ze toegevoegd aan je inkooporder. Ze worden niet nogmaals gemaakt, omdat ze al in je systeem bestaan. Je kunt wel de details van het item bijwerken met de nieuwe geïmporteerde informatie.
OPMERKINGEN
- Lightspeed Retail controleert of een item al in je systeem bestaat aan de hand van de waarden van het item in het importbestand. Raadpleeg Overeenkomst met bestaande items controleren voor meer informatie.
- Het importbestand moet een CSV-bestand zijn dat is ingedeeld volgens de specificaties van Lightspeed.
- Een importbestand kan elke combinatie van nieuwe, bestaande en catalogusitems bevatten.
- Omdat een inkooporder één bepaalde leverancier betreft, moet je afzonderlijke importbestanden maken voor de items van elk van je leveranciers. Als je hetzelfde item bij meerdere leveranciers inkoopt, voeg je het item aan net zoveel leverancierspecifieke importbestanden toe als je nodig hebt voor de afzonderlijke inkooporders.
- Items die niet in je Lightspeed Retail-systeem bestaan, worden automatisch gemaakt wanneer ze worden geïmporteerd.
- Van items die al in Lightspeed Retail zijn gemaakt, kun je de itemdetails bijwerken met de nieuwe geïmporteerde informatie.
Overeenkomst met bestaande items controleren
Als je een importbestand in een inkooporder importeert, controleert Lightspeed Retail of de geïmporteerde items overeenkomen met items die al in het systeem bestaan. Lightspeed Retail scant de waarden voor elk item in je importbestand in de volgende volgorde en controleert of deze overeenkomen met bestaande waarden:
- Systeem-ID
- Artikelnummer leverancier
- UPC-code
- EAN-code
- Aangepaste SKU
- SKU fabrikant
Als er een overeenkomst wordt gevonden voor een item, wordt er geen nieuw item gemaakt. Als de optie Bestaande items bijwerken is geselecteerd bij het importeren van het bestand, worden de niet-overeenkomende waarden van de bestaande items bijgewerkt met de nieuwe waarden uit het importbestand.
Raadpleeg 1. Het importbestand voorbereiden voor een beschrijving van de kolommen in het importbestand en de velden waarin de waarden worden geïmporteerd.
Belangrijk: Lightspeed Retail controleert niet of de productbeschrijvingen van de te importeren items en de bestaande items met elkaar overeenkomen. Dit houdt in dat als er in het importbestand verder geen overeenkomst wordt gevonden met een bestaand item, er een nieuw item wordt gemaakt met dezelfde itemnaam, ook al bestaat de itembeschrijving al in je voorraad.
1. Het importbestand voorbereiden
Je kunt het importbestand met elk spreadsheetprogramma maken, maar het bestand moet worden opgeslagen als een CSV-bestand. Wanneer je een nieuw item aan Lightspeed Retail toevoegt via het importeren van een inkooporder, wordt de standaard leverancier van dat item ingesteld op de leverancier die is geselecteerd voor de inkooporder. Omdat een inkooporder één bepaalde leverancier betreft, moet je afzonderlijke importbestanden voor items maken voor elk van je leveranciers. Een importbestand kan maximaal 500 items bevatten.
BELANGRIJK: Lightspeed Retail controleert niet of de productbeschrijvingen van de te importeren items en de bestaande items met elkaar overeenkomen. Dit houdt in dat als er in het importbestand verder geen overeenkomst wordt gevonden met een bestaand item, er een nieuw item wordt gemaakt met dezelfde itemnaam, ook al bestaat de itembeschrijving al in je voorraad.
Zo bereid je het importbestand voor
- Deel je spreadsheetbestand in zoals aangegeven in dit voorbeeldbestand.
- BELANGRIJK: Je importbestand moet hetzelfde aantal kolommen bevatten, en in dezelfde volgorde, als in het voorbeeldbestand. Verander de volgorde van de kolommen niet, verwijder geen kolommen en voeg ook geen kolommen toe aan het importbestand. Het importbestand bevat de volgende kolommen:
| Orderhoeveelheid | Orderhoeveelheid voor het item in de inkooporder. Wordt geïmporteerd in het veld Orderhoeveelheid in de inkooporder. |
| Inkoopprijs per stuk | Inkoopprijs voor het item per stuk in de inkooporder. Wordt geïmporteerd in het veld Orderhoeveelheid in de inkooporder. |
| Systeem-ID | Systeem ID-nummer van Lightspeed Retail voor het item. Laat dit veld leeg als je nieuwe items importeert. Lightspeed Retail kent automatisch een Systeem-ID toe aan nieuwe items. |
| Artikelnummer leverancier | Artikelnummer van de leverancier voor het item. Dit wordt geïmporteerd in het veld artikelnummer leverancier (Vendor ID) in de inkooporder en in het ID van het item zelf. Als het item nog geen artikelnummer heeft van de leverancier die is geselecteerd in de inkooporder, wordt er een nieuw artikelnummer toegevoegd aan het ID van het item. Dit gebeurt automatisch, of je er nu wel of niet voor kiest om bestaande items bij te werken tijdens het importeren. |
| UPC | De Universal Product Code van het item (een barcode met 12 cijfers). Wordt geïmporteerd in het veld UPC van het item in de itemdetails. |
| EAN | European Article Number van het item (een barcode met 13 cijfers). Wordt geïmporteerd in het veld EAN van het item in de itemdetails. |
| Aangepaste SKU | Alleen voor intern gebruik in de winkel. Sommige winkels gebruiken dit veld voor de barcodes of itemnummers van hun oude POS. Wordt geïmporteerd in het veld Aangepaste SKU van het item in de itemdetails. |
| SKU fabrikant | SKU-identificatienummer van de fabrikant voor het item. Wordt geïmporteerd in het veld SKU fabrikant van het item in de itemdetails. |
| Beschrijving | Itembeschrijving (naam). Elk item moet een unieke beschrijving hebben Wordt geïmporteerd in het veld Beschrijving van het item in de itemdetails |
| Verkoopprijs | Winkelprijs van het item. Wordt geïmporteerd in het veld Verkoopprijs van het item in de itemdetails. |
De gegevens controleren
Controleer na het maken van je importspreadsheet het document op eventuele onjuiste gegevens, waardoor de gegevensimport zou kunnen mislukken.
- Bewerk speciale tekens, zoals ☺↨♪♫♀♂¶▓, zodat ze de juiste gegevens weergeven.
- Wis cellen met 'n.v.t.' zodat het veld leeg is.
- Wijzig cellen met formulegetallen zoals 4.001E+11 (meestal UPC- of EAN-waarden), zodat ze gewone integere getallen laten zien, zoals 40010000000. Als je Excel gebruikt:
- Selecteer de kolom met de formulegetallen.
- Klik op Celeigenschappen.
- Wijzig de Categorie naar Getal, stel Decimalen in op 0 en klik vervolgens op OK.
2. Het importbestand uploaden
Nadat je het importbestand hebt voorbereid en de gegevens hebt gecontroleerd, ben je klaar om het importbestand te uploaden in een inkooporder in Lightspeed Retail.
Items importeren
OPMERKING: Je kunt per winkel maar één importbestand voor een inkooporder tegelijk importeren.
- Bereid je importbestand voor volgens de specificaties van Lightspeed. Raadpleeg 1. Het importbestand voorbereiden.
- Klik in Lightspeed Retail in het hoofdmenu op Voorraad > Nieuwe inkooporder.
- Als je een Multi-Shop-account hebt, selecteer je de winkel waarvoor je de inkooporder maakt. Het verzendadres dat op de inkooporderstaat vermeld, is gekoppeld aan de geselecteerde winkel.
- Selecteer de leverancier. Als de leverancier niet in de lijst voorkomt, klik je op Nieuwe leverancier om deze toe te voegen.
- Sla de wijzigingen op.
- Klik in het menu links op Importeren.
- Als er items in je voorraad zijn die je wilt bijwerken met de nieuwe waarden uit het importbestand, selecteer je Bestaande items bijwerken.
OPMERKING: Selecteer deze instelling voordat je het bestand uploadt, als je wilt dat deze bijwerkactie wordt uitgevoerd. Als je meer dan één bestand wilt uploaden, kun je deze optie per bestand in- of uitschakelen.
- Klik op CSV-bestand uploaden en selecteer het CSV-bestand dat je wilt importeren.
- Match de kolomkoppen van het CSV-importbestand met de bijbehorende productvelden in Lightspeed Retail.
- Geef het e-mailadres op waarnaar een bevestigingsmail moet worden gestuurd als de import is voltooid.
- Klik op Items naar inkooporder importeren om de actie te bevestigen.
BELANGRIJK: Items worden gemaakt of bijgewerkt als het CSV-bestand wordt geïmporteerd.
- De geüploade items worden weergegeven in het inkoopordervenster. Verzend de inkooporder en check de items in.
- Bewerk zo nodig de itemdetails van de nieuwe items als je die hebt toegevoegd aan je Lightspeed Retail-account.