Facturen worden automatisch gegenereerd en naar de gebruiker gemaild. Ze zijn ook zichtbaar op het tabblad Facturen wanneer er een abonnementsbetaling verschuldigd is voor je Retail-account. Op deze facturen worden het verschuldigde bedrag, de inbegrepen items en services en andere relevante factuurgegevens vermeld. Het factuurbedrag is afhankelijk van het door jou gekozen abonnement, de betalingsfrequentie en het aantal POS-apparaten dat aan je account is gekoppeld.

Details van het abonnement bekijken

Op de pagina Abonnement en facturering kun je de details van je abonnement en je facturen bekijken, facturen online betalen en de betalingsstatus controleren.

1. Ga naar Instellingen>Facturering en abonnement. Alleen beheerders en accounteigenaren hebben toegang tot deze pagina.

   

2. Klik op Overzicht om informatie over je huidige abonnement, details over je bedrijfslocatie en eventuele add-ons te bekijken:

• Je abonnement: een actief abonnement wordt aangeduid met een groene vlag (actief). In dit gedeelte wordt ook de naam van je locatie weergegeven.
• Factuurbanner: de vervaldatum van je laatste factuur. Klik op Je factuur betalen om naar het betaalportaal te gaan.
• Location information (Locatie-informatie): deze tegels tonen het aantal locaties dat aan je abonnement is gekoppeld, en ook het aantal kassa's, het aantal gebruikers en hoeveel daarvan momenteel actief zijn.
• Details: bekijk de einddatum van je abonnement, je abonnements-ID, je persoonlijke support-PIN en de naam van je accountmanager. Klik op de naam van je accountmanager om automatisch een e-mail te openen met zijn of haar e-mailadres.
• Add-ons: bekijk een lijst van de add-ons die je momenteel hebt.

Facturen raadplegen

Je kunt je Lightspeed-facturen raadplegen in je e-mailaccount of via het tabblad Facturen in Retail POS.

Facturen downloaden in je e-mailaccount

Wanneer een factuur wordt gegenereerd, ontvangt de gebruiker een e-mail met een pdf-bestand dat kan worden gedownload om de details te bekijken.

1. Log in op het e-mailadres dat aan je Retail-account is gekoppeld.
2. Zoek in je inbox naar de e-mail met de factuur van Lightspeed (do_not_reply@lightspeedhq.com). Als je de e-mail niet kunt vinden in je inbox, bekijk dan de spam- of junkmail-map.
3. Open de e-mail en download de factuur als pdf-bestand.

Informatie over het tabblad Facturen

Op het tabblad Facturen wordt een lijst met facturen voor je abonnement weergegeven. Klik op de ID van het factuuroverzicht om een pdf-versie te downloaden.

• Op factuuroverzicht-ID zoeken: zoek naar een factuur aan de hand van het INVS-nummer.
• Factuuroverzicht-ID: het factuurnummer voor een specifieke factureringsperiode.
• Status: de betalingsstatus van de factuur.
  • Betaald: de factuur is volledig betaald.
  • Gedeeltelijk betaald: de factuur is voor de vervaldatum gedeeltelijk betaald.
  • Openstaand: er is geen betaling gedaan voor de factuur, maar de vervaldatum is nog niet verstreken.
  • Vervallen: er is geen betaling gedaan voor de factuur en de vervaldatum is verstreken.
• Te betalen voor: de datum waarop de factuur moet worden betaald.
• Totaal: het totaalbedrag van de factuurbetaling.
• Saldo: het resterende bedrag van de factuurbetaling.

Facturen betalen

Als een factuur niet binnen 14 dagen na factuurdatum wordt betaald, wordt je account gedeeltelijk geblokkeerd. De 14 dagen daarna kun je de factuur nog betalen om weer toegang te krijgen.
Als de betaling na deze tweede periode nog steeds niet is ontvangen, wordt je account volledig geblokkeerd en moet je contact opnemen met de klantenservice om je account te herstellen. Wij raden je aan automatische betaalmethoden in te schakelen om gemiste betalingen te voorkomen.

Betaal facturen om je openstaande Lightspeed Retail-abonnementssaldo te vereffenen. Afhankelijk van het abonnementstype dat je hebt gekozen, worden er maandelijks of jaarlijks nieuwe facturen aangemaakt. Je ontvangt een e-mailbericht wanneer er een nieuwe factuur beschikbaar is. Je kunt facturen online betalen met een creditcard of Apple Pay/Google Pay (alle regio's), Bacs (VK) of iDeal, Bancontact of SEPA (Nederland en Duitsland).

Zo betaal je een factuur via het tabblad Facturen

1. Ga naar Instellingen > Facturering en abonnement.
2. Klik op het tabblad Facturen.

3. Klik op Factuur betalen naast de kolom Te betalen voor voor de factuur die je wilt betalen.

   

Er wordt dan een nieuw tabblad in je browser geopend waar je je factuurgegevens kunt invoeren, je betaalgegevens kunt bevestigen en je betaalgegevens kunt invoeren.

Zo betaal je een factuur vanuit de e-mail met de factuur

In de e-mail met je factuuroverzicht kun je op de knop Factuur betalen klikken en de stappen volgen om je facturen te voldoen met een bewaarde betaalmethode, zoals een creditcard of Apple/Google Pay (alle regio's), Bacs (VK) of iDeal, Bancontact of SEPA (Nederland en Duitsland).

Je kunt ook onder in de factuur-PDF op Klik hier om je factuur te betalen klikken. De link leidt je naar de betaalpagina.

Volg de instructies op de betaalpagina om de betaling te voldoen.

Nadat je je betaling hebt ingediend, wordt de factuurstatus op de pagina Abonnement en facturering bijgewerkt.

• Indien je betaling is gelukt:
  • De status wordt gewijzigd naar Voldaan.
  • Je ontvangt een kassabon via e-mail van Lightspeed via Stripe.
• Indien je betaling is mislukt, bijvoorbeeld vanwege onvoldoende saldo:
  • De status wordt gewijzigd naar Mislukt.
  • Je ontvangt een e-mail met de titel "Actie vereist: je betaling van factuur [ID] is mislukt". Deze e-mail bevat een betaallink om je factuur te voldoen.

Het kan tot een uur duren voordat factuurbetalingen worden weergegeven op de statusbanner van je abonnement.

Automatische betaalmethoden configureren en beheren

Automatische betaalmethoden zijn alleen beschikbaar in Noord-Amerika, Europa, het Midden-Oosten en Afrika.

Configureer automatische betaalmethoden zodat nieuwe facturen voor je Lightspeed-account automatisch worden betaald op de dag dat ze worden uitgegeven. Nadat je automatische betaalmethoden hebt geconfigureerd, kun je ze bijwerken wanneer dat nodig is.

Automatische betaalmethoden instellen

Creditcard, Bacs (alleen in het VK) en SEPA (Nederland en Duitsland) zijn de enige betaalmethoden die beschikbaar zijn wanneer automatische betaalmethoden worden ingeschakeld in Retail POS. Als een automatische betaling door je bank wordt geweigerd, blijven automatische betalingen mislukken totdat de betaalmethode wordt bijgewerkt.

1. Ga naar Instellingen > Facturering en abonnement.
2. Klik op Add payment method (Betaalmethode toevoegen).
3. Voer je betaalgegevens in.
4. Klik op Use this payment method to automatically settle invoices (Deze betaalmethode gebruiken om facturen automatisch te vereffenen) en klik op Add (Toevoegen).
5. Klik op Done (Klaar).

Je automatische betaalmethoden bijwerken

Werk je automatische betaalmethode bij door een nieuwe methode aan te maken of een andere, reeds opgeslagen methode te selecteren. Je kunt een betaalmethode pas verwijderen wanneer je een nieuwe betaalmethode hebt toegevoegd of een andere opgeslagen betaalmethode hebt geselecteerd. Je kunt de automatische betaalmethode beheren op de pagina Abonnement en facturering.

1. Klik op het tabblad Overzicht op Manage payment method (Betaalmethode beheren).

   

2. Klik op + Betaalmethode toevoegen.
3. Voer de kaartgegevens in en vink het selectievakje naast Use for automatic payment (Gebruiken voor automatische betaling) aan. Deze kaart is nu je standaard betaalmethode.
4. Om een betaalmethode te verwijderen, klik je op Remove (Verwijderen) naast de kaart. Om een andere kaart als standaardbetaalmethode in te stellen, klik je naast die kaart op Use for automatic payment (Gebruiken voor automatische betaling). Je kunt een kaart alleen verwijderen als er een andere opgeslagen kaart beschikbaar is voor gebruik.

   

5. Klik op Done (Klaar).

Als je creditcard binnen een maand verloopt, al is verlopen of als zich een storing heeft voorgedaan in het automatische betalingssysteem, wordt een waarschuwingsbanner weergegeven in je account. Klik in deze banner op Update payment method (Betaalmethode bijwerken) of Make payment (Betaling doen) om de automatische betaalmethode bij te werken of een betaling te doen voor een openstaande of achterstallige factuur.

Factuurgegevens bijwerken

Werk de factuurgegevens voor je Retail POS-account bij om de contactgegevens, het bedrijfsadres en het btw-nummer te wijzigen die worden vermeld op de facturen van je account. Zorg dat deze gegevens bijgewerkt zijn zodat de facturen nauwkeurig zijn en correct kunnen worden verwerkt. Wijzigingen in de factuurgegevens worden toegepast op alle toekomstige facturen, maar niet op facturen die al zijn uitgegeven.

Om de factuurgegevens voor toekomstige facturen bij te werken, moet je contact opnemen met Support of je accountmanager om een update van je factuurgegevens vragen.

Wat nu?