Artikelen importeren in een inkooporder

Je kunt een groep artikelen die tot dezelfde partij horen aan een inkooporder toevoegen en deze artikelen tegelijkertijd in Lightspeed Retail maken. In plaats van de artikelen één-voor-één te maken, kun je in Lightspeed Retail de artikelen automatisch laten maken wanneer je je voorraad aanschaft. Je kunt ook catalogusartikelen importeren en artikelen die al eerder in Lightspeed Retail zijn gemaakt.

Het importeren van artikelen omvat:

  1. Een spreadsheetbestand voor het importeren voorbereiden.
  2. Het importbestand in een inkooporder in Lightspeed Retail importeren.

Wat kan ik importeren?

Nieuwe artikelen: Nieuwe artikelen zijn artikelen waarvoor nog geen records zijn gemaakt in je voorraad. Dit zijn bijvoorbeeld artikelen uit een bestaande database met artikelen. Na het importeren worden deze artikelen tegelijkertijd toegevoegd aan de inkooporder en er worden records voor ze gemaakt in je Lightspeed Retail-systeem.

Catalogusartikelen: Als je gebruik maakt van leveranciercatalogi, kun je de catalogusartikelen importeren in een inkooporder. Als het artikel nog niet in je voorraad bestaat, wordt het gemaakt op basis van de gegevens in de catalogus. Alles wat je nodig hebt is de juiste vermelding van Leverancier-ID in het importbestand en je moet de bijbehorende leverancier hebben geselecteerd in de inkooporder.

Bestaande artikelen: Bestaande artikelen zijn artikelen die al in je voorraad voorkomen. Na het importeren worden ze toegevoegd aan je inkooporder. Ze worden niet nogmaals gemaakt, omdat ze al in je systeem bestaan. Je kunt wel de details van het artikel bijwerken met de nieuwe geïmporteerde informatie.

OPMERKINGEN

  • Lightspeed Retail controleert of een artikel al in je systeem bestaat aan de hand van de waarden van het artikel in het importbestand. Raadpleeg Overeenkomst met bestaande artikelen controleren voor meer informatie.
  • Het importbestand moet een CSV-bestand zijn dat is ingedeeld volgens de specificaties van Lightspeed.
  • Een importbestand kan elke combinatie van nieuwe, bestaande en catalogusartikelen bevatten.
  • Omdat een inkooporder één bepaalde leverancier betreft, moet je afzonderlijke importbestanden maken voor de artikelen van elk van je leveranciers. Als je hetzelfde artikel bij meerdere leveranciers inkoopt, voeg je het artikel aan net zoveel leverancierspecifieke importbestanden toe als je nodig hebt voor de afzonderlijke inkooporders.
  • Artikelen die niet in je Lightspeed Retail-systeem bestaan, worden automatisch gemaakt wanneer ze worden geïmporteerd.
  • Van artikelen die al in Lightspeed Retail zijn gemaakt, kun je de artikeldetails bijwerken met de nieuwe geïmporteerde informatie.

Overeenkomst met bestaande artikelen controleren

Als je een importbestand in een inkooporder importeert, controleert Lightspeed Retail of de geïmporteerde artikelen overeenkomen met artikelen die al in het systeem bestaan. Lightspeed Retail scant de waarden voor elk artikel in je importbestand in de volgende volgorde en controleert of deze overeenkomen met bestaande waarden:

  1. Systeem-ID
  2. Leveranciers-ID
  3. UPC-code
  4. EAN-code
  5. Aangepaste SKU
  6. SKU fabrikant

Als er een overeenkomst wordt gevonden voor een artikel, wordt er geen nieuw artikel gemaakt. Als de optie Bestaande items bijwerken is geselecteerd bij het importeren van het bestand, worden de niet-overeenkomende waarden van de bestaande artikelen bijgewerkt met de nieuwe waarden uit het importbestand.

Raadpleeg 1. Het importbestand voorbereiden voor een beschrijving van de kolommen in het importbestand en de velden waarin de waarden worden geïmporteerd.

Belangrijk: Lightspeed Retail controleert niet of de productbeschrijvingen van de te importeren artikelen en de bestaande artikelen met elkaar overeenkomen. Dit houdt in dat als er in het importbestand verder geen overeenkomst wordt gevonden met een bestaand artikel, er een nieuw artikel wordt gemaakt met dezelfde artikelnaam, ook al bestaat de artikelbeschrijving al in je voorraad.

1. Het importbestand voorbereiden

Je kunt het importbestand met elk spreadsheetprogramma maken, maar het bestand moet worden opgeslagen als een CSV-bestand. Wanneer je een nieuw artikel aan LightSpeed Retail toevoegt via het importeren van een inkooporder, wordt de standaard leverancier van dat artikel ingesteld op de leverancier die is geselecteerd voor de inkooporder. Omdat een inkooporder één bepaalde leverancier betreft, moet je afzonderlijke importbestanden voor artikelen maken voor elk van je leveranciers. Een importbestand kan maximaal 500 artikelen bevatten.

BELANGRIJK: Lightspeed Retail controleert niet of de productbeschrijvingen van de te importeren artikelen en de bestaande artikelen met elkaar overeenkomen. Dit houdt in dat als er in het importbestand verder geen overeenkomst wordt gevonden met een bestaand artikel, er een nieuw artikel wordt gemaakt met dezelfde artikelnaam, ook al bestaat de artikelbeschrijving al in je voorraad.

Zo bereid je het importbestand voor

  1. Deel je spreadsheetbestand in zoals aangegeven in dit voorbeeldbestand.

  2. BELANGRIJK: Je importbestand moet hetzelfde aantal kolommen bevatten, en in dezelfde volgorde, als in het voorbeeldbestand. Verander de volgorde van de kolommen niet, verwijder geen kolommen en voeg ook geen kolommen toe aan het importbestand. Het importbestand bevat de volgende kolommen:
Orderhoeveelheid Orderhoeveelheid voor het artikel in de inkooporder. Wordt geïmporteerd in het veld Orderhoeveelheid in de inkooporder,
Kostprijs per eenheid Inkoopprijs voor het artikel in de inkooporder. Wordt geïmporteerd in het veld Orderhoeveelheid in de inkooporder,
Systeem-ID Systeem ID-nummer van Lightspeed Retail voor het artikel. Laat dit veld leeg als je nieuwe artikelen importeert. Lightspeed Retail kent automatisch een Systeem-ID toe aan nieuwe artikelen.
Leveranciers-ID Artikelnummer van de leverancier voor het artikel. Wordt geïmporteerd in het veld Leveranciers-ID in de inkooporder, en in de Leveranciers ID-lijst van het artikel in de artikelinstellingen. Als het artikel geen leveranciers-ID heeft voor de leverancier die is geselecteerd in de inkooporder, wordt er een nieuw leveranciers-ID toegevoegd aan de Leveranciers ID-lijst van het artikel. Dit gebeurt automatisch, of je er nu wel of niet voor kiest om bestaande artikelen bij te werken tijdens het importeren.
UPC De Universal Product Code van het artikel (een barcode met 12 cijfers). Wordt geïmporteerd in het veld UPC van het artikel in de artikeldetails.
EAN European Article Number van het artikel (een barcode met 13 cijfers). Wordt geïmporteerd in het veld EAN van het artikel in de artikeldetails.
Aangepaste SKU Alleen voor intern gebruik in de winkel. Sommige winkels gebruiken dit veld voor de barcodes of artikelnummers van hun oude POS. Wordt geïmporteerd in het veld Aangepaste SKU van het artikel in de artikeldetails.
SKU fabrikant SKU-identificatienummer van de fabrikant voor het artikel. Wordt geïmporteerd in het veld SKU fabrikant van het artikel in de artikeldetails.
Beschrijving Artikelbeschrijving (naam). Elk artikel moet een unieke beschrijving hebben Wordt geïmporteerd in het veld Beschrijving van het artikel in de artikeldetails
Prijs Winkelprijs van het artikel Wordt geïmporteerd in het veld Prijs van het artikel in de artikeldetails.

De gegevens controleren

Controleer na het maken van je importspreadsheet het document op eventuele onjuiste gegevens, waardoor de gegevensimport zou kunnen mislukken.

  • Bewerk speciale tekens, zoals ☺↨♪♫♀♂¶▓, zodat ze de juiste gegevens weergeven.
  • Wis cellen met 'n.v.t.' zodat het veld leeg is.
  • Wijzig cellen met formulegetallen zoals 4.001E+11 (meestal UPC- of EAN-waarden), zodat ze gewone integere getallen laten zien, zoals 40010000000. Als je Excel gebruikt:
    1. Selecteer de kolom met de formulegetallen.
    2. Klik op Celeigenschappen.
    3. Wijzig de Categorie naar Getal, stel Decimalen in op 0 en klik vervolgens op OK.

2. Het importbestand uploaden

Nadat je het importbestand hebt voorbereid en de gegevens hebt gecontroleerd, ben je klaar om het importbestand te uploaden in een inkooporder in Lightspeed Retail.

Artikelen importeren

OPMERKING: Je kunt per winkel maar één importbestand voor een inkooporder tegelijk importeren.

  1. Bereid je importbestand voor volgens de specificaties van Lightspeed. Raadpleeg 1. Het importbestand voorbereiden.
  2. Klik in Lightspeed Retail in het hoofdmenu op Voorraad > Nieuwe inkooporder.
  3. Als je een Mulit-Shop-account hebt, selecteer je de winkel waarvoor je de inkooporder maakt. Het verzendadres dat op de inkooporderstaat vermeld, is gekoppeld aan de geselecteerde winkel.
  4. Selecteer de leverancier. Als de leverancier niet in de lijst voorkomt, klik je op Nieuwe leverancier om deze toe te voegen.
  5. Sla de wijzigingen op.
  6. Klik in het menu links op Importeren.
  7. Als er artikelen in je voorraad zijn die je wilt bijwerken met de nieuwe waarden uit het importbestand, selecteer je Bestaande items bijwerken.

    OPMERKING: Selecteer deze instelling voordat je het bestand uploadt, als je wilt dat deze bijwerkactie wordt uitgevoerd. Als je meer dan één bestand wilt uploaden, kun je deze optie per bestand in- of uitschakelen.

  8. Klik op CSV-bestand uploaden en selecteer het CSV-bestand dat je wilt importeren.
  9. Match de kolomkoppen van het CSV-importbestand met de bijbehorende productvelden in Lightspeed Retail.
  10. Geef het e-mailadres op waarnaar een bevestigingsmail moet worden gestuurd als de import is voltooid.
  11. Klik op Items naar inkooporder importeren om de actie te bevestigen.

    BELANGRIJK: Artikelen worden gemaakt of bijgewerkt als het CSV-bestand wordt geïmporteerd.

  12. De geüploade artikelen worden weergegeven in het inkoopordervenster. Verzend de inkooporder en check de artikelen in.
  13. Bewerk zo nodig de artikeldetails van de nieuwe artikelen als je die hebt toegevoegd aan je Lightspeed Retail-account.
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen