Met gecentraliseerd inkoopbeheer manage je het inkoopbeleid voor al je winkels. Dit voorkomt dubbele bestellingen en zorgt voor een betere onderhandelingspositie met je leveranciers over kortingen voor bulkaankopen. Het verlaagt ook de transport- en beheerkosten van de voorraad, verbetert de organisatie van transacties en versterkt de relatie met de leverancier.

Of je bedrijf nu een magazijn of een distributiecentrum heeft dat goederen inkoopt, opslaat en aan alle winkels levert, of een hoofdkantoor dat inkooporders maakt voor elke winkel en zorgt voor directe verzending, de veelzijdige inkoopfuncties van Lightspeed Retail bieden precies wat je nodig hebt.

Masterorders en verzendingen

Gebruik Master Orders en Transfers om artikelen voor al je filialen in te kopen en deze vervolgens op één locatie af te leveren, bijvoorbeeld een magazijn of distributiecentrum. Vandaaruit worden ze verzonden naar de winkels die deze artikelen nodig hebben.

Master Orders

Master Orders zijn een hulpmiddel voor gecentraliseerde inkoop waarmee je inkooporders voor verschillende leveranciers en winkels vanaf één centrale plek kunt beheren. Met een Master Order voeg je de benodigde artikelen voor al je winkels toe op één centrale plek. Vervolgens wijs je ze toe aan nieuwe of bestaande inkooporders per leverancier. Je kunt artikelen handmatig toevoegen aan een Master Order of hiervoor het bijbestelpunt en transferverzoeken gebruiken.

Ga naar Masterorders maken voor informatie over het maken van een masterorder.

Transfers

In een gecentraliseerde inkoopomgeving kunnen satellietwinkels via transferverzoeken voorraad aanvragen bij hun magazijn of hoofdkantoor. De centrale inkoper kan de huidige voorraad gebruiken om te voldoen aan het verzoek of een Master Order maken en daarmee een inkooporder genereren. Wanneer de centrale inkoper de gekochte artikelen ontvangt, kunnen dezelfde transferverzoeken weer worden gebruikt om de voorraad aan de satellietwinkels over te dragen.

Ga naar Voorraad overdragen voor informatie over het maken van een transferverzoek.

Voorbeeld van een gecentraliseerde inkoopworkflow met een Master Order en transferverzoeken

Naam van bedrijf: Sarah’s Pet Supply
Hoofdkantoor met magazijn: Boston, Mass. (Sarah Hayes)
Drie retailwinkels (satellietwinkels): Cambridge, Mass. (David Murphy); Quincy, Mass. (Cecil Dawson); Provincetown, Mass. (Jamie Lister)

1. Op 1 juni hebben David, Cecil en Jamie transferverzoeken gemaakt om voorraad aan te vragen bij het hoofdkantoor in Boston (Sarah). De verzoeken omvatten speciale orders, artikelen waarvan het bijbestelpunt is bereikt en andere artikelen. De artikelen moeten voor 12 juni worden geleverd.
2. Sarah maakt een Master Order voor de transferverzoeken en voor het aanvullen van de voorraad van het magazijn:
• Ze voegt alle artikelen uit de drie open transferverzoeken aan de masterorder toe.
• Ze voegt de artikelen die hun bijbestelpunt hebben bereikt in het magazijn aan de Master Order toe.
• Ze wijst de artikelen in de Master Order toe aan nieuwe inkooporders. Omdat alle artikelen op de Master Order van een van twee leveranciers komen (Pet Food Experts en PetEdge), worden er automatisch twee inkooporders gemaakt, één voor Pet Food Experts en één voor de PetEdge.
3. Op 2 juni verzendt Sarah de twee inkooporders per e-mail naar de leverancier en vraagt om een leverdatum van uiterlijk 9 juni.
4. Sarah ontvangt de zending van de PetEdge op 7 juni, die van Pet Food Experts op 8 juni. Ze voegt de ontvangen artikelen toe aan de voorraad van het magazijn.
5. Op 9 juni gebruikt Sarah de open transferverzoeken om de voorraad over te dragen aan David, Cecil en Jamie. Ze verzendt de artikelen vervolgens naar de winkels in Cambridge, Quincy, en Provincetown.
6. David, Cecil en Jamie ontvangen de artikelen op 10 juni en gebruiken hun oorspronkelijke transferverzoeken om de artikelen toe te voegen aan voegen aan hun voorraad.

Voorbeeld van een gecentraliseerde inkoopworkflow met inkooporders

In Lightspeed Retail kun je inkooporders voor meerdere winkels maken. Worden de inkooporders van je bedrijf beheerd door het hoofdkantoor of één van de winkels? Met de functie Purchase Orders in Lightspeed Retail kun je specifieke inkooporders voor elke winkel maken en de goederen rechtstreeks naar de winkel verzenden. Dit is vooral handig als je de voorraad niet op één locatie wilt opslaan en vervolgens naar de verschillende winkels wilt verplaatsen.

Naam van bedrijf: Brooklyn Apparel
Centrale inkoper: Steve Conway
Drie retailwinkels: Brooklyn, NY (Steve Conway), Bronx, NY (Susan Dutch), Manhattan, NY (Chris Spence)

1. Op 20 juli controleert Steve de artikelen en de hoeveelheden die voor elke winkel moeten worden aangeschaft. Hij vraagt Susan en Chris om informatie en genereert de volgende rapporten voor de winkels: Reorder List, Inventory Assets en Item (Grouped Sales Total). De artikelen moeten uiterlijk 10 augustus in de winkels liggen.
2. Steve maakt een inkooporder voor elke winkel. De artikelen worden ingekocht bij één leverancier, FashionGo. Als een winkel artikelen van meer dan één leverancier nodig heeft, moet er een aparte inkooporder per leverancier worden gemaakt. Voor elke inkooporder:
• Voegt Steve artikelen toe die hun bijbestelpunt hebben bereikt.
• Voegt hij andere artikelen toe indien gewenst.
3. Op 2 juni verzendt Steve de inkooporders per e-mail naar FashionGo en vraagt om een leverdatum van uiterlijk 7 augustus.
4. Op 5 augustus ontvangen Steve, Susan en Chris de artikelen in hun winkels. Ze gebruiken de inkooporders die door Steve zijn gemaakt om de artikelen toe te voegen aan hun voorraad.