Lightspeed Retail, Lightspeed Accounting et votre logiciel comptable étant désormais interconnectés, vous avez choisi une méthode de report et vous avez configuré vos paramètres généraux (General Settings). Le temps est maintenant venu de synchroniser vos données. Pour ce faire, Lightspeed Accounting doit savoir à quel endroit ces données doivent être envoyées dans votre logiciel comptable. Avant toute synchronisation, vous devrez donc mapper vos comptes dans Lightspeed Accounting.

Le mappage de vos données constitue l’étape la plus importante dans la configuration de Lightspeed Accounting. Il s’agit également de l’étape la plus modulable en fonction de vos besoins. Le plan comptable ainsi que les catégories et les stocks dans Lightspeed Retail sont uniques à chaque entreprise : n’hésitez pas à demander l’aide de votre comptable lors du mappage de vos données, car notre équipe d’assistance ne pourra vous offrir de soutien technique à cet effet. Elle pourra toutefois vous indiquer les données devant être mappées et vous décrire les types de comptes ou de postes avec lesquels ces données seront mappées dans votre logiciel comptable.

Dans le cas où vous configurez Lightspeed Accounting dans un compte multienseignes, une colonne intitulée Class (classe) s’affiche tout au long du processus de mappage. Lorsque toutes les succursales sont mappées avec la même Company (entreprise) dans votre logiciel comptable, la colonne Class (classe) permet d’indiquer la succursale de provenance des données.

Les données à mapper et le mappage en tant que tel sont déterminés par la méthode de report sélectionnée dans les paramètres généraux :

• Méthode de report par l’écriture de journal (Journal Entry)

  Dans le cas où vous avez choisi la méthode de report par l’écriture de journal (Journal Entry), toutes vos opérations sont synchronisées vers votre logiciel comptable en tant qu’écriture de journal. Vos catégories sont mappées dans le grand livre général et vous obtenez un aperçu de vos activités en générant le rapport des bénéfices et des pertes (Profit and Loss). Les sections devant être mappées sont :

  • Sales (ventes)
  • Discounts, Returns, Offsets (réductions, retours, compensations)
  • Other Charges (autres frais)
  • Payments (paiements)
  • Cash Drawer (tiroir-caisse)
  • Inventory & COGS (stock comptable et coût des produits vendus) (facultatif)

  REMARQUE : Les comptes débiteurs ne sont pas pris en charge par Lightspeed Accounting et ne peuvent y être mappés. Il est conseillé d’utiliser le compte « Autre actif à court terme » plutôt qu’utiliser un compte débiteur.

  Sales (ventes)

  Dans cette section, vous mappez vos catégories d’articles de Lightspeed Retail dans le grand livre général de votre logiciel comptable. Ces catégories sont habituellement mappées en tant que Revenus.

  

  Vos ventes par catégories dans Lightspeed Retail peuvent être mappées avec des comptes individuels, vous permettant ainsi d’assurer le suivi de vos données de ventes. Il est également possible d’utiliser le mappage All Sales (toutes les ventes). Un compte « fourre-tout » est ainsi créé dans le logiciel comptable et il rassemble toutes les catégories de Lightspeed qui n’ont pas été mappées. Cette option peut se révéler particulièrement utile si une nouvelle catégorie n’a pas été mappée avant la synchronisation quotidienne. Pour que la synchronisation s’effectue correctement, les ventes d’une nouvelle catégorie sont mappées en tant que All Sales (toutes les ventes) par défaut. Toutes les catégories ayant été mappées de façon précise ignoreront le mappage All Sales (toutes les ventes).

  

  Discounts, Returns, Offsets (réductions, retours, compensations)

  Dans cette section, vous mappez les réductions configurées dans Lightspeed Retail, sous Paramètres > Réductions. Lorsqu’une réduction est accordée dans une vente, le montant de cette réduction est compilé dans votre logiciel comptable conformément au mappage prédéfini.

  

  À l’instar de la section des ventes, il est également possible d’utiliser le mappage All Discounts (toutes les réductions) pour regrouper par défaut certaines réductions. Toutes les réductions n’ayant pas été mappées de façon précise seront donc synchronisées en tant que All Discounts (toutes les réductions). Cependant, ce type de mappage sera ignoré par toutes les réductions ayant été préalablement mappées : ces dernières utiliseront le mappage qui leur a été assigné.

  Other Charges (autres frais)

  Dans cette section, vous mappez les taxes et les catégories de taxe configurées dans Lightspeed Retail, sous Paramètres > Taxes de vente et sous Paramètres > Catégories de taxe. Vous y mappez le compte dans lequel vous souhaitez compiler vos taxes, ainsi que le fournisseur qui y est associé (ce dernier point est facultatif et représente généralement l’entité à laquelle vous payez les taxes).

  

  Il est également possible de mapper vos comptes de crédit ici. Ce mappage représente les paiements effectués par des clients sur leur compte de crédit, lorsqu’aucun article n’est acheté au cours de la même transaction. Cependant, les données liées aux comptes de crédit sont généralement mappées conformément aux informations présentées dans la section Paiements.

  Payments (paiements)

  Dans cette section, vous mappez les différents types de paiements configurés dans Lightspeed Retail, sous Paramètres > Types de paiement. Bien que la plupart des types de paiements soient mappés individuellement, il est possible de combiner tous les paiements par carte en une somme globale. Pour ce faire, cliquez sur Toggle All Credit (joindre toutes les cartes) et mappez l’élément All Credit Cards (toutes les cartes).

  

  Les différents types de cartes de crédit sont affichés séparément dans la colonne Credit Cards (cartes de crédit) (les cartes de débit y sont également affichées). La mention (Credit) s’affiche après le nom du type de paiement. Cela vous indique que le type de paiement est inclus dans le mappage All Credit Cards (toutes les cartes de crédit).

  Contrairement aux mappages All Sales (toutes les ventes) ou All Discounts (toutes les réductions), le mappage All Credit Cards (toutes les cartes de crédit) combine les sommes de tous les types de paiements par carte de crédit en une somme globale. Pour obtenir une liste détaillée des paiements reçus via un type de carte en particulier, vous devez mapper ces types de cartes de façon individuelle.

  Dans cette section, il est également possible d’associer un fournisseur à un type de paiement en particulier. Par exemple, si vous mappez tous vos types de paiements en tant que Undeposited Funds (fonds non déposés), le nom du fournisseur s’affiche sur l’écran Make Deposit (faire un dépôt). Cela peut se révéler particulièrement utile pour catégoriser les paiements en fonction de leur type, même s’ils sont ultimement tous destinés au même compte.

  Cash Drawer (tiroir-caisse)

  Dans cette section, vous mappez les opérations en argent comptant effectuées dans votre tiroir-caisse.

  

  Au début de la journée, une certaine quantité d’argent comptant se trouve dans votre tiroir-caisse. Il va sans dire que cette quantité varie ensuite tout au long de la journée. Vous recevez des paiements en argent comptant, vous remettez de la monnaie et vous retirez peut-être quelques billets pour payer de petites dépenses liées à l’entreprise. Cette section vous permet de suivre ces variations :

  • Payouts (décaissements) :
    
    • Un Payout (décaissement) représente tout retrait d’argent comptant du tiroir-caisse compilé en cliquant sur le bouton Décaissement du menu Ventes dans Lightspeed Retail.
  • Cash Over/Short (argent en trop/en moins) :
    
    • À la fermeture de la caisse dans Lightspeed Retail, l’argent contenu dans le tiroir-caisse est compté et enregistré. Le Cash Over/Short (argent en trop/en moins) représente la différence entre le montant contenu dans le tiroir-caisse et le montant qui devrait théoriquement s’y trouver, tel que calculé par Lightspeed (paiements en argent comptant +/- ajouts et retraits, y compris le montant de départ).
  • Cash Deposit (dépôt d’argent) :
    
    • Le Cash Deposit (dépôt d’argent comptant) est calculé en soustrayant les Payouts (décaissements) des Cash Payments (paiements en argent comptant) et en y ajoutant ou en y soustrayant le Cash Over/Short (argent en trop/en moins) :
      
      Cash Deposit (dépôt d’argent comptant) = Cash Payments (paiements en argent comptant) - Payouts (décaissements) +/- Cash Over/Short (argent en trop/en moins)
      
      Le montant total représente la quantité d’argent physique à déposer dans votre compte.
  • Cash in Drawer (argent comptant dans le tiroir-caisse) :
    
    • Dans le cas peu probable d’un Cash Deposit (dépôt d’argent comptant) négatif, la somme figure plutôt sous Cash in Drawer (argent comptant dans le tiroir-caisse).

  Inventory & COGS (stock comptable et coût des produits vendus)

  Dans cette section, vous mappez votre stock comptable et le coût des produits vendus si vous avez activé l’option Book Inventory/COGS (stock comptable et coût des produits vendus) dans les paramètres généraux (General Settings). À la création d’un bon de commande dans Lightspeed Retail, la valeur des articles qu’il contient est compilée et mappée dans Inventory Account (compte des stocks). À la vente d’un article, sa valeur est soustraite du Inventory Account (compte des stocks) approprié et elle est transférée au COGS Account (compte du coût des produits vendus) au moyen d’une écriture de journal.

  

  À l’instar de la section des ventes et de la section des réductions, retours et compensations, il est possible d’utiliser le mappage ALL (TOUS) pour regrouper par défaut les données COGS (coût des produits vendus) et Inventory (stock comptable). Toutes les catégories n’ayant pas été mappées utiliseront ainsi le mappage ALL (TOUS) lors de la synchronisation.

  Dans le cas où vous ne souhaitez pas effectuer le suivi de certaines catégories d’articles, il est possible de cocher la case Ignore (ignorer) associée à chaque catégorie en question. De cette manière, aucun stock comptable ni coût des produits vendus ne sera synchronisé pour les catégories dont la case Ignore (ignorer) est cochée.

  Aperçu

  Cette section vous permet de prévisualiser votre mappage avant de l’activer. Lorsque votre mappage est satisfaisant, cliquez sur Activate (activer) en bas du menu. Après l’activation, les données comptables du jour précédent se synchroniseront automatiquement chaque matin.

  Dans le cas où vous souhaitez modifier votre mappage et la manière dont vos données sont compilées après quelques jours, il est possible de revenir dans ce menu et d’apporter vos modifications. Ces modifications ne prendront effet que dans les synchronisations subséquentes, ce qui veut dire que les données préalablement synchronisées ne seront pas ajustées de manière rétroactive : vous devrez donc ajuster manuellement ces données dans votre logiciel comptable. Pour cette raison et pour vous assurer que le mappage des données réponde à vos besoins, il est conseillé d’avoir à l’œil les premières synchronisations suivant l’activation.

  Une fois que le mappage vous convient, vous avez terminé la configuration de Lightspeed Accounting et vous pouvez désormais tenir votre comptabilité avec facilité !

  Accès à Lightspeed Accounting

  La configuration étant désormais terminée et la synchronisation pouvant débuter, vous souhaitez peut-être accorder l’accès de Lightspeed Accounting à d’autres membres de votre personnel. Vous pouvez leur accorder un accès limité ou illimité grâce à la gestion des utilisateurs.

• Méthode de report des reçus abrégés de ventes (Summary Sales Receipt)

  Dans le cas où vous avez choisi la méthode de report des reçus abrégés de ventes, toutes vos ventes dans Lightspeed Retail sont synchronisées vers votre logiciel comptable. Les catégories dans Lightspeed Retail seront mappées avec les catégories correspondantes dans votre logiciel comptable. Vous obtiendrez un aperçu de vos activités en générant des rapports de ventes.

  Les sections devant être mappées sont :

  • Sales (ventes)
  • Discounts, Returns, Offsets (réductions, retours, compensations)
  • Other Charges (autres frais)
  • Taxes
  • Payments (paiements)
  • Cash Drawer (tiroir-caisse)
  • Inventory & COGS (stock comptable et coût des produits vendus) (facultatif) 

  Sales (ventes)

  Dans cette section, vous mappez les catégories d’articles de Lightspeed Retail avec les articles correspondants dans votre logiciel comptable. Vos ventes totales par catégorie dans Lightspeed Retail seront intégrées à des reçus abrégés de ventes dans votre logiciel comptable. Chaque catégorie de Lightspeed Retail est donc associée à un article correspondant dans votre logiciel comptable.

  

  Il est également possible d’utiliser le mappage All Sales (toutes les ventes). Un article « fourre-tout » est ainsi créé dans le logiciel comptable et il rassemble toutes les catégories de Lightspeed qui n’ont pas été mappées. Cette option peut se révéler particulièrement utile si une nouvelle catégorie n’a pas été mappée avant la synchronisation quotidienne. Pour que la synchronisation s’effectue correctement, les ventes d’une nouvelle catégorie sont mappées en tant que All Sales (toutes les ventes) par défaut. Toutes les catégories ayant été mappées de façon précise ignoreront le mappage All Sales (toutes les ventes).

  

  REMARQUE : Dans le cas où vous utilisez le logiciel comptable Xero, vos données de ventes sont compilées dans une facture abrégée. Bien que les factures abrégées soient semblables aux reçus de ventes, les catégories de Lightspeed y sont mappées avec des comptes plutôt qu’avec des articles.

  Discounts, Returns, Offsets (réductions, retours, compensations)

  Dans cette section, vous mappez les réductions configurées dans Lightspeed Retail, sous Paramètres > Réductions. Lorsqu’une réduction est accordée dans une vente, le montant de cette réduction est compilé dans votre logiciel comptable conformément au mappage prédéfini. Vous mappez les réductions de Lightspeed avec les réductions correspondantes dans votre logiciel comptable.

  

  À l’instar de la section des ventes, il est également possible d’utiliser le mappage All Discounts (toutes les réductions) pour regrouper par défaut certaines réductions. Toutes les réductions n’ayant pas été mappées de façon précise seront donc synchronisées en tant que All Discounts (toutes les réductions). Cependant, ce type de mappage sera ignoré par toutes les réductions ayant été préalablement mappées : ces dernières utiliseront le mappage qui leur a été assigné.

  Other Charges (autres frais)

  Dans cette section, vous mappez le compte de crédit de Lightspeed avec un compte dans votre logiciel comptable. Ce mappage du compte de crédit représente les paiements effectués par des clients sur leur compte de crédit dans Lightspeed Retail, lorsqu’aucun article n’est acheté au cours de la même transaction. Les données liées aux comptes de crédit sont généralement synchronisées et mappées conformément aux informations présentées dans la section Paiements.

  REMARQUE : Les comptes débiteurs ne sont pas pris en charge par Lightspeed Accounting. Il est plutôt conseillé d’utiliser le compte Autre actif à court terme.

  Taxes

  Dans cette section, vous mappez les taxes et les catégories de taxes configurées dans Lightspeed Retail, sous Paramètres > Taxes de vente et sous Paramètres > Catégories de taxe, avec les taxes correspondantes dans votre logiciel comptable.

   

  Payments (paiements)

  Dans cette section, vous mappez les différents types de paiements configurés dans Lightspeed Retail, sous Paramètres > Types de paiement. Bien que la plupart des types de paiements soient mappés individuellement, il est possible de combiner tous les paiements par carte en une somme globale. Pour ce faire, cliquez sur Toggle All Credit (joindre toutes les cartes) et mappez l’élément All Credit Cards (toutes les cartes).

  

  Les différents types de cartes de crédit sont affichés séparément dans la colonne Credit Cards (cartes de crédit) (les cartes de débit y sont également affichées). La mention (Credit) s’affiche après le nom du type de paiement. Cela vous indique que le type de paiement est inclus dans le mappage All Credit Cards (toutes les cartes de crédit).

  Contrairement aux mappages All Sales (toutes les ventes) ou All Discounts (toutes les réductions), le mappage All Credit Cards (toutes les cartes de crédit) combine les sommes de tous les types de paiements par carte de crédit en une somme globale. Pour obtenir une liste détaillée des paiements reçus via un type de carte en particulier, vous devez mapper ces types de cartes de façon individuelle.

  Dans cette section, il est également possible d’associer un fournisseur à un type de paiement en particulier. Par exemple, si vous mappez tous vos types de paiements en tant que Undeposited Funds (fonds non déposés), le nom du fournisseur s’affiche sur l’écran Make Deposit (faire un dépôt). Cela peut se révéler particulièrement utile pour catégoriser les paiements en fonction de leur type, même s’ils sont ultimement tous destinés au même compte.

  Cash Drawer (tiroir-caisse)

  Dans cette section, vous mappez les opérations en argent comptant effectuées dans votre tiroir-caisse.

  

  Au début de la journée, une certaine quantité d’argent comptant se trouve dans votre tiroir-caisse. Il va sans dire que cette quantité varie ensuite tout au long de la journée. Vous recevez des paiements en argent comptant, vous remettez de la monnaie et vous retirez peut-être quelques billets pour payer de petites dépenses liées à l’entreprise. Cette section vous permet de suivre ces variations :

  • Payouts (décaissements) :
    
    • Un Payout (décaissement) représente tout retrait d’argent comptant du tiroir-caisse compilé en cliquant sur le bouton Décaissement du menu Ventes dans Lightspeed Retail.
  • Cash Over/Short (argent en trop/en moins) :
    
    • À la fermeture de la caisse dans Lightspeed Retail, l’argent contenu dans le tiroir-caisse est compté et enregistré. Le Cash Over/Short (argent en trop/en moins) représente la différence entre le montant contenu dans le tiroir-caisse et le montant qui devrait théoriquement s’y trouver, tel que calculé par Lightspeed (paiements en argent comptant +/- ajouts et retraits, y compris le montant de départ).
  • Cash Deposit (dépôt d’argent) :
    
    • Le Cash Deposit (dépôt d’argent comptant) est calculé en soustrayant les Payouts (décaissements) des Cash Payments (paiements en argent comptant) et en y ajoutant ou en y soustrayant le Cash Over/Short (argent en trop/en moins) :
      
      Cash Deposit (dépôt d’argent comptant) = Cash Payments (paiements en argent comptant) - Payouts (décaissements) +/- Cash Over/Short (argent en trop/en moins)
      
      Le montant total représente la quantité d’argent physique à déposer dans votre compte.
  • Cash in Drawer (argent comptant dans le tiroir-caisse) :
    
    • Dans le cas peu probable d’un Cash Deposit (dépôt d’argent comptant) négatif, la somme figure plutôt sous Cash in Drawer (argent comptant dans le tiroir-caisse).

  Inventory & COGS (stock comptable et coût des produits vendus)

  Dans cette section, vous mappez votre stock comptable et le coût des produits vendus si vous avez activé l’option Book Inventory/COGS (stock comptable et coût des produits vendus) dans les paramètres généraux (General Settings). À la création d’un bon de commande dans Lightspeed Retail, la valeur des articles qu’il contient est compilée et mappée dans Inventory Account (compte des stocks). À la vente d’un article, sa valeur est soustraite du Inventory Account (compte des stocks) approprié et elle est transférée au COGS Account (compte du coût des produits vendus) au moyen d’une écriture de journal.

  

  À l’instar de la section des ventes et de la section des réductions, retours et compensations, il est possible d’utiliser le mappage ALL (TOUS) pour regrouper par défaut les données COGS (coût des produits vendus) et Inventory (stock comptable). Toutes les catégories n’ayant pas été mappées utiliseront ainsi le mappage ALL (TOUS) lors de la synchronisation.

  Dans le cas où vous ne souhaitez pas effectuer le suivi de certaines catégories d’articles, il est possible de cocher la case Ignore (ignorer) associée à chaque catégorie en question. De cette manière, aucun stock comptable ni coût des produits vendus ne sera synchronisé pour les catégories dont la case Ignore (ignorer) est cochée.

  Aperçu

  Cette section vous permet de prévisualiser votre mappage avant de l’activer. Lorsque votre mappage est satisfaisant, cliquez sur Activate (activer) en bas du menu. Après l’activation, les données comptables du jour précédent se synchroniseront automatiquement chaque matin.

  Dans le cas où vous souhaitez modifier votre mappage et la manière dont vos données sont compilées après quelques jours, il est possible de revenir dans ce menu et d’apporter vos modifications. Ces modifications ne prendront effet que dans les synchronisations subséquentes, ce qui veut dire que les données préalablement synchronisées ne seront pas ajustées de manière rétroactive : vous devrez donc ajuster manuellement ces données dans votre logiciel comptable. Pour cette raison et pour vous assurer que le mappage des données réponde à vos besoins, il est conseillé d’avoir à l’œil les premières synchronisations suivant l’activation.

  Une fois que le mappage vous convient, vous avez terminé la configuration de Lightspeed Accounting et vous pouvez désormais tenir votre comptabilité avec facilité !

  Accès à Lightspeed Accounting

  La configuration étant désormais terminée et la synchronisation pouvant débuter, vous souhaitez peut-être accorder l’accès de Lightspeed Accounting à d’autres membres de votre personnel. Vous pouvez leur accorder un accès limité ou illimité grâce à la gestion des utilisateurs. 

• Méthode de report des reçus détaillés de ventes (Itemized Sales Receipt)

  Dans le cas où vous avez choisi la méthode de report des reçus détaillés de ventes, toutes vos ventes dans Lightspeed Retail sont synchronisées vers votre logiciel comptable. Les articles individuels dans Lightspeed Retail seront mappés avec les articles correspondants dans votre logiciel comptable. Vous obtiendrez un aperçu de vos activités en générant des rapports de ventes.

  Les sections devant être mappées sont :

  • Sales (ventes)
  • Discounts, Returns, Offsets (réductions, retours, compensations)
  • Other Charges (autres frais)
  • Taxes
  • Payments (paiements)
  • Cash Drawer (tiroir-caisse)
  • Inventory & COGS (stock comptable et coût des produits vendus) (facultatif)

  Sales (ventes)

  Dans cette section, vous mappez les articles de Lightspeed Retail avec les articles correspondants dans votre logiciel comptable. Vos ventes totales par article dans Lightspeed Retail seront intégrées à des reçus abrégés de ventes dans votre logiciel comptable. Chaque article de Lightspeed Retail est donc associé à un article correspondant dans votre logiciel comptable.

  

  Il est également possible d’utiliser le mappage All Sales (toutes les ventes). Un article « fourre-tout » est ainsi créé dans le logiciel comptable et il rassemble tous les articles de Lightspeed qui n’ont pas été mappés. Cette option peut se révéler particulièrement utile si de nouveaux articles n’ont pas été mappés avant la synchronisation durant la nuit. Pour que la synchronisation s’effectue correctement, les ventes d’un nouvel article sont mappées en tant que All Sales (toutes les ventes) par défaut. Tous les articles ayant été mappés de façon précise ignoreront le mappage All Sales (toutes les ventes).

  

  REMARQUE : Dans le cas où vous utilisez le logiciel comptable Xero, vos données de ventes sont compilées dans une facture abrégée. Bien que les factures abrégées soient semblables aux reçus de ventes, les articles de Lightspeed y sont mappés avec des comptes plutôt qu’avec des articles.

  Discounts, Returns, Offsets (réductions, retours, compensations)

  Dans cette section, vous mappez les réductions configurées dans Lightspeed Retail, sous Paramètres > Réductions. Lorsqu’une réduction est accordée dans une vente, le montant de cette réduction est compilé dans votre logiciel comptable conformément au mappage prédéfini. Vous mappez les réductions de Lightspeed avec les réductions correspondantes dans votre logiciel comptable.

  

  À l’instar de la section des ventes, il est également possible d’utiliser le mappage All Discounts (toutes les réductions) pour regrouper par défaut certaines réductions. Toutes les réductions n’ayant pas été mappées de façon précise seront donc synchronisées en tant que All Discounts (toutes les réductions). Cependant, ce type de mappage sera ignoré par toutes les réductions ayant été préalablement mappées : ces dernières utiliseront le mappage qui leur a été assigné.

  Other Charges (autres frais)

  Dans cette section, vous mappez le compte de crédit de Lightspeed avec un compte dans votre logiciel comptable. Ce mappage du compte de crédit représente les paiements effectués par des clients sur leur compte de crédit dans Lightspeed Retail, lorsqu’aucun article n’est acheté au cours de la même transaction. Les données liées aux comptes de crédit sont généralement synchronisées et mappées conformément aux informations présentées dans la section Paiements.

  REMARQUE : Les comptes débiteurs ne sont pas pris en charge par Lightspeed Accounting. Il est plutôt conseillé d’utiliser le compte Autre actif à court terme.

  Taxes

  Dans cette section, vous mappez les taxes et les catégories de taxes configurées dans Lightspeed Retail, sous Paramètres > Taxes de vente et sous Paramètres > Catégories de taxe, avec les taxes correspondantes dans votre logiciel comptable.

   

  Payments (paiements)

  Dans cette section, vous mappez les différents types de paiements configurés dans Lightspeed Retail, sous Paramètres > Types de paiement. Bien que la plupart des types de paiements soient mappés individuellement, il est possible de combiner tous les paiements par carte en une somme globale. Pour ce faire, cliquez sur Toggle All Credit (joindre toutes les cartes) et mappez l’élément All Credit Cards (toutes les cartes).

  

  Les différents types de cartes de crédit sont affichés séparément dans la colonne Credit Cards (cartes de crédit) (les cartes de débit y sont également affichées). La mention (Credit) s’affiche après le nom du type de paiement. Cela vous indique que le type de paiement est inclus dans le mappage All Credit Cards (toutes les cartes de crédit).

  Contrairement aux mappages All Sales (toutes les ventes) ou All Discounts (toutes les réductions), le mappage All Credit Cards (toutes les cartes de crédit) combine les sommes de tous les types de paiements par carte de crédit en une somme globale. Pour obtenir une liste détaillée des paiements reçus via un type de carte en particulier, vous devez mapper ces types de cartes de façon individuelle.

  Dans cette section, il est également possible d’associer un fournisseur à un type de paiement en particulier. Par exemple, si vous mappez tous vos types de paiements en tant que Undeposited Funds (fonds non déposés), le nom du fournisseur s’affiche sur l’écran Make Deposit (faire un dépôt). Cela peut se révéler particulièrement utile pour catégoriser les paiements en fonction de leur type, même s’ils sont ultimement tous destinés au même compte.

  Cash Drawer (tiroir-caisse)

  Dans cette section, vous mappez les opérations en argent comptant effectuées dans votre tiroir-caisse.

  

  Au début de la journée, une certaine quantité d’argent comptant se trouve dans votre tiroir-caisse. Il va sans dire que cette quantité varie ensuite tout au long de la journée. Vous recevez des paiements en argent comptant, vous remettez de la monnaie et vous retirez peut-être quelques billets pour payer de petites dépenses liées à l’entreprise. Cette section vous permet de suivre ces variations :

  • Payouts (décaissements) :
    
    • Un Payout (décaissement) représente tout retrait d’argent comptant du tiroir-caisse compilé en cliquant sur le bouton Décaissement du menu Ventes dans Lightspeed Retail.
  • Cash Over/Short (argent en trop/en moins) :
    
    • À la fermeture de la caisse dans Lightspeed Retail, l’argent contenu dans le tiroir-caisse est compté et enregistré. Le Cash Over/Short (argent en trop/en moins) représente la différence entre le montant contenu dans le tiroir-caisse et le montant qui devrait théoriquement s’y trouver, tel que calculé par Lightspeed (paiements en argent comptant +/- ajouts et retraits, y compris le montant de départ).
  • Cash Deposit (dépôt d’argent) :
    
    • Le Cash Deposit (dépôt d’argent comptant) est calculé en soustrayant les Payouts (décaissements) des Cash Payments (paiements en argent comptant) et en y ajoutant ou en y soustrayant le Cash Over/Short (argent en trop/en moins) :
      
      Cash Deposit (dépôt d’argent comptant) = Cash Payments (paiements en argent comptant) - Payouts (décaissements) +/- Cash Over/Short (argent en trop/en moins)
      
      Le montant total représente la quantité d’argent physique à déposer dans votre compte.
  • Cash in Drawer (argent comptant dans le tiroir-caisse) :
    
    • Dans le cas peu probable d’un Cash Deposit (dépôt d’argent comptant) négatif, la somme figure plutôt sous Cash in Drawer (argent comptant dans le tiroir-caisse).

  Inventory & COGS (stock comptable et coût des produits vendus)

  Dans cette section, vous mappez votre stock comptable et le coût des produits vendus si vous avez activé l’option Book Inventory/COGS (stock comptable et coût des produits vendus) dans les paramètres généraux (General Settings). À la création d’un bon de commande dans Lightspeed Retail, la valeur des articles qu’il contient est compilée et mappée dans Inventory Account (compte des stocks). À la vente d’un article, sa valeur est soustraite du Inventory Account (compte des stocks) approprié et elle est transférée au COGS Account (compte du coût des produits vendus) au moyen d’une écriture de journal.

  

  À l’instar de la section des ventes et de la section des réductions, retours et compensations, il est possible d’utiliser le mappage ALL (TOUS) pour regrouper par défaut les données COGS (coût des produits vendus) et Inventory (stock comptable). Toutes les catégories n’ayant pas été mappées utiliseront ainsi le mappage ALL (TOUS) lors de la synchronisation.

  Dans le cas où vous ne souhaitez pas effectuer le suivi de certaines catégories d’articles, il est possible de cocher la case Ignore (ignorer) associée à chaque catégorie en question. De cette manière, aucun stock comptable ni coût des produits vendus ne sera synchronisé pour les catégories dont la case Ignore (ignorer) est cochée.

  Aperçu

  Cette section vous permet de prévisualiser votre mappage avant de l’activer. Lorsque votre mappage est satisfaisant, cliquez sur Activate (activer) en bas du menu. Après l’activation, les données comptables du jour précédent se synchroniseront automatiquement chaque matin.

  Dans le cas où vous souhaitez modifier votre mappage et la manière dont vos données sont compilées après quelques jours, il est possible de revenir dans ce menu et d’apporter vos modifications. Ces modifications ne prendront effet que dans les synchronisations subséquentes, ce qui veut dire que les données préalablement synchronisées ne seront pas ajustées de manière rétroactive : vous devrez donc ajuster manuellement ces données dans votre logiciel comptable. Pour cette raison et pour vous assurer que le mappage des données réponde à vos besoins, il est conseillé d’avoir à l’œil les premières synchronisations suivant l’activation.

  Une fois que le mappage vous convient, vous avez terminé la configuration de Lightspeed Accounting et vous pouvez désormais tenir votre comptabilité avec facilité !

  Accès à Lightspeed Accounting

  La configuration étant désormais terminée et la synchronisation pouvant débuter, vous souhaitez peut-être accorder l’accès de Lightspeed Accounting à d’autres membres de votre personnel. Vous pouvez leur accorder un accès limité ou illimité grâce à la gestion des utilisateurs.