Dans Comptabilité Lightspeed, vous avez la possibilité d’actualiser ou de régénérer des données existantes, ainsi que de charger des données manquantes. Ces fonctionnalités vous permettent de corriger, de mettre à jour ou de remplir vos données financières.

• Actualisation des données : Si vos ventes enregistrées dans PDV détaillants subissent un changement, vous pouvez extraire de nouveau et remplacer les données de vente existantes. Cette fonctionnalité est utile lorsque les données liées aux ventes ont été modifiées (par exemple, lorsqu’un établissement a dû corriger une vente, annuler une vente ou refermer la caisse après le chargement original).
• Régénération des données comptables : Si vous devez modifier votre configuration de comptabilité, vous pouvez appliquer la nouvelle configuration aux données de vente existantes. Aucune nouvelle donnée ne sera extraite de PDV détaillants, et seules les entrées dont les extrants ont été modifiés seront affectées. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous devez ajuster votre configuration de comptabilité et y faire correspondre des anciennes dates, ou lorsque vous souhaitez vérifier si vos anciennes entrées doivent être mises à jour.
• Chargement des données manquantes : Si vos données n’ont pas été entièrement chargées, vous pouvez extraire les données de ventes pour les combinaisons boutique-date manquantes. Vous pouvez également exécuter une plage de dates particulière à l’aide de l’outil de chargement en lot. Les entrées qui comprennent déjà des données seront exclues.

N’utilisez les boutons d’actualisation des ventes que pour le dépannage. Ces boutons sont des outils de dépannage et ne devraient pas être utilisés dans le cadre de votre processus normal.

Les boutons d’actualisation des ventes ne devraient être utilisés que dans certaines situations (par exemple, après l’échec d’un report de données, ou lors d’une modification des données liées aux Ventes, aux Paiements, aux CPV ou aux dates des Bons de commande nécessitant l’actualisation du report du jour).

Vous ne pouvez actualiser qu’une seule date à la fois. Seules les dates historiques postérieures au premier jour de votre abonnement à Comptabilité Lightspeed peuvent être actualisées. Tout problème doit être résolu avant l’actualisation ou la régénération.

Vérifier la mise en correspondance et la connexion de la boutique

Avant d’actualiser vos données, assurez-vous d’avoir terminé toutes les mises en correspondance et confirmez que votre boutique affiche l’état Connected (Connectée) dans la section Settings (Paramètres) > Stores (Boutiques) > View details (Afficher les détails).

Actualiser les données de Comptabilité Lightspeed

Les boutons d’actualisation des ventes ne devraient être utilisés que dans certaines situations (par exemple, après l’échec d’un report de données, ou lors d’une modification des données liées aux ventes, aux paiements, aux CPV ou aux dates des bons de commande nécessitant l’actualisation du report du jour).

Il est possible que vous deviez actualiser vos données pour les raisons suivantes :

• Les données de ventes ou d’autres données de PDV détaillants ont été modifiées (par exemple : ventes annulées, catégories d’articles).
• La mise en correspondance avec Comptabilité Lightspeed a été mise à jour.
• Les rapports de PDV détaillants ne correspondent pas aux données de Comptabilité Lightspeed pour le même jour (par exemple : ventes, CPV, taxes, paiements).

Pour actualiser vos données :

1. Dans Comptabilité Lightspeed, accédez à Reports (Rapports) > Sales totals (Totaux des ventes).

   

2. Définissez la date, puis cliquez sur Refresh (Actualiser).

   

3. Dans la section Sales totals (Totaux des ventes), cliquez sur la date que vous souhaitez actualiser.

   

4. Dans l’onglet Accounting (Comptabilité), cliquez sur Actualiser (l’icône de flèches circulaires) pour importer les données de PDV détaillants vers Comptabilité Lightspeed. Vos données seront alors ajoutées à une file d’attente de reports. Elles seront reportées automatiquement dans un délai de 30 minutes.

   

Régénérer les données

Lorsqu’une tentative de report échoue en raison d’une erreur de mise en correspondance, vous pouvez régénérer les données concernées pour corriger l’erreur de report ou les informations erronées. Cette fonctionnalité vous permet de régénérer les informations du compte du grand livre (par exemple, si elles sont incorrectes, ou si elles ont été mises à jour ou modifiées dans votre logiciel de comptabilité). Vous pouvez également régénérer les données de ventes ou de bons de commande qui contiennent des erreurs.

1. Dans Comptabilité Lightspeed, accédez à Reports (Rapports) > Sales totals (Totaux des ventes).

   

2. Définissez la date, puis cliquez sur Refresh (Actualiser).

   

3. Dans la section Sales totals (Totaux des ventes), cliquez sur la date que vous souhaitez régénérer.

4. Cliquez sur l’icône de calculatrice. Vos données seront automatiquement ajoutées à une file d’attente de reports. Elles seront reportées dans un délai d’environ 30 minutes.

   

Utiliser le planificateur de chargement du PDV

Le planificateur de chargement du PDV est réservé aux utilisateurs de type « Super utilisateur ». Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs autorisés d’identifier et de corriger les écarts dans les données de PDV détaillants, puis de relancer le chargement en lots de ces données corrigées pour plusieurs boutiques et dates. Pour ouvrir le planificateur, accédez à Settings (Paramètres) > POS load scheduler (Planificateur de chargement du PDV).

La page du planificateur de chargement du PDV comprend trois onglets :

• New job (Nouveau travail) : Créez et mettez en file un nouveau travail.
• Active jobs (Travaux actifs) : Consultez les travaux en attente ou en cours. Cliquez sur Refresh (Actualiser) pour mettre à jour les informations.
• Completed jobs (Travaux terminés) : Consultez les travaux terminés et examinez leurs résultats.

Créer et configurer un nouveau travail

Pour créer un nouveau travail, vous devez d’abord rechercher les combinaisons boutique-date souhaitées. Ensuite, vous devez configurer le nouveau travail et le mettre en file.

Rechercher les combinaisons boutique-date

Commencez par rechercher les combinaisons boutique-date :

1. Dans la section Search stores (Rechercher des boutiques), sélectionnez une plage de dates à l’aide du menu déroulant Date range (Plage de dates).

   

2. Sélectionnez les boutiques à inclure à l’aide du menu déroulant Stores (Boutiques). Vous pouvez également rechercher le nom d’une boutique pour affiner la liste.
3. Dans la section Filter by (Filtrer par), sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Missing sales (Ventes manquantes) : Des combinaisons boutique-date pour lesquelles les données de ventes n’ont pas été chargées.
   • Reload (Actualiser) : Des combinaisons boutique-date pour lesquelles des données existent et peuvent être extraites de nouveau.
   • Posting status (État de report) : Filtrez les résultats selon leur état de report. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous devez réessayer les reports échoués ou partiellement réussis.
4. Cliquez sur Search (Rechercher).
5. Dans la section Search results (Résultats de recherche), l’en-tête affiche le nombre total de résultats (par exemple : « 10 résultats, 0 sélectionné »). Le tableau répertorie toutes les combinaisons boutique-date correspondantes et affiche les renseignements Sales date (Date des ventes), Posting status (État de report) et Net sales (Ventes nettes).
6. (Facultatif) Vous pouvez également affiner la liste sans exécuter une nouvelle recherche à l’aide des filtres supplémentaires suivants :
   • Filter by store name (Filtrer par nom de boutique) : Saisissez le nom d’une boutique pour filtrer les lignes visibles.
   • Select statuses (Sélectionner les états) : Filtrez les résultats selon un ou plusieurs états de report.

Si aucun résultat ne correspond aux critères, un message s’affichera pour indiquer qu’il n’y a aucune vente manquante pour la plage de dates sélectionnée.

Configurer le travail

Après avoir effectué la recherche des combinaisons boutique-date, configurez le travail à l’aide des sections affichées au-dessus des résultats​ :

• Job type (Type de travail) : Sélectionnez Load missing (Charger les données manquantes), Reload (Actualiser) ou Regenerate accounting (Régénérer les données comptables).
• Job name (Nom du travail) : Le nom du travail sera rempli automatiquement selon votre sélection. Vous pouvez le modifier au besoin.
• Data source (Source de données) : Cochez cette case pour sélectionner les données à utiliser. L’option Sales (Ventes) est typiquement sélectionnée par défaut. Selon les paramètres activés, d’autres sources peuvent s’afficher, comme Inventory (Stocks) ou Purchase order (Bon de commande).
• Notify on completion (Envoyer une notification lorsque le travail est terminé) : Cochez cette case pour recevoir un courriel lorsque le travail est terminé. La notification sera envoyée à l’adresse courriel affichée à côté de la case.

Une fois que vous avez sélectionné au moins une ligne, le bouton Queue (Mettre en file) passera au vert. Cliquez sur Queue (Mettre en file) pour ajouter le travail à la file d’attente.

Gérer un travail en cours

L’onglet Active jobs (Travaux actifs) affiche tous les travaux mis en file ou en cours, y compris les renseignements suivants :

• Job name (Nom du travail) : L’étiquette et le nom associés au type de travail.
• Stores and entries (Boutiques et entrées) : Le nombre de boutiques et de lignes de données incluses dans le travail.
• From/To (Du/Au) : La plage de dates du travail.
• Started (Début) : Le moment où le travail a commencé.
• Status (État) : Avant le démarrage du travail, l’état Pending (En attente) sera affiché. Lorsque le travail commence, l’état Running (En cours) sera affiché.
• Progress (Progression) : Une barre qui indique la progression du travail en cours.

Cliquez sur le bouton Refresh (Actualiser) pour extraire les dernières mises à jour du travail. Les renseignements ne sont pas mis à jour automatiquement. Vous devez donc les actualiser manuellement pour consulter les changements liés à la progression, à l’état ou à l’achèvement.

Si vous souhaitez filtrer davantage un travail et consulter l’état de chaque entrée, cliquez sur une ligne pour en ouvrir les détails. Les détails afficheront les renseignements par boutique et par date, notamment les entrées terminées, en cours ou échouées.

Chacune des boutiques incluses dans le travail possédera sa propre section. Chaque section affichera une ligne par date des ventes qui comprend les informations suivantes :

• Sales date (Date des ventes) : La date associée à l’entrée.
• POS (PDV) : L’intégration qui a exécuté l’entrée.
• Started/Completed on (Début/Fin) : Les horodatages associés à l’entrée. Des tirets indiquent que l’entrée n’a pas encore atteint cette étape.
• Status (État) : Pending (En attente), Running (En cours), Completed (Terminé) ou Failed (Échoué).
• Notes (Remarques) : Des renseignements contextuels sur l’entrée. Les entrées réussies ne comportent aucune note. En cas de problème, un message d’erreur s’affichera.

Cette vue est pratique lorsqu’un travail est partiellement réussi et que vous devez effectuer un dépannage. Par exemple, la ligne principale peut afficher l’état Running (En cours) alors qu’une combinaison boutique-date précise a échoué. Accédez à la ligne échouée pour consulter le message et le type d’erreur dans la colonne Notes (Remarques). Ces renseignements peuvent vous aider à effectuer le dépannage. Les autres entrées continueront à s’exécuter, et un échec n’interrompra pas l’ensemble du travail.

Annuler un travail non terminé

Cochez les cases à côté des travaux non terminés que vous souhaitez arrêter, puis cliquez sur Cancel selected (Annuler les travaux sélectionnés). Les entrées déjà terminées seront conservées, tandis que les entrées en attente ou en cours seront annulées.

Consulter un travail terminé

Accédez à l’onglet Completed jobs (Travaux terminés) pour consulter les exécutions précédentes. Depuis cet onglet, vous pouvez confirmer qu’un remplissage historique a réussi, copier les paramètres d’un travail à titre de référence ou partager les résultats.

Prochaines étapes