Configuration des paramètres Retail pour l’exportation manuelle vers Quickbooks (Mac ou Windows)

Lightspeed est doté d’un programme très simple d’utilisation qui vous permet d’exporter des fichiers vers Quickbooks. Ces fichiers sont spécialement conçus pour Quickbooks et les informations qui s’y trouvent correspondent à des entrées du grand livre général.  

Voici un tableau de ce qui est pris en charge ou non par l’exportation. 

REMARQUE : Vous pouvez retrouver ce qui n’est pas pris en charge par l’exportation dans l’un des rapports de base de votre compte Retail.

Pris en charge Non pris en charge
Exportation des totaux des ventes (divisés en catégories et en sous-catégories) Exportation des lignes de vente
Exportation des totaux des bons de commande Exportation des noms des fournisseurs sur les bons de commande 
Options à exporter : ventes, comptes de crédit, CPV, bons de commande et retours au fournisseur Exportation des articles en stock ou des rapports de stocks
  Totaux des dénombrements de fermeture

Vous pouvez trouver les paramètres et options Quickbooks dans la section Comptabilité des RAPPORTS. Vous devrez vous assurer que l’information qui s’y trouve est correctement configurée avant de procéder à l’exportation. Chaque champ devrait être identifié exactement de la même façon que dans votre entreprise Quickbooks. Les majuscules, minuscules et espacements doivent correspondre parfaitement. Si vous n’avez pas configuré le tableau des comptes de votre entreprise, vous pouvez autoriser l’exportation Lightspeed à le faire pour vous. 

Le reste de cet article vous explique ce que chaque section des paramètres et options Quickbooks dans Retail signifie et ce que son activation ou sa désactivation engendre.  

Données générales Explications
Jours à exporter Cette option peut être modifiée lors de la création de l’exportation, mais il s’agira toujours d’une valeur par défaut.
Exporter les infos de compte Cette option permet d’exporter l’information concernant le type de compte pour chacun des comptes. Si vous recevez le message d’erreur suivant : Ce fichier ne peut être importé puisque les types de comptes ne correspondent pas..., il s’agit probablement de la cause principale du problème. Vous pouvez configurer les types de compte dans Paramètres et options Quickbooks afin qu’ils correspondent, ou encore décocher la case Exporter les infos de compte, reproduire les données et créer une nouvelle exportation pour que les données se retrouvent dans le bon compte.
Exporter les ventes Case non cochée, cette information (et l’onglet) n’existeront pas.
Exporter les comptes de crédit Case non cochée, cette information (et l’onglet) n’existeront pas.
Exporter le CPV Case non cochée, cette information (et l’onglet) n’existeront pas.
Exporter les bons de commande Case non cochée, cette information (et l’onglet) n’existeront pas.

Données générales Explications
Sous-comptes des ventes Les sous-comptes servent à vous montrer quelles catégories ont été vendues. Vous ne pourrez voir la répartition par catégorie si cette case n’est pas cochée. Vous verrez plutôt s’afficher un bloc de ventes par jour ainsi qu’un bloc comprenant le grand total de ventes pour les dates d’exportation. Lorsque la case est cochée, les sous-comptes seront d’abord répartis par catégorie de taxe, puis selon la catégorie appropriée de l’article.
Sous-comptes des fonds non déposés Les fonds non déposés correspondent à tous les modes de paiement que vous avez traités durant la journée. Si cette case n’est pas cochée, vous recevrez un montant forfaitaire chaque jour ainsi qu’un montant forfaitaire total pour les dates d’exportation plutôt que pour chacun de vos modes de paiement répartis individuellement. 

Données générales Explications
Fournisseur de l’agence fiscale Ceci correspond au ministère du Revenu de votre état ou votre province. Par exemple, dans le cas de Washington, il serait inscrit WA- ministère du Revenu. Communiquez avec votre agence fiscale locale pour de plus amples renseignements. Cette agence doit être identifiée exactement de la même façon que dans vos paramètres Quickbooks.
Sous-comptes de taxe

Lorsque cette case n’est pas cochée, les taxes prendront la forme d’un montant forfaitaire chaque jour de l’exportation (par exemple, taxe de vente : 5 $ le 01/01/16 et taxe de vente : 10 $ le 01/02/16).

Lorsque cette case est cochée, les taxes seront divisées selon chaque taux de taxe de vente applicable par jour (par exemple, selon l’exemple précédent, taxe de vente de l’État : 2,50 $ le 01/01/16 et taxe de vente de la ville : 2,50 $ la même date; taxe de vente de l’État : 9 $ le 01/02/16 et taxe de vente en ligne : 1 $ la même date). 

Données générales Explications 
Débiteurs  Fonds reçus (ou remboursés) des comptes de crédit pour des articles, produits ou dépôts.  
Responsabilité relative aux cartes-cadeaux Il s’agit du compte qui affiche les frais et les paiements relatifs à n’importe quel compte de carte-cadeau dans Lightspeed Retail. Ainsi, le montant de ce compte augmente lorsque des fonds sont ajoutés à une carte-cadeau et diminue lorsqu’une carte-cadeau est utilisée lors d’une vente. 

Données générales Explications
Sous-comptes du CPV

Lorsque cette case n’est pas cochée, le CPV prendra la forme d’un montant forfaitaire chaque jour de l’exportation.

Lorsque cette case est cochée, le CPV sera divisé en sous-comptes pour chaque catégorie/sous-catégorie chaque jour de l’exportation.

Sous-comptes des stocks

Lorsque cette case n’est pas cochée, les stocks prendront la forme d’un montant forfaitaire chaque jour de l’exportation. 

Lorsque cette case est cochée, les stocks seront divisés en sous-comptes pour chaque catégorie/sous-catégorie chaque jour de l’exportation. 

Coût PEPS Servez-vous de cette fonctionnalité uniquement si vous utilisez la méthode du premier entré premier sorti. 

 

Données générales Explications
« Exporter lorsque marqué comme terminé » L’option Commandé par le fournisseur correspond au jour que vous cliquez sur le bouton Commandé dans le bon de commande. L’option Marqué comme terminé correspond au moment où vous cliquez sur le bouton Terminé dans le bon de commande. Gardez en tête que cette option signale que l’exportation du bon de commande peut avoir lieu, mais que la date à laquelle il sera exporté correspond à la date qui apparaît dans le champ Reçu du bon de commande. Soyez attentif à cette procédure lorsque vous changez la date indiquée dans une commande qui est reçue ou partiellement reçue puisque si vous ne saisissez pas la différence entre le moment où le bon de commande est marqué comme terminé et le moment où ce dernier est marqué comme reçu, vous verrez peut-être apparaître des divergences dans votre compte Quickbooks. 
Créditeurs des bons de commande Cette option exporte les données du bon de commande (seulement les articles) sous forme de facture qui devra être payée dans Quickbooks, séparée du bon de commande individuel. Cette facture doit être payée au fournisseur associé au bon de commande dans votre compte Lightspeed Retail. Si la section Stocks de votre compte est configurée de manière à afficher les sous-comptes, ces fonds seront divisés par catégorie/sous-catégorie. Si ce n’est pas le cas, ils seront inscrits sous forme de montant forfaitaire pour chaque bon de commande. 
Expédition des bons de commande Il s’agit de fonds ajoutés au champ Expédition dans le bon de commande. 
Autres dépenses liées aux bons de commande Il s’agit de fonds ajoutés au champ Autre dans le bon de commande. 
Dépenses d’expédition de retour au fournisseur Il s’agit des fonds ajoutés à la ligne Expédition dans le retour au fournisseur. 
Autres dépenses liées au retour au fournisseur Il s’agit des fonds ajoutés à la ligne Autre dans le retour au fournisseur. 
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