Après avoir créé un bon de commande et ajouté des articles à la commande, vous pouvez gérer son état ainsi que suivre et modifier les renseignements sur l’expédition.

Comprendre les états des bons de commande

Lightspeed Retail classe les états par couleur afin que vous puissiez rapidement parcourir la liste des bons de commande et connaître l’état d’une commande d’un seul coup d’œil.

Pour accéder à la liste des bons de commande, accédez à Stocks > Bons de commande.

• Gris clair : Les bons de commande dont l’état est gris clair et indique En cours ont été créés, mais n’ont pas fait l’objet d’une commande.
• Jaune : Les bons de commande dont l’état est jaune et indique Commandé ont été commandés auprès du fournisseur, mais la livraison n’a pas encore été réceptionnée.
• Rouge : Les bons de commande dont l’état est rouge et indique Enregistré sont en cours de réception. La commande est en cours et les articles commandés n’ont pas été enregistrés ou ajoutés aux stocks.
• Vert : Les bons de commande dont l’état est vert et indique Enregistré ont été réceptionnés. Les articles commandés ont été enregistrés et ajoutés aux stocks.
• Gris foncé : Les bons de commande dont l’état est gris foncé et indique Terminé ont été marqués comme étant terminés.

Modifier et mettre à jour l’état des bons de commande

1. Accédez à Stocks > Bons de commande.

   

2. Trouvez le bon de commande dans la liste et sélectionnez-le.

   • Pour filtrer la liste par fournisseur, cliquez sur le menu déroulant Tous les fournisseurs, sélectionnez un fournisseur et cliquez sur Rechercher.
   • Pour filtrer la liste par boutique, cliquez sur Avancé puis sur le menu déroulant Boutique, sélectionnez votre boutique et cliquez sur Rechercher.

   

3. Cliquez sur le bouton d’état pour modifier l’état.
   
   1. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant État et sélectionner le nouvel état.

      

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Archiver un bon de commande

1. Accédez au bon de commande que vous souhaitez archiver.
2. Cliquez sur Archiver.

   

3. Une fenêtre contextuelle vous demande si vous voulez vraiment archiver le dossier. Cliquez sur OK.

Le bon de commande archivé n’apparaîtra plus par défaut dans votre liste de bons de commande. Il reste accessible et modifiable, et vous pouvez le désarchiver à tout moment.

Désarchiver un bon de commande

1. Accédez à Stocks > Bons de commande.
2. Cochez la case Afficher les éléments archivés.

   

3. Cliquez sur Rechercher.
4. Sélectionnez le bon de commande archivé dans la liste.
5. Cliquez sur Désarchiver.

   

6. Une fenêtre contextuelle vous demande si vous voulez vraiment restaurer le dossier. Cliquez sur OK.

Votre bon de commande sera désarchivé et apparaîtra à nouveau dans la liste de tous les bons de commande.

Suivre les expéditions

Lorsqu’une expédition d’articles de bons de commande arrive, vous pouvez réceptionner les articles et les ajouter à vos stocks. Répétez le processus si d’autres expéditions arrivent.

Après réception d’une expédition, vous pouvez la suivre depuis l’onglet Historique d’expédition.

1. Accédez au bon de commande dont vous souhaitez suivre l’historique d’expédition.
2. Cliquez sur Historique d’expédition.

   

La section Renseignements sur la commande indique le numéro du bon de commande, le fournisseur et le numéro de référence du bon de commande.

La section Aperçu de la commande indique la quantité et le sous-total des stocks reçus et de la commande initiale.

La liste des expéditions affiche chaque expédition réceptionnée, son état, sa date de réception, la date d’exigibilité de la facture, la quantité d’articles dans cette expédition et le total.

Cette liste peut être filtrée par date de réception ou par date d’exigibilité de la facture.

Modifier les renseignements sur l’expédition

Après avoir réceptionné les bons de commande, vous pouvez modifier certains renseignements pour votre tenue de dossiers. Vous pouvez ajouter des dates de facturation et des numéros de référence, ainsi que modifier la quantité des articles pour corriger des erreurs de dénombrement ou des fautes de frappe.

Dans l’onglet Historique d’expédition, cliquez sur le nom de l’expédition que vous souhaitez modifier.

Dans la section Informations sur l’expédition, vous pouvez modifier l’état, la date de réception, la date d’exigibilité de la facture et le numéro de référence de l’expédition. Le fournisseur et la quantité d’articles réceptionnés sont indiqués, mais ne peuvent pas être modifiés.

Le sous-total et le total sont indiqués dans la section Aperçu du coût total. Vous pouvez modifier les coûts d’expédition pour ajouter des frais d’expédition, et le total sera mis à jour automatiquement.

La liste des articles affiche l’identifiant du fournisseur, le nom de l’article, le coût du fournisseur, l’expédition unitaire, la réduction unitaire, le coût unitaire et le total. La quantité reçue est également affichée et peut être modifiée.

Ajouter des frais d’expédition

Vous pouvez enregistrer les frais associés à chaque expédition reçue en sélectionnant une expédition dans l’onglet Historique d’expédition.

1. Accédez à l’onglet Historique d’expédition du bon de commande pour lequel vous souhaitez enregistrer des frais d’expédition.
2. Cliquez sur le nom de l’expédition partielle.
3. Saisissez le coût de l’expédition dans le champ Coûts d’expédition.

   

La mise à jour des coûts d’expédition sur cette page entraîne automatiquement la mise à jour du total de cette expédition. Le total de l’ensemble du bon de commande n’est pas automatiquement mis à jour.

Consulter les rapports sur les expéditions

Dans Retail POS, vous pouvez obtenir un rapport de toutes vos expéditions reçues. Vous pouvez utiliser des filtres pour affiner votre recherche et vous pouvez imprimer ou exporter votre rapport au format CSV, ce qui vous permet d’avoir une meilleure visibilité sur toutes vos expéditions d’articles de bons de commande.

1. Accédez à Rapports.
2. Dans la section Expéditions, cliquez sur Expéditions reçues.

   

3. Saisissez le nom d’un article ou appliquez des filtres.
   1. Cliquez sur Avancé pour afficher plus de filtres.

      

4. Cliquez sur Rechercher.

Cliquez sur Imprimer pour imprimer les résultats ou sur Exporter pour exporter les résultats au format .CSV.

Prochaines étapes