Le formatage de votre fichier d’importation peut prendre plus de temps que prévu. Veuillez donc commencer dès que possible. Nous vous recommandons également de supprimer les colonnes inutiles de votre fichier d’importation et d’importer uniquement les données relatives aux stocks essentielles pour commencer à utiliser Lighstspeed Retail POS. Vous pourrez toujours mettre à jour vos stocks ultérieurement pour y inclure le reste de vos données relatives aux stocks non essentielles.
Pour vous aider à configurer rapidement et facilement votre compte Lightspeed Retail POS, le tableau dans cet article contient uniquement les données essentielles que nous vous recommandons de saisir pour commencer. Si les données relatives aux stocks que vous jugez essentielles pour votre activité n’y figurent pas, consultez l’article Formatage des fichiers d’importation d’articles dans la catégorie Retail POS (Web) du Centre d’assistance. Il inclut la liste complète des données relatives aux stocks et la manière de les formater.
Concernant les quantités en stock et le coût unitaire de vos articles, le fait que vous insériez ces colonnes dans votre importation initiale varie selon que vous prévoyez ou non de faire des ventes dans votre système de point de vente antérieur entre l’exportation de vos données relatives aux stocks depuis votre ancien système et la mise en service de Lightspeed Retail POS.
Si vous prévoyez de faire des ventes, vous devez exclure les quantités en stock et le coût unitaire de vos articles du fichier d’importation initial. De cette manière, la veille du lancement de Lightspeed Retail POS, vous pourrez exporter les quantités en stock et le coût unitaire de vos articles depuis votre système de point de vente antérieur et les importer dans Lighstpeed Retail POS. Procédez ainsi : importez les quantités en stock et le coût unitaire de vos articles dans un bon de commande. Pour obtenir davantage de renseignements sur la méthode, consultez l’article Mise à jour des quantités en stock avant la mise en service.
Si vous ne prévoyez pas de faire des ventes, vous pouvez inclure vos données relatives aux stocks, les quantités en stock de vos articles et le coût unitaire de vos articles dans le fichier d’importation initial. Comme vous ne vendrez pas d’articles après l’exportation de vos données relatives aux stocks, vos quantités en stock seront toujours exactes le jour du lancement de Lightspeed Retail POS.
Avant de commencer
Avant de formater votre fichier d’importation, veuillez prendre note des points suivants :
- Votre fichier d’importation doit être au format XLSX ou CSV (nous recommandons le format XLSX).
- Votre fichier d’importation peut contenir jusqu’à 10 000 articles.
- Vous pouvez réorganiser les colonnes comme vous le voulez.
- Certaines colonnes utilisent une valeur par défaut si elles sont vides (voir la colonne Data format [format de données]).
- Vous pouvez importer jusqu’à 10 niveaux de catégories et de sous-catégories. Par exemple, si vous importez 10 niveaux, les en-têtes de colonnes seraient Category, Subcategory 1, Subcategory 2, Subcategory 3, Subcategory 4, Subcategory 5, Subcategory 6, Subcategory 7, Subcategory 8 et Subcategory 9. Cependant, nous vous recommandons d’importer uniquement trois niveaux (p. ex., Category, Subcategory 1 et Subcategory 2).
- Pour importer des variantes de matrice, vous devez les formater autrement que les autres types d’articles dans votre fichier d’importation d’articles. Pour plus d’informations, consultez l’article Formatage des variantes de matrice dans les fichiers d’importation d’articles.
Si vous importez vos quantités en stock dans votre fichier d’importation initial, assurez-vous qu’elles sont exactes et ne seront pas modifiées entre le moment de l’importation de vos articles dans votre compte Lightspeed Retail POS et la mise en service. Si vous soupçonnez les quantités en stock de ne pas être exactes, nous vous recommandons de procéder au dénombrement de vos stocks dans votre système de point de vente antérieur afin de les corriger, car vous le connaissez mieux. Vous pourrez ainsi commencer dans Lightspeed Retail POS en toute confiance.
Si, pour quelque raison que ce soit, vous ne pouvez pas dénombrer vos stocks dans votre système de point de vente antérieur, vous pourrez le faire dans Lightspeed Retail POS après avoir importé vos articles. Si vous croyez que vous ne pourrez pas dénombrer vos stocks avant le lancement souhaité de Lighstpeed Retail POS, démarrez avec les quantités en stock à zéro pour tous vos articles. Lorsque vous commencerez à vendre, vos stocks passeront simplement en négatif et vous pourrez planifier de dénombrer vos stocks et les corriger quand vous aurez davantage de temps au cours du premier mois.
Formater les données relatives aux stocks essentielles
Pour commencer, exportez vos données relatives aux stocks depuis votre système de point de vente antérieur. Si vous ne pouvez pas exporter vos données relatives aux stocks, téléchargez l’exemple de fichier d’importation depuis Lightspeed Retail POS :
- Rendez-vous dans le menu principal, puis cliquez sur Stocks > Importer des articles.
- Cliquez sur + Nouvelle importation, puis sur Télécharger un modèle dans le coin inférieur gauche de la page.
Pour ouvrir et formater votre fichier, nous vous recommandons d’utiliser Google Sheets. Il est gratuit et préserve mieux l’intégrité des données que d’autres tableurs. Pour utiliser efficacement Google Sheets, il vous suffit de veiller à préserver l’intégrité de vos données en enregistrant votre fichier d’importation au format XLSX. Si vous prévoyez d’ouvrir et de modifier votre fichier dans Excel, prenez connaissance de l’article Ouverture et enregistrement de fichiers d’importation avec Excel, car vous devrez ouvrir et enregistrer votre fichier d’importation selon un processus précis afin d’éviter de perturber certaines colonnes de vos données relatives aux stocks.
Lorsque vous avez ouvert votre fichier d’importation, supprimez les colonnes non essentielles de façon à ne conserver que les colonnes comprises dans le tableau ci-dessous. Votre fichier d’importation s’en trouve simplifié et plus facile à formater. Si vous utilisez d’abord un fichier d’exportation provenant de votre système de point de vente antérieur, renommez également les en-têtes de colonnes pour qu’elles correspondent à celles du tableau ci-dessous. Cette opération rend le fichier compatible avec Lightspeed Retail POS. Lorsque vous avez simplifié votre fichier d’importation (et renommé les en-têtes de colonnes, au besoin), consultez le tableau ci-dessous pour formater vos données relatives aux stocks. Lorsque le formatage de votre fichier d’importation est terminé, enregistrez-le au format XLSX.
| Colonne | Définition | Format des données | Chemin d’importation |
| Description |
Le nom de votre article. Le nom doit être unique afin que vous puissiez le distinguer de la description des autres articles. Si vous importez un article de matrice, laissez le champ Description vide et saisissez plutôt un nom dans le champ Matrix Description (description de matrice). |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > champ Description |
| UPC (CUP) | Le code universel de l'article. Code-barres comprenant le numéro d’identification du fabricant et le numéro d’article. |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > champ CUP |
| EAN | La numérotation internationale des articles. Aussi connue sous le nom de numérotation européenne des articles. |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > champ EAN |
| Custom SKU (UGS personnalisée) |
Cette série de chiffres ou de lettres est parfois requise à des fins d’usage interne. Par exemple, vous pouvez utiliser ce champ pour les codes à barres ou les numéros d’articles de l’ancien PDV. |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > champ UGS personnalisée |
| Manufacturer SKU (UGS du fabricant) | La série de numéros ou de lettres attribuée à l’article par le fabricant. |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > champ UGS du fabricant |
| Vendor (fournisseur) | Le nom du fournisseur qui vous a vendu l’article. |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > menu déroulant Fournisseur |
| Vendor ID (identifiant du fournisseur) | Le numéro de pièce du fournisseur pour l’article. |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > ID |
| Brand (marque) | La marque de l’article (par exemple, Shimano). |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > menu déroulant Marque |
| Default cost (coût par défaut) | Le prix que vous avez payé pour l’article auprès de votre fournisseur. |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > champ Coût par défaut |
| Default – Price (par défaut – prix) | Le prix associé au niveau de prix par défaut de l’article et facturé au client dans votre boutique Retail. |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > champ de prix Par défaut |
| MSRP – Price (PDSF – prix) | Le prix associé au PDSF (prix de détail suggéré par le fabricant) de l’article. Ce n’est pas le prix demandé au client, sauf si vous le configurez ainsi. Vous pouvez également décider d’afficher ou non le PDSF sur les étiquettes. |
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Stocks > [description de l'article] > sous-menu Détails > champ de prix Par défaut |
| Matrix Description (description de la matrice) |
Le nom de la matrice qui sera ajouté au nom de toutes les variantes de matrice. Pour élaborer, l'outil d'importation d'articles crée les articles de matrice en fonction des données Matrix Description + Attribute 1, Attribute 2, et Attribute 3, s’il y a lieu. Par exemple, Chandail (matrix description) + Blue (attribute 1) + Medium (attribute 2) + Cotton (attribute 3) Remarque : Si vous participez à l’initiative RACS, nous vous recommandons d’importer vos articles individuellement, pas comme des variantes de matrice. |
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Stocks > Matrice > [nom de la matrice] > sous-menu Configurer > champ Description |
| Matrix Attribute Set (ensemble d’attributs de matrice) |
L’ensemble d’attributs partagés par les variantes de la matrice. Retail POS compte trois ensembles d’attributs de matrice intégrés :
Par exemple, si les articles de votre matrice (matrix description) sont séparés seulement par taille, précisez size comme l’entrée de cette colonne. Vous pouvez également créer des ensembles d’attributs de matrice à partir de Stocks> Ensembles d’attributs de matrice. |
Pour plus d’informations, consultez l’article Formatage des variantes de matrice dans les fichiers d’importation d’articles. |
Stocks > Matrice > [nom de la matrice] > sous-menu Configurer > menu déroulant Attributs |
| Attribute 1 (attribut 1) | Le nom de l’attribut (par exemple, bleu). |
Pour plus d’informations, consultez l’article Formatage des variantes de matrice dans les fichiers d’importation d’articles. |
Stocks > Matrice > [nom de la matrice] > sous-menu Configurer > champ Attribut 1, champ Couleur ou champ Taille |
| Attribute 2 (attribut 2) | Le nom de l’attribut (par exemple, moyen). |
Pour plus d’informations, consultez l’article Formatage des variantes de matrice dans les fichiers d’importation d’articles. |
Stocks > Matrice > [nom de la matrice] > sous-menu Configurer > champ Attribut 2 ou champ Taille |
| Attribute 3 (attribut 3) | Le nom de l’attribut (par exemple, bleu). |
Pour plus d’informations, consultez l’article Formatage des variantes de matrice dans les fichiers d’importation d’articles. |
Stocks > Matrice > [nom de la matrice] > sous-menu Configurer > champ Attribut 3 |
| Tax Class (catégorie de taxe) |
Cette colonne définit la catégorie de taxe à appliquer à l’article. Lightspeed Retail compte trois catégories de taxe intégrées :
Vous pouvez également créer des catégories de taxes personnalisées (p. ex., sous Paramètres > Catégories de taxe). Pour assigner un article à une catégorie de taxe au moyen d’une importation d’articles, la catégorie de taxe doit être créée en amont. |
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Stocks > [description de l’article] > sous-menu Détails > menu déroulant Catégorie de taxe |
| Serialized (possédant un numéro de série) | Précise s’il faut récupérer l’information sur le numéro de série de l’article. |
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Stocks > [description de l'article] > onglet Détails > case à cocher Numéroté |
| Category (catégorie) | La catégorie dans laquelle vous voulez placer votre article (p. ex., vêtements). Il est utile d’organiser vos articles en catégories, car celles-ci vous permettront de les trier dans de nombreuses fonctions de votre compte (p. ex., recherche dans les stocks et rapports). |
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Stocks > [description de l'article] > onglet Détails > champ Catégorie |
| Subcategory 1 and 2 (sous-catégorie 1 et 2) | Les sous-catégories dans lesquelles vous voulez placer votre article (p. ex., Vêtements > Femmes > Hauts). Il est utile d’organiser vos articles en sous-catégories, car celles-ci vous permettront de les trier dans de nombreuses fonctions de votre compte (p. ex., recherche dans les stocks et rapports). |
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Stocks > [description de l'article] > onglet Détails > champ Catégorie |
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Add Tags (ajouter des balises) |
Cette colonne définit les nouvelles balises à ajouter aux balises existantes de l’article. |
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Stocks > [description de l'article] > onglet Détails > champ Balises |
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Shop Quantity on Hand (nom de la boutique – quantité en stock) |
Cette colonne définit le niveau des stocks actuel dans votre boutique pour l’article. Il est seulement possible de saisir une quantité en stock lors de la création d’un article, mais pas lors de la mise à jour d’un article existant. Remarque : Ajoutez uniquement cette colonne si vous ne prévoyez pas de traiter de ventes entre l’importation de vos quantités en stock et la mise en service de Lightspeed Retail POS. |
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Stocks > [description de l'article] > onglet Détails > Stocks > champ En stock |
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Shop Unit Cost (nom de la boutique – prix unitaire) |
Cette colonne définit le coût unitaire auquel votre boutique a acheté la quantité en stock de l’article. Remarque : Ajoutez uniquement cette colonne si vous ne prévoyez pas de traiter de ventes entre l’importation de vos quantités en stock et la mise en service de Lightspeed Retail POS. |
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Affichage de l’article > onglet Stocks > Détails sur les stocks > champ Coût unitaire |