Ce guide concerne uniquement la gestion des comptes de crédit avec PDV détaillants (série R). Pour traiter les paiements des comptes de crédit dans Lightspeed Golf, suivez les instructions de notre article Paiement des comptes de crédit.

Une fois les comptes de crédit configurés, les utilisateurs ayant des autorisations de compte de crédit peuvent les afficher et les modifier, gérer les relevés de comptes, afficher et imprimer les factures, rembourser les ventes facturées et gérer d’autres paramètres depuis la page Clients > Comptes de crédit.

Configurer les autorisations de compte de crédit

Par défaut, la possibilité de modifier les comptes de crédit est réservée à certains rôles du personnel. Pour modifier les autorisations de compte de crédit attribuées à un rôle, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres, puis faites défiler l’écran vers le bas jusqu’à Configuration avancée.
2. Cliquez sur Rôles du personnel.

   

3. Cliquez sur le type de rôle du personnel souhaité ou sur + Nouveau rôle pour configurer un rôle personnalisé.

   

   Toute modification apportée aux autorisations des rôles du personnel s’appliquera à l’ensemble des utilisateurs ayant ce type de rôle.

4. Sous Ventes – Toutes, cochez la case Ventes – Remboursement sur le compte de crédit pour autoriser le rôle à effectuer des remboursements sur le compte de crédit.

   

5. Sous Clients – Tous, cochez la case Clients – Limite de crédit afin d’autoriser le rôle à définir des limites pour le compte de crédit.

   

6. Cliquez sur Enregistrer les modifications au haut de la page.

Afficher et mettre à jour les comptes de crédit

La page Comptes de crédit affiche la liste des clients ayant des comptes de crédit ainsi que les colonnes d’aperçu Dette (montant du crédit utilisé) et Dépôt (montant total des dépôts réalisés non appliqués à une facture).

Pour afficher ou mettre à jour les détails du compte de crédit d’un client, procédez comme suit :

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.

   

   Vous pouvez aussi accéder aux détails d’un compte de crédit en accédant à Clients, en cliquant sur le nom du client, puis en sélectionnant Compte dans le menu du gauche.

2. Recherchez un client et cliquez sur son nom pour afficher le compte.

   

À la page du client, l’onglet Compte vous permet d’afficher et de modifier la limite de crédit, de préparer et de prévisualiser un relevé de compte mis à jour, d’ajouter un lien de paiement à un relevé de compte, de passer en revue l’activité du compte de crédit et d’accéder aux pages avec le détail des transactions.

Mettre à jour la limite d’un compte de crédit

Dans la section Détails sur le compte de crédit, vous pouvez modifier la limite de crédit du client et déterminer le montant utilisé. Pour mettre à jour la limite du compte de crédit d’un client, procédez comme suit :

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Détails sur le compte de crédit, cliquez sur le champ Limite de crédit et ajustez le montant.

   

4. Appuyez sur Entrée pour l’enregistrer ou cliquez sur Enregistrer les modifications en haut de la page.

Afficher, envoyer et imprimer des relevés de compte de crédit

Sur la page Client, vous pouvez générer un relevé de compte pour consulter tous les soldes de compte de crédit impayés et imprimer ou envoyer le relevé par courriel à votre client. Si vous utilisez Paiements Lightspeed, le relevé envoyé par courriel contiendra un formulaire de paiement que votre client pourra utiliser pour régler le solde par le biais d’un portail sécurisé.

Les factures sont des ventes avec paiement différé qui peuvent être en attente (impayées), partiellement payées ou payées. Les relevés de compte correspondent à un récapitulatif des soldes impayés du compte de crédit. Ils peuvent être envoyés par courriel aux clients pour leur demander le paiement de toutes les factures impayées.

Générer des relevés de compte

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Dans l’onglet Compte, cliquez sur Send statement (envoyer le relevé) pour générer un aperçu du relevé.

   

   Lorsque vous générez un relevé de compte, vous n’avez pas besoin d’indiquer une période, car tous les soldes impayés du compte de crédit seront inclus dans le relevé.

4. Examinez l’aperçu du relevé. La section Détails du relevé affiche une liste des identifiants, dates et montants dus des factures.

La page d’aperçu du relevé met automatiquement les renseignements à jour chaque fois qu’un relevé est généré. Lorsque vous revenez à la page Client et générez un nouveau relevé, la section Détails du relevé correspond à l’état actuel du compte.

Envoyer des relevés de compte

Pour envoyer un relevé de compte à vous-même ou au client :

1. Sur la page Client > onglet Compte, cliquez sur Send statement (envoyer le relevé) pour générer un aperçu du relevé.
2. Dans la fenêtre d’aperçu du relevé, modifiez l’adresse courriel si nécessaire.
3. Cliquez sur Send statement (envoyer le relevé).

   

   Si vous utilisez Paiements Lightspeed, un formulaire de paiement sera inclus dans le relevé afin de régler les factures impayées. Le paiement maximal que vous pouvez demander via les liens Paiements Lightspeed est de 100 000 (devise locale).

   

   Les clients peuvent cliquer sur Pay Statement (payer le relevé) et utiliser le formulaire de paiement pour effectuer un paiement intégral. Les paiements partiels doivent être effectués en personne. Une fois saisis dans PDV détaillants, les paiements partiels seront pris en compte dans le relevé généré.

   Actuellement, les paiements par prélèvement automatique (système ACH) ne sont pas pris en charge dans les relevés de compte.

Une fois que vous aurez cliqué sur Send statement (envoyer le relevé), la fenêtre du relevé se ferme et une bannière s’affiche pour vous informer que le relevé a été envoyé avec succès. Actuellement, aucune notification par courriel n’est envoyée pour signaler la réussite ou l’échec d’un paiement ou d’un envoi.

Une fois le paiement traité, les factures qui figurent dans le relevé sont marquées comme payées. Vous pouvez afficher plus de détails en accédant à la page Gestion financière > onglet Paiements.

Imprimer des relevés de compte

1. Sur la page Client > onglet Compte, cliquez sur Send statement (envoyer le relevé) pour générer un aperçu du relevé.
2. Dans la fenêtre d’aperçu du relevé, cliquez sur Imprimer.

   

Afficher et imprimer les détails d’une facture

Afficher le détail des factures

Dans la section Account activity (activité du compte), vous pouvez afficher les ventes facturées par date et par montant. Cliquez sur chaque facture pour afficher ses détails, imprimer un reçu ou un reçu-cadeau, ou lancer le processus de remboursement.

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Account activity (activité du compte), choisissez une période à l’aide de l’outil de sélection en forme de calendrier.

   

4. Dans la colonne Vente, cliquez sur un numéro de facture pour afficher la page Identifiant de transaction correspondante.
5. Dans la page Identifiant de transaction, cliquez sur Open Invoice (ouvrir la facture) pour afficher la facture contenant le lien de paiement, les conditions et les détails de l’achat.

Imprimer une facture

Pour imprimer ou réimprimer une facture, procédez comme suit :

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Account activity (activité du compte), choisissez une période à l’aide de l’outil de sélection en forme de calendrier.

   

4. Dans la colonne Vente, cliquez sur un numéro de facture pour afficher la page Transaction correspondante.
5. Cliquez sur Imprimer le reçu ou sur Reçu-cadeau pour imprimer une copie du reçu.

Rembourser une vente facturée

Pour rembourser une vente facturée, procédez comme suit :

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Activité, choisissez une période à l’aide de l’outil de sélection sous forme de calendrier.

   

4. Dans la colonne Vente, cliquez sur un numéro de facture pour afficher la page Transaction correspondante.
5. Cliquez sur Remboursement pour entamer le processus de remboursement de la transaction.

   

6. À l’écran Ventes, cliquez sur Remboursement.

   

7. Cliquez sur Paiement.
8. S’il s’agit d’une vente à crédit ou si vous voulez créditer le compte, cliquez sur Max. ou saisissez un montant dans le champ de mode de paiement Compte. Un montant minimal à rembourser sur le compte peut être requis.

   

9. Cliquez sur Terminer la vente.

Désactiver un compte de crédit

Pour désactiver un compte de crédit, vous pouvez définir la limite de crédit sur 0 $ pour bloquer toute future transaction :

1. Accédez à Clients > Comptes de crédit.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Sous Détails sur le compte de crédit, cliquez sur le champ Limite de crédit et saisissez 0.
4. Appuyez sur Entrée pour l’enregistrer ou cliquez sur Enregistrer les modifications en haut de la page.

Prochaines étapes