Inkooporders maken

Een workflow voor een inkooporder omvat drie belangrijke stappen:

  1. Een inkooporder maken.
  2. De inkooporder naar de leverancier sturen.
  3. De gekochte artikelen ontvangen.

TIP: Je kunt artikelen batchgewijs importeren in een inkooporder

Een inkooporder maken

  1. Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Nieuwe Inkooporder.
  2. Als je een Multi-Shop-account hebt, selecteer je onder Status de winkel waarvoor je de inkooporder maakt. Het verzendadres voor de winkel die je selecteert, wordt vermeld op de inkooporder.
  3. Selecteer de leverancier onder Details. Als de leverancier niet in de lijst staat, selecteer je Nieuwe Leverancier onder de lijst om een nieuwe leverancier te maken.
  4. Sla de wijzigingen op.
  5. Voeg aan de inkooporder de artikelen toe die je nodig hebt, met inbegrip van speciale orders. Gebruik een van de volgende methoden:
    Batchgewijs importeren van nieuwe of bestaande artikelen Artikelen importeren in een inkooporder
    Handmatig naar artikelen zoeken

    Zoek de artikelen in alle winkels en selecteer vervolgens één of meer artikelen om aan de inkooporder toe te voegen. Als je de artikelen handmatig wilt toevoegen, geef je onder Items toevoegen de artikelbeschrijving op en klik je vervolgens op +Item Toevoegen. Als er maar één artikel wordt gevonden dat aan de zoekopdracht voldoet, wordt dit automatisch toegevoegd. Bij meerdere artikelen wordt er een lijst weergeven waaruit je de artikelen selecteert die je wilt toevoegen. Schakel het selectievakje In alle catalogi zoeken uit om alleen naar artikelen te zoeken die gekoppeld zijn aan de geselecteerde leverancier.

    TIP: Als je alle artikelen in alle winkels wilt weergeven, klik je op +Item Toevoegen en zorg je dat het zoekveld leeg is.

    Op bijbestelpunt

    Als je bijbestelpunten en bijbestelniveau's voor artikelen hebt opgegeven voor de huidige geselecteerde winkel (raadpleeg Artikelen toevoegen, kun je de artikelen toevoegen die hun bijbestelpunt hebben bereikt voor de geselecteerde leverancier. Klik op + Automatisch alles toevoegen onder Automatisch alle items toevoegen die op of onder hun nabestellingspunt zijn. Je kunt het aantal artikelen dat wordt toegevoegd beperken door de bijbehorende Categorie te selecteren. De volgende criteria worden gebruikt om te bepalen welke artikelen er met deze methode aan de order worden toegevoegd:

    • Alleen artikelen die hun bijbestelpunt hebben bereikt in de huidige geselecteerde winkel, worden toegevoegd.
    • De Leveranciers-ID van het artikel moet zijn overgenomen van de leverancier in de inkooporder OF de standaard leverancier van het artikel moet zijn ingesteld op de leverancier van de inkooporder.
    • De hoeveelheid van het artikel in voorraad en in nabestelling moet minder of gelijk zijn aan het bijbestelpunt voor het artikel.
    Speciale order-artikelen Als er een speciale order-artikel bestaat voor de huidige geselecteerde winkel, klik je in het menu links op Speciale Orders en vervolgens op + Toevoegen aan inkooporder. De status van het speciale order-artikel wordt automatisch gewijzigd in Besteld.
  6. Pas eventueel de artikelhoeveelheden aan en bewerk de andere velden indien nodig.

    OPMERKING:
    • Om je te helpen je inkooporders snel te kunnen traceren, wordt de tekst in het veld Algemene Notities ook weergegeven in de lijst met INKOOPORDERS in hoofdmenu > Voorraad > Inkooporders.
    • Voor Quickbooks-gebruikers: de bedragen bij Verzending- en Anders onder Kosten worden geëxporteerd naar Quickbooks. Het percentage bij Korting % wordt toegepast op de inkoopprijs van het artikel en wordt verwerkt in de totale kosten van de inkooporder.
  7. Sla de wijzigingen op.

Een inkooporder naar de leverancier sturen.

  1. Klik in het hoofdmenu op Voorraad>  Inkooporders.
  2. Zoek de inkooporder in de lijst en klik erop.

    OPMERKING: Je kunt de lijst filteren op leverancier of winkel.

  3. Verzend de inkooporder.
  4. Klik na het verzenden van de order op de knop Besteld bovenaan het venster, of selecteer Besteld uit de vervolgkeuzelijst Status.

Aangeschafte artikelen ontvangen

  1. Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Inkooporders.
  2. Zoek de inkooporder in de lijst en klik erop.

    OPMERKING: Je kunt de lijst filteren op leverancier of winkel.

  3. Klik bovenaan de order op Check In, of selecteer Check In uit de vervolgkeuzelijst Status.
  4. Check je artikelen in.
    Scannen

    Zorg ervoor dat de cursor in het veld Item zoeken staat en scan de barcode van het artikel. Voordat je begint met scannen, kun je het totaal aantal in te checken eenheden opgeven in het veld Hoeveelheid.

    OPMERKING: De barcode moet zijn opgeslagen in de artikeldetails, als je deze methode wilt gebruiken.

    Leverancier-ID

    Zorg ervoor dat de cursor in het veld Item zoeken staat en scan de barcode van het artikel. Voordat je begint met scannen, kun je het totaal aantal in te checken eenheden opgeven in het veld aantal.

    OPMERKING: De barcode moet zijn opgeslagen in de artikeldetails, als je deze methode wilt gebruiken.

    Artikelbeschrijving

    Geef de artikelbeschrijving op in het veld Item zoeken, geef het totaal aantal in te checken eenheden op in het veld Aantal en klik vervolgens op Item Ontvangen.

    Handmatige check-in

    Geef in de lijst met artikelen de hoeveelheid per ontvangen artikel op in het veld # Ontvangen voor het artikel.

    All Received-knop Als je alle artikelen en hun hoeveelheden als ontvangen wilt markeren, klik je op de knop Alle items als ontvangen markeren.
  5. Klik op Ontvangen items aan voorraad toevoegen om de hoeveelheden aan de voorraad toe te voegen.
  6. Sla de wijzigingen op. Als er artikelen of hoeveelheden ontbreken, herhaal je dit proces wanneer de artikelen zijn ontvangen.
  7. Klik bovenaan de order op Afgerond, of selecteer Afgerond uit de vervolgkeuzelijst Status.

    OPMERKING: Als je Quickbooks gebruikt voor je boekhouding, kan het zijn dat een inkooporder de status Afgerond moet hebben, voordat je de order kunt exporteren naar Quickbooks. Dit hangt af van de instellingen in je QuickBooks Export Setup (te vinden in het Lightspeed Retail-rapportvenster onder Accounting).

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen