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Remboursements et échanges

Pour effectuer un remboursement ou un échange, vous pouvez trouver la transaction de vente initiale et faire un remboursement par référence ou créer une nouvelle vente et la convertir en remboursement spécial. Par souci d’exactitude et de bonne tenue des livres, nous vous recommandons de faire les remboursements à partir des transactions initiales dans la mesure du possible.

Voici les étapes à suivre pour effectuer un remboursement ou un échange dans Lightspeed Retail :

  1. Trouver la vente associée au remboursement
  2. Sélectionner les articles à rembourser
  3. Ajouter les articles à échanger (s’il y a lieu)
  4. Procéder au paiement

 

Pour savoir comment effectuer un remboursement ou un échange en mode POS dans votre application Retail POS, consultez l’article Remboursements et échanges sur votre iPad.

 

 

1. Trouver la vente associée au remboursement

Le fait d’effectuer un remboursement à partir de la transaction initiale facilite la tenue des livres et peut vous aider à prévenir la fraude. Vous éviterez également de rembourser le plein prix pour un article payé à prix réduit. Voici comment vous pouvez trouver la transaction initiale :

  • Numériser le reçu du client
  • Rechercher le nom du client
  • Rechercher l’article du client

Si vous ne trouvez pas la transaction initiale pour le remboursement, cliquez sur Ventes Remboursement et passez à l’étape 2. (Sélectionner les articles à rembourser).

Remarque : Si le bouton Remboursement n’est pas visible dans le menu Ventes, cliquez sur Nouvelle vente et retournez ensuite au menu Ventes.

Numériser le reçu du client

Vous pouvez numériser le reçu du client à partir de deux endroits :

  • Caisse
  • Historique des ventes

Pour numériser le reçu du client à partir de la caisse :

  1. À partir du menu principal, cliquez sur Ventes Remboursement.
  2. Dans le champ Article, numérisez le reçu du client. Les articles achetés dans le cadre de la vente initiale apparaissent sous l’onglet Remboursement de la caisse.
Remarque : Vous pouvez également entamer un remboursement à la caisse en numérisant le reçu du client dans le champ Article de l’onglet Vente. Ainsi, les articles achetés dans le cadre de la vente initiale apparaissent aussi sous l’onglet Remboursement de la caisse.

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Pour numériser le reçu du client dans l’historique des ventes :

  1. À partir du menu principal, cliquez sur Ventes Historique des ventes.
  2. Dans la barre de recherche, numérisez le reçu du client.
  3. Dans le panneau latéral, cliquez sur Remboursements et échanges.

Les articles achetés dans le cadre de la vente initiale devraient apparaître sous l’onglet Remboursement de la caisse.

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Remarque : L’historique des ventes contient de nombreux autres filtres et détails qui peuvent vous aider à trouver la vente que votre client souhaite se faire rembourser. Pour en savoir davantage, consultez l’article Explication de l’historique des ventes.

 

Rechercher le nom du client

Si le client n’a pas son reçu, nous vous recommandons de rechercher son nom :

  1. À partir du menu principal, cliquez sur Ventes Remboursement.

  2. Dans le champ Client, saisissez le nom du client ou un autre détail interrogeable et cliquez sur Rechercher. Si la recherche ne donne qu’un résultat, le client sera automatiquement associé au remboursement. Si la recherche donne plusieurs résultats, cliquez sur + Associer à la vente à côté du compte client.

  3. Pour ouvrir le compte client, cliquez sur Modifier à la droite du nom du client.

  4. Dans le menu de gauche du compte client, cliquez sur Ventes.

  5. À l’aide des champs et des filtres à votre disposition, recherchez l’article du client.
  6. Dans les résultats de recherche, cliquez sur l’ID associé à l’article.

  7. Au haut de l’écran, cliquez sur le bouton gris Remboursement. Les articles achetés dans le cadre de la vente initiale apparaissent sous l’onglet Remboursement de la caisse.

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Rechercher l’article du client

Si le client n’a pas son reçu ou que son compte ne présente aucune vente correspondante, nous vous recommandons de rechercher l’article vous-même, en dernier recours.

  1. À partir du menu principal, cliquez sur Rapports > Lignes.

  2. À l’aide des champs et des filtres à votre disposition, recherchez l’article du client. Si vous avez de la difficulté à trouver l’article et la vente initiale, vous pouvez affiner vos résultats de recherche en posant au client les questions suivantes :
    • Quand avez-vous acheté cet article ?

      • Sélectionnez une date ou une période dans le champ de la date.
    • L’achat comptait-il d’autres articles ?

      • Les articles achetés dans le cadre de la même vente auront le même identifiant de vente. Cette question peut s’avérer utile si le client a effectué de multiples achats le même jour.

    • De quelle façon avez-vous payé ?

      • Pour voir le ou les types de paiements utilisés au moment de la vente, cliquez sur l’identifiant de vente et sur Paiements dans le menu de gauche. Vous pouvez également consulter le rapport de paiements Reçu, si vous préférez filtrer les résultats par type de paiement. Cette question peut également s’avérer utile si le client a effectué de multiples achats le même jour.

    • Vous souvenez-vous du nom de l’employé qui vous a servi ?
      • Vous pouvez utiliser le filtre Employé pour affiner les résultats de recherche.
  3. Dans les résultats de recherche, cliquez sur l’ID associé à l’article.

  4. Au haut de l’écran, cliquez sur le bouton gris Remboursement. Les articles achetés dans le cadre de la vente initiale apparaissent sous l’onglet Remboursement de la caisse.

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2. Sélectionner les articles à rembourser

Sous l’onglet Remboursement de la vente, vous pouvez sélectionner le ou les articles à rembourser d’une des façons suivantes :

 

  • Clic : Cliquez sur Remboursement à la gauche de la description de l’article. La quantité initiale achetée est saisie automatiquement. Au besoin, modifiez la quantité d’articles à rembourser en saisissant la quantité négative voulue.

  • Numérisation : Dans le champ Article, numérisez le ou les articles jusqu’à ce que vous obteniez la quantité négative souhaitée.

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Vous pouvez aussi cliquer sur Afficher les commentaires afin d’ajouter un commentaire interne ou un commentaire à afficher sur le reçu. Si vous ajoutez un commentaire interne, vous pouvez y inclure une estampille temporelle (votre nom, la date et l’heure) en cliquant sur Ajouter une estampille temporelle.

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Remarque : Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article Saisie de commentaires à afficher sur le reçu ou de commentaires internes.

Sélectionner les articles possédant un numéro de série à rembourser

Si les articles que vous souhaitez rembourser possèdent un numéro de série, vous pouvez sélectionner le numéro de série depuis l’onglet remboursement de la vente en suivant ces instructions :

  1. Cliquez sur Rembourser à la gauche de la description de chaque article que vous souhaitez rembourser avec son numéro de série.
  2. Une fenêtre de recherche listant le ou les numéros de série de l’article acheté s’affiche.
  3. Sélectionnez le ou les numéros de série que vous souhaitez rembourser. Vous pouvez également numériser ou saisir le numéro de série dans la fenêtre de recherche puis le sélectionner.
  4. Dès que le numéro de série est sélectionné, cliquez sur Rembourser.

Vous serez alors redirigé vers l’écran de vente pour continuer le remboursement. La quantité d’articles possédant un numéro de série ne peut être modifiée.

Si vous avez sélectionné un mauvais numéro de série, vous pouvez le supprimer en cliquant sur Retirer à côté du numéro de série.

3. Ajouter les articles à échanger (s’il y a lieu)

Si, en cours de remboursement, le client désire acheter des articles, vous pouvez procéder à un échange en ajoutant les articles à l’onglet Vente. La caisse calculera la différence entre les onglets Vente et Remboursement et affichera clairement le montant que vous devez remettre au client (montant total négatif) ou le solde qu’il doit débourser (montant total positif).

Voici comment procéder à un échange :

  1. Suivez les étapes précédentes pour ajouter les articles que vous devez rembourser à l’onglet Remboursement de la vente.
  2. Passez à l’onglet Vente.
  3. Numérisez ou recherchez les articles pour les ajouter à la vente.
  4. Modifiez la quantité de chaque article, le cas échéant.

Ainsi, l’onglet Vente contiendra tous les articles achetés ; et l’onglet Remboursement, tous les articles à rembourser. Après le calcul des deux onglets, le montant total comprendra le solde ou le remboursement. Si un article est échangé par un autre article au même prix (mais de taille différente, par exemple), le solde sera nul. Terminez la vente afin d’ajuster les stocks pour tous les articles inclus dans l’échange.

En plus d’ajouter des articles en vue d’un échange, vous pouvez vendre ou recharger des cartes-cadeaux. 

 

4. Procéder au paiement

Si le montant total de l’échange est positif, la fenêtre Type de paiement sera verte, et vous n’avez qu’à procéder au paiement comme s’il s’agissait d’une nouvelle vente et passez à la section 6. Imprimer le reçu ou l’envoyer par courriel (facultatif).

Si le montant total du remboursement ou de l’échange s’avère négatif, la fenêtre Type de paiement sera orange, et le montant peut faire l’objet de certaines restrictions selon :

  • les types de paiements et les montants associés à la transaction initiale ;
  • le paramètre Remboursement par dans Paramètres > Types de paiement.

Par exemple, si 100 $ sur une transaction de 200 $ ont été payés avec le compte client et que ce montant peut être remboursé seulement sur le compte client étant donné les paramètres établis, vous devrez remettre au client au moins 100 $ sous forme de crédit en boutique.

Si vous effectuez un remboursement à partir de la transaction initiale (remboursement par référence) et que le montant avait été payé par carte de crédit, vous pouvez sélectionner cette carte de crédit comme type de paiement. Les fonds seront alors automatiquement transférés sur la carte.

      
  • Remboursement sur carte de crédit avec Tyro

    Le processeur de paiement Tyro ne permet pas d’effectuer un remboursement sur la carte utilisée pour la transaction initiale. En revanche, vous pouvez sélectionner un remboursement sur carte de crédit et faire glisser la carte dans le lecteur ou saisir son numéro.

La procédure est toutefois différente pour les cartes de débit. Si le montant de la transaction initiale a été payé par carte de débit, vous devrez utiliser un autre type de paiement pour le remboursement (p. ex., des espèces), car la plupart des processeurs de paiements ne permettent pas le remboursement sur carte de débit. Si vous utilisez le terminal de paiement P400+ avec Lightspeed Payments, le remboursement sur carte de débit est possible.

Prochaines étapes

Le remboursement permet d’annuler une transaction tout en consignant la vente et le retour. Cependant, dans certains cas, il aurait été préférable que la transaction initiale n’ait jamais eu lieu. Si c’est le cas, vous pouvez annuler la transaction.

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