Ce guide concerne uniquement la gestion des comptes de crédit avec PDV détaillants (série R). Pour traiter les paiements des comptes de crédit dans Lightspeed Golf, suivez les instructions de notre article Paiement des comptes de crédit.

Une fois les comptes de crédit configurés, les utilisateurs ayant des autorisations de compte de crédit peuvent les afficher et les modifier, gérer les relevés de comptes, afficher et imprimer les factures, rembourser les ventes facturées et gérer d’autres paramètres depuis la page Clients > Comptes de crédit.

Configurer les autorisations de compte de crédit

Par défaut, la possibilité de modifier les comptes de crédit est réservée à certains rôles du personnel. Pour modifier les autorisations de compte de crédit attribuées à un rôle, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres, puis faites défiler l’écran vers le bas jusqu’à Configuration avancée.
2. Cliquez sur Rôles du personnel.

   

3. Cliquez sur le type de rôle du personnel souhaité ou sur + Nouveau rôle pour configurer un rôle personnalisé.

   

   Toute modification apportée aux autorisations des rôles du personnel s’appliquera à l’ensemble des utilisateurs ayant ce type de rôle.

4. Sous Ventes – Toutes, cochez la case Ventes – Remboursement sur le compte de crédit pour autoriser le rôle à effectuer des remboursements sur le compte de crédit.

   

5. Sous Clients – Tous, cochez la case Clients – Limite de crédit afin d’autoriser le rôle à définir des limites pour le compte de crédit.

   

6. Cliquez sur Enregistrer les modifications au haut de la page.

Afficher et mettre à jour les comptes de crédit

La page Comptes de crédit affiche la liste des clients ayant des comptes de crédit ainsi que les colonnes d’aperçu Dette (montant du crédit utilisé) et Dépôt (montant total des dépôts réalisés non appliqués à une facture).

Pour afficher ou mettre à jour les détails du compte de crédit d’un client, procédez comme suit :

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.

   

   Vous pouvez aussi accéder aux détails d’un compte de crédit en accédant à Clients, en cliquant sur le nom du client, puis en sélectionnant Compte dans le menu du gauche.

2. Recherchez un client et cliquez sur son nom pour afficher le compte.

   

À la page du client, l’onglet Compte vous permet d’afficher et de modifier la limite de crédit, de préparer et de prévisualiser un relevé de compte mis à jour, d’ajouter un lien de paiement à un relevé de compte, de passer en revue l’activité du compte de crédit et d’accéder aux pages avec le détail des transactions.

Mettre à jour la limite d’un compte de crédit

Dans la section Détails sur le compte de crédit, vous pouvez modifier la limite de crédit du client et déterminer le montant utilisé. Pour mettre à jour la limite du compte de crédit d’un client, procédez comme suit :

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Détails sur le compte de crédit, cliquez sur le champ Limite de crédit et ajustez le montant.

   

4. Appuyez sur Entrée pour l’enregistrer ou cliquez sur Enregistrer les modifications en haut de la page.

Imprimer un relevé de compte ou l’envoyer par courriel

Dans la section Paramètres du relevé de compte, vous pouvez créer un relevé de compte, puis l’imprimer ou l’envoyer par courriel à votre client. Vous avez la possibilité de modifier la période, le montant dû et la date d’échéance. Si vous utilisez Paiements Lightspeed, la facture envoyée par courriel contient un lien de paiement permettant à votre client de payer sa facture sur un portail sécurisé.

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Paramètres du relevé de compte, cliquez sur les icônes de calendrier pour ajuster la période.

   

4. Pour mettre à jour la date d’échéance à l’aide d’une date précise ou d’un nombre de jours à compter d’aujourd’hui, utilisez le menu déroulant situé à côté de Demander le paiement avant et ajustez la valeur correspondante au besoin.

   

5. Indiquez le montant dû sous forme de pourcentage ou de montant fixe.

   

6. Cliquez sur Aperçu pour afficher l’aperçu du relevé de compte contenant une synthèse du compte, les conditions de paiement et les détails des transactions.
7. Cliquez sur Imprimer ou sur Courriel pour ajouter un lien de paiement au relevé de compte.

   

   Si vous imprimez le relevé et si vous avez configuré plusieurs langues d’impression, sélectionnez la langue de votre choix dans la boîte de dialogue avant d’imprimer. Pour modifier les paramètres relatifs aux langues d’impression, accédez à Paramètres > Options générales > Impression.

8. Si vous envoyez le relevé de compte par courriel, vérifiez ou saisissez l’adresse courriel du client dans la fenêtre contextuelle. Vous pouvez aussi cocher la case Mettre à jour l’adresse courriel dans le profil du client pour enregistrer les modifications dans le profil du client.

   

   Cliquez sur Envoyer pour envoyer le relevé de compte mis à jour au client. Pour les marchands qui utilisent Paiements Lightspeed, un lien de paiement permettant de régler les factures impayées est inclus dans le courriel. Une fois le paiement traité, vous et votre client recevez tous deux un courriel confirmant que le paiement est effectué.

Le montant maximal dont vous pouvez demander le paiement par le biais des liens Paiements Lightspeed s’élève à 100 000 (devise locale).

Personnaliser les relevés de compte de crédit

Pour personnaliser les paramètres de vos relevés de compte de crédit, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Options générales.
2. Cliquez sur Facturation dans le menu à gauche.
3. Modifiez les paramètres selon vos besoins.

   

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Afficher le détail des factures

La section Activité vous permet d’afficher les ventes facturées en fonction de la date et du montant. Cliquez sur chaque facture pour en afficher le détail, imprimer un reçu ou un reçu-cadeau, ou entamer le processus de remboursement.

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Activité, choisissez une période à l’aide de l’outil de sélection sous forme de calendrier.

   

4. Dans la colonne Vente, cliquez sur un numéro de facture pour afficher la page Transaction correspondante.
5. Cliquez sur Open Invoice (ouvrir la facture) pour afficher la facture contenant le lien de paiement, les conditions et les détails de l’achat.

   

Imprimer une facture

Pour imprimer ou réimprimer une facture, procédez comme suit :

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Activité, choisissez une période à l’aide de l’outil de sélection sous forme de calendrier.

   

4. Dans la colonne Vente, cliquez sur un numéro de facture pour afficher la page Transaction correspondante.
5. Cliquez sur Imprimer le reçu ou sur Reçu-cadeau pour imprimer une copie du reçu.

   

Rembourser une vente facturée

Pour rembourser une vente facturée, procédez comme suit :

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Activité, choisissez une période à l’aide de l’outil de sélection sous forme de calendrier.

   

4. Dans la colonne Vente, cliquez sur un numéro de facture pour afficher la page Transaction correspondante.
5. Cliquez sur Remboursement pour entamer le processus de remboursement de la transaction.

   

6. À l’écran Ventes, cliquez sur Remboursement.

   

7. Cliquez sur Paiement.
8. S’il s’agit d’une vente à crédit ou si vous voulez créditer le compte, cliquez sur Max. ou saisissez un montant dans le champ de mode de paiement Compte. Un montant minimal à rembourser sur le compte peut être requis.

   

9. Cliquez sur Terminer la vente.

Désactiver un compte de crédit

Pour désactiver un compte de crédit, vous pouvez définir la limite de crédit sur 0 $ pour bloquer toute future transaction :

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Détails sur le compte de crédit, cliquez sur le champ Limite de crédit et saisissez 0.
4. Appuyez sur Entrée pour l’enregistrer ou cliquez sur Enregistrer les modifications en haut de la page.

Prochaines étapes