Voor multistoreaccounts kunnen voorraadoverdrachten worden gebruikt om items van de ene winkellocatie naar de andere over te brengen of om een voorraadoverdracht aan te vragen vanuit een magazijn of distributiecentrum. Je kunt een gemiste verkoop vermijden wanneer een item niet op voorraad is door een speciale order te maken en eenheden van een andere locatie over te brengen. Daarnaast kun je voorraad tussen locaties herverdelen om overtollige voorraad te verplaatsen of nieuwe producten die je wilt promoten over te dragen.

Je kunt geen voorraad versturen, retourneren of ontvangen van een overdracht die gearchiveerde artikelen bevat of van gearchiveerde locaties is.

Een overdracht aanmaken

Om te beginnen met het overdragen van artikelen van de ene locatie naar de andere, moet je een nieuwe voorraadoverdracht aanmaken.

1. Navigeer naar Voorraad > Transfers.

   

2. Klik op + Nieuwe voorraadtransfer.

   

3. Gebruik de uitklapmenu's Van / Sturen winkel om de locaties te selecteren waar de overdracht naartoe en vanaf wordt gestuurd.

   

4. In het Benodigd voor veld selecteer je de datum en tijd waarop je de overdracht nodig hebt.
5. Voeg optioneel eventuele opmerkingen met betrekking tot de overdracht toe in het gedeelte Opmerkingen.
6. Klik op Wijzigingen opslaan.

Je wordt automatisch doorgestuurd naar de bewerkingspagina voor je nieuwe voorraadoverdracht.

Items aan een overdracht toevoegen

Je kunt items aan de overdracht toevoegen door items handmatig in te voeren of te scannen, alle items toe te voegen waarvan de voorraad op of onder het herbestellingspunt ligt, of door op speciale bestellingen te filteren.

Als je geen Negatieve voorraad ingeschakeld hebt op je account, moeten alle items in de overdracht op voorraad zijn, anders wordt de overdracht niet voltooid.

Handmatig items toevoegen

1. Navigeer naar Voorraad > Transfers.
2. Zoek en selecteer je open voorraadoverdracht.

3. Zoek naar een item in het veld Item zoeken met behulp van de doorzoekbare details van een item.

   

   Als slechts één item overeenkomt met je zoekopdracht, wordt het item automatisch toegevoegd. Anders verschijnt er een lijst met overeenkomende items, zodat je je item kunt selecteren.

4. Als je liever zoekfilters voor de voorraad gebruikt, kun je het veld Item zoeken leeg laten en op + Item toevoegen klikken om je volledige voorraad te bekijken en meerdere items tegelijk toe te voegen.

5. Controleer hoeveel je van de items wil Verzenden en wijzig dit indien nodig.

   

6. Klik op Items verzenden.
7. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

Je wordt automatisch doorgestuurd naar de pagina voor voorraadoverdracht.

Items op basis van herorderingspunten toevoegen

Zo voeg je een item toe waarvan de hoeveelheid bij de ontvangende winkel op of onder het herbestellingspunt ligt:

1. Navigeer naar Voorraad > Transfers.
2. Zoek en selecteer je open voorraadoverdracht.

3. Ga naar de sectie Automatisch alle items toevoegen die op of onder hun herorderingspunt zijn en selecteer een Categorie, Leverancier en/of Merk.

   

4. Klik op + Automatisch alles Toevoegen om alle items toe te voegen of op + Automatisch alleen Items op voorraad toevoegen om alleen items toe te voegen die op voorraad zijn.
5. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

6. Controleer hoeveel je van de items wil Verzenden en wijzig dit indien nodig.

   

7. Klik op Items verzenden.
8. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

Je wordt automatisch doorgestuurd naar de overdrachtspagina voor voorraad.

Speciale order-items toevoegen

1. Navigeer naar Voorraad > Transfers.
2. Zoek en selecteer je open voorraadoverdracht.

3. Klik op het tabblad Speciale orders.

   

4. Optioneel, onder Speciale orders om toe te voegen, wijzig de beschikbare zoekvelden en zoekfilters en klik op Zoeken om je lijst met speciale orders te verfijnen.

   

5. Klik op + Toevoegen naast het speciale orderitem dat je wil toevoegen. Om meerdere speciale orderitems tegelijk toe te voegen, selecteer je de selectievakjes van de items en klik je op + Geselecteerde toevoegen aan Transfer.

   Het speciale orderitem wordt automatisch verplaatst naar de sectie Speciale orders in overdracht.

   

6. Klik op het tabblad Gegevens.
7. Controleer hoeveel je van de items wil Verzenden en wijzig dit indien nodig.
8. Klik op Items verzenden.
9. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

Je wordt automatisch doorgestuurd naar de pagina voor voorraadoverdracht.

Wanneer artikelen uit een speciale order worden verwijderd of als de order wordt geannuleerd, zal Retail POS automatisch alle overdrachten bijwerken om het nieuwe bedrag weer te geven, zolang de overdracht nog niet is verzonden.

Items verzenden

Na het klikken op Verstuur Items, word je automatisch omgeleid naar de pagina voor voorraadoverdracht. De status van de overdracht verandert van Open naar Verzonden. De items worden uit de voorraad van de verzendende winkel verwijderd, maar worden pas aan de voorraad van de ontvangende winkel toegevoegd wanneer ze als ontvangen zijn aangegeven.

Je kunt op Order printen klikken om een pakbon te printen of op Labels printen om labels voor de items In overdracht te printen.

Items ontvangen

Nadat een overdracht is verzonden en de zending is aangekomen, moet de ontvangende winkel de items ontvangen en aan hun voorraad toevoegen. Je kunt items in een overdracht ontvangen door:

• Handmatig items in de sectie Items als ontvangen markeren in te voeren of te scannen;
• Handmatig items in de bijbehorende velden onder het kopje Ontvangen in te voeren of te scannen;
• Automatisch alle items als ontvangen te markeren in de sectie Alles als ontvangen markeren.

Zodra de ontvangen hoeveelheid van elk item is ingevoerd in hun betreffende Ontvangen velden, kun je ze aan je voorraad toevoegen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Gebruik de sectie Item als ontvangen aangeven

Zo ontvang je items die verplaatst zijn in de sectie Items als ontvangen markeren:

1. Navigeer naar Voorraad > Transfers.
2. Zoek en selecteer je open voorraadoverdracht.
3. Klik op Aanmelden. Je wordt automatisch doorgestuurd naar de pagina voor het ontvangen van de overdracht.

4. Voer de ontvangen hoeveelheid van het item in.

   

5. In het veld Item Zoeken zoek je naar een item. Als het item een unieke overeenkomst heeft met het item in je voorraad, wordt de hoeveelheid in de kolom Ontvangen van het item automatisch bijgewerkt.
6. Herhaal dit voor elk item dat je ontvangen hebt.

7. Als je klaar bent met het ontvangen van de items, klik je op Ontvangen items aan voorraad toevoegen.

   

8. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

De items worden toegevoegd aan de voorraad van de ontvangende winkel en de overdrachtstatus wijzigt naar Ontvangen.

De Ontvangen velden gebruiken

1. Navigeer naar Voorraad > Transfers.
2. Zoek en selecteer je open voorraadoverdracht.
3. Klik op Aanmelden. Je wordt automatisch doorgestuurd naar de pagina voor het ontvangen van de overdracht.
4. Zoek in de sectie Items naar het item met de status 'wordt verwerkt' dat je wilt ontvangen.

5. Voer in het Ontvangen veld de hoeveelheid in die je ontvangen hebt. Als je dat liever doet, kun je ook elk individueel item in het veld scannen.

   

6. Herhaal dit voor elk item dat je ontvangen hebt.

7. Klik op Ontvangen items aan voorraad toevoegen.

   

8. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

De items worden toegevoegd aan de voorraad van de ontvangende winkel en de overdrachtstatus verandert in Ontvangen.

Gebruik de sectie Alles als ontvangen aangeven

Als je de fysieke hoeveelheid van een ontvangen item handmatig hebt geteld en deze telling overeenkomt met de verwachte hoeveelheden met de status Wordt verwerkt:

1. Navigeer naar Voorraad > Transfers.
2. Zoek en selecteer je open voorraadoverdracht.
3. Klik op Aanmelden.

4. Klik op Alle items ontvangen. De Ontvangen velden van elk item worden automatisch ingevuld om overeen te komen met hun Wordt verwerkt velden.

   

5. Klik op Ontvangen items aan voorraad toevoegen.

   

6. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

De items worden toegevoegd aan de voorraad van de ontvangende winkel en de overdrachtstatus verandert in Ontvangen.

First In, First Out (FIFO) boekhouding en voorraadoverdrachten

Als je de First in, First out (FIFO) kostprijsberekeningsmethode gebruikt, houdt Retail POS bij uit welke partijen eenheden komen. Wanneer een overdracht op de bestemmingslocatie wordt ontvangen, maakt Retail POS een nieuwe voorraadpartij op die locatie die de kosten en leveranciersinformatie van de oorspronkelijke partij dupliceert. Als een overdracht wordt teruggestuurd naar de verzendlocatie, keren de eenheden terug naar hun oorspronkelijke partijen.

Items retour zenden

Items met de status Wordt verwerkt kunnen naar de versturende winkel geretourneerd worden als ze per ongeluk zijn verzonden, in de verkeerde hoeveelheid, of als bij ontvangst van de overdracht bleek dat ze beschadigd, ontbrekend of onjuist waren. Het retourneren van de items verwijdert elke niet-ontvangen hoeveelheid uit de overdracht en herstelt die hoeveelheid in de voorraad van de versturende winkel. Geretourneerde voorraad wordt teruggezet naar de oorspronkelijke voorraadpartij.

Na het retourneren van de voorraad uit een overdracht, wordt er een vermelding toegevoegd aan je voorraadlog.

1. Navigeer naar Voorraad > Transfers.
2. Zoek en selecteer je voorraadoverdracht.
3. Zoek in de sectie Item naar het item met de status 'Wordt verwerkt' dat je wilt retourzenden.

4. Klik naast het item op Retour. Hierdoor wordt de openstaande hoeveelheid van het item met de status Wordt verwerkt uit de overdracht verwijderd en wordt de hoeveelheid automatisch weer toegevoegd aan de voorraad van de versturende winkel.

   

Items toevoegen of verwijderen nadat je de overdracht als Verzonden aangeeft.

Het heropenen van een overdracht staat alleen toe om aanvullende items toe te voegen om te versturen en werkt niet om items te retourneren.

Om items toe te voegen of te verwijderen bij een verzonden overdracht:

1. Navigeer naar Voorraad > Transfers.
2. Zoek en selecteer je voorraadoverdracht.

3. Klik op Heropenen.

   

4. Voeg naar wens items toe of verwijder ze.
5. Controleer hoeveel je van de items wil Verzenden en wijzig dit indien nodig.
6. Klik op Items verzenden.
7. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

Je wordt automatisch doorgestuurd naar de pagina voor voorraadoverdracht en kunt doorgaan met het ontvangstproces.

Het oplossen van het probleem van het verzenden van een item met onvoldoende hoeveelheid

Als je account geen Negatieve voorraad heeft ingeschakeld en de verzendende winkel onvoldoende hoeveelheden van een item heeft, wordt er een foutbericht weergegeven en wordt het item rood gemarkeerd.

Om de overdracht te kunnen verzenden, moet de verzendende winkel dit aanpakken door hun Verzend hoeveelheid te verminderen of te onderzoeken of er een voorraadverschil is tussen de Retail POS-inventaris en wat ze fysiek op voorraad hebben. Vaak kunnen deze verschillen worden opgelost door openstaande inkooporders te ontvangen of door de itemvoorraad handmatig aan te passen.

Rapportage over Wordt verwerkt-items

Om je te helpen bij het volgen en beheren van je Wordt verwerkt-items, zijn er twee overdrachtsrapporten die je kunt uitvoeren. Navigeer naar Rapporten en selecteer een van de volgende:

• Wordt Verwerkt: Biedt een lijst van alle Wordt Verwerkt items op Verzonden overdrachten die nog moeten worden ontvangen en aan de voorraad van de ontvangende winkel moeten worden toegevoegd.
• Verloren tijdens transport: Toont een lijst van alle items die Wordt verwerkt zijn in Ontvangen overdrachten die nog niet ontvangen en aan de voorraad van de ontvangende winkel toegevoegd zijn.

Hoeveelheden transfers onderweg van overdrachten bekijken

Om overzicht te houden van de items die je tussen winkels verplaatst, kun je hun Wordt verwerkt-hoeveelheden bekijken vanuit de volgende delen van je Retail account:

• Sectie Details van een item
• Sectie Voorraad van een item
• De sectie Overdrachten van een item
• Het rapportOverdrachten wordt verwerkt

Bekijken van hoeveelheden wordt verwerkt vanuit het rapport Overdrachten wordt verwerkt

1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten > Wordt Verwerkt. Er wordt een lijst weergegeven van alle hoeveelheden die worden verwerkt op VERZONDEN en ONTVANGEN overdrachten in je Retail POS-schermen.
2. Je kunt optioneel de rapportage Overdrachten wordt verwerkt op de volgende manieren benutten:
   • Gebruik de beschikbare velden en filters om de lijst met items te verfijnen.
   • Klikken op Retourneren om de Wordt verwerkt-hoeveelheden van een item terug te sturen naar de VAN winkel.
   • Klik op de ID van de overdracht om de overdracht te bekijken.
   • Klik Export om de gegevens van het rapport naar een CSV-bestand te exporteren.

Bekijk de hoeveelheden Wordt verwerkt vanuit de sectie Details van een item

1. Klik op het item dat je wilt bekijken. Je kunt dit doen door een voorraadzoekopdracht uit te voeren via Voorraad > Item zoeken of door op de beschrijving van het item te klikken vanuit je Retail POS (#-Series)-account (bijv. vanuit een verkoop).
2. Klik in het submenu op Details.
3. Onder Overdrachten aan de rechterkant van de pagina worden de Inkomende en Uitgaande hoeveelheden van het item weergegeven. De weergegeven hoeveelheden zijn gebaseerd op VERZONDEN en ONTVANGEN overdrachten die naar of vanuit de winkel worden verzonden waar je momenteel bent ingelogd.

Bekijk de hoeveelheden Wordt verwerkt vanuit de voorraadsectie van een item

1. Klik op het item dat je wilt bekijken. Je kunt dit doen door een voorraadzoekopdracht uit te voeren via Voorraad > Item zoeken of door op de beschrijving van het item te klikken vanuit je Retail POS (#-Series)-account (bijv. vanuit een verkoop).
2. Klik in het submenu op Voorraad.

3. Onder Winkelvoorraden geven de hoeveelheden Uitgaande overdrachten en Inkomende overdrachten de Wordt verwerkt-hoeveelheden van het item weer bij Verzonden en Ontvangen overdrachten die naar of vanuit elke winkel worden verzonden. De kolom Overdrachten in afwachting geeft het aantal eenheden aan dat momenteel is toegewezen aan een overdracht die nog niet is verzonden. Het huidige voorraadaantal van het item voor elke winkel wordt ook weergegeven.

   De eenheden die in de kolom Overdrachten in behandeling worden weergegeven, zijn nog niet uit de voorraad verwijderd en worden ook meegeteld in de kolom Beschikbaar.

Bekijk de hoeveelheden Wordt verwerkt vanuit de sectie Overdrachten van een item

1. Klik het item dat je wilt bekijken. Je kunt dit doen door een voorraadzoekopdracht uit te voeren via Voorraad > Item zoeken of door op de beschrijving van het item te klikken vanuit je Retail POS (#-Series)-account (bijv. vanuit een verkoop).
2. Klik in het submenu op Overdrachten. Er wordt een lijst weergegeven van alle inkomende overdrachten die Wordt verwerkt-hoeveelheden voor het item hebben. De inkomende overdrachten en Wordt verwerkt-hoeveelheden die worden weergegeven, zijn gebaseerd op GEOPEND, VERZONDEN en ONTVANGEN overdrachten naar de winkel waar je momenteel bent ingelogd.
3. Klik optioneel op de ID van de overdracht om de overdracht te bekijken.

Wat nu?