Hoi, hoe kunnen we je helpen?

Inkooporders aanmaken

Inkooporders worden in Retail POS gebruikt om voorraad voor je winkel (opnieuw) te bestellen. Je kunt ermee een overzicht bijhouden van de producten die je bij verschillende leveranciers hebt besteld, zodat je voorraadaantallen nauwkeurig zijn.

Belangrijke velden in de secties Samenvatting Check-in en Kosten

Op inkooporders kun je het subtotaal en de hoeveelheid en kosten van alle bestelde items zien en vergelijken met ingecheckte items. De onderdelen Samenvatting Check-in en Kosten van inkooporders bevatten de volgende belangrijke velden:

  • Totaal ontvangen: de som van de kosten van ingecheckte items voordat de korting, verzendkosten en/of winkeltegoeden worden toegepast. Wanneer je items incheckt en de inkooporder opslaat, wordt dit veld bijgewerkt. Wanneer je klikt op Printen> Order wordt dit veld opgenomen in het document.
  • Totaal besteld: de som van de kosten van alle bestelde items voordat de korting, verzendkosten en/of winkeltegoeden worden toegepast. Wanneer je klikt op Printen> Order wordt dit veld opgenomen in het document.
  • Subtotaal: de som van de kosten van alle bestelde items voordat de korting, verzendkosten en/of winkelkredieten worden toegepast.
  • Totaal besteld (onder Kosten): de som van de kosten van alle bestelde items, inclusief verzendkosten, andere aanpassingen en/of toegepaste kortingen.

Onderdelen Samenvatting Check-in en Kosten

Een inkooporder aanmaken

  1. Klik vanuit het hoofdmenu op Voorraad > Nieuwe inkooporder.

    Pagina Voorraad met nadruk op knop Nieuwe order.

  2. Selecteer voor multistoreaccounts in het vervolgkeuzemenu Locatie de winkel waarvoor je de inkooporder aanmaakt. Het verzendadres voor de winkel die je selecteert verschijnt op de inkooporder.

    Pagina Nieuwe inkooporder met opties om Locatie, Leverancier te selecteren en aanvullende informatie in te vullen.

  3. Selecteer onder Details de leverancier in het vervolgkeuzemenu Leverancier. Als de leverancier niet in het menu staat, kun je deze aanmaken door de naam van de leverancier in te voeren en op + Toevoegen te klikken.
  4. Klik op Wijzigingen opslaan.
  5. Je wordt nu naar de hoofdpagina van deze inkooporder geleid. Vul eventuele aanvullende gewenste informatie in.

    Alle tekst in het veld Algemene opmerkingen verschijnt ook in de lijst met inkooporders (die je kunt vinden onder Voorraad > Inkooporders).

    Hoofdscherm voor de nieuwe inkooporder, met onderdelen voor Status, Details, Leveranciersinformatie, Algemene opmerkingen, Samenvatting Check-in, Kosten, Items toevoegen en Items opnieuw bestellen.

Een inkooporder invullen

Om items te bestellen, moet je de gewenste items aan de inkooporder toevoegen. Om een groot aantal items in één keer te importeren, kun je een batch items naar een inkooporder importeren. Je kunt items ook handmatig opzoeken, ze op basis van herbestellingspunten toevoegen of speciale order-items toevoegen.

Items handmatig opzoeken

  1. Navigeer naar het vak Items toevoegen op je inkooporderpagina.

    Hoofdpagina van inkooporder, met nadruk op onderdeel Items toevoegen.

  2. Typ een trefwoord om in al je winkels te zoeken naar relevante items.

    Als je in alle beschikbare catalogi wilt zoeken, zet je een vinkje in het selectievakje voor In alle catalogi zoeken. Zet hier geen vinkje als je alleen bij de geselecteerde leverancier naar items wilt zoeken.

    Klik op Items toevoegen.

    Als je op Item toevoegenklikt terwijl het zoekveld leeg is, worden alle items in alle winkels weergegeven.

  3. Als er maar één item aan je zoekopdracht voldoet, wordt het item automatisch toegevoegd aan je inkooporder.

    Als er meerdere items aan je zoekopdracht voldoen, kun je op Selecteren klikken om een bepaald item toe te voegen. Als je meerdere items wilt toevoegen, zet je een vinkje in het selectievakje voor elk item en klik je vervolgens op +Geselecteerde toevoegen.

    Pagina waarop diverse itemopties te zien zijn op basis van het ingevoerde trefwoord.

Items toevoegen op basis van herbestellingspunten

Als je vooraf herbestellingspunten en -niveaus voor items hebt ingesteld voor de geselecteerde winkel kun je, voor de geselecteerde leveranciers, de items toevoegen die dit punt hebben bereikt. Zie hiervoor Items toevoegen. Items toevoegen doe je als volgt:

  1. Navigeer naar het vak Items opnieuw bestellen op je inkooporderpagina.

    Hoofdpagina van inkooporder, met nadruk op onderdeel Items opnieuw bestellen.

  2. Om alleen items te bestellen uit een bepaalde categorie, klik je op +Alles onder Categorie.

    Er verschijnt een pop-upvenster. Klik op Selecteren voor de gewenste categorie.

    Pop-upvenster met verschillende categorieën die geselecteerd kunnen worden.

  3. Om alleen items te selecteren van een bepaald merk, klik je op het vervolgkeuzemenu Merken en kies je het gewenste merk.
  4. Klik op +Alles automatisch toevoegen. Er verschijnt een pop-upvenster waarin je deze keuze moet bevestigen. Klik op OK.

Je items moeten aan de volgende voorwaarden voldoen om met deze methode toegevoegd te kunnen worden:

  • Items moeten hun herbestellingspunt hebben bereikt in de winkel die momenteel geselecteerd is.
  • Items moeten een Artikelnummer leverancier van de leverancier van de inkooporder hebben OF de standaardleverancier van het item moet zijn ingesteld op de leverancier van de inkooporder.
  • De hoeveelheid van de items die op voorraad is en de nabestelde hoeveelheid moeten minder dan of gelijk aan het herbestellingspunt voor het item zijn.

Speciale order-items toevoegen

Als een speciale order-item al bestaat voor de op dat moment geselecteerde winkel, kun je het toevoegen aan de inkooporder door het volgende te doen:

  1. Klik op Speciale orders.

    Hoofdpagina inkooporder, nadruk op tabblad Speciale orders.

  2. Klik op + Toevoegen aan inkooporder. De status van het speciale order-item verandert automatisch in Besteld.

    Om meerdere speciale order-items te selecteren, zet je een vinkje in de selectievakjes naast elk item en klik je op +Selectie aan inkooporder toevoegen.

    Pagina Speciale orders, met één element onder Speciale orders om toe te voegen.

  3. Een of meer geselecteerde speciale orders worden nu weergegeven onder Speciale orders in aankoop.

    Pagina Speciale orders, met één element onder Speciale orders in aankoop

  4. Keer terug naar het hoofdscherm van je inkooporder door aan de linkerzijde op Order te klikken.

Itemhoeveelheden aanpassen

  1. Navigeer op het hoofdscherm van de inkooporder naar het onderdeel Items onderaan het scherm.

    Onderdeel Items op het hoofdscherm van de inkooporder.

  2. Klik op het vak ORDER-AANTAL voor het item waarvoor je de hoeveelheid wilt aanpassen en typ de gewenste hoeveelheid.

    • In de kolom AANTAL OP VOORRAAD is te zien hoeveel van de items je momenteel in de winkel hebt.
    • Bekijk de kolom AANTAL ORDER om erachter te komen hoeveel van een item er al besteld of nabesteld is in bestaande inkooporders voor dezelfde winkellocatie. De status van de bestaande inkooporders moet zijn ingesteld op Besteld of Check-In om te worden opgenomen in deze kolom.

    Als je QuickBooks gebruikt, worden de bedragen voor Shipping (Verzending) en Overig onder Kosten geëxporteerd naar QuickBooks. Het bedrag voor Korting % wordt toegepast op de inkoopprijs per stuk van het item en meegenomen in de totale kosten van de inkooporder.

Kosten aanpassen

De kosten in de kolom INKOOPPRIJS PER STUK zijn gebaseerd op de kosten van het item bij de gespecificeerde leverancier, aangepast voor verzendkosten en/of kortingen, en vervolgens gedeeld door het aantal eenheden in het ORDER-AANTAL voor elk item.

  1. Je kunt de kosten aanpassen door op het vak RETAIL VERKOOPPRIJS voor het item te klikken en de nieuwe verkoopprijs in te voeren.

    De standaardprijs in dit veld is de prijs van het item bij de geselecteerde leverancier. Je kunt de prijs per leverancier van een item eventueel aanpassen. Dit heeft gevolgen voor de standaardprijs voor deze inkooporder en voor toekomstige transacties waar dit item deel van uitmaakt.

  2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Shipping Cost (Verzendkosten) de optie voor verzendkosten van je voorkeur.

    Vervolgkeuzemenu Shipping Cost (Verzendkosten), met de opties Don't apply to items (Niet toepassen op items), Split based on vendor cost (Splitsen op basis van leveranciersprijs) en Split evenly based on item qty (Evenredig splitsen op basis van itemhoeveelheid).

    Je kunt voor de verzendkosten van je inkooporder kiezen uit drie opties:

    • Niet toepassen op items

      Als je deze optie kiest, blijft de eenheidsprijs van het item ongewijzigd. Dit was eerder de standaardoptie.

      Onderdeel Kosten, Don't apply to items (Niet toepassen op items geselecteerd)

    • Splitsen op basis van leveranciersprijs

      Als je deze optie kiest, worden de verzendkosten toegepast op basis van de huidige eenheidsprijs van elk item.

      Onderdeel Kosten, Split based on vendor cost (Splitsen op basis van leveranciersprijs) geselecteerd en totale kosten overeenkomstig bijgewerkt.

    • Evenredig splitsen op basis van itemhoeveelheid

      Als je deze optie kiest, worden de verzendkosten toegepast op basis van de hoeveelheid items die bij elke leverancier is besteld.

      Onderdeel Kosten, Split evenly based on item qty (Evenredig splitsen op basis van itemhoeveelheid) geselecteerd.

  3. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Korting de kortingsoptie van je voorkeur.

    Om een korting toe te voegen en de eenheidskosten nog wel te kunnen bewerken, moet je Don't apply to items (Niet toepassen op items) selecteren in de velden Shipping (Verzending) en Korting.

  4. Voer het kortingsbedrag in dat je wilt toepassen.
    • Als je een korting in dollars wilt toepassen, selecteer je de optie $ en typ je het bedrag in dollars in.
    • Als je een procentuele korting wilt toepassen, selecteer je de optie % en typ je het percentage.
  5. Zodra je je voorkeursopties voor verzending en korting hebt geselecteerd, klik je op de knop Apply changes (Wijzigingen toepassen) om je keuzes te bevestigen.

    Zodra je je voorkeursopties voor verzending en korting hebt geselecteerd, klik je op de knop 1 Apply changes (Wijzigingen toepassen)1 om je keuzes te bevestigen.

    De optie die je kiest voor Verzending en Korting wordt opgeslagen voor de volgende inkooporder die je maakt.

  6. Om de status van je inkooporder te wijzigen, klik je op de knop Besteld of selecteer je Besteld in het vervolgkeuzemenu onder Status. Vervolgens klik je op Wijzigingen opslaan.

De status van een inkooporder wijzigen

  1. Klik vanuit het hoofdmenu op Voorraad > Inkooporders.
  2. Zoek de inkooporder in de lijst en klik erop.

    • Om de lijst te filteren op leverancier, klik je op het vervolgkeuzemenu Alle leveranciers en selecteer je de gewenste leverancier. Klik vervolgens op Zoeken.
    • Om de lijst te filteren op winkel, klik je op Geavanceerd en vervolgens op het vervolgkeuzemenu Locatie en selecteer je de winkel. Klik vervolgens op Zoeken.

    Lijst van alle inkooporders, Alle leveranciers, Geavanceerd en Locatie zijn gemarkeerd.

  3. Klik bovenaan de pagina op de knop Besteld of selecteer Besteld in het vervolgkeuzemenu onder Status. Klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.

De inkooporderstatus bijwerken met ontvangen items

  1. Klik vanuit het hoofdmenu op Voorraad > Inkooporders.
  2. Zoek de inkooporder in de lijst en klik erop.

    • Om de lijst te filteren op leverancier, klik je op het vervolgkeuzemenu Alle leveranciers en selecteer je de gewenste leverancier. Klik vervolgens op Zoeken.
    • Om de lijst te filteren op winkel, klik je op Geavanceerd en vervolgens op het vervolgkeuzemenu Locatie en selecteer je de winkel. Klik vervolgens op Zoeken.
  3. Klik op de knop Check In of selecteer Check-In in het vervolgkeuzemenu onder Status. Klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.

    Hoofdscherm van inkooporder, met nadruk Wijzigingen opslaan, Check-In en vervolgkeuzemenu voor Status.

Ontvangen items inchecken

Je moet je items inchecken aan de hand van een van de volgende methoden:

Scannen

  1. Voorafgaand aan het scannen kun je het totale aantal eenheden dat je wilt controleren invoeren in het veld Hoeveelheid.

    Scan met de cursor in het veld Item zoeken de barcode van het item.

    De barcode moet zijn opgeslagen in de gegevens van het item om deze methode te gebruiken.

    Hoofdscherm inkooporder, met nadruk op het onderdeel Items als ontvangen markeren.

Artikelnummer leverancier

  1. Typ het aantal ontvangen items in het veld 1.
  2. Ga met de cursor naar het veld Item zoekenen typ het Artikelnummer leverancier.
  3. Klik op Ontvangen.

    Als er meerdere items zijn met hetzelfde artikelnummer leverancier, krijg je een foutmelding en wordt de actie niet uitgevoerd.

Itembeschrijving

  1. Typ het aantal ontvangen items in het veld 1.
  2. Voer de itembeschrijving in in het veld Item zoeken.
  3. Klik op Ontvangen.

Handmatig inchecken

Typ in het onderdeel Items de ontvangen hoeveelheid in het veld # ontvangen.

Alle items ontvangen

  1. Om alle items aan te merken als ontvangen, klik je op de knop Alle items ontvangen.

    Hoofdscherm van inkooporder, met nadruk op knop Alle items ontvangen.

  2. Er verschijnt een pop-upvenster waarin je wordt gevraagd te bevestigen dat je alle items wilt ontvangen. Klik op OK.

Ontvangen items aan de voorraad toevoegen

  1. Klik op Ontvangen items toevoegen aan voorraad.

    Hoofdscherm inkooporder, met nadruk op knop Ontvangen items toevoegen aan voorraad.

  2. Er verschijnt een pop-upvenster waarin je wordt gevraagd de informatie nog eens goed te controleren. Als de informatie lijkt te kloppen, klik je op Items toevoegen.

    Als de informatie niet lijkt te kloppen, klik je op Annuleren en doe je de nodige aanpassingen. Daarna herhaal je de bovenstaande stappen.

Als er nog openstaande items of hoeveelheden op de inkooporder staan, herhaal je de stappen onder Gekochte items ontvangen wanneer de resterende zending arriveert. Raadpleeg het artikel Gedeeltelijke zendingen van inkooporders beheren voor meer informatie over gedeeltelijke zendingen van inkooporders.

Je inkooporder voltooien

Nadat je items aan de voorraad hebt toegevoegd, klik je op de knop Afgerond of selecteer je Afgerond in het vervolgkeuzemenu onder Status. Vervolgens klik je op Wijzigingen opslaan.

Hoofdscherm inkooporder, met de knop Afgerond en het vervolgkeuzemenu Check-in onder Status.

Als je QuickBooks gebruikt voor accounting, moet je, afhankelijk van je QuickBooks-instellingen voor exporteren een inkooporder mogelijk markeren als Afgerond voordat je deze exporteert naar QuickBooks. Je vindt je QuickBooks-instellingen in de weergave RAPPORTEN van Lightspeed Retail onder Accounting.

Labels printen voor je ontvangen items

Om ontvangen items te printen en labels aan te maken, klik je op Printen. Kies in het vervolgkeuzemenu Printen of je alle ontvangen labels, de laatste ontvangen labels of de order wilt printen. Vergeet niet je labelprinter te configureren.

Vervolgkeuzemenu met de opties Alle labels, Alle ontvangen labels, Laatst ontvangen labels of Order

Nadat je een keuze hebt gemaakt, maakt je printer verbinding met Lightspeed Hub zodat geprint kan worden.

Wat nu?

Over Lightspeed Hub

Installeer Lightspeed Hub voor hulp bij het configureren van de hardware.

Meer informatie

Labels printen

Kom te weten hoe je labels kunt printen vanuit inkooporders.

Meer informatie

Was dit artikel nuttig?

Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 2 van 8