Pour les fonctions de calcul des coûts, de commande, de gestion des stocks et d'achat, il est nécessaire de configurer les fournisseurs de produits. Si vous avez ajouté des secteurs de produits lors de la configuration de votre compte, les fournisseurs associés ont été automatiquement ajoutés à votre liste de fournisseurs, mais vous devrez tout de même ajouter les paramètres du fournisseur.

Vous pouvez ajouter des fournisseurs lorsque vous ajoutez manuellement des produits. Si vous importez des produits dans PDV détaillants à partir d'une base de données existante qui inclut des informations sur les fournisseurs, ceux-ci sont automatiquement ajoutés à votre système PDV détaillants.

Modifier et ajouter des fournisseurs manuellement

Vous pouvez ajouter des fournisseurs individuellement ou modifier les fournisseurs existants dans le menu principal :

1. Accédez à Stocks > Fournisseurs.
2. Pour modifier un fournisseur existant, sélectionnez-le dans la liste, ou cliquez sur + Nouveau fournisseur pour ajouter un fournisseur.
3. Saisissez les options et les coordonnées du fournisseur. Si vous sélectionnez l'une des options de Mise à jour à partir du catalogue, les informations sont mises à jour automatiquement lorsque vous ajoutez des articles à un bon de commande afin d'assurer la correspondance avec le catalogue du fournisseur mis à jour. Cela est particulièrement utile pour utiliser des fournisseurs intégrés.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Importation de données fournisseurs

Si vous devez ajouter de nombreux fournisseurs, vous pouvez effectuer une importation pour gagner du temps au lieu d'ajouter chaque fournisseur individuellement. Vous devrez préparer une feuille de calcul de vos données relatives aux stocks formatées pour PDV détaillant. Si elle n'est pas correctement formatée, elle vous sera renvoyée pour correction et votre importation sera retardée. Une fois les données vérifiées, vous pouvez soumettre votre feuille de calcul à l'équipe d’importation PDV détaillants.

Il faut compter de 3 à 5 jours ouvrables pour mener à terme l'importation. Si l'équipe d’importation PDV détaillants apporte des modifications à vos données, le fichier vous sera renvoyé pour approbation.

Préparer votre feuille de calcul

Les importations PDV détaillants sont compatibles avec les types de fichiers XLSX et CSV.

1. Si vous passez d'un logiciel de point de vente à Lightspeed, exportez dans un fichier de feuille de calcul CSV ou XLSX les données relatives à vos stocks actuels à partir de votre logiciel de point de vente précédent.
2. Créez une copie de secours de votre fichier d’exportation initial. Le fichier de secours est une précaution à prendre contre les erreurs, et il peut servir à la vérification de vos données.
3. Dans votre feuille de calcul, renommez les en-têtes de colonne pour qu’ils correspondent aux titres de champs de PDV détaillants.
4. Vérifiez les données de votre feuille de calcul et corrigez toute erreur de formatage ou de données.

Pour éviter d'avoir à corriger manuellement les données dans votre système, formatez votre feuille de calcul afin que l'équipe d’importation PDV détaillants puisse facilement l'importer.

Les valeurs des champs de ville, état et code postal doivent être dans leurs propres colonnes et ne pas être fusionnées dans une seule cellule. Vous pouvez réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez. Si une colonne ne contient aucune donnée autre que l'en-tête, supprimez la colonne entière.

Les importations PDV détaillants sont compatibles avec les caractères standard du clavier américain et les accents. Les autres alphabets ne sont pas pris en charge.

Vérifier les données et soumettre votre feuille de calcul

Après avoir créé votre feuille de calcul d'importation, vérifiez s'il existe des données susceptibles de faire échouer l'importation. Les étapes ci-dessous sont basées sur l'utilisation d'Excel pour modifier votre feuille de calcul.

• Retirez les caractères spéciaux pour éviter les problèmes d'affichage des données.
• Corrigez les lignes qui vont dans les autres colonnes.
• Supprimez les cellules avec N/A afin qu’elles correspondent à un champ laissé en blanc.
• Changez les cellules comportant des données scientifiques, comme 4.001E+11 (habituellement des valeurs UPC ou EAN), afin que des nombres entiers y soient indiqués, par exemple 40010000000.
• Retirez les sauts de ligne des cellules ou des lignes.
  1. Mettez en évidence toutes les données de la feuille de calcul.
  2. Appuyez sur Ctrl+F ou Rechercher.
  3. Cliquez sur l’onglet Remplacer.
  4. Dans la zone Trouver, tapez 0010 tout en maintenant la touche Alt enfoncée. Vous ne verrez aucun changement, mais un caractère aura été ajouté. Ne tapez rien dans la boîte Remplacer.
  5. Cliquez sur Remplacer tout.
• Ajoutez un 0 manquant aux numéros CUP. Certains logiciels de tableur retireront le 0 initial des numéros CUP. Pour corriger cela, ajoutez '0' (un zéro entre apostrophes) au début d'un numéro CUP. En général, les CUP comportent 12 chiffres. Vous pouvez donc trier votre tableur par CUP et corriger ceux qui ont 11 chiffres ou moins. Ce n'est pas toujours le cas avec les CUP, alors vérifiez le code à barres de votre produit.

Après avoir préparé, formaté et vérifié votre fichier d'importation, créez un billet d’assistance et envoyez-le à l'équipe d’importation PDV détaillants.

Fusionner des fournisseurs

Si vous avez des dossiers fournisseurs en double, vous pouvez fusionner leurs détails en un seul dossier.

La fusion ne peut pas être annulée. Comme les champs de l'enregistrement principal remplacent ceux de l'enregistrement secondaire, veillez à ce qu'aucune donnée ne soit perdue lors de la fusion des fournisseurs.

Lorsque vous fusionnez des enregistrements de fournisseurs, vous devrez en choisir un comme enregistrement principal et un autre comme enregistrement secondaire. Les règles suivantes sont alors appliquées :

• Les informations contenues dans l'enregistrement principal seront conservées, et l'enregistrement secondaire sera supprimé.
• Si l'enregistrement principal comporte un champ sans information et que cette information existe dans l'enregistrement secondaire, l'information sera copiée dans l'enregistrement principal.
• Si les deux champs contiennent une information, celle de l'enregistrement principal est conservée.

Pour fusionner des enregistrements de fournisseurs :

1. Accédez à Stocks > Fournisseurs.
2. Pour trouver un enregistrement de fournisseur à modifier, saisissez le nom du fournisseur dans le champ de recherche Nom et cliquez sur Rechercher.
3. Pour fusionner deux fournisseurs identiques, ouvrez l'enregistrement du fournisseur que vous souhaitez conserver comme enregistrement principal.
4. Cliquez sur Fusionner.
5. Cochez la case du dossier fournisseur secondaire que vous souhaitez fusionner avec le dossier principal.
6. Cliquez sur Fusionner > OK.

Prochaines étapes