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Création de bons de commande

Dans Retail POS, les bons de commande permettent de commander ou de réapprovisionner des articles pour votre boutique. Vous conservez ainsi une trace des produits de l’ensemble de vos fournisseurs et vous avez confiance dans l’exactitude de vos stocks.

Champs essentiels dans les sections Sommaire des enregistrements et Coûts

Les bons de commande vous permettent de comparer le sous-total, la quantité et les coûts de tous les articles commandés par rapport aux articles enregistrés. Les sections Sommaire des enregistrements et Coûts des bons de commande comportent les champs essentiels suivants :

  • Total reçu : La somme du coût des articles enregistrés avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits. Ce champ est mis à jour lorsque vous enregistrez des articles et que vous sauvegardez la commande. De plus, lorsque vous cliquez sur Imprimer > Commande, ce champ figure dans le document généré.
  • Total commandé : La somme du coût de tous les articles commandés avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits. De plus, lorsque vous cliquez sur Imprimer > commande, ce champ figure dans le document généré.
  • Sous-total : La somme du coût de tous les articles commandés avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits.
  • Total commandé (sous Coûts) : La somme du coût de tous les articles commandés avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits.

Sections Sommaire des enregistrements et Coûts.

Créer un bon de commande

  1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Stocks > Nouvelle commande.

    Page Stocks, le bouton Nouvelle commande est mis en évidence.

  2. Pour les comptes regroupant plusieurs boutiques, sélectionnez la boutique pour laquelle vous créez le bon de commande dans la section État. L’adresse d’expédition de la boutique que vous avez sélectionnée figurera dans le bon de commande.

    Page de création d’un nouveau bon de commande, avec des options permettant de sélectionner la boutique et le fournisseur, et de saisir des renseignements supplémentaires.

  3. Dans la section Détails, sélectionnez le fournisseur. Si le fournisseur ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en saisissant son nom, puis en cliquant sur + Ajouter.
  4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
  5. Vous accéderez à la page principale du bon de commande. Saisissez toutes les autres informations nécessaires.

    Tout texte contenu dans le champ Remarques générales apparaîtra également dans la liste des bons de commande accessible en cliquant sur Stocks > Bons de commande.

    Page principale du nouveau bon de commande. Elle contient les sections État, Détails, Fournisseur, Remarques générales, Sommaire des enregistrements, Coûts, Ajouter des articles et Réapprovisionnement d’articles.

Remplir un bon de commande

Pour commander des articles, vous devez les ajouter au bon de commande. Pour importer plusieurs articles à la fois, vous pouvez les importer en lot dans un bon de commande. Vous pouvez également chercher les articles manuellement, les ajouter selon leur seuil de réapprovisionnement, ou ajouter des articles de commande spéciale.

Rechercher des articles manuellement

  1. Sur la page du bon de commande, accédez à la section Ajouter des articles.

    Page principale du bon de commande. La section Ajouter des articles est mise en évidence.

  2. Saisissez un mot-clé pour rechercher l’article dans toutes vos boutiques.

    Pour effectuer la recherche dans tous les catalogues disponibles, cochez la case Rechercher tous les catalogues. Pour limiter la recherche au catalogue du fournisseur sélectionné, ne cochez pas cette case.

    Cliquez sur Ajouter un article.

    Pour afficher tous les articles dans l’ensemble de vos boutiques, laissez le champ de recherche vide et cliquez sur Ajouter un article.

  3. Dans le cas où un seul article correspond à vos critères de recherche, il sera ajouté automatiquement à votre bon de commande.

    Si plusieurs articles correspondent à vos critères de recherche, cliquez sur Sélectionner à côté de l’article correspondant. Pour ajouter plusieurs articles, cochez la case à côté de chaque article que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur + Ajouter la sélection.

    Page affichant plusieurs articles selon le mot-clé saisi.

Ajouter des articles en fonction de leur seuil de réapprovisionnement

Si vous avez déjà configuré des seuils et des niveaux de réapprovisionnement pour les articles de la boutique actuellement sélectionnée, vous pouvez ajouter les articles qui ont atteint leur seuil de réapprovisionnement pour le fournisseur sélectionné. Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous :

  1. Accédez à la section Réapprovisionnement d’articles sur la page du bon de commande.

    Page principale du bon de commande, la section Réapprovisionnement d’articles est mise en évidence.

  2. Pour sélectionner les articles d’une certaine catégorie uniquement, cliquez sur + Tout sous Catégorie.

    Une fenêtre contextuelle apparaît. Cliquez sur Sélectionner pour la catégorie souhaitée.

    Fenêtre contextuelle proposant plusieurs catégories parmi lesquelles effectuer votre sélection.

  3. Pour sélectionner les articles d’une certaine marque uniquement, cliquez sur le menu déroulant Marque et sélectionnez la catégorie souhaitée.
  4. Cliquez sur + Ajouter tout automatiquement. Une fenêtre apparaît et vous invite à confirmer votre choix. Cliquez sur OK.

Si vous souhaitez ajouter des articles au bon de commande en utilisant cette méthode, les articles doivent :

  • avoir atteint leur seuil de réapprovisionnement dans la boutique actuellement sélectionnée ;
  • être associés à un identifiant de fournisseur indiqué sur le bon de commande du fournisseur OU être associés à un fournisseur par défaut indiqué sur le bon de commande du fournisseur ;
  • avoir une quantité en stock et en livraison différée inférieure ou égale au seuil de réapprovisionnement établi.

Ajouter des articles de commande spéciale

Si un article de commande spéciale existe déjà pour la boutique actuellement sélectionnée, vous pouvez l’ajouter au bon de commande en suivant les instructions ci-dessous :

  1. Cliquez sur Commandes spéciales.

    Page principale du bon de commande. L’onglet Commandes spéciales est mis en évidence.

  2. Cliquez sur + Ajouter au bon de commande. L’état de l’article de commande spéciale passe automatiquement à Commandé.

    Pour ajouter plusieurs articles de commande spéciale, cochez les cases à côté de chaque article à ajouter puis cliquez sur + Ajouter la sélection au bon de commande.

    Page Commandes spéciales. Une commande spéciale se trouve dans la section Commandes spéciales à ajouter.

  3. La ou les commandes spéciales apparaissent désormais dans la section Commandes spéciales sur achat.

    Page Commandes spéciales. Une commande spéciale se trouve dans la section Commandes spéciales sur achat.

  4. Cliquez sur l’onglet en comm. à gauche de l’écran pour revenir à l’écran principal du bon de commande.

Ajuster les quantités d’articles

  1. Depuis la page principale du bon de commande, accédez à la section Articles en bas de l’écran.

    Section Articles sur la page principale du bon de commande.

  2. Cliquez sur le champ QTÉ DE CETTE COMM. sur la ligne de l’article pour lequel vous souhaitez ajuster la quantité, et saisissez la quantité souhaitée.

    • La colonne QTÉ EN STOCK indique le nombre d’exemplaires de l’article que vous avez actuellement en boutique.
    • Pour connaître la quantité d’un article déjà commandé ou en livraison différée sur les bons de commande existants d’une même boutique, reportez-vous à la colonne QTÉ EN COMM. Les quantités apparaissent dans cette colonne seulement si l’état des commandes existantes est réglé à Commandé ou Enregistrement.

    Les montants des lignes Shipping Cost (coûts d’expédition) et Autre de la section Coûts sont exportés vers QuickBooks, si vous l’utilisez. Le montant de la ligne Réduction est appliqué au coût unitaire de l’article pris en compte dans le coût total du bon de commande.

Ajuster les coûts

Le coût de la colonne COÛT UNITAIRE est basé sur le coût de l’article du fournisseur sélectionné, ajusté pour inclure les frais d’expédition ou les réductions, puis divisé par le nombre d’unités de la colonne QTÉ DE CETTE COMM. pour chaque article.

  1. Vous pouvez ajuster les coûts en cliquant sur le champ PRIX DE DÉTAIL de l’article concerné, puis en saisissant le nouveau prix de détail.

    Le prix par défaut dans ce champ est le coût de l’article du fournisseur sélectionné. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajuster le coût pour le fournisseur, ce qui aura une incidence sur le prix par défaut pour ce bon de commande et pour toutes les transactions à venir impliquant cet article.

  2. Dans le menu déroulant Shipping Cost (frais d’expédition), sélectionnez l’option de frais d’expédition que vous souhaitez appliquer.

    Menu déroulant des coûts d’expéditions, affichant les options d’expédition Don’t apply to items (ne pas appliquer aux articles), Split based on vendor cost (diviser en fonction du coût du fournisseur) et Split evenly based on item quantity (diviser en parts égales en fonction de la quantité d’articles)

    Trois options permettent de gérer les frais d’expédition pour le bon de commande :

    • Don’t apply to items (ne pas appliquer aux articles)

      Sélectionner cette action n’aura aucune incidence sur le coût unitaire de l’article. Auparavant, il s’agissait de l’option par défaut.

      Section Coûts. L’option Don’t apply to items (ne pas appliquer aux articles) est sélectionnée.

    • Split based on vendor cost (diviser en fonction du coût du fournisseur)

      Sélectionner cette option appliquera les frais d’expédition en fonction du coût unitaire actuel de chaque article.

      Section Coûts. L’option Split based on vendor cost (diviser en fonction du coût du fournisseur) est sélectionnée, et les totaux sont modifiés en conséquence.

    • Split evenly based on item quantity (diviser en parts égales en fonction de la quantité d’articles)

      Sélectionner cette option appliquera les frais d’expédition en fonction de la quantité d’articles commandée auprès de chaque fournisseur.

      Section Coûts. L’option Split evenly based on item quantity (diviser en parts égales en fonction de la quantité d’articles) est sélectionnée.

  3. Dans le menu déroulant Réduction, sélectionnez l’option de réduction que vous souhaitez appliquer.

    Pour ajouter une réduction tout en ayant la possibilité de modifier le coût unitaire, vous devez sélectionner Don’t apply to items (ne pas appliquer aux articles) dans les champs Shipping Cost (frais d’expédition) et Réduction.

  4. Saisissez le montant de la réduction que vous souhaitez appliquer.
    • Pour appliquer une réduction sous la forme d’un montant fixe, sélectionnez l’option $ et saisissez le montant.
    • Pour appliquer une réduction sous la forme d’un pourcentage, sélectionnez l’option % et saisissez le pourcentage.
  5. Une fois les préférences en matière d’expédition et de réduction sélectionnées, cliquez sur le bouton Apply changes (appliquer les modifications) pour enregistrer.

    Section Coûts du bon de commande. Le bouton Apply changes (appliquer les modifications) est mis en évidence.

    Les options d’expédition et de réduction sélectionnées seront enregistrées pour le prochain bon de commande que vous créerez.

  6. Pour modifier l’état de votre commande, cliquez sur le bouton Commandé ou sélectionnez Commandé dans le menu déroulant sous État, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Modifier l’état d’un bon de commande

  1. Dans le menu principal, cliquez sur Stocks > Bons de commande.
  2. Trouvez le bon de commande dans la liste et sélectionnez-le.

    • Pour filtrer la liste par fournisseur, cliquez sur le menu déroulant Tous les fournisseurs, sélectionnez un fournisseur et cliquez sur Rechercher.
    • Pour filtrer la liste par boutique, cliquez sur Avancé puis sur le menu déroulant Boutique, sélectionnez votre boutique et cliquez sur Rechercher.

    Liste des bons de commande. Les éléments Tous les fournisseurs, Avancé et Boutique sont mis en évidence.

  3. Cliquez sur le bouton Commandé en haut de la page ou sélectionnez Commandé dans le menu déroulant sous État, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Mettre à jour l’état d’un bon de commande après réception des articles

  1. Dans le menu principal, cliquez sur Stocks > Bons de commande.
  2. Trouvez le bon de commande dans la liste et sélectionnez-le.

    • Pour filtrer la liste par fournisseur, cliquez sur le menu déroulant Tous les fournisseurs, sélectionnez un fournisseur et cliquez sur Rechercher.
    • Pour filtrer la liste par boutique, cliquez sur Avancé puis sur le menu déroulant Boutique, sélectionnez votre boutique et cliquez sur Rechercher.
  3. Cliquez sur le bouton Enregistrement ou sélectionnez Enregistrement dans le menu déroulant sous État, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

    Page principale du bon de commande. Les éléments Enregistrer les modifications, Enregistrement et le menu déroulant État sont mis en évidence.

Enregistrer les articles réceptionnés

Vous devez enregistrer vos articles au moyen de l’une des méthodes suivantes :

Numérisation

  1. Avant de commencer à numériser, vous devez saisir le nombre total d’articles que vous souhaitez enregistrer dans le champ Qté.

    Placez le curseur dans le champ Recherche d’articles et numérisez le code à barres de l’article.

    Le code à barres doit figurer dans les détails de l’article pour que vous puissiez utiliser cette méthode.

    Page principale du bon de commande. La section Marquer les articles reçus est mise en évidence.

Identifiant de fournisseur

  1. Saisissez le nombre d’articles réceptionnés dans le champ 1.
  2. Placez le curseur dans le champ Recherche d’articles et saisissez l’identifiant du fournisseur.
  3. Cliquez sur Recevoir.

    Si plusieurs articles ont le même identifiant de fournisseur, un message d’erreur s’affichera et l’opération ne pourra pas être effectuée.

Description de l’article

  1. Saisissez le nombre d’articles réceptionnés dans le champ 1.
  2. Saisissez la description de l’article dans le champ Recherche d’articles.
  3. Cliquez sur Recevoir.

Enregistrement manuel

Dans la section Articles, saisissez la quantité que vous avez réceptionnée dans le champ Qté. reçue.

Réceptionner tous les articles

  1. Pour marquer tous les articles comme réceptionnés, cliquez sur le bouton Recevoir tous les articles.

    Page principale du bon de commande. Le bouton Recevoir tous les articles est mis en évidence.

  2. Une fenêtre contextuelle s’affiche et vous demande si vous voulez vraiment réceptionner tous les articles. Cliquez sur OK.

Ajouter les articles réceptionnés à vos stocks

  1. Cliquez sur Ajouter un article reçu aux stocks.

    Page principale du bon de commande. Le bouton Ajouter un article reçu aux stocks est mis en évidence.

  2. Une fenêtre contextuelle apparaît et vous demande de vérifier les informations. Si tout semble correct, cliquez sur Ajouter des articles.

    Si certaines informations sont incorrectes, cliquez sur Annuler, effectuez les modifications nécessaires, puis répétez l’étape ci-dessus.

Si des articles ou des quantités sont encore en attente sur le bon de commande, répétez les étapes indiquées dans la section Réceptionner les articles achetés lorsque les articles sont livrés. Consultez notre article Gestion d’expéditions partielles pour en savoir plus sur les expéditions partielles associées à un bon de commande.

Terminer le bon de commande

Une fois les articles ajoutés à vos stocks, cliquez sur le bouton Terminé ou sélectionnez Terminé dans le menu déroulant sous État, avant de cliquer sur Enregistrer les modifications.

Page principale du bon de commande. Le bouton Terminé et l’option Enregistrement dans le menu déroulant sous État sons mis en évidence.

REMARQUE : Si vous utilisez QuickBooks pour votre comptabilité, il se peut que vous deviez marquer un bon de commande comme terminé pour pouvoir l’exporter vers QuickBooks. Cela dépend des paramètres que vous avez définis sous Configuration des exportations QuickBooks (situés dans l’écran RAPPORTS de Lightspeed Retail, sous Comptabilité).

Imprimer des étiquettes pour les articles réceptionnés

Pour créer des étiquettes pour les articles réceptionnés et les imprimer, cliquez sur Imprimer. Dans le menu déroulant Imprimer, vous pouvez imprimer toutes les étiquettes des articles réceptionnés, les étiquettes des derniers articles réceptionnés, ou la commande. Avant toute chose, assurez-vous d’avoir configuré votre imprimante d’étiquettes.

Le menu déroulant propose d’imprimer Toutes les étiquettes, Toutes les étiquettes reçues, les Dernières étiquettes reçues ou Autre.

Une fois votre sélection effectuée, l’imprimante se connecte à Lightspeed Hub pour effectuer l’impression.

Prochaines étapes

À propos de Lightspeed Hub

Installez Lightspeed Hub pour obtenir des conseils concernant la configuration de votre matériel.

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Impression d’étiquettes

Découvrez comment imprimer des étiquettes depuis votre bon de commande.

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