La facturation électronique Peppol vous permet d'envoyer des factures commerciales structurées via le réseau Peppol au lieu de vous fier uniquement aux fichiers PDF envoyés par courriel ou aux factures imprimées.

Configurer votre compte de facturation électronique

Premiers pas

• Préparez les renseignements légaux de votre entreprise, y compris son nom d'entreprise, son numéro de TVA, son adresse courriel professionnelle et son adresse postale.
• Si vous voulez que les renseignements bancaires s’affichent sur vos factures électroniques, ayez à portée de main le nom de votre banque, votre IBAN et votre code BIC/SWIFT.
• Votre client doit être activé en tant que client B2B et ses renseignements B2B obligatoires doivent être enregistrés avant que vous ne puissiez envoyer une facture électronique pour ses ventes.

Pour configurer la facturation électronique :

1. Dans PDV détaillants, accédez à Clients > Facturation électronique Peppol.

2. Cliquez sur Inscription à la facturation électronique Peppol.

   

3. Saisissez les détails de votre entreprise et vos informations de TVA :

   • Boutique
   • Raison sociale
   • Numéro de TVA
   • Numéro et rue
   • Code postal
   • Ville
   • Comté
   • Adresse courriel

   

4. Cliquez sur Suivant.

5. Saisissez vos informations bancaires :

   • Nom de la banque
   • IBAN
   • BIC/SWIFT

   

6. Cliquez sur Inscription à la facturation électronique Peppol.

Une bannière s'affichera pour confirmer que votre inscription a été soumise pour examen, et l'identifiant de facturation électronique Peppol affichera l'état En attente d'approbation.

Que se passe-t-il après l'inscription?

Si votre demande est approuvée : vous recevrez un courriel et l’ID de facturation électronique Peppol affichera le numéro d’identifiant unique de votre compte.

Si votre inscription est rejetée : un message d'erreur s'affichera indiquant que votre inscription n'a pas pu être effectuée. Vous pouvez ouvrir à nouveau le processus de configuration et soumettre vos renseignements.

L'onglet Configuration affiche différents états en fonction de l'état de votre inscription :

• Not registered (non inscrit) : vous n’avez pas encore commencé l'inscription.
• En attente d’approbation : votre inscription a été soumise et est en cours d’examen.
• Rejetée : votre inscription n’a pas pu être traitée et vous devrez soumettre à nouveau votre demande.
• Active : votre compte est prêt à envoyer des factures électroniques.

Je n’arrive pas à accéder à la page de facturation électronique Peppol

La section Facturation électronique Peppol est uniquement disponible lorsque la fonctionnalité est activée dans votre compte. Vous devez remplir et soumettre la demande d’inscription et recevoir l’approbation pour y avoir accès.

• Si vous avez soumis votre inscription, votre demande pourrait toujours être en état En attente d'approbation.
• Si votre inscription a été rejetée, vous devez soumettre votre demande à nouveau.

Mon inscription est toujours en attente

Après que vous aurez présenté votre demande d'inscription, votre compte affichera l’état En attente d’approbation jusqu’à ce que l’examen soit terminé. L'inscription sera approuvée ou rejetée. Si elle est rejetée, vous devrez soumettre votre demande à nouveau.

Je n’ai pas accès à un bouton Send e-invoice (envoyer une facture électronique)

Le système affiche le bouton d'envoi de facture électronique uniquement pour les ventes B2B admissibles, lorsque le marchand est actif et que le client dispose d'une configuration d'acheminement des factures électroniques valide.

Activation d'un client existant en tant que client B2B

Avant de pouvoir envoyer une facture électronique pour une vente, vous devrez activer le client en tant que client B2B et enregistrer les renseignements obligatoires. Si un client est marqué comme B2B, son numéro de TVA et son adresse courriel sont obligatoires. S'il manque un de ces renseignements ou si le format de l'adresse courriel n'est pas valide, le dossier du client ne peut pas être enregistré tant que les informations ne sont pas corrigées.

Pour activer un client existant en tant que client B2B :

1. Accédez à Clients > Clients.
2. Sélectionnez le client que vous voulez activer en tant que client B2B. Utilisez les filtres pour affiner votre recherche au besoin.
3. Dans la section Peppol e-invoicing details (renseignements sur la facturation électronique Peppol), saisissez le nom de l’entreprise du client.
4. Cochez la case Facturation électronique Peppol – client B2B.
5. Saisissez le numéro de TVA du client.
6. Dans la section Autre, saisissez l’adresse courriel du client.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Créer un nouveau client B2B

Pour créer un nouveau client B2B :

1. Accédez à Clients > Facturation électronique Peppol.
2. Cliquez sur l’onglet Clients B2B.
3. Appuyez sur Ajouter un client.
4. Dans la section Biographical (données biographiques), saisissez le prénom et le nom de famille du client.
5. Dans la section Peppol e-invoicing details (renseignements sur la facturation électronique Peppol, saisissez le nom de l’entreprise du client.
6. Cochez la case Facturation électronique Peppol – client B2B.
7. Saisissez le numéro de TVA du client.
8. Dans la section Autre, saisissez l’adresse courriel du client.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Je n'arrive pas à enregistrer un client B2B

Si un client est activé en tant que client B2B, ses informations doivent inclure un numéro de TVA et une adresse courriel valides.

Envoyer une facture électronique

Une fois votre compte actif et le client configuré comme client B2B, PDV détaillants affichera les actions de facturation électronique relatives aux ventes admissibles.

Pour envoyer une facture électronique manuellement :

1. Accédez à Clients > Facturation électronique Peppol.
2. Cliquez sur l'onglet E-invoices (factures électroniques).
3. Accédez au client auquel vous souhaitez envoyer une facture électronique.
4. Si l'état de la facture électronique est Non envoyée, cliquez sur Send e-invoice (envoyer la facture électronique).

Envoi automatique des factures électroniques

Une fois votre compte actif, vous pouvez également envoyer des factures électroniques automatiquement :

1. Accédez à Clients > Facturation électronique Peppol.
2. Cliquez sur l’onglet Configuration.

3. Dans la section Invoice preferences (préférences de facture), activez Send e-invoices automatically (envoyer les factures électroniques automatiquement).

   

Les factures électroniques seront envoyées automatiquement aux clients B2B une fois la vente terminée.

Suivi de l'état des factures électroniques

PDV détaillants utilise les états de facture électronique suivants pour les clients :

• Non envoyée
• Envoyée
• Remise
• Échec

Vous pouvez suivre l'état de vos factures électroniques de deux manières :

• Depuis l'onglet E-invoices (factures électroniques) : accédez à Clients > Facturation électronique Peppol et cliquez sur l'onglet E-invoices (factures électroniques). Dans l'onglet E-invoices (factures électroniques), vous pouvez consulter les lignes de facture avec des colonnes affichant l'ID de transaction, le client, la date, l'état, le total et les actions disponibles. Vous pouvez également trier la liste et la filtrer par état ou par période, ou effectuer des recherches par client ou par ID de transaction.
• Depuis la section E-invoicing (acturation électronique) : accédez à cette section sur la page des détails de la transaction pour une vente individuelle.

Télécharger les détails de livraison

1. Accédez à Clients > Facturation électronique Peppol.
2. Cliquez sur l'onglet Facturation électronique Peppol.
3. Identifiez la transaction ou le client pour lequel vous souhaitez télécharger les détails. Utilisez les filtres pour affiner votre recherche, au besoin.
4. Si l'état de la facture électronique est Remise, le bouton Télécharger s'affiche.

5. Cliquez sur Télécharger pour télécharger le fichier XML UBL sur votre ordinateur.

   

Mettre à jour vos renseignements de facturation électronique

Si votre compte de facturation électronique Peppol est déjà actif, vous pouvez mettre à jour les renseignements de votre compte.

1. Accédez à Clients > Facturation électronique Peppol.
2. Cliquez sur l’onglet Configuration.

3. Cliquez sur Mettre à jour les renseignements.

   

4. Dans l’assistant de configuration, mettez à jour vos renseignements selon le besoin, puis cliquez sur Suivant.
5. Mettez à jour vos coordonnées bancaires si nécessaire, puis cliquez sur Mettre à jour le compte.

Une bannière vous confirmera que les renseignements de votre compte ont été mis à jour.