Om items of itemafbeeldingen toe te voegen aan je Retail POS-account, moeten de koppen en voorraadgegevens in je importbestand compatibel zijn met Lightspeed Retail POS. Hetzelfde geldt als je items of itemafbeeldingen bijwerkt. Zorg er daarom voor dat je importbestand compatibel is met Lightspeed Retail POS en dat je je voorraadgegevens invoert in de daarvoor bedoelde kolommen, je moet het dienovereenkomstig indelen. Om dit te doen, moet je deze hoofdstappen volgen:
- Als je je voorraadgegevens migreert vanuit je vorige POS naar Lightspeed Retail POS, raadpleeg dan Migreren vanuit je vorige POS.
- Als je je eigen voorraad vanaf de grond af opbouwt, maar bekend bent met spreadsheetsoftware als Google Sheets, raadpleeg dan Item-importbestanden indelen.
Voor je begint
Houd rekening met het volgende, voordat je je importbestand indeelt:
- Per account kan er slechts 1 import tegelijk bezig zijn.
- Als een import klaar is, kan het niet ongedaan worden gemaakt.
- Je importbestand moet van het type XLSX of CSV zijn (we bevelen XLSX aan).
- Je importbestand kan maximaal 10.000 items bevatten.
- Je kunt de kolommen naar eigen wens een andere volgorde geven.
- Bepaalde kolommen gebruiken een standaardwaarde indien deze leeg worden gelaten (zie de kolom Gegevenseisen)
- Je kunt alleen het aantal van nieuwe items importeren. Om het aantal stuks van bestaande items bij te werken, raden we aan om een inventarisatie voorraad uit te voeren.
- Je kunt aangepaste velden niet importeren.
- Je kunt maximaal 10 niveaus aan categorieën en subcategorieën importeren. Als je bijvoorbeeld alle 10 niveaus importeert, zouden de koppen van de kolommen de volgende zijn: Category, Subcategory 1, Subcategory 2, Subcategory 3, Subcategory 4, Subcategory 5, Subcategory 6, Subcategory 7, Subcategory 8 en Subcategory 9.
- Om matrixvarianten te importeren, moet je ze anders indelen in je item-importbestand dan andere itemtypes. Raadpleeg Matrixvarianten indelen in item-importbestanden voor meer informatie.
- Om afbeeldingen te importeren, gebruikt je Retail POS-account de voorraadgegevens in je importbestand om de bestandsnamen van de afbeeldingen die je wilt importeren te identificeren en naar welke items ze moeten worden geüpload. Raadpleeg Matrixvarianten indelen in item-importbestanden voor meer informatie.
- If you order an item from multiple vendors, that item can have multiple vendors, vendor IDs, and vendor costs in your inventory. You can only import one vendor, vendor ID, and vendor cost per import, however. If you add the same item to a new import with a new value for these three fields, the new values will be added to the item; it will not overwrite the previous vendor, vendor ID, and vendor cost.
1. Je item-importbestand aanmaken
We raden je aan om als uitgangspunt je item-importbestand op een van de volgende manieren aan te maken, in plaats van te beginnen bij nul:
- Exporteer je voorraadgegevens van Lightspeed Retail POS
- Download een CSV-sjabloon van Lightspeed Retail POS
Exporteer je voorraadgegevens van Lightspeed Retail POS
Het exporteren van je voorraadgegevens van Lightspeed Retail POS is met name een nuttig uitgangspunt als je bestaande items bijwerkt. Om dit te doen:
- Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Item zoeken.
- Gebruik optioneel de beschikbare filters om je lijst met items te verfijnen.
- Klik rechtsboven je zoekresultaten op Exporteren.
Een CSV-bestand dat de voorraadgegevens van je items bevat, zou automatisch naar je computer moeten downloaden.
Een CSV-sjabloon downloaden van Lightspeed Retail POS
Het downloaden van een CSV-sjabloon van Lightspeed Retail POS is een goede manier om tijd te besparen, want de koppen van de kolommen die compatibel zijn met Lightspeed Retail POS zijn erin opgenomen. Het bevat ook voorbeelden om je te helpen begrijpen hoe je je importbestand moet indelen. Een CSV-sjabloon downloaden:
- Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Items importeren.
- Klik op + Nieuwe import en op Download een CSV-sjabloonlinks onderaan de pagina.
2. Je item-importbestand openen
Om je bestand te openen en in te delen, raden we je aan om Google Sheets te gebruiken. Het is gratis en veroorzaakt minder problemen met gegevensbreuken vergeleken met andere spreadsheetsoftware. Het enige dat je moet doen om problemen met gegevensbreuken te vermijden met Google Sheets is het opslaan van je importbestand als een XLSX. We raden je aan om dit meteen te doen nadat je het bestand hebt geopend, zodat je het niet vergeet.
Als je je bestand in Excel wilt openen en bewerken, raadpleeg dan Importbestanden openen en opslaan met Excel, omdat je je importbestand op een specifieke manier moet openen en opslaan om te vermijden dat bepaalde kolommen van je voorraadgegevens breken. Als je eenmaal klaar bent met het indelen van je importbestand, sla dan je importbestand op als een XLSX.
3. Je item-importbestand indelen
Om je importbestand te vereenvoudigen en het makkelijker te maken om in te delen, verwijder je de niet-essentiële kolommen daarbinnen, zodat alleen de essentiële kolommen die je nodig hebt, overblijven. Als je een exportbestand van je vorige POS gebruikt of je importbestand vanaf nul aanmaakt als een uitgangspunt, wijzig dan ook de naam van de kolomkoppen zodat ze overeenkomen met de kolomkoppen in de onderstaande tabellen. Hierdoor worden ze compatibel met Lightspeed Retail POS.
Nadat je je importbestand vereenvoudigd hebt (en de namen van de kolomkoppen hebt gewijzigd, indien nodig), raadpleeg dan de onderstaande tabellen om je voorraadgegevens in te delen. Hoe je je importbestand indeelt, hangt af van of je:
Formaat om nieuwe items aan te maken
De onderstaande tabel vermeldt en definieert de kolomkoppen die compatibel zijn met Lightspeed Retail POS. Het legt ook uit hoe je de voorraadgegevens die je invoert binnen elke kolom indeelt als je nieuwe items wilt aanmaken met je importbestand.
De rijen in het blauw in de tabel zijn alleen van toepassing als je Retail met eCom (Omnichannel) gebruikt. Een aantal cellen staan ook in het blauw om aanvullende Omnichannel-informatie te geven.
Als je een multistoreaccount hebt, bevatten sommige rijen in de onderstaande tabel, zoals [Winkelnaam] - Quantity on Hand ([Winkelnaam] - Aantal) en [Winkelnaam] - Unit Cost ([Winkelnaam] - Kosten per eenheid), ook aanvullende informatie.
Kolom | Definitie | Gegevensformaat | Geïmporteerd in |
Description (Beschrijving) |
De naam van je item. Maak deze uniek, zodat je hem kunt onderscheiden van andere itembeschrijvingen. Als je een matrixitem importeert, dan moet je de Description blanco laten en in plaats daarvan de Matrix Description invullen. |
|
Voorraad > Item zoeken > [itembeschrijving] > Gegevens submenu > veld Beschrijving |
System ID (Systeem-ID) | Een unieke identificator, gegenereerd door Lightspeed Retail. Het kan niet worden aangemaakt of bijgewerkt door middel van een item-import. De systeem-ID wordt ook gebruikt voor de barcodelabels die gegenereerd worden door Lightspeed Retail. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > System ID |
UPC | De "Universal Product Code" (universele productcode) van het item. Het bevat het identificatienummer en het itemnummer van de fabrikant. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld UPC |
EAN | Het "European Article Number" (Europese artikelnummer) van het item. Het is ook wel bekend als het "International Article Number" (Internationale artikelnummer). |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld EAN |
Custom SKU (Aangepaste SKU) |
De reeks nummers en/of letters die soms nodig is voor intern winkelgebruik. Je kunt dit veld bijvoorbeeld gebruiken voor oude POS-barcodes of -itemnummers. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Aangepaste SKU |
Manufacturer SKU (SKU merk) | Reeksen van nummers en/of letters die door de merk aan het item zijn toegewezen. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld SKU merk |
Vendor (Leverancier) | De naam van de verkoper die je het item heeft verkocht. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Leverancier-dropdownmenu |
Vendor ID (Artikelnummer leverancier) | Het onderdeelnummer leverancier voor dat item. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld ID |
Vendor Cost | The cost at which you purchase the item from a specific vendor. |
|
Inventory > [item description] > Vendor ID submenu > Vendor Cost field |
Brand (Merk) | Merk van het item (bijvoorbeeld: Shimano). |
Note: If you have an eCom store, please see Managing product brands in eCom to understand how brands in Retail are pushed to eCom. |
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > Merk-dropdownmenu |
Default Cost (Standaard inkoopprijs) | De prijs waartegen je het item van je leverancier hebt gekocht. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Inkoopprijs |
Default - Price (Standaard - Prijs) | De prijs die aan het Standaard prijsniveau van het item gekoppeld is en die in rekening gebracht wordt bij de klant in je Retail-winkel. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Verkoopprijs |
MSRP - Price (MSRP- Prijs) | De prijs die aan het MSRP-prijsniveau gekoppeld is. Deze prijs wordt niet bij de klant in rekening gebracht, behalve als je het zo instelt. Je kunt ook specificeren of je de MSRP-prijs wel of niet wilt weergeven op labels. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Adviesprijs |
Online - Price (Online - Prijs) | De prijs die aan het Online prijsniveau van het item gekoppeld is en die in rekening gebracht wordt bij de klant in je eCom-winkel. (als je het Standaard prijsniveau gebruikt). |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Online |
[Name of custom pricing level] - Price ([Naam van het aangepaste prijsniveau] - Prijs) | De prijs die gekoppeld is aan het aangepaste prijsniveau van het item. Deze prijs wordt niet bij de klant van je Retail-winkel in rekening gebracht, behalve als je het zo instelt. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld [Naam van het aangepaste prijsniveau] |
Matrix Description (Matrix-beschrijving) |
De naam van de matrix die is opgenomen in de naam van al de matrixvarianten die het bevat. De Item Import-tool maakt namen van matrixvarianten aan op basis van de velden Matrix-beschrijving + Kenmerk 1, Kenmerk 2, en Kenmerk 3 . Bv. T-Shirt (matrix description) + Blauw (attribute 1) + Medium (attribute 2) + Katoen (attribute 3) |
Opmerking: Als je Retail met eCom gebruikt, kun je slechts 100 varianten per matrix publiceren op eCom. Raadpleeg het artikel Matrixvarianten indelen in item-importbestanden voor meer informatie. |
Voorraad > Matrix > [matrix beschrijving] > Configuratie submenu > veld Beschrijving |
Matrix Attribute Set (Matrix kenmerkenset) |
De groep kenmerken in de varianten van de gedeelde matrix. Retail POS heeft vier kenmerkensets van matrices:
Bv. Als de items in je matrix (matrixbeschrijving) alleen worden gescheiden door grootte, voer dan grootte in deze kolom in. Je kunt ook aangepaste kenmerkensets voor matrices aanmaken onder Voorraad > Matrix kenmerkenset. |
Zie het artikel Matrixvarianten in item-importbestanden indelen voor meet informatie. |
Voorraad > Matrix > [matrix beschrijving] > Configuratie submenu > Opties-dropdownmenu |
Kenmerk 1 | Naam van de optie (bijvoorbeeld: blauw) |
Zie het artikel Matrixvarianten in item-importbestanden indelen voor meet informatie. |
Voorraad > Matrix > [matrixbeschrijving] > Configuratie submenu > veld Kenmerk 1, veld Kleur op veld Grootte |
Kenmerk 2 | Naam van de optie (bijvoorbeeld: medium) |
Zie het artikel Matrixvarianten in item-importbestanden indelen voor meet informatie. |
Voorraad > Matrix > [matrixbeschrijving] > Configuratie submenu > veld Kenmerk 2, op veld Grootte |
Kenmerk 3 | Naam van de optie (bijvoorbeeld: katoen). |
Zie het artikel Matrixvarianten in item-importbestanden indelen voor meet informatie. |
Voorraad > Matrix > [matrixbeschrijving] > Configuratie submenu > veld Kenmerk 3 |
Discountable (Kortingen toegestaan) | Specificeert of er al dan geen kortingen op het item kunnen worden gegeven. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > selectievakje Kortingen toegestaan |
Taxable (Belastbaar) | Specificeert of het item al dan niet belastbaar is. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > selectievakje Kortingen toegestaan |
Tax Class (Belastingklasse) |
Specificeert de belastingklasse die van toepassing is op het item. Retail POS heeft drie ingebouwde belastingklassen:
Je kunt ook aangepaste belastingklassen aanmaken (bv.) onder Instellingen > Belastingklassen. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > BTW-klasse-dropdownmenu |
Item Type (Itemtype) |
Specificeert het soort item dat je importeert:
|
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > Type-dropdownmenu |
Publish to eCom (Naar eCom publiceren) | Specificeert of het item al dan niet is gepubliceerd naar uw eCom winkel (met verborgen online zichtbaarheid). |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu >selectievakje Publiceren naar eCom |
Serialized (Serienummer) | Specificeert of de informatie van het serienummer van het item al dan niet moet worden gevolgd. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > selectievakje Serienummer |
Category (Categorie) | De categorie waarin je wilt dat het item wordt georganiseerd (bv. Kleding). Het is nuttig om je items in categorieën te organiseren, want je kunt ze in veel gebieden van je account als filters gebruiken (bv. zoekopdrachten en rapporten in voorraad). |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Categorie |
Subcategory 1 tot 9 (Subcategorie 1 tot 9) | De subcategorieën waarin je wilt dat het item wordt georganiseerd (bv. Kleding > Dames > Bovenkleding). Het is nuttig om je items in subcategorieën te organiseren, want je kunt ze in veel gebieden van je account als filters gebruiken (bv. zoekopdrachten en rapporten in voorraad). |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Categorie |
Clear Existing Tags (Bestaande tags wissen) |
Specificeert of de bestaande tags van het item al dan niet moeten worden verwijderd. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Tags |
Add Tags (Tags toevoegen) |
Specificeert de nieuwe tags die aan de bestaande tags van het item moeten worden toegevoegd. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Tags |
Note (Opmerking) |
De opmerking die verschijnt op de verkopen en kassabonnen voor het item. Om de opmerking weer te geven, moet de kolom Display Note (Opmerking weergeven) worden ingesteld op ja. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > veld Note |
Display Note (Opmerking weergeven) |
Bepaalt of de onder de kolom Note (Opmerking) een gespecificeerde opmerking op verkopen en kassabonnen moet worden weergegeven. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > selectievakje Notities op verkopen en kassabonnen weergeven |
Archive (Archief) |
Specificeert of het item al dan niet is gearchiveerd. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > knop Archiveren op Dearchiveren |
Featured Image (Uitgelichte afbeelding) |
Specificeert de bestandsnaam van de prominente afbeelding van het item. |
Opmerking: Het invoeren van een nieuwe bestandsnaam verplaatst de huidige uitgelichte afbeelding van het item verder omlaag in de lijst met afbeeldingen. Zie het artikel Afbeeldingen in item-importbestanden indelen voor de beste handelswijze met betrekking tot bestandsnamen. |
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > sectie afbeeldingen |
Image (Afbeelding) |
De bestandsnamen van de afbeeldingen van het item. Je kunt maximaal 11 bestandsnamen invoeren, één in elk van de 11 kolommen Image (Afbeelding) |
Opmerking: Zie het artikel Afbeeldingen in item-importbestanden indelen voor de beste handelswijze met betrekking tot bestandsnamen. |
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > sectie afbeeldingen |
Shop Quantity on Hand (Aantal van winkel) |
Specificeert het huidige voorraadniveau van het item in de winkel. Je kuntvan een winkel het aantal stuks alleen invoeren bij het aanmaken van een item, niet wanneer je een bestaand item bijwerkt. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Voorraad submenu > sectie Voorraadgegevens > veld Resterend |
Shop Unit Cost (Inkoopprijs per stuk) |
Specificeert de kostprijs per eenheid waarvoor de winkel deaantal van het artikel heeft aangeschaft. |
|
Itemweergave > tabblad Voorraad > Voorraadgegevens > veld Kostprijs per eenheid |
Shop Reorder Point (Nabestellingspunt winkel) |
Als je je item of het rapport Nabestellingslijst bekijkt, wordt het item getoond indien het heringedeeld moet worden als je voorraad op het gespecificeerde herindelingspunt is of minder. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > sectie Automatisch navestellen > veld Punt |
Shop Reorder Level (Gewenst voorraadniveau winkel) |
Specificeert het voorraadniveau dat je winkel wilt aanvullen als je de voorraad herindeelt. Bijv. Als je 3 artikelen in voorraad hebt, het herindelingspunt hebt ingesteld op 5 en het herindelingsniveau op 10, geeft het Nabestellingslijst-rapport aan dat je 7 artikelen moet bestellen om je voorraad weer op 10 artikelen te brengen. |
|
Voorraad > Item zoeken > [item beschrijving] > Gegevens submenu > sectie Automatisch navestellen > veld Niveau |
Type om bestaande items bij te werken
Als je bestaande items bijwerkt, kun je de details van de items in je voorraad ofwel vervangen ofwel verwijderen.
Voer de nieuwe iteminformatie in de kolommen van het importbestand in om de iteminformatie te vervangen. Voer in de kolommen van het importbestand "NULL" in om de iteminformatie te verwijderen. Als je enige kolommen leeg laat, zal je Retail POS-account deze simpelweg negeren en overslaan.
Of je iteminformatie vervangt of verwijdert, je moet een van de onderstaande kolommen opnemen als een unieke itemidentificator. Deze unieke identificatie verzekert dat de iteminformatie in het importbestand naar het juiste item in de voorraad gaat.
- System ID (Systeem-ID) (aanbevolen)
- UPC
- EAN
- Custom SKU (Aangepaste SKU)
- SKU Manufacturer (SKU merk)
Kolom | Omgaan met waarde "NULL" |
UPC | "NULL" verwijdert de informatie in dit veld. |
EAN | "NULL" verwijdert de informatie in dit veld. |
Custom SKU (Aangepaste SKU) | "NULL" verwijdert de informatie in dit veld. |
Manufacturer SKU (SKU merk) | "NULL" verwijdert de informatie in dit veld. |
Vendor (Verkoper) | "NULL" wist de relatie tussen het item en de leverancier. |
Vendor ID (Artikelnummer leverancier) | "NULL" verwijdert de informatie in dit veld. |
Vendor Cost | Entering "NULL" will set the field to 0.00. |
Brand (Merk) | "NULL" wist de relatie tussen het item en het merk. |
Category (Categorie) | "NULL" wist de relatie tussen het item en de categorie. |
Shop Reorder Point (Herindelingspunt winkel) | "NULL" stelt dit veld in op 0 |
Shop Reorder Level (Gewenst voorraadniveau winkel) | "NULL" stelt dit veld in op 0 |
Price (Prijs) | "NULL" stelt dit veld in op 0,00. |
MSRP | "NULL" stelt dit veld in op 0,00. |
Default Cost (Standaard inkoopprijs) | "NULL" stelt dit veld in op 0,00. |
Online Price (Online prijs) | "NULL" stelt dit veld in op 0,00. |
Discountable (Aftrekbaar) | "NULL" schakelt deze instelling uit. |
Taxable (Belastbaar) | "NULL" schakelt deze instelling uit. |
Publish to eCom (Naar eCom publiceren) | "NULL" zet standaard om naar de instelling Items automatisch publiceren naar eCom onder Instellingen > Algemene opties > Algemeen. |
Item Type (Itemtype) | "NULL" werkt deze instelling bij naar Single (enkel). |
Serialized (Serienummer) | "NULL" schakelt deze instelling uit. |
Note (Opmerking) | "NULL" verwijdert de informatie in dit veld. |
Display Note (Opmerking weergeven) | "NULL" schakelt deze instelling uit. |
Archive (Archief) | Het item wordt gedearchiveerd door "NULL" in te voeren. |
Wat is de volgende stap?
Als je je item-importbestand hebt ingedeeld (matrixvarianten, afbeeldingen enzovoorts), ben je klaar om je items te importeren.