Vous avez travaillé dur pour créer votre entreprise en ligne, et nous voulons vous aider à la protéger.
Sécurisez votre boutique en :
- examinant les rapports sur l'activité du système
- attribuant des autorisations aux employés
- faisant usage d'une solide sécurité informatique
Les rapports disent tout
Avec les rapports de Lightspeed Retail, vous voyez ce qui se passe dans votre boutique : à quel moment les ventes ont lieu et par qui elles sont faites, les réductions accordées, les paiements et les annulations. Nous recommandons ces rapports pour vous tenir au courant des activités de vente. Pour savoir comment produire des rapports, consultez la page Production de rapports.
- Solde des paiements et des ventes : vous permet de vérifier que les éléments dans le système correspondent aux paiements reçus et ce que contiennent votre tiroir-caisse et vos dépôts bancaires.
- Employé par ligne d'article : Sous Totaux de ventes groupés, le rapport Employé par ligne d'article indique les ventes totales, les réductions et le coût par employé. Les moyens qu'un employé pourrait prendre pour frauder le système seraient de ne pas faire de vente, d'accorder des réductions ou de rajuster le prix d'un article. Par exemple, si vous savez que Jean était présent au travail aujourd'hui et que, selon son rapport, il a accordé des réductions de 200 $, alors que d'autres employés n'ont accordé que 50 $ en réductions, vous constatez que Jean offre beaucoup plus de réductions que les autres. Le coût des articles demeure le même. Toutefois, si Jean indique à la main les articles de la caisse dans les colonnes de coût/profit/marge du rapport, vous verrez qu'il aura une marge bien inférieure. Vous pouvez cliquer sur l'icône représentant un œil afin d'afficher un rapport Employé de ligne pour Jean et remarquer l'article de 100 $ qu'il a en fait vendu pour 30 $.
- Annulations : indique les transactions annulées ainsi que la personne ayant fait l'annulation, à quel moment, à quel endroit et pour quelle raison.
Soyez un contrôleur d'accès intelligent
Les rapports vous indiquent les activités ayant eu lieu dans votre boutique. Servez-vous des autorisations d'employé (rôles) pour être proactif et contrôler les tâches du personnel. Par exemple, vos collaborateurs ont seulement l'autorisation de faire des ventes de base. Vous pouvez créer un rôle de collaborateur principal pour les vendeurs les plus dignes de confiance et leur donner des autorisations précises : accéder au système à partir de l'extérieur, ouvrir et fermer la caisse, donner des remboursements, changer les prix et autres tâches attribuées seulement à un employé de confiance. Pour savoir comment créer des rôles d'employé, consultez la page Configuration des rôles des employés.
| Connexion externe | Assignez cette autorisation seulement aux utilisateurs de confiance, car elle permet l'accès à Lightspeed Retail à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet. |
| Caisse | Si vous voulez qu'un employé fasse de simples ventes, activez cette autorisation seulement, et non les autres autorisations liées à la caisse. L'employé ne peut donc pas faire de remboursements, accorder de réductions, ouvrir ou fermer la caisse manuellement, ou ajouter ou retirer de l'argent du tiroir-caisse. |
| Stocks | Sans l'autorisation liée aux stocks, les employés peuvent quand même rechercher des articles et voir leur prix et leur quantité, mais ils ne peuvent rajuster le prix, faire des bons de commande ou rajuster la quantité en aucune façon. Cette autorisation convient aux collaborateurs qui doivent traiter une vente, mais rien d'autre, car ils peuvent quand même vérifier les stocks. |
| Service | Par exemple, vous pouvez activer cette option pour le personnel de service au comptoir dans un magasin de vélos qui a seulement besoin d'accéder aux ordres de travail. |
| Rapports | Vous pouvez activer cette option pour un comptable, par exemple, qui a seulement besoin d'exécuter des rapports. |
Sachez qui fait chaque transaction en exigeant que les employés entrent leur PIN pour chaque vente. Les employés doivent entrer leur PIN pour commencer une vente à la caisse.
Suivez vos bons de travail en exigeant que les employés entrent leur PIN avant la création de chaque bon de travail. Par exemple, si vous disposez d'un comptoir de service et que plusieurs personnes utilisent Lightspeed Retail pour créer de nouveaux ordres de travail, ajouter des coûts de main-d'œuvre et faire d'autres ajustements, chaque changement fait l'objet d'un suivi. Si on a fait une offre d'ordre de travail de 100 $ pour des réparations de vélo, mais qu'une fois l'ordre terminé les frais sont de 125 $, car les freins ont dû être réalignés, le client et vous pouvez savoir qui a ajouté ces frais de main-d'œuvre.
Sécurité informatique maximale
Pour maintenir la sécurité de votre compte, vous pouvez configurer l'application Lightspeed Retail pour qu'elle se déconnecte automatiquement ou exige un PIN après une période d'inactivité.
Utilisez une sécurité informatique contre les virus pouvant saisir vos données de connexion et compromettre votre système.