Création d’un ordre de travail

  1. Dans le menu principal, cliquez sur Service > Nouvel ordre de travail.
  2. Entrez les informations du client et suivez les instructions ci-dessous, selon le cas où il s’agit d’un nouveau client ou d’un client existant :
      • Nouveau client : cliquez sur le bouton Créer un nouveau client.
      • Client existant : dans la section CORRESPONDANCES POSSIBLES, cliquez sur le nom du client. 
  3. À partir de la liste déroulante Statut, indiquez le statut de l’ordre de travail comme étant en cours, en estimation, en attente ou terminé.

    REMARQUE : Vous pouvez créer des statuts d’ordres de travail personnalisés pour représenter le plus fidèlement possible le déroulement des activités de votre service auxiliaire. 

  4. Servez-vous des champs Description, Couleur, Taille et Numéro de série pour décrire l’article concerné par l’ordre de travail. Si vous souhaitez inclure des images de l’article, consultez la section Ajout d’images à un ordre de travail plus bas.
  5. Dans les champs Date de début et , sélectionnez les dates et heures. 
  6. Dans le champ Remarque, indiquez tout commentaire supplémentaire.
  7. Ajoutez un article en stock, des frais de main-d’œuvre ou des frais divers à l’ordre de travail selon les instructions suivantes :
      • Article en stock : dans le champ Article, entrez la description de l’article, cliquez sur le bouton Rechercher, puis cliquez sur le bouton Sélectionner à gauche de l’article.
      • Frais de main-d’œuvre : cliquez sur le bouton Main-d’œuvre, remplissez les différents champs dans la section Ajouter les frais de main-d’œuvre, puis cliquez sur Enregistrer.
      • Frais divers : cliquez sur le bouton Divers, remplissez les différents champs dans la section Ajouter des frais divers, puis cliquez sur Enregistrer

        REMARQUE : Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration de la boutique > le nom de la boutique afin de modifier le taux de service par défaut des frais de main-d’œuvre de la boutique dans le champ Taux de service ($/heure).

  8. Selon les besoins de votre client, suivez les instructions ci-dessous :
    • Pour imprimer une étiquette : cliquez sur Imprimer l’étiquette pour avoir une référence sur papier liant l’article à l’ordre de travail. 
    • Pour imprimer l’estimation : dans la liste déroulante Statut, sélectionnez En estimation et cliquez sur Imprimer l’étiquette.
    • Pour imprimer le devis : cliquez sur Imprimer le devis.
    • Pour envoyer le devis par courriel : cliquez sur Envoyer en tant que courriel, entrez l’adresse courriel du client et rédigez un message personnalisé si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer un message Work Order
    • Pour valider l’ordre de travail : cliquez sur le bouton vert Valider et exécutez l’ordre de travail.

Ajout d’images à un ordre de travail

Vous pouvez téléverser des images dans un ordre de travail lorsque c’est pertinent dans le contexte de votre industrie. Par exemple, à des fins de responsabilité, vous pourriez téléverser des images avant et après puisqu’il s’agit d’un argument important dans l’industrie des bijoux et dans d’autres industries haut de gamme semblables qui offrent des services de réparation.

Exigences et choix optimaux concernant les fichiers d’images d’un ordre de travail :

  • Quantité d’images : jusqu’à 12 images.
  • Taille de l’image : 650 x 650 pixels et les autres résolutions seront adaptées pour que tout concorde.
  • Format de fichier : .jpeg ou .jpg puisque ce sont ceux qui se téléversent et qui chargent le plus rapidement.
  • Taille du fichier : 8 Mo puisque n’importe quelle taille au-dessus ne serait pas prise en charge.
  • Nom du fichier : seulement des lettres et des chiffres, aucun caractère spécial.
  • Navigateur : Firefox ou Chrome. 

Pour téléverser, visualiser et gérer vos images :

  1.  Cliquez sur le bouton + Ajouter des images.

  2. Vous pouvez téléverser vos images par l’une des méthodes suivantes :

    • Glisser-déplacer les fichiers. 

    • Cliquer sur le bouton bleu Naviguer pour localiser les fichiers sur votre ordinateur. 

  3. Lorsque les images sont téléversées, l’image en vedette sera affichée en vue miniature avec le nombre total d’images.

  4. Pour voir toutes vos images, cliquez sur l’image miniature en vedette
  5. Dans le haut à gauche, vous pouvez cliquer sur Grille ou sur Diaporama selon l’affichage dont vous avez besoin :

    • Affichage en mode grille : comme vous avez pu le voir plus haut, vous pouvez afficher tous vos articles en vue miniature, naviguer parmi plus de fichiers d’images ou encore les glisser-déplacer, ou cliquer sur une image précise pour entrer en mode Diaporama. Vous pouvez également cliquer sur des images et les déplacer pour changer leur ordre. 
    • Affichage en mode diaporama : vous pouvez naviguer parmi les images vers la gauche ou vers la droite en vous servant des flèches. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Supprimer l’image pour retirer une image ou sur Marquer comme En vedette pour qu’elle devienne l’image en vedette.

      REMARQUE : Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur les images ou les glisser-déplacer pour sauvegarder les fichiers sur votre ordinateur. 

  6. Dans le haut à gauche, cliquez sur l’icône Fermer pour retourner à votre ordre de travail. 

Limite de téléversement d’images :

Vous pouvez ajouter jusqu’à 12 images par ordre de travail et téléverser un total de 25 000 images ou de 100 Go de données d’images dans votre compte, selon la première des deux quantités qui atteint la limite. Une fois que vous avez atteint 75 % de l’une ou l’autre de ces limites, vous serez averti dans la section de téléversement de votre ordre de travail.  

REMARQUE : Pour augmenter votre limite de téléversement d’images, communiquez avec le Centre d’assistance afin d’ajouter le module nécessaire. 

 

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