Une fois qu’un compte de crédit est configuré pour un client, celui-ci peut s’en servir pour payer ses achats. Pour utiliser le type de paiement Compte au moment du passage à la caisse, la limite de crédit disponible pour le compte de crédit doit être supérieure ou égale au montant total de la vente.

Les ventes à crédit ou à paiement différé sont considérées comme des factures. Après le traitement d’une vente avec facture, le client reçoit par courriel une facture détaillée contenant un lien de paiement afin qu’il procède au règlement conformément à vos conditions de paiement (par exemple, net dans 30 jours).

Payer une vente à l’aide d’un compte de crédit

Pour qu’un client puisse payer un achat avec son compte de crédit, procédez comme suit :

1. Accédez à Ventes > Nouvelle vente.
2. Pour rechercher un client à associer à la vente, utilisez le champ Rechercher des clients et (facultatif) les filtres sous Avancé. Cliquez sur Rechercher. Le client est associé à la vente en cas de correspondance unique avec les critères de recherche.

   

3. Ajoutez des articles à la vente.
4. Cliquez sur Paiement.

   

5. À l’écran Paiement, saisissez dans le champ Compte le montant que le client souhaiterait imputer à son compte de crédit. Pour utiliser le montant total de la vente ou le montant maximal de crédit disponible sur son compte, cliquez sur « Max. ».

   

   Le montant disponible correspond au montant maximal que le client peut actuellement imputer à son compte de crédit. Il est déterminé en soustrayant le solde de son compte de crédit (solde des factures impayées) de sa limite de crédit, à l’exclusion des dépôts.

6. S’il reste un solde à payer pour la vente, saisissez le montant restant dans le champ du type de paiement approprié et appuyez sur Entrée.
7. Cliquez sur Terminer la vente.

Envoyer des factures pour les ventes payées avec un compte de crédit

L’option d’envoi de factures pour percevoir les paiements de soldes impayés est seulement disponible pour les marchands qui utilisent Paiements Lightspeed.

Une fois la vente terminée, vous pouvez confirmer l’adresse courriel du client, définir des conditions de paiement et afficher un aperçu de la facture avant de l’envoyer ou de l’enregistrer.

1. Dans la fenêtre Save invoice or send to customer (enregistrer la facture ou l’envoyer au client), vérifiez l’adresse courriel du client et modifiez-la au besoin.
2. Cliquez sur le menu déroulant Due by (à payer avant le) et sélectionnez un délai de paiement ou cliquez sur Custom (personnalisé) et choisissez une date d’échéance dans le calendrier.

   

3. Cliquez sur Save to account (enregistrer dans le compte) pour enregistrer la facture dans le compte de crédit du client ou cliquez sur Send invoice (envoyer la facture) pour envoyer un courriel automatisé avec un lien permettant au client d’afficher et de payer la facture.

La facture est automatiquement générée et inclut les renseignements suivants :

• numéro de facture;
• nom et renseignements du client;
• montant dû et conditions de paiement;
• modes de paiement disponibles;
• résumé détaillé;
• renseignements concernant votre entreprise (issus de Paramètres > Boutiques et Image de marque de l’entreprise).

Vous ne pouvez générer des factures que dans la devise de votre boutique. Il n’est pas possible d’enregistrer des factures en tant que brouillons, de les diviser en plusieurs versements, ni de leur appliquer des réductions.

Activer les notifications par courriel pour les employés

Vous pouvez suivre l’état des paiements et de l’envoi des factures en activant les notifications instantanées par courriel pour vos employés. Ces notifications sont envoyées dans les cas suivants :

• Lorsqu’une facture est payée en ligne. Ces courriels indiquent le montant du paiement, le numéro de la facture, le nom du client, ainsi que le jour et l’heure de réception du paiement. L’employé peut également cliquer sur un lien pour afficher la facture originale ou les détails du paiement.
• Lorsque le paiement d’une facture échoue. Ces courriels indiquent le montant du paiement qui a échoué, le numéro de la facture, le nom du client, la raison de l’échec du paiement, ainsi que le jour et l’heure de l’échec. L’employé peut également cliquer sur un lien pour afficher la facture d’origine, les détails du paiement ou les coordonnées connues du client.
• Lorsque l’envoi d’une facture échoue. Ces courriels indiquent le numéro de la facture, le nom et l’adresse courriel du client, la raison de l’échec de l’envoi et un lien que l’employé peut copier et transmettre au client pour qu’il paye la facture. L’employé peut également cliquer sur un lien pour afficher les coordonnées connues du client.

Tous les employés pour lesquels les notifications sont activées recevront toutes les notifications relatives à toutes les factures. Seuls les employés disposant des autorisations de rôle leur permettant d’accéder à la page Gestion financière pourront consulter les détails du paiement.

Création de comptes d’employé

Avant d’inscrire un employé aux notifications par courriel, vous devez obtenir son autorisation expresse à le contacter par courriel.

1. Cliquez sur Paramètres > Comptes de crédit.

   

2. Cliquez sur Add an employee (ajouter un employé).

   

3. Cochez les cases à côté des employés auxquels vous souhaitez envoyer des notifications par courriel. Utilisez la barre de recherche pour rechercher des employés en particulier.
4. Cliquez sur S'abonner.

   

Si un employé n’a pas d’adresse courriel attribuée, son nom apparaîtra dans la section To review (à vérifier). Pour ajouter ou modifier une adresse courriel :

1. Cliquez sur les trois points (Plus) à côté du nom de l’employé.
2. Cliquez sur Edit employee (modifier l’employé).

   

Le système vous redirige vers la page du profil de l’employé, où vous pouvez ajouter ou modifier son adresse courriel.

Désactiver les notifications par courriel pour un employé

Pour désinscrire un employé des notifications par courriel, cliquez sur les trois points (Plus) à côté de son nom, puis cliquez sur Unsubscribe (désinscrire).

Régler des factures impayées à l’aide d’un lien de paiement

Une fois la vente terminée et la facture envoyée, le client reçoit un courriel avec un lien lui permettant d’afficher et de payer la facture sur ordinateur de bureau ou sur mobile.

La facture indique le montant dû, la date d’échéance, les options de paiement et les détails de l’achat. Le client peut payer la facture par carte de crédit. Les paiements fractionnés, les versements programmés et les options de paiement international ne sont pas disponibles.

Lorsque le paiement a été effectué, le client reçoit un courriel de confirmation du paiement. Vous recevez également une notification vous informant que le client a payé.

Régler des factures impayées sur la caisse

Si un client souhaite rembourser des factures et réduire le solde de son compte de crédit en boutique, il peut effectuer un paiement à l’aide des modes de paiement acceptés sur la caisse. Il peut aussi utiliser des dépôts pour régler des factures impayées.

Pour rembourser une facture sur la caisse, procédez comme suit :

1. Accédez à l’écran Ventes.
2. Ajoutez un client à la vente.
3. Cliquez sur Paiement.
4. À côté de Solde du compte de crédit, cliquez sur Effectuer un paiement.

   

5. Sélectionnez la facture à payer. Ajustez le montant du paiement si nécessaire, puis cliquez sur Terminé.

   

6. (Facultatif) Pour modifier le montant du paiement d’une facture, cliquez sur le bouton Edit payment (modifier le paiement) ou sur Modifier sous Invoice Payment (paiement de la facture).

   

7. Choisissez un type de paiement et cliquez sur Max. ou saisissez un montant et appuyez sur Entrée pour l’appliquer.
8. Cliquez sur Terminer la vente.

Prochaines étapes