Le rapport Accounting status (État de comptabilisation) vous permet d’identifier les écritures comptables incomplètes pour tous vos emplacements. Il vous aide également à comprendre pourquoi une écriture n’a pas été synchronisée et à corriger les erreurs les plus courantes avant le rapprochement de vos comptes.

Pour confirmer que vos données ont été correctement reportées, exécutez le rapport mensuellement ou avant le rapprochement de vos comptes.

Premiers pas

Avant d’accéder aux états de report pour effectuer des corrections dans Comptabilité Lightspeed :

• Assurez-vous de pouvoir accéder à Reports (Rapports) > Accounting status (État de comptabilisation).
• Assurez-vous de pouvoir consulter ou modifier les correspondances des comptes du grand livre (GL) sur la page Settings (Paramètres) > Accounting (Comptabilité).
• Si vous devez corriger une écriture pour un emplacement particulier, il est important de déterminer la date de ventes ainsi que le type d’écriture qui nécessite votre attention.

Consulter le rapport d’état de comptabilisation

1. Connectez-vous à Comptabilité Lightspeed.
2. Accédez à Reports (Rapports) > Accounting status (État de comptabilisation).
3. Examinez le tableau Summary matrix (Matrice récapitulative). Par défaut, le rapport sera paramétré sur les filtres Status: Incomplete (État : Incomplet) et Date range: Trailing 30 days (Plage de dates : 30 derniers jours).
4. (Facultatif) Pour modifier les résultats, mettez à jour les filtres et cliquez sur Search (Rechercher). Cliquez sur Reset (Réinitialiser) pour rétablir les filtres par défaut.

Consulter la matrice récapitulative

Le tableau Summary matrix (Matrice récapitulative) fournit un aperçu des écritures incomplètes au niveau de l’emplacement. Vous pouvez utiliser les filtres, les vignettes d’état et l’option View by (Afficher par) pour affiner les résultats. Après avoir appliqué un filtre, cliquez sur Search (Rechercher). Pour revenir à la vue par défaut, cliquez sur Reset (Réinitialiser).

Filtres

Les filtres suivants sont inclus :

• Company (Entreprise) : Limitez les résultats à une entité juridique ou un groupe d’exécution particulier.
• Store (Boutique) : Limitez les résultats à un emplacement particulier au sein de l’entreprise sélectionnée.
• Source system (Système source) : Filtrez les résultats en fonction du système fournissant les données de ventes, comme PDV détaillants.
• Acct system (Système comptable) : Filtrez les résultats en fonction du logiciel comptable cible, comme QuickBooks ou Oracle NetSuite.
• Status (État) : Filtrez les résultats en fonction de leur état de report. L’option Incomplete (Incomplet) inclut les écritures dont le report est incomplet, notamment celles présentant les états Hold (Blocage), Out of balance / OOB (Écart) ou Missing (Manquant).
• Date range (Plage de dates) : Limitez les résultats à une plage de dates prédéfinie, comme Trailing 30 days (30 derniers jours) ou This month (Mois en cours).

Vignettes d’état

Les vignettes d’état fournissent un aperçu de la vue filtrée actuelle. En cliquant sur une vignette, vous pouvez trier le tableau d’emplacements pour afficher les résultats pertinents.

• Locations with failures (Emplacements présentant des échecs) : Les écritures qui ont rencontré une erreur critique et doivent être évaluées.
• Locations with holds (Emplacements présentant des blocages) : Les écritures qui ont été interrompues en raison d’un manque de correspondance de compte GL ou d’un blocage manuel.
• Locations with OOB / Open checks (Emplacements présentant des écarts ou des transactions ouvertes) : Les écritures avec des écarts ou des transactions ouvertes dans PDV détaillants.
• Require attention (Évaluation requise) : Le nombre total d’emplacements présentant au moins un état incomplet.
• Locations shown (Emplacements affichés) : Le nombre total d’emplacements affichés dans la vue filtrée actuelle.

Vues par emplacement et par date

Pour modifier la manière dont les résultats sont regroupés, activez l’option View by (Afficher par) située au-dessus du tableau :

• Location (Emplacement) : Cette option affiche une ligne par emplacement et regroupe toutes les dates. Utilisez cette vue pour identifier les emplacements nécessitant une évaluation.
• Date : Cette option affiche une ligne par date et par emplacement. Utilisez cette vue pour déterminer si un problème est lié à un jour particulier.

Colonnes de la matrice récapitulative

• Location (Emplacement) : Le nom de l’emplacement. Cliquez sur cette option pour ouvrir la vue Detail by status (Détail par état).
• Company (Entreprise) : L’entité juridique ou le groupe d’exécution associé à l’emplacement.
• (N) days ([N] jours) : Le nombre de jours civils dans la plage de dates sélectionnée présentant au moins une écriture incomplète.
• Posting types (Types d’écritures) : Les types d’écritures actuellement utilisés pour l’emplacement, tels que Sales journal (Journal des ventes), Stat JE (Écriture de journal statistique) ou Payment JE (Écriture de journal de paiement).
• Statuses (États) : Les vignettes d’état actuelles. Chaque emplacement peut présenter plusieurs états.
• Source : Le système fournissant les données de ventes, comme PDV détaillants.
• Acct system (Système comptable) : La plateforme de comptabilité qui recevra l’écriture.
• Actions : L’option Detail (Détail) affiche la vue détaillée de l’emplacement. L’option Settings (Paramètres) ouvre la configuration de report.

Ouvrir la vue détaillée

1. Cliquez sur le nom d’un emplacement, ou cliquez sur Detail (Détail) dans la colonne Actions.
2. Examinez la vue Detail by status (Détail par état).
3. Confirmez les informations qui s’affichent concernant l’emplacement, l’entreprise, le système comptable, le système source et le mois.
4. Cliquez sur All locations (Tous les emplacements) pour revenir au tableau Summary matrix (Matrice récapitulative).

La vue détaillée affichera progressivement des informations supplémentaires à mesure que vous développez les détails de l’emplacement, du type d’écriture et de la ligne.

Régler un blocage occasionné par une correspondance de compte GL manquante

L’état Hold (Blocage) indique que le report d’une écriture a été interrompu et ne sera pas transmis à votre système comptable avant que toutes les correspondances de comptes GL soient corrigées. Plus le blocage dure longtemps, plus il y aura de reports de rattrapage nécessaires.

Lorsqu’un emplacement présente un blocage, le bouton Resolve mapping issues (N) (Corriger les erreurs de correspondance [N]) s’affichera dans le coin supérieur droit de la page. Le chiffre entre parenthèses indique le nombre de correspondances manquantes distinctes. Au niveau des détails de la ligne, si la valeur d’un compte GL affiche l’état Missing (Manquant), cela signifie qu’aucune catégorie de revenus ni aucun type de paiement de PDV détaillants n’ont été associés au compte GL.

1. Ouvrez la vue Detail by status (Détail par état) de l’emplacement.
2. Cliquez sur Resolve mapping issues (N) (Corriger les erreurs de correspondance [N]).
3. Dans la fenêtre contextuelle Fix: [Category Name] (Correction : [Nom de la catégorie]), vérifiez le type d’écriture et la date.
4. Dans le champ Select GL account (Sélectionner le compte GL), saisissez quelques caractères du nom ou du numéro du compte GL souhaité. La liste sera filtrée automatiquement à mesure que vous tapez.
5. Sélectionnez le bon compte GL.
6. Si vous cochez la case Remember this mapping rule (Enregistrer cette règle de correspondance), la règle sera enregistrée pour les écritures futures appartenant à la même catégorie dans PDV détaillants.
7. Cliquez sur Apply (Appliquer).
8. Répétez ces étapes pour chaque champ présentant l’état Missing (Manquant). La fenêtre avancera automatiquement vers la prochaine correspondance manquante, le cas échéant.
9. Une fois que vous avez corrigé toutes les correspondances manquantes, revenez au tableau Summary matrix (Matrice récapitulative), sélectionnez l’emplacement, puis cliquez sur Reload (Actualiser) pour ajouter l’écriture à la file d’attente de retraitement.

Une fois les correspondances manquantes corrigées, le blocage sera levé et le traitement du report sera effectué lors du prochain cycle de synchronisation.

Régulariser une écriture présentant un écart

L’état Out of balance / OOB (Écart) indique que le solde des débits et des crédits d’une écriture n’est pas égal à zéro. Cela signifie qu’il y a un désaccord entre les données provenant de PDV détaillants et les montants mis en correspondance avec vos comptes GL.

Lorsqu’une écriture présente l’état OOB (Écart), elle ne sera pas synchronisée avec votre système comptable avant que le déséquilibre soit régularisé. Dans la vue de détail, l’écriture affichera les informations sur les débits, les crédits et le solde. Le bouton Resolve OOB (Régulariser l’écart) sera affiché sur la ligne d’écriture concernée.

1. Ouvrez la vue Detail by status (Détail par état) de l’emplacement.
2. Trouvez la date de ventes présentant l’état OOB (Écart).
3. Cliquez sur Resolve OOB (Régulariser l’écart).
4. Examinez les transactions de PDV détaillants qui ont contribué à l’écart. Chaque transaction affichera les informations sur les débits, les crédits et l’écart net.
5. Examinez le montant Total discrepancy (Total de l’écart).
6. Dans le champ GL account for discrepancy plug (Compte GL pour l’écriture d’équilibrage), recherchez et sélectionnez le compte de contrepartie approuvé (par exemple, un compte d’écarts réservé aux données de PDV détaillants).
7. Cliquez sur Resolve & post (Régulariser et reporter).

Comptabilité Lightspeed générera une écriture de contrepartie automatique pour combler l’écart et soumettra l’écriture. L’état affiché passera à Queued (En file d’attente) une fois que l’écart aura été résolu.

Finaliser une transaction ouverte

L’état Open check (Transaction ouverte) signifie qu’une transaction n’est pas encore finalisée ou réglée dans PDV détaillants. Par conséquent, les données de ventes sont incomplètes, et il est possible que Comptabilité Lightspeed soit incapable de générer une écriture équilibrée pour le jour concerné.

Les transactions ouvertes sont affichées dans la vignette Locations with OOB / Open checks (Emplacements présentant des écarts ou des transactions ouvertes).

Vous pouvez déterminer l’impact des transactions ouvertes sur le report de données :

• Accédez à Settings (Paramètres) > Accounting (Comptabilité) > Payments (Paiements). Ensuite, assurez-vous que la correspondance Open checks (Transactions ouvertes) est réglée sur None (Aucune). Comptabilité Lightspeed appliquera alors un Blocage sur la date de ventes concernée et tentera à nouveau de traiter le report pendant une période de sept jours. Si la transaction est finalisée dans PDV détaillants pendant cette période, la date de ventes sera automatiquement reportée.
• Si vous ne souhaitez pas qu’une transaction ouverte entraîne un blocage du report de l’écriture comptable, vous pouvez mettre en correspondance les Open checks (Transactions ouvertes) avec un compte GL. Ainsi, les données de ventes pourront être reportées même si la transaction n’est pas finalisée.

Si la transaction n’est pas finalisée dans un délai de sept jours, une dérogation manuelle sera requise pour appliquer le paiement en espèces.

Comptabilité Lightspeed ne procède pas automatiquement à une réinitialisation ni à une actualisation des écritures comptables qui ont déjà été synchronisées. Si une transaction ouverte antidatée est réglée après le report initial, vous devrez manuellement actualiser l’écriture comptable pour la date de ventes correspondante.

Corriger un échec de comptabilisation

L’état Failure (Échec) indique qu’une erreur critique est survenue lors de la transmission d’une écriture vers le système comptable. Contrairement à l’état Hold (Blocage), le report de l’écriture a été tenté et refusé.

1. Cliquez sur la vignette Locations with failures (Emplacements présentant des échecs).
2. Ouvrez la vue Detail by status (Détail par état) de l’emplacement concerné.
3. Développez l’écriture dont le report a échoué et examinez le message d’erreur.
4. Corrigez la cause principale de l’échec. Les causes courantes comprennent des identifiants de système comptable obsolètes, un compte GL supprimé ou désactivé, ou un délai d’attente de connexion dépassé.
5. Sélectionnez l’emplacement, puis cliquez sur Reload (Actualiser) pour rajouter l’écriture à la file d’attente.

Si l’échec se poursuit et le message d’erreur ne précise pas la cause, communiquez avec le soutien technique Comptabilité Lightspeed et fournissez le nom de l’emplacement, la date de ventes concernée et le message d’erreur exact figurant dans la vue Detail by status (Détail par état).

Utiliser les actions en lot

Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes d’emplacement dans le tableau Summary matrix (Matrice récapitulative) et utiliser la barre d’outils pour effectuer une action en lot.

1. Cochez les cases à côté de chaque emplacement. Pour sélectionner toutes les lignes visibles, cochez la case située dans l’en-tête du tableau.
2. Cliquez sur Reload (Actualiser) pour rajouter les emplacements sélectionnés à la file d’attente pour la prochaine synchronisation planifiée.
3. Examinez le message figurant dans la bannière de confirmation (par exemple, Reload queued: N succeeded [Actualiser les emplacements en file d’attente : N réussi]).
4. Cliquez sur l’icône Notes pour consulter les commentaires internes associés aux écritures comptabilisées sélectionnées.

Exporter des résultats ou dupliquer une vue filtrée

• Cliquez sur Export (Exporter) pour télécharger le tableau actuel avec les filtres appliqués en tant que fichier CSV (ou dans un autre format de feuille de calcul).
• Cliquez sur Copy link (Copier le lien) pour copier l’URL conservant l’état filtré actuel. Toute personne ayant accès à Comptabilité Lightspeed pourra ouvrir la même vue filtrée.

Tableau de référence des états de report

Prochaines étapes