Voorraad overdragen

De functie Transfers in Lightspeed Retail is alleen beschikbaar voor Multi-Shop-accounts. Gebruik de functie Transfers als je:

  • een voorraadtransfer wilt aanvragen bij je magazijn, distributiecentrum of hoofdkantoor/winkel. Voor informatie over het gebruik van transfers in combinatie met Master Orders voor gecentraliseerde inkoop ga je naar Over gecentraliseerd Multi-Store-inkoopbeheer.
  • artikelvoorraden wilt overdragen van de ene naar de andere winkels.

Een transferworkflow bestaat uit de volgende onderdelen:

  • een transferverzoek maken
  • voorraad verzenden
  • voorraad ontvangen

Een voorraadtransfer maken

Als je een voorraadtransfer wilt aanvragen bij je magazijn, distributiecentrum of hoofdkantoor, of voorraad van je ene naar je andere winkel wilt overdragen, maak je een nieuw transferverzoek aan.

  1. Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Transfers > + Nieuwe voorraadtransfer.
  2. Gebruik de vervolgkeuzelijsten Winkel en Werknemer bij het invullen van de gegevens voor Van/verzendende winkel en Aan/ontvangende winkel en geef een datum op bij Verzonden op en Nodig vóór. Wat je selecteert bij Van en Aan winkel hangt af van het doel van het transferverzoek:
    • Een voorraadtransfer aanvragen bij een andere winkel of bij een magazijn: Selecteer de andere locatie als Van/verzendende winkel, en jouw winkel als Aan/ontvangende winkel.
    • Voorraad overdragen van jouw winkel naar een andere winkel. Selecteer jouw winkel als Van/verzendende winkel, en de andere winkel als Aan/ontvangende winkel.
  3. Klik op Wijzigingen opslaan.
  4. Gebruik het vak Opmerkingen als je aanvullende opmerkingen wilt toevoegen.
  5. Gebruik een van de onderstaande methoden om artikelen aan de transfer toe te voegen:
    • Special Order-artikelen: Als de artikelen voor de geselecteerde winkel een speciale order betreffen, wordt het menu Speciale orders weergegeven in het venster TRANSFERS. Klik in het menu links op Speciale orders en klik op + Toevoegen voor item. Als je meerdere artikelen wilt selecteren, schakel je de selectievakjes bij de artikelen in en klik je op + Geselecteerde toevoegen aan transfer.
    • Handmatig: Zoek de artikelen in alle winkels en selecteer één of meer artikelen om aan de transfer toe te voegen. Onder Items toevoegen geef je de beschrijving van het artikel op en klik je op + Item toevoegen. Als er maar één artikel wordt gevonden dat aan de zoekopdracht voldoet, wordt dit automatisch toegevoegd. Bij meerdere artikelen wordt er een lijst weergeven waaruit je de artikelen selecteert die je wilt toevoegen.
    • Minimale voorraad van het artikel bereikt (reorder points): Als je bijbestelpunten en bijbestelniveaus voor artikelen hebt opgegeven voor de winkel die is geselecteerd als de Aan/ontvangende winkel, kun je de artikelen toevoegen die hun bijbestelpunt hebben bereikt voor die winkel. Klik op + Alles automatisch toevoegen onder Automatisch alle items toevoegen die op of onder hun nabestellingspunt zijn. Je kunt het aantal artikelen dat wordt toegevoegd beperken door de bijbehorende Categorie te selecteren.
  6. Wijzig desgewenst bij Verzenden de te verzenden artikelhoeveelheid.
  7. Klik op Wijzigingen opslaan.

Een voorraadtransfer verzenden

Nadat het transferverzoek is gemaakt, is de volgende stap dat de verzendende winkel de voorraad verzendt naar de ontvangende winkel. Tijdens het verzenden van een transfer wordt de desbetreffende voorraad gemarkeerd als In transit en deze wordt pas aan de voorraad van de ontvanger toegevoegd op het moment dat de transfer is ontvangen.

  1. Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Transfers.
    De transfers met de opgegeven start- en einddatums worden weergegeven.
  2. Zoek naar de gewenste open transfers en klik vervolgens op de Transfer ID.
  3. Wijzig desgewenst bij Verzenden de te verzenden artikelhoeveelheid.
  4. Klik op Alle items verzenden boven de artikellijst. De status van de transfer wordt gewijzigd in Verzonden.

Een voorraadtransfer ontvangen

Nadat het transferverzoek is verzonden en de artikelen zijn ontvangen, moet de ontvangende winkel de overgedragen artikelen aan de voorraad toevoegen.

  1. Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Transfers.
    Dit laat alle transfers zien die binnen de opgegeven start- en einddatums vallen.
  2. Als je de verzonden transfer hebt gevonden, klik je op de Transfer ID.
  3. Gebruik een van onderstaande methoden om artikelen als ontvangen te markeren:
    • De beschrijving van het artikel: Geef onder Item als Ontvangen markeren de beschrijving van het artikel op in het veld Item zoeken en geef vervolgens de ontvangen hoeveelheid op.
    • Optie Alles ontvangen: Als je alle artikelen en hun hoeveelheden als ontvangen wilt markeren, klik je onder Alles als ontvangen markeren op Alles ontvangen.
    • Handmatig: In de artikellijst geef je de hoeveelheid per ontvangen artikel op in het veld Ontvangen voor het betreffende artikel.
  4. Klik op de knop Ontvangen items aan voorraad toevoegen boven de artikellijst. De status wordt gewijzigd in Ontvangen en de ontvangen artikelen worden aan de voorraad van de ontvangende winkel toegevoegd.

Gedeeltelijke transfers en voorraadretouren

Niet alles verloopt altijd volgens plan en gedeeltelijke transferverzendingen komen voor. De status van artikelen die ontbreken in een transferverzending blijft In transit in het Transfer-venster, nadat je de artikelen die je wel hebt ontvangen aan de voorraad hebt toegevoegd. Neem contact op met de verzendende winkel om ze op de hoogte te stellen van het verschil. In Lightspeed Retail kun je uitstaande transferartikelen traceren en voorraad retourneren aan de verzendende winkel.

Voorraad met status In Transit traceren

In Lightspeed Retail kun je twee rapporten uitvoeren waarmee je uitstaande transferartikelen kunt traceren.

In transit-rapport Geeft een overzicht van de transfers met de status Sent die nog niet zijn ontvangen.
Verloren tijdens transit-rapport Als je een gedeeltelijke transferverzendingen ontvangt (ontbrekende artikelen of hoeveelheden), geeft dit rapport een overzicht van alle uitstaande artikelen voor transfers met de status Ontvangen.

Een voorraadretour uitvoeren

Als je een uitstaand, beschadigd of onjuist transferartikel wilt retourneren, open je de bijbehorende transfer. Klik vervolgens op de knop Retour bij het artikel dat je wilt retourneren. Dit verwijdert het artikel uit de transfer en voegt de hoeveelheid automatisch toe aan de voorraad van de verzendende winkel.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen