Transfer tussen locaties

1. Een overdracht aanmaken

Om met een andere winkel of je distributiecentrum te communiceren dat je weinig voorraad hebt, of bepaalde items namens jou moet laten bestellen bij een leverancier, maak je een nieuwe overdracht aan. Een overdracht aanvragen is echter niet voorbehouden aan alleen situaties met weinig voorraad. Als de andere winkel of het distributiecentrum kun je ook een overdracht aanmaken als je nieuwe voorraad hebt die je wilt promoten op andere locaties of als je teveel voorraad hebt.

1. Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Overdrachten > + Nieuwe voorraadoverdracht.
2. Selecteer een winkel in vervolgkeuzemenu's Van/verzendende winkel en Aan/ontvangende winkel.
3. Selecteer in de Nodig per kalender en klok een datum en tijd als je weet wanneer de ontvangende winkel de overdracht nodig heeft.
4. Optioneel kun je opmerkingen invoeren in de sectie Opmerkingen.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

2. Items toevoegen

Je kunt items toevoegen aan een overdracht door:

• items toe te voegen die in speciale order zijn.
• handmatig items in te voeren of deze te scannen.
• automatisch alle items toe te voegen die op of onder hun herbestellingspunt zijn.

Items met speciale order toevoegen

Een item met speciale order toevoegen aan een overdracht:

1. Klik in het linkermenu op de sectie Speciale orders.
2. Pas optioneel onder Speciale orders om toe te voegen de beschikbare zoekvelden en zoekfilters aan en klik op zoeken om je lijst met speciale orders te beperken.
3. Klik op + toevoegen naast het item met speciale order dat je wilt toevoegen. Om meerdere items met speciale order tegelijkertijd toe te voegen selecteer je de selectievakjes van de items en klik je op + geselecteerde toevoegen aan overdracht.
4. Klik in het linkermenu op de sectie Details.
5. Bekijk de verzonden hoeveelheid van de items en pas deze aan indien nodig.
6. Klik op wijzigingen opslaan.

Items handmatig toevoegen

Het handmatig toevoegen van een item aan een overdracht:

1. Scan in de sectie Items toevoegen één van de doorzoekbare details van het item aan in het veld Zoeken. Als je in plaats daarvan het doorzoekbare detail van het item invoert moet je daarna ook klikken op de knop + Item toevoegen. 
2. Als slechts 1 item overeenkomt met je zoekopdracht wordt dit item automatisch toegevoegd. Anders verschijnt er een lijst van waaruit je het item kunt selecteren.
3. Alternatief kun je het veld Item zoeken leeg laten en klikken op + Item toevoegen als je er de voorkeur aan geeft om de beschikbare zoekfilters voor vooraad te gebruiken om het item te vinden.
4. Bekijk de verstuurde hoeveelheid van de items en pas deze aan indien nodig.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Items toevoegen met hun nabestellingspunten

Een item toevoegen dat op of onder het nabestellingspunt van de ontvangende winkel is:

1. Selecteer in de sectie automatisch alle items toevoegen die op of onder hun nabestellingspunt zijn, een categorie, leverancier en/of merk.
2. Klik op + Alles automatisch toevoegen.
3. Bekijk de verstuurde hoeveelheid van de items en pas deze aan indien nodig.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

3. Items versturen

Nadat een overdracht is aangemaakt en er items aan zijn toegevoegd is de volgende stap voor de verzendende winkel om de voorraad te versturen naar de ontvangende winkel. Om er zeker van te zijn dat de verzendende winkel alleen items verstuurt met genoeg artikelen op voorraad, zijn overdrachten zo ontworpen dat ze een foutmelding geven en items rood markeren als er niet genoeg van zijn. Om te overdracht te kunnen versturen moet de verzendende winkel deze items behandelen door hun verzonden hoeveelheid te verlagen of te onderzoeken of er een discrepantie is in voorraad van de verzendende winkel in Lightspeed Retail en wat er fysiek op voorraad is.

Bijv. de verzendende winkel moet misschien de voorraad in Lightspeed Retail herstellen door hoeveelheden van een aankooporder te ontvangen of handmatig de voorraad van het item aan te passen.

Als een overdracht is verzonden, worden de items die verstuurd worden verwijderd uit de voorraad van de verzendende winkel, geclassificeerd als In transit en worden niet toegevoegd aan de voorraad van de ontvangende winkel totdat de items zijn ontvangen.  

In het geval dat er teveel items worden verstuurd in een overdracht moeten de extra hoeveelheden In transit ofwel toegevoegd worden aan de voorraad van de ontvangende winkel of worden geretourneerd aan de voorraad van de verzendende winkel. Zie voor meer informatie de stappen 4. Items ontvangen en 5. Items retourneren in dit artikel.

OPMERKING: Om items te versturen in een overdracht moet een werknemer specifieke werknemersrechten hebben. Bekijk voor meer informatie de voorbereidende stap van dit artikel voordat je begint.

1. Kijk de verzonden hoeveelheid van de items en pas deze aan indien nodig.
2. Klik linksboven in de overdracht op de knop Items verzenden. 
3. Lees in het nieuwe venster de waarschuwing en klik op OK. Hiermee verandert de status van de overdracht van Open naar Verstuurd.
4. Optioneel kun je klikken op order printen om een pakbon te printen en/of op labels printen om labels te printen voor de items in transit.
5. Als er meer items moeten worden toegevoegd aan de overdracht nadat deze is verstuurd klik je op de knop Heropenen en herhaal je de stappen 1-4.

4. Items ontvangen

Nadat een overdracht is verstuurd en de verzending aankomt moet de ontvangende winkel de items in transit ontvangen en toevoegen aan de voorraad. Je kunt items in een overdracht ontvangen door:

• items te scannen of handmatig in te voeren in de sectie Item als ontvangen markeren.
• items te scannen of handmatig in te voeren in hun respectievelijke velden Ontvangen.
• automatisch alle items te ontvangen in de sectie Alles als markeren als ontvangen.

Als van elk item het fysieke aantal is ingevoerd in hun respectievelijke veld Ontvangen is de ontvangende winkel officieel klaar om deze toe te voegen aan de voorraad. Echter voordat dit gebeurt raden we aan dat je nog een laatste keer kijkt naar de velden Ontvangen omdat als hun hoeveelheid eenmaal officieel is toegevoegd aan de voorraad van de ontvangende winkel deze handeling niet ongedaan kan worden gemaakt.

Zie in het geval dat de ontvangen hoeveelheid van een item minder is dan de hoeveelheid In transit stap 5. in dit artikel; Items retourneren, voor meer informatie. Als de ontvangen hoeveelheid van een item echter meer is dan de hoeveelheid In transit moet je een nieuwe overdracht aanmaken om de extra hoeveelheid toe te voegen aan de ontvangende winkel.

Sectie item markeren als ontvangen

In de sectie Item markeren als ontvangen zijn de volgende itemdetails doorzoekbaar:

• Beschrijving
• Systeem-ID
• UPC
• EAN 
• Aangepaste SKU 
• Manufacturer SKU

Items in transit ontvangen in de sectie Item markeren als ontvangen:

1. Voer de fysieke hoeveelheid van het item in transit in. Ga naar stap 2 als je er de voorkeur aan geeft om elk item individueel te scannen of in te voeren.
2. Scan in het veld Item zoeken een van de doorzoekbare details van het item. Klik als je in plaats daarvan de doorzoekbare details van het item invoert ook op de knop Ontvangen. 
3. Als het doorzoekbare detail een unieke match oplevert, wordt de hoeveelheid in de kolom Ontvangen van het item automatisch bijgewerkt.
4. Herhaal de stappen 1-3 totdat van elk item in transit de fysieke hoeveelheid is ingevoerd in de respectievelijke velden Ontvangen.
5. Klik rechtsboven in de sectie Items op de knop Ontvangen items toevoegen aan voorraad.
6. Lees in het nieuwe venster de waarschuwing en klik op OK.

OPMERKING: Zie de workflow Velden ontvangen hieronder als de doorzoekbare details die je hebt ingevoerd in het veld Item zoeken geen unieke match opleveren met het item in je voorraad.

Ontvangen velden

1. Zoek in de sectie Item het item in transit dat je wilt ontvangen.
2. Voer in het veld Ontvangen de fysieke hoeveelheid in dit je hebt ontvangen. Als het je voorkeur heeft kun je ook elk item individueel scannen in het veld.
3. Herhaal de stappen 1-2 totdat van elk item in transit de fysieke hoeveelheid is ingevoerd in de respectievelijke velden Ontvangen.
4. Klik rechtsboven in de sectie Items op de knop Ontvangen items toevoegen aan voorraad.
5. Lees in het nieuwe venster de waarschuwing en klik op OK.

Sectie Alles markeren als ontvangen

Als de fysieke hoeveelheid van een item dat je hebt ontvangen en handmatig hebt geteld overeenkomt met de verwachte hoeveelheid In transit:

1. Klik in de sectie Alles markeren als ontvangen op de knop Alle items ontvangen. Het veld Ontvangen van elk item wordt automatisch ingevuld om overeen te komen met het veld In transit.
2. Klik rechtsboven in de sectie Items op de knop Ontvangen items toevoegen aan voorraad.
3. Lees in het nieuwe venster de waarschuwing en klik op OK.

5. Items retourneren (indien nodig)

Items In Transit kunnen worden geretourneerd naar de verzendende winkel wanneer ze verkeerd gestuurd, in de verkeerde hoeveelheid of beschadigd, kwijt of incorrect zijn bij het ontvangen. Met het retourneren van de items zal de niet ontvangen hoeveelheid van de overdracht worden verwijderd en het aantal In Transit naar de voorraad van de verzendende winkel hersteld worden..

OPMERKING: Het is een goed idee om contact op te nemen met de verzendende winkel om te bespreken wat ze van plan waren te sturen als er een verschil is tussen de overdracht en wat er is ontvangen. Niet alle items zijn geschikt om terug te sturen naar de verzendende winkel.

Om je te helpen je items In transit te volgen en te beheren zijn er 2 overdrachtsrapportages die je kunt uitvoeren in de sectie rapporten:

 

In Transit	Geeft een lijst van alle items In transit items in overdachten Verstuurd en Ontvangen die nog ontvangen moeten worden en moeten worden toegevoegd aan de voorraad van de ontvangende winkel.
Ontbrekend In Transit	Geeft een lijst van alle items In transit items in overdachten Ontvangen die nog ontvangen moeten worden en moeten worden toegevoegd aan de voorraad van de ontvangende winkel.

 

OPMERKING: Om items te retourneren in een overdracht moet een werknemer specifieke werknemersmachtigingen hebben. Bekijk voor meer informatie de voorbereidende stap van dit artikel Voordat je begint.

1. Zoek in de sectie Item het item in transit dat je wilt retourneren.
2. Klik links van de beschrijving van het item op de knop retourneren. Hiermee wordt de openstaande hoeveelheid In transit verwijderd uit de overdracht en de hoeveelheid automatische weer toegevoegd aan de voorraad van de verzendende winkel.