Les bons de commande permettent de commander ou de recommander des articles auprès d’un fournisseur externe. Ils permettent de centraliser les processus d’achat et de conserver une trace des produits commandés auprès des différents fournisseurs, garantissant ainsi l’exactitude de vos stocks.

Pour commander des produits, vous devez ajouter les articles souhaités au bon de commande. Vous pouvez rechercher des articles manuellement, les ajouter à l’aide de la fonction de réapprovisionnement manuel, ajouter des articles de commande spéciale ou importer des articles.

Ajouter des articles manuellement

1. Accédez à Stocks > Bons de commande et sélectionnez le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter des articles.
2. Pour rechercher vos articles dans tous les catalogues disponibles, dans la section Ajouter des articles, cochez la case Rechercher dans tous les catalogues.

   Pour rechercher uniquement parmi les articles associés au fournisseur sélectionné, décochez la case et utilisez le menu déroulant Filtres pour sélectionner les catégories et les marques de votre choix.

   

3. Saisissez un produit ou un mot-clé dans le champ de recherche pour trouver les articles correspondants.

   

4. Cliquez sur Ajouter un article. Pour afficher tous les articles dans l’ensemble de vos boutiques, laissez le champ de recherche vide et cliquez sur Ajouter un article.
5. Si un seul article correspond à vos critères, il sera automatiquement ajouté à votre bon de commande. Si plusieurs articles correspondent, sélectionnez celui que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner plusieurs articles, cochez les cases correspondantes, puis cliquez sur + Ajouter la sélection.

   

6. Les articles que vous avez sélectionnés seront ajoutés au bon de commande. Vous pouvez également modifier la quantité de commande et le prix dans la liste des articles.
7. Enregistrez les modifications.

Les articles ont été ajoutés et mis à jour manuellement sur votre bon de commande.

Ajouter des articles via réapprovisionnement manuel

Si vous avez précédemment défini des seuils de réapprovisionnement et des niveaux de réapprovisionnement pour la boutique actuellement sélectionnée, vous pouvez ajouter à votre bon de commande les articles qui ont atteint leurs seuils de réapprovisionnement pour le fournisseur sélectionné.

Les articles doivent :

• avoir atteint leur seuil de réapprovisionnement dans la boutique actuellement sélectionnée ;
• être associés à un identifiant de fournisseur indiqué sur le bon de commande du fournisseur ou être associés à un fournisseur par défaut indiqué sur le bon de commande du fournisseur ;
• avoir une quantité en stock et en livraison différée inférieure ou égale au seuil de réapprovisionnement établi.

Pour ajouter des articles via réapprovisionnement manuel :

1. Accédez à Stocks > Bons de commande.
2. Sélectionnez le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter des articles.
3. Dans la section Ajouter des articles, cochez la case Ajouter des articles en effectuant un réapprovisionnement manuel pour passer commande en fonction de vos quantités en stock minimales et maximales.

   

4. (Facultatif) Sous Filtres, utilisez le menu déroulant des catégories pour sélectionner Toutes les catégories ou sélectionner des articles d’une catégorie spécifique. Vous pouvez également utiliser le menu déroulant des marques pour sélectionner Toutes les marques ou bien sélectionner des articles d’une marque spécifique.
5. Cliquez sur Générer un bon de commande > OK.

Vos articles seront ajoutés au bon de commande. S’il n’y a aucun article à ajouter, un message d’erreur s’affichera.

Vous pouvez également ajouter des articles à l’aide des calculs de prévision de la demande si vous avez accès à Statistiques Lightspeed et à la fonctionnalité de prévision de la demande.

Ajouter des articles de commande spéciale

Si un article de commande spéciale existe déjà pour la boutique actuellement sélectionnée, vous pouvez l’ajouter au bon de commande si celui-ci n’a pas déjà été envoyé. Pour ce faire :

1. Accédez à Stocks > Bons de commande.
2. Sélectionnez le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter des articles.
3. Dans l’onglet Commandes spéciales, ajoutez des articles individuels au bon de commande en cochant la case à côté de l’article que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez également sélectionner et ajouter tous les articles de votre choix en cochant la case à côté du bouton + Ajouter la sélection au bon de commande en bas de la liste.
   Si vous ajoutez un article qui ne figure pas déjà dans le bon de commande, il sera ajouté et la quantité totale correspondra à la quantité de l’article en commande spéciale.

   

4. Cliquez sur + Ajouter la sélection au bon de commande.

   

Une bannière de confirmation s’affiche et l’état de l’article de commande spéciale passe automatiquement à Commandé. Les commandes spéciales sélectionnées s’affichent désormais sous Commandes spéciales sur achat.

Pour supprimer définitivement un article de commande spéciale, cliquez sur l’icône de corbeille. Cette action ne peut pas être annulée.

Pour supprimer un article de commande spéciale d’un bon de commande sans le supprimer, cliquez sur Supprimer dans la ligne de l’article sur la page Commandes spéciales sur achat. Si l’article existe également dans le bon de commande, sa quantité sera déduite de la quantité de commande totale.

Cliquez sur l’onglet Commande à gauche de l’écran pour revenir à l’écran principal du bon de commande.

Importation d’articles dans un bon de commande

Si vous souhaitez ajouter des articles à un bon de commande et créer les articles dans PDV détaillants en même temps, vous pouvez importer les articles dans un bon de commande.

Ajuster les quantités d’articles

Sur la page Commande du bon de commande, sous Articles, cliquez dans le champ Qté de cette comm. pour modifier la quantité.

• Qté. en stock : Nombre d’articles actuellement disponibles dans votre boutique.
• Qty. On Order (qté. en commande) : Nombre d’articles déjà commandés ou en livraison différée sur des bons de commande existants de la même boutique. Pour figurer dans cette colonne, l’état des bons de commande existants doit être défini sur Commandé ou Enregistrement.

Lorsque vous avez terminé de modifier la quantité, cliquez en dehors du champ pour enregistrer la modification de la quantité de commande.

Les montants des lignes Shipping Cost (coûts d’expédition) et Autre de la section Coûts sont exportés vers QuickBooks, si vous l’utilisez. Le montant de la ligne Réduction est appliqué au coût unitaire de l’article pris en compte dans le coût total du bon de commande.

Prochaines étapes