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Transfert d'articles

Dans Lightspeed Retail, les transferts sont uniquement offerts aux comptes multi-enseignes et permettent de :

  • transférer des articles d’une boutique à une autre.
  • demander un transfert d’articles depuis votre entrepôt ou votre centre de distribution.

 

Le transfert d’articles comprend les démarches suivantes :

  1. Créer un transfert
  2. Ajouter des articles
  3. Expédier des articles
  4. Réceptionner des articles
  5. Retourner des articles (au besoin)

REMARQUE : Pour en savoir plus sur l’utilisation des transferts et des commandes consolidées pour effectuer des achats centralisés, veuillez consulter l’article À propos des achats centralisés multienseignes.

 

  • Avant de commencer

    Il est primordial de maintenir un inventaire exact des stocks dans Lightspeed Retail ; c’est la raison pour laquelle il est important de bien comprendre les autorisations accordées aux employés en ce qui concerne les transferts.

    Autorisation « Limiter à la boutique »

    Le paramétrage de l’autorisation Limiter à la boutique s’effectue dans Paramètres > Configuration des employés, puis dans le sous-menu Détails du compte d’un employé. Lorsqu’une boutique est sélectionnée dans le menu déroulant Limiter à la boutique, l’employé en question est uniquement autorisé à effectuer des actions liées à un transfert et touchant les stocks de cette boutique. Ainsi, suivant les boutiques sélectionnées au cours d’un transfert dans les menus déroulants De/Boutique d’origine et À/Boutique destinataire, l’employé pourrait ne pas être autorisé à transférer des articles d’une autre boutique ou à ajouter des articles aux stocks d’une autre boutique.

    transfers_employeesetup.png

    Par exemple, dans le cas où l’employée Jane est limitée à la boutique A et qu’il s’agit de la boutique d’origine d’un transfert, les champs Marquer l’article comme reçu et Marquer tous comme reçus, la colonne Reçu et le bouton Ajouter les articles reçus aux stocks sont tous masqués, empêchant ainsi Jane de réceptionner des articles dans la boutique B et de les ajouter aux stocks de cette boutique.

    Cependant, si la boutique A est la boutique destinataire, Jane peut ajouter des articles au transfert, mais le bouton Envoyer des articles est grisé, empêchant ainsi Jane d’expédier des articles provenant de la boutique B. Un message d’erreur s’affiche lorsqu’elle clique sur le bouton Retour, l’empêchant ainsi de retourner des articles vers la boutique B.

    Pour plus d’informations sur les comptes d’employé, veuillez consulter l’article Création de comptes d'employé.

    Autorisations des rôles d’employé

    Le paramétrage des rôles d’employé dans Paramètres > Rôles des employés comprend deux autorisations concernant les transferts :

    • Stocks - Transferts
    • Stocks - Transferts : Expédier des articles

    Vos employés doivent se déconnecter et se reconnecter à leur compte pour que les modifications apportées aux autorisations s’y appliquent.

    transfers_employeerole.png

    Lorsque l’autorisation Stocks - Transferts est accordée à un rôle d’employé, tous les comptes d’employé auxquels ce rôle est assigné peuvent créer un nouveau transfert et y ajouter des articles. Cependant, ils ne pourront cliquer sur le bouton Envoyer des articles et ainsi faire passer le statut du transfert d’En cours à Envoyé. Lorsqu’un collègue disposant des deux types d’autorisations aura fait passer le statut du transfert à Envoyé, les employés disposant uniquement de l’autorisation Stocks - Transferts pourront cliquer sur le bouton Enregistrement, réceptionner les articles et les ajouter aux stocks de la boutique destinataire (à condition qu’ils ne soient pas limités à la boutique d’origine).

    Lorsque les deux autorisations sont accordées à un rôle d’employé, tous les comptes d’employé auxquels ce rôle est assigné peuvent effectuer toutes les actions possibles dans un transfert (à condition qu’ils ne soient pas limités à la boutique d’origine ou à la boutique destinataire).

    Pour plus d’informations sur les rôles d’employé, veuillez consulter l’article Configuration des rôles d'employé.

  • 1. Créer un transfert

    Il est possible de créer un transfert pour indiquer à une autre boutique ou à votre centre de distribution que le niveau de stock d’un article est faible ou que vous souhaiteriez qu’une commande soit passée au fournisseur en votre nom. La création d’un transfert n’est pas seulement utile dans le cas d’un faible niveau de stock ; elle peut vous permettre de promouvoir un nouvel article dans d’autres boutiques ou de diminuer le niveau de stock d’un article en particulier si vous êtes en situation de surstockage.

    1. À partir du menu principal, cliquez sur Stocks > Transferts > + Nouveau transfert de stocks.
    2. Sélectionnez une boutique dans chacun des menus déroulants De/Boutique d’origine et À/Boutique destinataire.
    3. Dans la section Au plus tard le, sélectionnez la date et l’heure auxquelles la boutique destinataire doit recevoir le transfert.
    4. Vous pouvez également saisir des commentaires dans la section Remarques.
    5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

    transfer_creating.png

  • 2. Ajouter des articles

    Il est possible d’ajouter des articles à un transfert en :

    • ajoutant des articles en commande spéciale.
    • saisissant manuellement des articles ou en les numérisant.
    • ajoutant automatiquement des articles dont le niveau de stock est égal ou inférieur au niveau de réapprovisionnement.

    Ajout d’articles en commande spéciale

    Pour ajouter un article en commande spéciale à un transfert :

    1. Dans le menu de gauche, cliquez sur le sous-menu Commandes spéciales.
    2. Au besoin, vous pouvez restreindre la liste de commandes spéciales dans la section Commandes spéciales à ajouter en affinant vos critères dans les champs de recherche et dans les filtres de recherche, puis en cliquant sur Rechercher.
    3. Cliquez sur le bouton + Ajouter figurant à côté de l’article en commande spéciale que vous souhaitez ajouter. Pour ajouter plusieurs articles en commande spéciale en même temps, cochez la case figurant à côté de chaque article, puis cliquez sur + Ajouter la sélection au transfert.
    4. Dans le menu de gauche, cliquez sur le sous-menu Détails.
    5. Vérifiez le nombre d’articles à Envoyer et modifiez cette donnée au besoin.
    6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
    transfer_special.png

    Ajout manuel d’articles

    Pour ajouter manuellement un article à un transfert :

    1. Dans la section Ajouter des articles, numérisez l’un des détails d'articles interrogeables dans le champ Recherche d’articles. Si vous préférez plutôt saisir les détails d’articles interrogeables, cliquez également sur le bouton + Ajouter un article
    2. Dans le cas où un seul article correspond à vos critères de recherche, il sera ajouté automatiquement. Autrement, une liste de résultats s’affichera et vous pourrez sélectionner l’article souhaité.
    3. D’autre part, si vous préférez utiliser les filtres de recherche des stocks pour repérer l’article souhaité, laissez le champ Recherche d’articles vide et cliquez sur + Ajouter un article.
    4. Vérifiez le nombre d’articles à Envoyer et modifiez cette donnée au besoin.
    5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

    transfer_additems.png

    Ajout d’articles en fonction de leur niveau de réapprovisionnement

    Pour ajouter un article dont le niveau de stock dans la boutique destinataire est égal ou inférieur au niveau de réapprovisionnement :

    1. Dans la section Ajouter tous les articles dont la quantité est égale ou inférieure au point de réapprovisionnement, sélectionnez une Catégorie, un Fournisseur ou une Marque.
    2. Cliquez sur + Ajouter tout automatiquement.
    3. Vérifiez le nombre d’articles à Envoyer et modifiez cette donnée au besoin.
    4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

    transfer_reorder.png

  • 3. Expédier des articles

    Une fois que le transfert est créé et que des articles y sont ajoutés, la boutique d’origine doit expédier les stocks à la boutique destinataire. La page de transferts affiche un message d’erreur dans le cas où des articles devant être expédiés ne disposent pas d’un niveau de stock suffisant dans la boutique d’origine. Ces articles sont également en surbrillance rouge. Pour être en mesure d’expédier le transfert, la boutique d’origine doit réduire le nombre d’articles à Envoyer ou vérifier toute variation possible entre les données d’inventaire de Lightspeed Retail et le nombre d’articles physiques en stock.


    Par exemple, il est possible que la boutique d’origine doive corriger ses données d’inventaire dans Lightspeed Retail en réceptionnant des articles provenant d’un bon de commande ou en ajustant manuellement le niveau de stock des articles.


    Lorsqu’un transfert est envoyé, les articles qu’il contient sont retirés des stocks de la boutique d’origine et sont marqués comme étant En transit. Ils sont uniquement ajoutés aux stocks de la boutique destinataire lorsqu’ils y sont réceptionnés.  


    Dans le cas où un transfert contient des articles excédentaires En transit, ces derniers doivent être ajoutés aux stocks de la boutique destinataire ou retournés dans les stocks de la boutique d’origine. Pour plus d’informations, veuillez consulter les étapes 4. Réceptionner des articles et 5. Retourner des articles.


    REMARQUE : Un employé doit posséder certaines autorisations précises pour être en mesure d’envoyer des articles dans un transfert. Pour plus d’informations, veuillez consulter l’introduction de cet article, Avant de commencer.


    1. Vérifiez le nombre d’articles à Envoyer et modifiez cette donnée au besoin.
    2. Dans le coin supérieur gauche du transfert, cliquez sur le bouton Envoyer des articles.
    3. Lisez l’avertissement qui s’affiche, puis cliquez sur OK. Le statut du transfert passera d’En cours à Envoyé.
    4. Si vous le désirez, vous pouvez cliquez sur Imprimer la commande pour imprimer un bordereau de marchandises ou cliquer sur Imprimer des étiquettes pour imprimer des étiquettes à apposer sur les articles en transit.
    5. Dans le cas où vous devez ajouter des articles au transfert après son envoi, cliquez sur le bouton Rouvrir et répétez les étapes 1 à 4.

    transfer_sent.png

  • 4. Réceptionner des articles

    Lorsqu’un transfert est envoyé et que les articles sont livrés, la boutique destinataire doit réceptionner les articles en transit et les ajouter à ses stocks. Il est possible de réceptionner les articles d’un transfert en :

    • saisissant manuellement les articles dans la section Marquer l’article comme reçu ou en les y numérisant.
    • saisissant manuellement les articles dans leurs champs Reçu respectifs.
    • marquant automatiquement tous les articles comme reçus dans la section Marquer tous comme reçus.

    Une fois que le nombre d’articles physiques est saisi dans les champs Reçu respectifs à chacun des articles, la boutique destinataire peut les ajouter officiellement à ses stocks. Cependant, il est conseillé de vérifier attentivement les champs Reçu avant de procéder à l’ajout des articles aux stocks de la boutique, car cette action est irréversible.


    Dans le cas où le nombre d’articles Reçus est inférieur au nombre d’articles En transit, veuillez consulter l’étape 5. Retourner des articles. Dans le cas où le nombre d’articles Reçus est supérieur au nombre d’articles En transit, un nouveau transfert doit être créé afin d’ajouter le nombre excédentaire d’articles expédiés à la boutique destinataire.

    Section « Marquer l’article comme reçu »

    Dans la section Marquer l’article comme reçu, les détails d’articles suivants sont interrogeables :

    • Description
    • Identifiant du système
    • CUP
    • EAN 
    • UGS personnalisé
    • UGS du fabricant

    Pour réceptionner des articles en transit dans la section Marquer l’article comme reçu :

    1. Saisissez le nombre d’articles physiques en transit. Si vous préférez numériser ou saisir chaque article de façon individuelle, passez à l’étape 2.
    2. Dans le champ Recherche d’articles, numérisez l’un des détails d'articles interrogeables. Si vous préférez plutôt saisir les détails d’articles interrogeables, cliquez également sur le bouton Recevoir
    3. Dans le cas où un seul article correspond aux détails d’articles saisis, la quantité figurant dans la colonne Reçu est mise à jour automatiquement.
    4. Répétez les étapes 1 à 3 jusqu’à ce que tous les articles physiques en transit soient saisis dans leurs champs Reçu respectifs.
    5. Dans le coin supérieur droit de la section Articles, cliquez sur le bouton Ajouter les articles reçus aux stocks.
    6. Lisez l’avertissement qui s’affiche, puis cliquez sur OK.

    REMARQUE : Dans le cas où plus d’un article correspond aux détails d’articles saisis dans le champ de Recherche d’articles, veuillez consulter la démarche présentée dans la section Champs « Reçu » ci-dessous.

    transfer_markitem.png

    Champs « Reçu »

    1. Dans la section Articles, repérez l’article en transit que vous souhaitez réceptionner.
    2. Dans le champ Reçu correspondant, saisissez le nombre d’articles physiques reçus. Si vous le désirez, vous pouvez également numériser chaque article de façon individuelle dans ce champ.
    3. Répétez les étapes 1 et 2 jusqu’à ce que tous les articles physiques en transit soient saisis dans leurs champs Reçu respectifs.
    4. Dans le coin supérieur droit de la section Articles, cliquez sur le bouton Ajouter les articles reçus aux stocks.
    5. Lisez l’avertissement qui s’affiche, puis cliquez sur OK.

    transfer_received.png

    Section « Marquer tous comme reçus »

    Si le nombre d’articles physiques reçus et dénombrés manuellement correspond au nombre d’articles En transit attendus :

    1. Dans la section Marquer tous comme reçus, cliquez sur le bouton Recevoir tous les articles. Pour chaque article, la quantité En transit sera automatiquement saisie dans le champ Reçu correspondant.
    2. Dans le coin supérieur droit de la section Articles, cliquez sur le bouton Ajouter les articles reçus aux stocks.
    3. Lisez l’avertissement qui s’affiche, puis cliquez sur OK.transfer_markallitems.png
  • 5. Retourner des articles (au besoin)

    Certains articles En transit peuvent être renvoyés à la boutique d’origine s’ils ont été expédiés par erreur, s’il s’agit des mauvais articles, si la quantité est inexacte ou s’ils sont endommagés ou manquants au moment de la réception du transfert. Le retour d’un article entraîne l’élimination de toute quantité non réceptionnée de cet article dans le transfert et rajoute la quantité En transit de cet article aux stocks de la boutique d’origine.

    REMARQUE : En cas de disparité entre les articles transférés et les articles reçus, il est recommandé de clarifier la situation en communiquant avec la boutique d’origine du transfert. Il n’est peut-être pas toujours approprié de retourner des articles vers la boutique d’origine.

     

    Pour vous aider à faire le suivi de vos articles En transit et à les gérer, deux rapports de transferts peuvent être générés dans la section Rapports :

     

    En transit

    Génère une liste contenant tous les articles En transit des transferts présentant le statut Envoyé et Reçu et n’ayant pas encore été réceptionnés ou ajoutés aux stocks de la boutique destinataire.

    Perdu en transit  

    Génère une liste contenant tous les articles En transit des transferts présentant le statut Reçu et n’ayant pas encore été réceptionnés et ajoutés aux stocks de la boutique destinataire.

     


    REMARQUE : Un employé doit posséder certaines autorisations précises pour être en mesure de retourner des articles dans un transfert. Pour plus d’informations, veuillez consulter l’introduction de cet article, Avant de commencer.


    1. Dans la section Articles, repérez l’article en transit que vous souhaitez retourner.
    2. Cliquez sur le bouton Retour figurant à gauche de la description de l’article. La quantité excédentaire En transit de cet article est retirée du transfert et rajoutée automatiquement aux stocks de la boutique d’origine.

    transfer_return.png

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